Colaboración empresarial: sistemas a implementar y herramientas a utilizar

Mensajes y correos electrónicos sin respuesta. Plazos inminentes. Notificaciones interminables. Días de trabajo atrasado para ponerse al día.

Un ambiente de trabajo moderno ciertamente fomenta la excelencia, el trabajo duro, la perseverancia y las contribuciones únicas. Se basa en el trabajo en equipo, la creatividad y en estar siempre "activo" para colaborar en soluciones nuevas y únicas.

Pero resulta que docenas de aplicaciones, herramientas y plataformas en varios dispositivos provocan agotamiento de los gerentes y sus equipos, y las grandes empresas distribuidas terminan siendo las que más sufren.

En otras palabras, desea seguir haciendo el mejor trabajo posible, pero se está ahogando en demasiadas herramientas de colaboración dispares. Hay una solución: un enfoque de colaboración empresarial que le permite gestionar proyectos, compartir información, colaborar en tiempo real y fomentar un ambiente de trabajo feliz, todo al mismo tiempo.

Esta guía lo guiará a través de sistemas y plataformas de colaboración empresarial y la forma más eficiente de implementarlos en su empresa.

¿Qué es la colaboración empresarial?

La colaboración empresarial es un sistema de comunicación, colaboración, gestión de proyectos e intercambio de información entre empleados de grandes empresas, independientemente de su ubicación.

Es lo que facilita que los equipos trabajen juntos para lograr los objetivos y resultados deseados sin barreras, silos ni trámites burocráticos. Acelera la forma en que se hacen las cosas.

Por ejemplo, en lugar de que los compañeros de trabajo se llamen o se envíen correos electrónicos entre sí para definir el cronograma del proyecto, pueden apoyarse en una herramienta de gestión de proyectos para discutir y establecer plazos e hitos. Y en lugar de entregar un documento en mano o por correo electrónico, los compañeros de equipo pueden utilizar un sistema de intercambio de archivos para hacerlo de manera más eficiente.

La colaboración empresarial agiliza sus procesos comerciales al integrarlos en su pila tecnológica, y funciona para todo tipo de organizaciones grandes, incluidos los lugares de trabajo modernos que desean aprovechar al máximo el trabajo híbrido o remoto.

Los beneficios de la colaboración empresarial incluyen:

• Intercambio de información y transferencia de conocimientos mejorados: el intercambio de conocimientos, incluidos los detalles del proyecto, los datos del cliente y las versiones correctas de los archivos, funciona sin problemas porque existe un sistema que transfiere fácilmente información de una persona a otra.
• Trabajo en equipo y gestión de proyectos mejorados: cualquier trabajo que deba realizarse tiene entregables, cronogramas, dependencias y expectativas claros, por lo que los miembros del equipo no solo pueden intercambiar ideas juntos sino también amplificar el trabajo de los demás (en lugar de obstaculizarlo).
• Mayor productividad y eficiencia: no hay mejor manera de aumentar la productividad que tener siempre disponibles documentos, resúmenes de proyectos, conversaciones entre equipos y contexto enriquecido. De esta manera, todos pueden hacer su mejor trabajo y rápidamente.
• Aumento del compromiso y la moral de los empleados: como era de esperar, cuando las personas obtienen los sistemas y condiciones adecuados para respaldar su trabajo eficiente e impactante, son más felices en el trabajo y se sienten motivados para seguir dando lo mejor de sí mismos.

¿Qué sistemas componen la colaboración empresarial?

Una colaboración excelente en grandes empresas depende de mucho más que implementar un software de colaboración empresarial y dar por terminado el día. Estos son los sistemas que querrás implementar:

Pautas de comunicación claras

Tener protocolos claros sobre cómo y cuándo utilizar canales de comunicación específicos es la base de un sistema de colaboración empresarial. Establece expectativas claras y evita la falta de comunicación, los retrasos, la confusión y la frustración.

¿Qué requiere un teléfono o una videollamada? ¿Qué es ideal para un chat rápido de Slack frente a un correo electrónico más largo? Las pautas de comunicación son efectivamente instrucciones para cada canal de comunicación interna que incluyen:

• Métodos de comunicación , como texto, audio y reuniones virtuales .
• Casos de uso , por ejemplo, controles diarios o chats relacionados con proyectos.
• Tiempos de respuesta esperados , como al final del día o dentro de las 48 horas.
• Niveles de urgencia , o lo que puede esperar frente a lo que tiene un impacto inmediato.

