¿Qué es una centralita? La guía definitiva de los sistemas de intercambio de sucursales privadas

A medida que su empresa se expande de una startup a un negocio próspero con empleados, querrá proporcionar conectividad telefónica a su personal. Para hacer esto, se encontrará investigando los sistemas de centralita privada (PBX).
En esta guía, desglosamos todo lo esencial que necesita saber sobre las soluciones PBX modernas. Incluso si nunca antes ha administrado un PBX, podrá saltar a las partes que le interesan.

¿Qué es una centralita?

Un PBX es un acrónimo de Private Branch Exchange, que es una red telefónica privada que permite que los usuarios puedan comunicarse entre sí. Diferentes componentes de hardware trabajan en tándem para brindar conectividad a la red telefónica.
Un PBX opera la red telefónica interna de una empresa. Un sistema PBX administra el enrutamiento y las funciones avanzadas de llamadas para llamadas entrantes y salientes.

Configurar un PBX no es tarea fácil. Una empresa solicita la ayuda de uno o más administradores de sistemas con décadas de experiencia en telecomunicaciones. También necesitaría el espacio físico para colocar el sistema PBX en la oficina, como un armario o una sala de servidores.
Para apreciar mejor las funciones y los beneficios de un PBX de nivel comercial, primero debemos hablar sobre el sistema telefónico en general.

Convertirse en un operador telefónico con un PBX

El sistema telefónico tradicional se conoce como Plain Old Telephone System o POTS para abreviar. Se basa en el par trenzado de cables de la compañía telefónica local al edificio. POTS es básico, confiable y no ha cambiado mucho en 140 años.
Los proveedores de servicios telefónicos conectan llamadas con otros utilizando la red telefónica pública conmutada ( PTSN ) en el protocolo de la red digital de servicios integrados ( ISDN ). La PSTN hace posible que un cliente de Verizon llame a un cliente de AT&T, así como parchear las llamadas localmente.
Proporcionar un servicio telefónico a una empresa puede ser costoso. Una factura de teléfono comercial tradicional típica puede ser fácilmente de miles cada mes solo por cien líneas.
Tiene que haber una mejor manera.

Un PBX permite que una empresa opere un sistema telefónico interno y use menos líneas telefónicas de la compañía telefónica. Los mejores sistemas PBX pueden administrar correo de voz, asistentes automáticos y mensajes grabados. Esto también incluye extensiones telefónicas para todos en la empresa.

PBX basado en la nube ha rediseñado la forma en que las empresas manejan las llamadas telefónicas, ofreciendo una actualización significativa a las limitaciones anteriores. Antes, los PBX eran propietarios y muy difíciles de mantener.

Hoy en día, los sistemas PBX han evolucionado bastante. Ya no está en deuda con la compañía telefónica local, las llamadas se realizan utilizando la tecnología de Voz sobre Protocolo de Internet ( VoIP ). En lugar de líneas analógicas, el enlace troncal SIP puede establecer conectividad por una fracción del costo.

¿Quiere saber más sobre Voz sobre IP? Nuestra guía para principiantes de VoIP lo ayudará a comprender los entresijos de VoIP.

Los sistemas PBX permiten a los líderes de TI mantener sus dispositivos existentes con una red troncal totalmente digital al asignar diferentes números de teléfono comerciales a diferentes extensiones. Alternativamente, un PBX en la nube combina lo mejor de ambos mundos con una implementación de sistema telefónico totalmente administrada.

Ahora que conocemos el propósito de una centralita privada, conozcamos los beneficios de un PBX moderno para las comunicaciones empresariales.

Beneficios del sistema PBX para empresas

No todos los días las empresas desean configurar específicamente su sistema telefónico . Tiene que haber algo para que puedan mover su servicio telefónico a la nube .
Las empresas grandes y pequeñas disfrutan de las impresionantes capacidades de un PBX. Estas son las principales razones por las que las empresas usan un PBX:

