¿Qué es una 'factura abierta'?

Las facturas " facturas abiertas " y " facturas cerradas " son términos que se utilizan a menudo en los negocios y la contabilidad.

Pero, ¿qué son exactamente? ¿Por qué son importantes? ¿Y qué tipos de facturas abiertas hay?

Hay muchos factores que influyen en el estado de las facturas. Permítanos explicarle los puntos de diferencia y cómo puede influir en ellos.

Definición de factura abierta

Una factura abierta (también conocida como factura pendiente ) es simplemente una factura emitida por el vendedor/proveedor pero que aún no ha sido pagada (o pagada en su totalidad) por el comprador/cliente.

Una factura se considera una factura cerrada una vez que se ha procesado y pagado en su totalidad.

El pago de las facturas puede permanecer abierto por varias razones, algunas buenas y otras malas. Discutiremos algunos de estos más adelante.

Pero primero, echemos un vistazo más de cerca a las facturas.

¿Qué son las facturas?

En su nivel más básico, una factura (a veces conocida como factura o ficha ) es un documento que detalla los costos y las condiciones de pago de los servicios o productos vendidos.

Lo envía el vendedor /servicio/proveedor al comprador /usuario del servicio y enumera la información de ambas partes. También estipula cuándo y dónde se debe realizar el pago. Estas son las condiciones de pago.

La palabra 'factura' en sí proviene originalmente de mediados del siglo XVI. ' Invoy ', que procedía de la palabra francesa ' envoyer ', que se usaba para significar ' enviar '.

En inglés moderno, una factura es técnicamente una ' factura de venta ' para el vendedor y una ' factura del comprador ' para el comprador.

Por qué importan las facturas

Las facturas no solo detallan las compras y hacen que las transacciones se realicen sin problemas, sino que también brindan detalles que se utilizan para pagar impuestos o resolver disputas comerciales.

El seguimiento de sus facturas es una gran parte de su trabajo de cuentas por cobrar (o del departamento de contabilidad).

Un proceso de facturación mal organizado afectará negativamente su flujo de efectivo y lo dejará propenso a perder facturas pendientes.

La forma en que emite las facturas también es importante.

Por ejemplo, el envío de facturas consolidadas puede ayudarte a hacerle la vida más fácil al departamento de contabilidad de tus clientes. En última instancia, esto puede fomentar la lealtad del cliente y los pagos puntuales.

Mejore el proceso de procesamiento de facturas con la automatización

El procesamiento de facturas implica varios pasos, que incluyen procesos de aprobación, pagos, reclamaciones (envío de recordatorios sobre facturas abiertas) y facturas con notas de crédito (notas que indican cambios realizados en los valores de las facturas).

Puede ahorrarse a sí mismo (o a su departamento de cuentas por pagar) mucho trabajo al automatizar muchos de estos pasos.

5 razones para una factura abierta

Hay muchas razones por las que las empresas pueden tener facturas abiertas. A continuación se presentan cinco de los más comunes.

1. Pago parcial

Los pagos parciales de las facturas pueden ocurrir por diseño o por accidente.

Por ejemplo, muchas empresas trabajan en proyectos en los que no solicitan un pago único por un servicio o pedido.

En su lugar, piden parte del pago por adelantado y el resto al finalizar el proyecto.

Este tipo de transacción puede ocurrir por varias razones. Es particularmente valioso cuando los servicios de una empresa se llevan a cabo durante un período prolongado: ambas empresas sabrán que el incentivo se elimina si todos los pagos preceden a la finalización del trabajo.

También podría deberse a que el valor total final del proyecto puede ser difícil de estimar en la etapa inicial de la cooperación, o los servicios precisos que se brindarán más adelante dependen del desempeño inicial.

2. Error en la factura

Podría haber un problema con alguna información en su factura, como el número de factura, los elementos de línea, los datos bancarios, incluso la fecha indicada, etc.

En la mayoría de los casos, el departamento de cuentas de su cliente simplemente le notificará el error, que luego podrá corregir y devolver.

En muchos casos, esto provocará un retraso en el envío de los pagos.

3. Acuerdo en disputa

En otras situaciones, puede ocurrir una factura abierta porque el cliente no está satisfecho con los servicios prestados o incluso disputa que se cumplió el acuerdo comercial.

En este escenario, es posible que se haya instruido a un departamento de contabilidad solo para pagar el monto total. O tal vez hubo una falta de comunicación entre las empresas y un vendedor prometió un descuento en el saldo final.

En algunas situaciones, es posible que el proveedor ya espere y esté de acuerdo con lo que se debe en la factura. En otros, es posible que deban dar pasos hacia una disputa.

4. Tiempo de procesamiento del departamento de contabilidad

Cada empresa es diferente. El departamento de cuentas de la empresa con la que está trabajando puede tardar más en procesar y transferir fondos que otros.

Esto puede dejarte con una factura abierta por más tiempo del que esperabas. Como proveedor, la única forma real de lidiar con esto es contactar a su cliente y rastrear su factura.

La reclamación, o la reclamación automática, es un método de seguimiento de las cuentas por pagar. También puede solicitar que el cliente le notifique cuando su factura abierta se convierta en una factura cerrada.

5. Tiempo de procesamiento del pago

A diferencia del pago directo en efectivo, la entrega de los pagos de las compras electrónicamente lleva tiempo.

El tiempo que demora cada pago depende del proveedor de procesamiento de pagos y la cantidad que se paga.

En la mayoría de los casos, las transferencias bancarias son instantáneas.

Sin embargo, los bancos pueden retrasar algunas transacciones, especialmente si son por un monto significativo o relativamente inusual para esa empresa. Esto es simplemente parte de la diligencia debida de los bancos y no es motivo de alarma.

El tiempo que lleva procesar un pago también aumentará si es un pago internacional.

Conclusión

Las facturas abiertas son más comunes de lo que piensas.

Las facturas en sí son técnicamente siempre facturas abiertas o facturas cerradas. Incluso puede asignar intencionalmente una factura abierta a la cuenta de un cliente para brindar flexibilidad con los pagos y obtener una ventaja sobre su competencia.

Sin embargo, en términos prácticos, las facturas abiertas suelen ser el resultado de un problema con el proceso de pago o un acuerdo de pago parcial.

Pueden surgir por una variedad de razones, incluidos errores, disputas o problemas de procesamiento de pagos.

Mejorar las mejores prácticas de procesamiento de facturas es una forma de disminuir la probabilidad de facturas abiertas no deseadas, al igual que la automatización.

Al dominar el control de sus facturas abiertas, puede mejorar el flujo de efectivo de su empresa. A la larga, esto sustenta el éxito y el crecimiento de su negocio.