Cómo ganar a través de la planificación financiera

Ventajas y beneficios de la planificación financiera

Las finanzas son un tema complejo de navegar para los propietarios de pequeñas empresas. Administrar las fluctuaciones de efectivo día a día, pagar a los proveedores a tiempo y perseguir las cuentas por cobrar puede ser un trabajo de tiempo completo en sí mismo. Es un desafío encontrar el tiempo para planificar sus finanzas futuras, pero es aún más desafiante crecer de manera constante y rentable sin una planificación financiera cuidadosa y sin administrar su flujo de efectivo.
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Es por eso que tantas empresas grandes tienen equipos de análisis y planificación financiera dedicados. Los equipos de FP&A dedican su tiempo a pronosticar, presupuestar y analizar las finanzas de su empresa para respaldar las decisiones que toman sus directores financieros para lograr los objetivos de su empresa.
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Una pequeña empresa no necesariamente puede darse el lujo de tener su propio equipo de FP&A con el propietario desempeñando diferentes funciones, por lo que estamos aquí para ayudarlo. Aquí hay una descripción general de lo que es la planificación financiera básica y cómo puede implementar procesos en su negocio para hacer su vida más fácil y llevar su negocio al siguiente nivel.

El proceso de planificación financiera.

En resumen, la planificación financiera se reduce a dos preguntas: ¿dónde va a gastar su dinero y de dónde obtendrá ese dinero? Para saber dónde va a gastar su dinero, debe tener un objetivo de dónde quiere que esté su negocio.
Y para saber de dónde va a obtener el dinero, necesita saber cuánto necesitará, cuándo lo necesitará y cuánto puede pagar para acceder al efectivo.
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A continuación se presentan una serie de pasos que pueden ayudarlo en su proceso de planificación financiera. Usaremos un negocio de comercio electrónico llamado Uncle Tom's Umbrellas Ltd para poner algunos de los pasos en ejemplos prácticos.

Primer paso: Establecer una meta

El primer paso en cualquier planificación financiera es establecer un objetivo al que apuntar. Los objetivos de planificación financiera pueden ser cualquier cosa, desde el punto de equilibrio hasta la venta exitosa de su negocio, el logro de un objetivo de ingresos anuales y la contratación de una cierta cantidad de personas. Sea cual sea el objetivo, deberá asegurarse de que sea INTELIGENTE, es decir, específico, medible, alcanzable, relevante y basado en el tiempo. Para la planificación financiera, dadas las dificultades para predecir el futuro, es bueno tener una meta específica de finanzas a mediano plazo (1-5 años). Más allá de eso, es un desafío crear planes financieros definitivos debido al potencial de cambios inesperados.

Ejemplo de los paraguas del tío Tom:

Al tío Tom le gustaría vender su negocio por 100 millones de libras esterlinas en 10 años, pero actualmente vende paraguas por valor de 120 000 libras esterlinas al año y obtiene 12 000 libras esterlinas de beneficio neto cada año, un margen de beneficio neto del 10 %.

Vender su negocio por 100 millones de libras esterlinas no es muy factible en este momento, por lo que, en cambio, el tío Tom ha decidido establecer un objetivo realista para aumentar las ventas de 120 mil libras esterlinas al año a 1,2 millones de libras esterlinas al año en los próximos 2 años.

También le gustaría que su negocio fuera más rentable, por lo que le gustaría aumentar sus márgenes de utilidad neta del 10 % al 20 %.

Segundo paso: mirar hacia atrás

La planificación financiera, por su propia naturaleza, es prospectiva. Pero para planificar el futuro, necesita saber lo que tiene hoy; deberá evaluar y comprender sus operaciones financieras actuales. Para ello, es fundamental disponer de buenos datos financieros. Idealmente, le gustaría comprender su posición financiera en sus 3 estados financieros:
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(a) Sus ganancias y pérdidas: esto lo ayudará a comprender la rentabilidad de su negocio. Debería ayudar a descubrir cómo puede administrar los costos, cómo se interrelacionan las ventas y la rentabilidad, los márgenes brutos, los márgenes netos, etc.
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(b) Su flujo de efectivo: esto muestra la realidad de los movimientos de efectivo. Puede vender muchos bienes en diciembre, pero si compró esos bienes hace 2 meses y se venden en términos de facturación de 30 días, es posible que no reciba el efectivo hasta enero. Comprender la interacción entre sus transacciones operativas y los flujos de efectivo reales es clave para comprender su negocio.
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(c) Su balance: el balance proporciona una captura de pantalla de su negocio en un momento dado. Cuánto efectivo hay en el negocio, cuánto debe usted, cuánto deben otros y qué bienes posee.

El tío Tom ha realizado un análisis de su negocio reuniendo todos sus datos de ventas de su sitio web, Amazon y eBay. También ejecutó algunos informes sobre sus pagos de su cuenta bancaria, tarjeta y proveedores de pago y encontró algunas cosas interesantes.

Compra y paga sus paraguas en julio, pero no comienza a venderlos hasta octubre, cuando llega la lluvia, por lo que siempre enfrenta un déficit de efectivo durante algunos meses cuando ingresa en su costoso sobregiro.

