Cómo usar QuickBooks: mejore su negocio en 2022

QuickBooks se encuentra entre los programas de contabilidad más conocidos para pequeñas empresas en 2022. No importa si está tratando de alejarse del enfoque de contabilidad manual, sus hojas de cálculo se han transformado en una hidra sin cabeza o requieren una más eficiente alternativa a su sistema actual, QuickBooks es una opción ideal; sin quemarse en el bolsillo.

En este artículo, explicaremos los conceptos básicos de lo que QuickBooks puede hacer y la forma en que funciona para informarle las muchas formas en que puede ahorrarle tiempo y realizar un seguimiento de sus informes financieros.

¿Qué es QuickBooks?

Creado a través de Intuit, QuickBooks es un software de contabilidad que ofrece software de contabilidad tanto en línea como de escritorio junto con otros basados ​​en la nube que procesan el pago de facturas comerciales y otros gastos. QuickBooks está dirigido principalmente a pequeñas y medianas empresas. Su facilidad de uso y la capacidad de generar informes hacen que QuickBooks sea popular entre quienes lo usan.

Cómo Quickbooks puede beneficiar a su empresa

Al ser una de las marcas más reconocidas en el campo del software de contabilidad, es obligatorio registrarse en QuickBooks, lo que aumenta significativamente las posibilidades de que cualquier otro software que su empresa pueda usar, como el software CRM (CRM), se conecte y mejore los procesos. . Por el momento, QuickBooks ofrece dos ofertas especiales. Puede probar el programa gratis durante 30 días o registrarse y recibir un 50% de descuento los primeros 3 meses.

Aquí hay algunas otras formas en que QuickBooks puede ayudar a su negocio.

Estados Financieros a Tu Alcance

Es fácil acceder a todos los estados financieros que se utilizan comúnmente, como el balance general, así como el estado de pérdidas y ganancias (P&L), los estados de flujo de caja y las declaraciones de impuestos presentadas. Puede imprimir una copia de estos estados financieros a su contador y luego enviarla cuando los presente, así como invitarlos a revisar los estados financieros sin tener una cuenta o contraseña de inicio de sesión.

La gestión del inventario

Si está vendiendo inventario, realizar un seguimiento de ellos, poner la información en la cuenta de gastos correspondiente y luego calcular el ingreso sujeto a impuestos al final del año fiscal puede ser extremadamente difícil de administrar manualmente.

QuickBooks ayuda al automatizar todo. Por ejemplo, cuando reciba el pago de cualquier artículo en su inventario, la cuenta de gastos adecuada se actualizará y se informará automáticamente en su ingreso imponible.

Impuestos fáciles

Por varias razones, el tiempo de impuestos es una fuente de los momentos más estresantes y estresantes. QuickBooks simplifica su empresa al calcular automáticamente sus gastos e ingresos cuando ocurren.

Incluso para la nómina, una enorme carga fiscal, el impuesto se calcula cada ciclo de forma automática.

Imprima una copia de todos los detalles que su contador requiere para preparar sus declaraciones de impuestos. Luego, puede enviárselo por correo rápidamente.

Cómo usar QuickBooks

Los propietarios de pequeñas empresas generalmente emplean QuickBooks para administrar su facturación, pagar sus facturas y monitorear su flujo de efectivo. También crea informes financieros mensuales y de fin de año y prepara impuestos trimestrales o anuales para empresas. Ciertos dueños de negocios manejan QuickBooks ellos mismos, mientras que otros optan por contratar a un tenedor de libros externo o interno.

1. Crear y rastrear facturas

Es posible hacer facturas rápidamente y luego imprimirlas o enviarlas a tus clientes. QuickBooks hará un seguimiento de los ingresos y hará un seguimiento de la cantidad que cada cliente le debe. Puede ver la cantidad de facturas pendientes, también conocidas por el nombre de sus cuentas por pagar (A/R) y la cantidad de días vencidos cuando ejecuta un informe de A/R sobre la antigüedad. A continuación se muestra un ejemplo de informe de antigüedad de A/R que puede descargar de QuickBooks Online:

2. Mantenga un registro de las facturas y los gastos

QuickBooks realiza un seguimiento de sus gastos y facturas automáticamente con la ayuda de unirse a su institución financiera y una cuenta de tarjeta de crédito QuickBooks para garantizar que todos sus gastos se registren y clasifiquen. Si tiene que realizar un seguimiento de la transacción en efectivo o cheque a mano, puede realizar un seguimiento de la transacción directamente en QuickBooks en solo unos minutos.

También es posible agregar facturas a QuickBooks a medida que llegan para que QuickBooks lo ayude a monitorear pagos futuros o A/P. Puede asegurarse de realizar sus pagos a tiempo generando una cuenta de A/P. El informe le dará información sobre las facturas que vencen y las que no. Este es un ejemplo de un informe de A/P de QuickBooks:

3. Imprima estados financieros para su negocio

Si administra todo su flujo de efectivo y sus salidas dentro de QuickBooks, puede generar estados financieros que ofrecen información valiosa sobre el desempeño de su negocio. Además, los prestamistas generalmente requieren estados financieros cuando busca un préstamo o línea de crédito para pequeñas empresas sin garantía.