1. Administre y complete llamadas en un horario específico preprogramado. Puede elegir la dirección de la "ramificación" y establecer sus propias reglas en el árbol de la red PBX. Los operadores pueden restringir o permitir la marcación internacional según sea necesario para evitar costos elevados.
2. Transfiera llamadas entre usuarios y departamentos con facilidad. Establezca y mantenga conexiones sin perder llamadas. Puede transferir llamadas de manera efectiva a través de una transferencia en caliente o una transferencia en frío. De cualquier manera, puede transferir llamadas de manera confiable.
3. Personaliza saludos con mensajes grabados, incluyendo la elección de música para tu negocio. Esta característica es una forma fantástica de alertar a los clientes sobre un problema de venta o servicio.
4. Opere un centro de llamadas para ayudarlo a administrar un equipo de ventas o un departamento de atención al cliente. Si bien es costoso, un PBX puede retener llamadas entrantes y salientes en una cola según sus limitaciones físicas. Un PBX basado en la nube puede manejar más llamadas y distribuirlas a las personas o equipos deseados.
5. Conecte varias ubicaciones de oficina con el mismo sistema telefónico para que los empleados puedan hablar entre ellos. En lugar de administrar sistemas telefónicos separados, usaría un PBX para manejar este enrutamiento de llamadas.

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Hoy en día, las empresas tienen como objetivo configurar su PBX como un sistema telefónico en la nube con funciones de PBX administradas en muchas ubicaciones y usuarios. Este enfoque permite la mayor flexibilidad a un precio asequible.

Tipos de sistemas telefónicos PBX

Los sistemas telefónicos PBX existen en algunas variedades diferentes para adaptarse a casi cualquier necesidad comercial que se le presente. A medida que las aplicaciones comerciales han migrado a la nube, también lo han hecho las PBX.

Estas son algunas de las diferencias clave de un vistazo:

Hay algunas opciones a considerar para su PBX: alojado, local e híbrido.

PBX alojado

Un PBX alojado también se denomina PBX en la nube, PBX virtual o IP PBX. A menudo se incluye como parte de una plataforma de comunicaciones unificadas que le permite conectar y enrutar líneas internas y externas en un solo sistema.

Con un sistema PBX alojado, puede administrar los teléfonos de sus empleados desde su navegador web. Debido a que está alojado en la nube en lugar de en un servidor físico, casi cualquier dispositivo en cualquier parte del mundo con conexión a Internet puede usar el sistema, incluidas computadoras, teléfonos celulares y teléfonos IP.

Simplemente conecte dispositivos nuevos o existentes, y listo. Puede ajustar funciones de PBX como transferencia de llamadas, grabación de llamadas, transcripción de correo de voz, enrutamiento de llamadas, asistentes automáticos, respuesta de voz interactiva (IVR), música en espera, desvío de llamadas y más desde un portal en línea.

Y puede volar a través de la configuración en línea en minutos, no en semanas. Dado que usted administra directamente este PBX basado en la nube, todos los dispositivos están bajo su control. El mantenimiento está incluido en el costo mensual, por lo que no depende de un consultor o profesional de TI interno para solucionar problemas.

La mayoría de los sistemas IP PBX modernos ofrecen funciones adicionales que no encontrará en los sistemas de telefonía fija. Por ejemplo, un PBX VoIP puede conectarse al software CRM de su empresa, enrutar llamadas entrantes a teléfonos celulares, manejar llamadas de conferencia grandes e integrarse con otros canales de comunicación como SMS o videoconferencia.

Aún mejor, un PBX basado en la nube es más rentable que un sistema local. Sus características se actualizan periódicamente y no necesitará dedicar tiempo a configurar y mantener la infraestructura de la red.

PBX local

Un PBX local es un sistema de comunicación interno para manejar llamadas entrantes y salientes. Es el método tradicional que se ha utilizado durante generaciones y es esencialmente una versión automática de la centralita manual.

Los sistemas PBX en las instalaciones requieren un servidor en el sitio y un cableado manual para cada teléfono comercial. Esto da como resultado un costo inicial relativamente alto de alrededor de $ 1,000 por línea, más tarifas de mantenimiento (consultoría) ocasionales en curso.

Los sistemas PBX en las instalaciones alguna vez fueron la única opción, pero hoy en día son limitados y tienen un costo prohibitivo para la mayoría de las empresas. La tecnología subyacente en la que se construyeron los sistemas PBX (líneas fijas) se está volviendo menos relevante cada año. Y un sistema PBX tradicional carece de muchas de las funciones avanzadas que tendrá con un sistema telefónico comercial moderno.

También son más vulnerables a las amenazas de seguridad. Según la FCC , algunas estafas telefónicas se dirigen a personal inocente que utiliza sistemas PBX heredados para retransmitir costosas llamadas internacionales.

Como propietario de un negocio, la pregunta que desea hacerse es: “¿Nuestro PBX produce el mayor valor cada año? ¿Estamos gastando demasiado manejándolo? En lo que respecta a la depreciación de los activos, los sistemas PBX locales son costosos de mantener, escalar y configurar.

