¿Qué es la gestión de riesgos del proyecto? Aquí está todo lo que necesita saber

Todos tendemos a buscar posibilidades de fracaso cada vez que empezamos (o pensamos en empezar) algo nuevo. Este escenario también es válido para los gerentes de proyecto.

Los proyectos pueden ser esfuerzos arriesgados y, si no se gestionan adecuadamente, pueden descarrilarse rápidamente. Sin una gestión de riesgos adecuada, los proyectos pueden tener sobrecostos o tiempo excesivo, lo que resulta en plazos incumplidos, gastos no presupuestados y, en última instancia, el fracaso.

Si es gerente de proyectos, la mejor manera de lidiar con los riesgos es prepararse para ellos de antemano e implementar estrategias de gestión de riesgos para mitigarlos. Es por eso que hoy en día, la "capacidad de gestionar los riesgos del proyecto" es una habilidad esencial que buscan los empleadores al contratar gerentes de proyectos.

En esta guía, explicamos todo lo que necesita saber sobre la gestión de riesgos del proyecto. ¡Sumérjase profundamente y aprenda cómo reducir los riesgos para mantener sus proyectos en marcha! Pero primero, comprendamos el meollo de los riesgos del proyecto.

¿Qué es el riesgo del proyecto?

El riesgo del proyecto es cualquier problema potencial que podría afectar negativamente la finalización exitosa de sus proyectos. Los riesgos pueden deberse a factores internos o externos. Por ejemplo, un proveedor clave que cierra su negocio y un miembro clave del equipo que deja su organización, ambos califican como riesgos del proyecto.

¿Qué es la gestión de riesgos del proyecto?

La gestión de riesgos del proyecto es el proceso de identificar, evaluar y responder a riesgos inesperados que podrían afectar los objetivos y el progreso de su proyecto.

En pocas palabras, la gestión de riesgos del proyecto es un proceso que tiene como objetivo reducir los riesgos del proyecto que ya han ocurrido, están ocurriendo o es probable que ocurran en el futuro. Se centra en la reducción de riesgos identificando las causas fundamentales de los riesgos y minimizando su impacto, si no eliminándolos por completo.

¿Por qué necesita la gestión de riesgos del proyecto?

Como gerente de proyectos, identificar y evaluar los riesgos es una parte esencial de su trabajo. Ayuda a priorizar sus esfuerzos de gestión de proyectos. Si una evaluación de riesgos indica que el impacto de una amenaza en particular será grave, debe tomar las medidas necesarias para evitar o mitigar esa amenaza por adelantado.

Para cualquier proyecto, hay muchos riesgos a considerar, pero los más influyentes están relacionados con el cronograma, el costo, la calidad, la tecnología y los recursos del proyecto.

Tipos comunes de riesgos de gestión de proyectos (con ejemplos)

Repasemos algunos de los tipos más comunes de riesgos de proyectos que puede encontrar. También hemos agregado ejemplos para explicar mejor los riesgos.

• Riesgos de proyectos individuales: Son eventos de riesgo individuales que, de ocurrir, pueden afectar la calidad, el costo, el tiempo y/o el alcance de un proyecto. Los ejemplos incluyen no tener suficientes recursos para un trabajo y tener que lidiar con bajas por enfermedad o tiempo libre de los empleados durante la temporada alta.
• Riesgos generales del proyecto: estos riesgos se refieren al impacto de la incertidumbre en el proyecto general. El riesgo general del proyecto comprende un agregado de riesgos individuales más todas las demás fuentes de incertidumbre del proyecto. Ejemplos de tales incertidumbres incluyen calamidades naturales, guerras y cambios en las políticas gubernamentales.
• Riesgos de variabilidad: estos riesgos están asociados con fluctuaciones o imprecisiones en la demanda, suministro, calidad, precio, etc., que pueden afectar el resultado del proyecto. Los ejemplos incluyen la variación de los precios de las materias primas y el cambio de proveedor de un componente crucial del producto.
• Riesgos de ambigüedad: estos riesgos se derivan de la falta de claridad en los requisitos del proyecto que pueden dar lugar a malas interpretaciones o errores. Los ejemplos incluyen la recopilación inexacta de requisitos de los clientes y diferentes interpretaciones del alcance del proyecto entre los miembros del equipo.

5 pasos para gestionar los riesgos del proyecto

Los riesgos son una parte inherente de cualquier proyecto. Si bien es imposible eliminar todos los riesgos, sí es posible limitar su impacto al administrarlos. Los siguientes pasos lo ayudarán a reducir y controlar de manera competente todos los riesgos potenciales del proyecto.