Tampoco puede acceder al dinero de sus ventas durante algunas semanas porque queda bloqueado en sus cuentas comerciales. Nunca tiene mucho efectivo en su cuenta y, a menudo, tiene que esperar a que llegue el dinero para pagar las facturas, por lo que no puede invertir en marketing tanto como le gustaría.

Actualmente está comprando cada paraguas por £5 a su proveedor, lo que le parece demasiado caro. Se pregunta si podría reducir su precio de compra haciendo pedidos más grandes, pero no tiene forma de hacer pedidos más grandes en este momento debido a sus limitaciones de efectivo.

Tercer paso: empezar a planificar

Una vez que haya averiguado dónde quiere estar y dónde se encuentra, puede comenzar a agregar los elementos básicos de lo que necesitará para llegar allí. Lo mejor es comenzar a desglosar sus objetivos comerciales en partes más pequeñas y manejables. Pasar de £ 10k de ventas a £ 20k ​​por mes es mucho más fácil de planificar que pasar de £ 10k a £ 100k.
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Desglose los grandes números financieros en cifras más manejables: ¿cómo debería verse su empresa para venderla por £ 10 millones dentro de 2 años? Puede encontrar que una valoración de 10 millones de libras esterlinas de un negocio de comercio electrónico necesitaría 10 millones de libras esterlinas en ventas anuales o 2 millones de libras esterlinas en ganancias netas. Dividir eso en cifras mensuales le permitirá establecer la infraestructura operativa que necesitaría para atender dichos niveles.
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Aquí es donde estamos agregando carne financiera a los huesos del plan de negocios para que pueda hacer realidad sus objetivos comerciales.
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Recuerde tener en cuenta cosas como la estacionalidad de los costos y las ventas. Es muy poco probable que los costos y los ingresos se presenten simultáneamente o que los ingresos caigan de manera uniforme a lo largo del año. Piense en cuándo recibirá efectivo y cuándo deberá gastarlo. La mayoría de las empresas generalmente tienen que gastar efectivo antes de recibirlo, por lo que tienen mucho dinero inmovilizado en el negocio; esto se denomina capital de trabajo.
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Lo más importante es que recuerde incorporar también algo de efectivo para contingencias. Administrar el flujo de efectivo es uno de los mayores desafíos de cualquier empresa y nunca podemos predecir el futuro. Los suministros pueden retrasarse o los clientes pueden pagar tarde. Siempre es sensato tener en cuenta un búfer en caso de que surja algo inesperado.

El tío Tom decide que puede sacar una tarjeta que le dará 45 días de crédito para sus gastos diarios. Eso le permitirá administrar mucho mejor sus flujos de efectivo mensuales pagando una sola factura al final del mes en lugar de las salidas diarias. También liberará algo de efectivo para aumentar su inversión en marketing en un 20 %, lo que también debería conducir a un aumento del 20 % en las ventas.

El almacén actual del tío Tom está funcionando al máximo de su capacidad, por lo que se da cuenta de que necesitará un almacén más grande que costará más en alquiler y en costos de personal. Al mismo tiempo, podrá pedir más paraguas y reducir el precio de compra de 5 £/paraguas a 3 £/paraguas. Dado que su precio de venta es de 10 libras esterlinas, eso mejoraría su margen bruto del 50 % al 70 %.

Una vez que haya calculado los costes de su infraestructura, sus paraguas y marketing, podrá trazar un camino hacia su objetivo de 1,2 millones de libras esterlinas de ventas en los próximos 2 años y, al mismo tiempo, averiguar dónde puede estar el déficit de financiación. Es posible que necesite poner algo de su propio dinero o pedir un préstamo. También es posible que el aumento de las ventas con un margen más alto mejore su flujo de efectivo, por lo que no necesitará más dinero.

Último paso: ejecutar y actualizar

Tienes un plan. Ahora es el momento de poner las ruedas en movimiento. Sin embargo, como con cualquier plan, es casi seguro que las cosas nunca saldrán exactamente como esperas. Ya sea por covid, una recesión financiera, una tormenta que retrase un envío o un incendio en un almacén, enfrentará muchos obstáculos en el camino. Es esencial mantener vivo tu plan. Siga revisándolo, siga actualizándolo con nueva información y siempre estará un paso por delante.
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Es mucho más fácil lidiar con un déficit de capital de trabajo de 100 000 libras esterlinas cuando ya ha tenido en cuenta un déficit de 90 000 libras esterlinas que cuando no ha planeado nada en absoluto.

En el primer año de su plan, septiembre es particularmente lluvioso y el tío Tom vende más paraguas de los que esperaba. Necesita adaptar rápidamente su plan financiero para tener en cuenta la compra de más acciones y su venta.

Necesitará otro almacén, más personal y más marketing, por lo que debe actualizar rápidamente su plan y reasignar efectivo de otras áreas en las que planeaba gastarlo.

Resumen y cómo empezar a gestionar tus finanzas

Puede ser una tarea abrumadora comenzar la planificación financiera de una empresa, pero es mucho más fácil si la divide en pasos más pequeños. Vale la pena tomarse el tiempo para crear un plan financiero sin importar en qué etapa se encuentre su negocio. Si desea facilitar la administración de sus finanzas, consulte Juni, la plataforma financiera creada para emprendedores digitales, que le brindará una imagen completa de su negocio.