¿Qué es RMA: por qué una empresa de comercio electrónico lo necesita?

¿Cuál es exactamente la definición de un sistema RMA?

RMA significa sistema de autorización de devolución de productos y es un enfoque para administrar las devoluciones en la tienda en línea. Por lo general, consiste en un formulario de devolución que completan los clientes y el motivo de la devolución. Luego produce documentos (como la etiqueta del empaque) para acelerar la devolución del cliente. El sistema RMA también le permite mantener registros de devoluciones al volver a ingresar los artículos elegibles en su tienda y ayudarlo a monitorear el impacto financiero de los reembolsos en las ventas totales.

¿Qué es un número RMA?

Un número RMA se refiere al número que una empresa asigna a un pedido específico para permitir una devolución. El número se utiliza para realizar un seguimiento de los elementos cuando se procesan. Además, permite que el almacén actualice el software de gestión de inventario en el almacén (o un programa ERP) (ver qué es ERP) cada vez que escanean el número en el momento de su llegada. Toma nota de las ventajas que ofrece el ERP.

Los números RMA son especialmente útiles para las empresas que ofrecen servicios de mantenimiento y reparación de devoluciones. Las devoluciones que manejan deben manejarse de la misma forma en que se reciben y luego de su salida. Esto implica que el seguimiento es crucial para garantizar que no se pierda nada y que los artículos no se mezclen con las entregas de nuevos productos.

¿Cómo configura su sistema RMA?

Un sistema RMA es un módulo o característica integrada dentro de la plataforma para la gran mayoría del software de compras en línea que es completamente funcional. Tendrás que definir condiciones específicas para tus devoluciones, como por ejemplo:

• El número de días que se puede devolver un producto
• Opciones de reembolso para los compradores (p. ej., cambio en efectivo, crédito en la tienda)
• Razones que el cliente puede elegir para devolver el artículo (artículo roto, tamaño incorrecto, etc.)

Si no está utilizando una plataforma de comercio electrónico tradicional, puede buscar en su tienda de complementos de CMS para encontrar lo que está buscando.

¿Por qué una tienda de comercio electrónico debe tener un sistema RMA?

La retención de clientes es crucial para el éxito de muchas empresas. Las empresas SaaS que venden productos como software telefónico basado en la nube y herramientas de colaboración lo tienen como foco central. También es vital para las empresas de comercio electrónico, pero. Mejorar la satisfacción del cliente es la forma en que estas empresas pueden obtener un retorno de la costumbre. El efecto colateral positivo de eso es un resultado final más saludable.

Nada disuade a un comprador de una marca más rápido que una experiencia negativa al devolver un artículo. Un consumidor debe hacer todo lo posible para devolver un producto, lo que crea una mala impresión. Además, si las devoluciones se escapan y la tienda no ofrece un cambio o reembolso, es aún más vergonzoso. Por eso es tan importante tener un sistema RMA.

Crear una base de clientes leales

La devolución de productos es un aspecto esencial de la forma en que opera su tienda en línea. Debemos admitir que es imposible hacer productos impecables. Hay algunos errores en el proceso de fabricación y estos artículos no se envían en el momento equivocado a los clientes. Sin embargo, informar a los clientes que aceptaremos la devolución de los productos dañados y proporcionaremos un reembolso puede ayudar a construir una base de clientes sólida y duradera.

reducir el tiempo

El manejo manual de devoluciones caso por caso puede ser difícil y llevar mucho tiempo sin un procedimiento formalizado, y ese es exactamente el trabajo que hace un programa RMA. Por lo tanto, los sistemas RMA suelen contener un RMA en sí mismos. Podría interpretarse como una forma de papeleo que el cliente debe completar para justificar su devolución, una etiqueta de devolución impresa directamente a los clientes y un sistema de back-end automatizado que se conecta al software de inventario.

Proceso Formalizado

Cuando alguien devuelve algo que se devuelve, cuando alguien devuelve algo, el software lo agregará a su inventario lo antes posible para que sus registros reflejen la devolución. Luego calculará los costos de envío y la pérdida de ganancias e ingresos, lo que le permitirá comprender cómo la devolución afecta sus estados financieros.

Mejores prácticas para crear un procedimiento RMA

Anunciar que tiene el procedimiento RMA y aprovechar todos sus beneficios son ideas completamente diferentes. Un procedimiento de RMA puede ser tan simple como necesitar un recibo para devolver el artículo. Pero, si su sistema informático detecta el número de serie del artículo, genera una etiqueta de devolución y programa la recolección en la puerta del comprador, su empresa podrá reducir los costos asociados con el manejo de las devoluciones. Este es un ejemplo de las mejores prácticas para la devolución de Autorización de Mercancía. Veamos otras prácticas principales que debe incluir la empresa para garantizar su procedimiento de RMA y cómo maneja la devolución física.

Procesos físicos y contables separados

Cuando se entrega un artículo y lo recibe, es tentador asegurarse de marcar el artículo como acreditable. Sin embargo, es importante discernir entre los artículos devueltos por diferentes motivos y los devueltos por reembolso o crédito. Por ejemplo, si el envío llega a la instalación, es posible que sea necesario procesar ciertos artículos para garantizar la extracción de metales reciclables, mientras que es posible que sea necesario reemplazar algunos. Si puede hacer esta distinción, reducirá las posibilidades de cometer errores durante el proceso de RMA.

Divide la responsabilidad

En lugar de permitir que los miembros del personal emitan créditos de consumo al momento de la devolución de la mercancía, el almacén debe implementar un sistema automático. Además, esto permite a los empleados verificar el inventario en el almacén y redirigir el artículo según sea necesario, especialmente cuando algún componente del proceso de registro de datos RMA es incorrecto.

Calidad del artículo devuelto.

Los consumidores pueden tener varias razones para devolver un producto. Podría estar dañado, viejo o retirado del mercado, un tamaño incorrecto, un color inconveniente o un caso de arrepentimiento del comprador. No es el motivo del cliente para la devolución del producto lo que determinará el futuro del artículo; es el estado del producto.

Además, una vez que el artículo se entrega al centro para devoluciones, los empleados deben comprender cómo la condición de devolución afecta la vida útil del artículo. Cuando el producto es imbatible, el artículo debe ser eliminado. En otros casos, podría ser reciclado y entregado a otro cliente. Además, las personas involucradas en el procesamiento de un reclamo de RMA, especialmente cuando se espera que se le otorgue crédito al consumidor, necesitan saber por qué fue devuelto. Al final, esto determinará la siguiente etapa del viaje del consumidor, como el cambio, el crédito en una próxima compra o la elección del artículo de reemplazo.

Espere la mercancía RMA antes de la llegada

Supongamos que se concede una RMA, especialmente en los casos en que el proceso de RMA está automatizado. En ese caso, se requiere que una instalación que lo recibe se anticipe y se prepare para su llegada con anticipación. Por ejemplo, la información de seguimiento de los artículos etiquetados con chips de identificación por radiofrecuencia (RFID) debe estar en el sistema antes de que se entregue el artículo. Esto ayuda a evitar mensajes de error del sistema, así como elementos perdidos.

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