1. Identificar los riesgos potenciales

El primer paso es identificar todos los riesgos potenciales que podrían afectar el cronograma o las metas de su proyecto. Incluye analizar de cerca el plan general del proyecto y determinar cualquier problema potencial que pueda surgir.

Una forma de superar este paso es programar sesiones de intercambio de ideas con el equipo del proyecto y las partes interesadas. Una vez que identifique los riesgos, póngalos en un registro de riesgos. Esto lo ayudará a realizar un seguimiento de todos los riesgos junto con sus detalles, como la duración, el impacto, la prioridad y el estado.

2. Analizar los riesgos identificados

Una vez que identifique los riesgos, comience a analizarlos para comprender cómo y en qué medida pueden afectar su proyecto. Centrarse en el análisis de riesgos cuantitativo y cualitativo. El análisis de riesgo cuantitativo asigna un valor numérico a la probabilidad de riesgo, mientras que el análisis de riesgo cualitativo se utiliza para identificar y evaluar los riesgos que no se pueden cuantificar. Ambos ayudan a identificar los riesgos que necesitan su atención inmediata.

Al evaluar los riesgos, considere tres factores clave: probabilidad de riesgo (posibilidad de que ocurra un evento de riesgo), impacto del riesgo (consecuencias de que ocurra un evento de riesgo) y vulnerabilidad del riesgo (grado en que se puede controlar un evento de riesgo). Esto lo ayudará a comprender el nivel de riesgo general del proyecto y planificar medidas de mitigación en consecuencia.

3. Crea un plan de respuesta

Ahora que tiene una mejor comprensión de los riesgos potenciales del proyecto, es hora de desarrollar un plan de respuesta. El plan de respuesta debe incluir cómo abordará cada uno de los riesgos de alta prioridad identificados. El plan también debe ser factible, práctico y adaptado a las necesidades específicas de su proyecto.

La transferencia, la mitigación, la evitación y la aceptación son cuatro formas diferentes de responder a los riesgos. En función de su tolerancia al riesgo, cree un plan de respuesta para transferir, mitigar, evitar o aceptar los riesgos potenciales del proyecto.

4. Implementar el plan de respuesta

Después de desarrollar un plan de respuesta, es hora de implementarlo. Esto requerirá una estrecha coordinación entre los miembros del equipo y las partes interesadas. Asegúrese de que todos los involucrados en el proyecto sean conscientes de los riesgos y sepan lo que deben hacer para mitigarlos.

Para ejecutar el plan de manera efectiva, designe a alguien que esté a cargo de cada paso para que haya continuidad y no haya confusión. A medida que avanza el proyecto, vigile de cerca los riesgos y realice cambios en el plan de respuesta según sea necesario.

5. Monitorear y evaluar riesgos

La gestión de riesgos no es una actividad de una sola vez; es un proceso continuo que debe revisarse periódicamente. Y es por eso que nunca debe dejar de monitorear y evaluar los riesgos del proyecto. El monitoreo continuo le permitirá seguir el progreso de las medidas de mitigación, garantizar que sean efectivas y hacer los ajustes necesarios cuando sea necesario.

El éxito del proyecto depende de una gestión de riesgos oportuna

Recuerde, un plan de gestión de riesgos bien concebido llevará sus proyectos al éxito.

La gestión oportuna de riesgos ayuda a que los proyectos tengan éxito al identificar y mitigar los riesgos potenciales antes de que se conviertan en problemas reales. Al adoptar un enfoque proactivo para la gestión de riesgos, puede evitar errores comunes y retrasos costosos que pueden llevar al fracaso del proyecto. Revise el proceso de gestión de riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto y haga que su proyecto sea un gran éxito. ¡Salud!

Metodología de la encuesta

La encuesta de inteligencia emocional en el lugar de trabajo de Capterra se llevó a cabo en diciembre de 2021 entre 528 profesionales de EE. UU. que gestionan proyectos en pequeñas y medianas empresas. Se evaluó a los encuestados según su situación laboral (tiempo completo), el tamaño de la empresa (de 2 a 500 empleados) y su participación en la gestión de proyectos (extremadamente involucrados).

La encuesta de usuarios de gestión de proyectos de Capterra se realizó en marzo de 2021 entre 422 gerentes de proyectos con sede en EE. UU., 367 de los cuales son usuarios de software de gestión de proyectos. Los encuestados calificados son responsables de la toma de decisiones o tienen una participación significativa en la gestión de proyectos del día a día en su organización. Redactamos las preguntas para asegurarnos de que cada encuestado entendiera completamente el significado y el tema en cuestión.