Puede crear los tres estados financieros principales usando QuickBooks con solo unos pocos clics

• informe de pérdidas y ganancias
• Informe de balance
• Estado de flujos de efectivo

4. Controle el tiempo y los gastos de los empleados

Los empleados y subcontratistas pueden registrar su tiempo a lo largo del día, o un empleado puede ingresar su tiempo semanal cuando el empleado completa una hoja de tiempo manual. Cualquier tiempo ingresado y asignado a los clientes se puede agregar a la próxima factura del cliente. Cada gasto que ingrese podría designarse para facturación y asignarse al cliente. Al igual que el tiempo, los gastos facturables estarán accesibles para ser agregados a la próxima factura del cliente. No es necesario que el complemento de nómina realice un seguimiento de los motivos de tiempo de facturación de los empleados.

5. Nómina

La nómina es un área en la que no debe descuidarse al hacerlo manualmente. Cometer errores en el cálculo de los cheques de pago podría resultar en sanciones severas y empleados insatisfechos. QuickBooks ofrece una función de nómina, que puede calcular y procesar la nómina con la frecuencia que desee. Cuando ingresa el tiempo de los empleados de la manera descrita anteriormente, no solo se acreditan las horas en sus facturas, sino que también se envían a la nómina. Por lo tanto, tiene la seguridad de que sus empleados también serán considerados una factura para un cliente cada vez que facture.

5. Seguimiento del inventario

QuickBooks hará un seguimiento de la cantidad y el precio que cuestan sus artículos. Cuando vende el inventario, QuickBooks puede asignar una parte de su inventario a COGS. (COGS) al instante que es una cuenta de gastos que disminuye sus ganancias. Esta es una parte esencial del cálculo de la renta imponible, y es una molestia realizarla manualmente. QuickBooks también puede recordarle que compre acciones automáticamente cuando los niveles de inventario sean más bajos.

A continuación se muestra un informe de resumen de valoración de inventario de ejemplo que proviene de QuickBooks Online. Este informe enumera los nombres de los artículos de su inventario, así como la cantidad en stock, así como el costo promedio y su valor total.

6. Simplifique los impuestos

Una de las cosas que QuickBooks puede ofrecerle a su pequeña empresa es reducir la carga fiscal. Preparar tu declaración de impuestos es la mayor dificultad de preparar tus gastos e ingresos. Si utiliza QuickBooks durante cada año, entonces todo lo que tiene que hacer cuando llegue el momento de los impuestos es asegurarse de imprimir esos estados financieros. Aún mejor, con QuickBooks Online, puede invitar a su contador fiscal a iniciar sesión en su cuenta para que pueda revisar sus finanzas e imprimir cualquier información necesaria para preparar su declaración de impuestos.

7. Acepte pagos en línea

Uno de los métodos más efectivos para aumentar la liquidez es dar a los clientes la opción de pagar la factura en línea. Es posible agregar QuickBooks Payments (anteriormente llamado Intuit Merchant Services) para que los clientes puedan pagar directamente desde la factura que reciben por correo electrónico. QuickBooks Payments es similar a otros servicios comerciales. Pero, dado que está completamente integrado en QuickBooks, la transacción, los cargos por tarjetas de crédito y un depósito en efectivo se registran automáticamente cuando ocurren.

8. Escanear recibos

Otro factor importante para hacer que la preparación de impuestos sea una tarea fácil es mantener sus recibos organizados en QuickBooks. Todos los suscriptores de QuickBooks Online pueden descargar la aplicación QuickBooks en su teléfono inteligente de forma gratuita, tomar una imagen del recibo y luego cargarlo en QuickBooks Online en solo unos minutos. No habrá más recibos perdidos ni recibos conectados con transacciones bancarias transferidas. QuickBooks te permite conectar un recibo con la transacción bancaria a la que corresponde. Es posible cargar una cantidad ilimitada de recibos en QuickBooks Online, ya que los recibos se guardan en la nube junto con sus datos personales.

9. Seguimiento del kilometraje

Muchos empleados y autónomos utilizan sus vehículos personales por motivos comerciales. Esto permite una exención fiscal de 58,5 centavos por cada milla hasta 2022. Para ser elegible para la deducción, deberá llevar un registro que incluya las fechas, el kilometraje y el motivo de su viaje.

QuickBooks Online lo hace increíblemente simple. Su aplicación móvil utilizará el GPS de su teléfono para detectar el momento en que se encuentra en un vehículo en movimiento. Después de eso, puede revisar sus viajes, marcarlos como comerciales o personales y declararlos facturables a un cliente. Los gastos de millaje facturables se agregarán automáticamente a la próxima factura que prepare para el cliente.

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