Centralita Híbrida

Un PBX híbrido adapta un sistema PBX local para su uso con telefonía VoIP. Utiliza una tecnología llamada enlace troncal SIP para brindar servicio de voz para el sistema PBX de su empresa. Este servicio de voz multicanal está disponible sin cambiar otras funciones de PBX. A medida que su empresa crece, agrega más canales sin necesidad de instalar el cableado que requiere un sistema local.

Para las empresas que no pueden permitirse una revisión completa, configurar un PBX híbrido con un proveedor de troncales SIP de primera categoría es una buena opción. Brinda a su PBX una nueva escalabilidad y menores costos de comunicación con el mismo hardware.

Sin embargo, a pesar de estos beneficios, los sistemas híbridos todavía están limitados por los requisitos de un PBX en las instalaciones. Requieren una configuración inicial, espacio en el servidor y costos continuos de mantenimiento de TI. Si bien es una buena opción para la transición de un sistema heredado a la tecnología VoIP, pocas empresas se beneficiarían de instalar un nuevo sistema híbrido.

Comparación de PBX: PBX local versus central alojada

La comparación de los sistemas PBX locales y alojados puede ayudarlo a tomar la decisión correcta para su negocio. Ya sea que esté investigando sistemas PBX para usted o para un cliente, puede reconocer los beneficios de un vistazo.

Ahora, veamos las ventajas y desventajas de cada tipo de PBX.

Pros y contras de PBX en las instalaciones

Pros y contras de PBX alojado en la nube

Para las nuevas empresas, las pequeñas empresas y las empresas en 2023 y más allá, un PBX alojado es la forma preferida de configurar el servicio telefónico para su empresa. Te ahorrarás un montón de estrés y presupuesto.

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Cómo elegir el tipo de PBX adecuado para su negocio

Si está decidiendo qué sistema PBX usar, la mejor manera de comenzar es mirando el sistema que ya tiene.

Para las organizaciones que ya cuentan con un sistema PBX en las instalaciones, puede tener sentido invertir en un sistema híbrido. Esto adaptará su hardware PBX existente para usar VoIP, lo que dará como resultado una mejor calidad de llamada, seguridad y funciones avanzadas.

Para las empresas que comienzan desde cero sin un sistema telefónico, un sistema alojado es una opción clara. Está diseñado para el trabajo moderno y tiene características para el trabajo remoto y escalabilidad casi infinita.

Las empresas que optan por un PBX alojado o un sistema híbrido con enlace troncal SIP pueden reducir sus costos de telecomunicaciones en un 60 %.

Hay una razón por la que se espera que las comunicaciones basadas en la nube crezcan a una tasa de crecimiento anual compuesta del 13 % hasta 2031. Es un sistema moderno que está ayudando a llevar las comunicaciones de las pequeñas empresas al siglo XXI.

Al elegir un proveedor de VoIP, busque estas características.

• Fiabilidad. Un PBX moderno no vale nada si está fuera de línea. El estándar de la industria es un tiempo de actividad del 99,99 % o superior y, según su plan, a menudo puede obtener un acuerdo de nivel de servicio (SLA) que garantiza el tiempo de actividad.
• Costo. Elija un proveedor que ofrezca planes que se ajusten a su presupuesto.
• Seguridad. Busque un proveedor con monitoreo y auditorías 24/7/365 como SOC 2 o certificación ISO/IEC 27001. Considere características adicionales como el cifrado de llamadas.
• Flexibilidad. Los sistemas modernos funcionan con teléfonos de escritorio VoIP físicos, así como con softphones que puede usar en computadoras o teléfonos inteligentes.
• Apoyo. Si algo sale mal, necesita un equipo en el que pueda confiar. Nextiva tiene una atención al cliente galardonada y un 94% de satisfacción del cliente .

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Adapte un PBX a su empresa, no al revés

No importa qué PBX elija, debe esforzarse para asegurarse de que satisfaga las necesidades de su empresa. La forma en que trabajamos ha cambiado mucho en dos décadas. ¿No debería su PBX mantenerse al día con usted?

Una de las conclusiones fundamentales aquí es que no solo puede decidir en función del precio de etiqueta de un sistema telefónico comercial.

Evalúe la trayectoria de crecimiento de su empresa y la gama de comunicaciones internas y externas. Nadie conoce tu negocio mejor que tú.