A continuación se muestra un ejemplo de pautas que agilizan la comunicación y definen barreras de seguridad claras para cada canal:

Colaboración entre departamentos

La verdadera colaboración empresarial ocurre a una escala mayor que solo dentro de cada equipo. De hecho, su mayor ventaja es la capacidad de romper silos. De esta manera, todos pueden trabajar para lograr los objetivos generales de la empresa en lugar de limitarse a objetivos aislados del equipo.

La colaboración entre departamentos es la forma en que se unen la iniciativa, la habilidad, la creatividad y la resolución excepcional de problemas. Los proyectos colaborativos hacen que una empresa en su conjunto sea mayor que la suma de sus partes. Así es como los equipos combinan sus esfuerzos para crear resultados que no podrían haber logrado por sí solos.

Por ejemplo, una campaña de marketing puede involucrar a un equipo de publicidad paga, un equipo de contenido y un equipo de diseñadores. En lugar de que cada uno tome el informe inicial y lo ejecute en su propio silo, un mejor enfoque es fomentar la colaboración a través de controles, actualizaciones de progreso, contribuciones e hitos comunes.

En lugar de iterar una vez que todos hayan completado su trabajo, hay espacio para una iteración temprana y un mejor resultado final.

Bucles de retroalimentación regulares

Ningún sistema de comunicación de una empresa es perfecto desde el principio y, en una empresa grande como la suya, el desafío es aún mayor.

Por eso vale la pena establecer circuitos de retroalimentación recurrentes y siempre activos que permitan a los empleados compartir sus pensamientos y experiencias mediante la comunicación y la colaboración. El objetivo es saber dónde se topan con cuellos de botella y obstáculos que les impiden trabajar de manera eficiente y realizar su mejor trabajo.

El acceso a circuitos de retroalimentación regulares también fomentará el compromiso y la satisfacción de los empleados, fomentará su desarrollo y crecimiento y fomentará una cultura de innovación, ideas e inclusión.

Algunas formas de incorporar bucles de retroalimentación en su sistema de colaboración incluyen:

• Encuestas : tanto siempre abiertas como para casos y períodos de uso específicos
• Ayuntamientos : en línea y/o presenciales
• Buzones de sugerencias : en línea y/o en la oficina
• Reuniones individuales recurrentes : entre los gerentes y los miembros de su equipo

Cultura de “puertas abiertas”

Para completar los ciclos de retroalimentación habituales, cree la máxima sensación de transparencia alentando a los empleados de todos los niveles a plantear cuestiones o ideas específicas de comunicación.

Esto significa que cada gerente y líder está disponible para escuchar inquietudes y puntos de conflicto en lo que respecta a la comunicación y la colaboración.

No solo reducirá y evitará la frustración por las brechas de comunicación, sino que también fomentará la confianza, fortalecerá el trabajo en equipo, mostrará transparencia y generará un sentido de respeto mutuo. Esto apoya el bien común de todos los empleados y de la empresa en su conjunto.

Reconocimiento a líderes de colaboración

Ya sea que sea un novato en la colaboración empresarial o esté buscando formas de mejorar después de meses o años de implementarla, una cosa es cierta: no existe colaboración en toda la empresa sin personas en el terreno que actúen como defensores y promotores de la colaboración.

Cuando un empleado facilita una comunicación y un trabajo en equipo eficaces y ágiles, debes destacarlo y recompensarlo.

Esto mostrará a otros miembros del equipo, así como a otros departamentos, cómo estos esfuerzos de colaboración respaldan el objetivo final. No sólo eso: también animará a otros a hacer lo mismo con sus respectivos equipos y con aquellos con los que trabajan habitualmente.

15 plataformas de colaboración empresarial para explorar

¿Listo para evaluar herramientas y aplicaciones de colaboración empresarial? Estos son los tipos de plataformas principales que debe tener en cuenta y las funcionalidades que necesitará.

Plataformas de colaboración e intercambio de documentos

Si alguna vez ha tenido que averiguar qué versión de archivo es la más reciente (¿quién no?), ya conoce los beneficios de una plataforma para compartir documentos.

Así sabrá que no hay archivos actualizados aleatoriamente almacenados en el disco local de alguien: todo se encuentra en el mismo lugar, disponible para que cualquier parte interesada pueda acceder a la versión más reciente del archivo cuando la necesite. Las plataformas para compartir archivos también son plataformas de colaboración, lo que significa que todos pueden trabajar en el mismo documento y realizar un seguimiento de los cambios en tiempo real sin anular el arduo trabajo de otra persona.

Al elegir una plataforma de colaboración e intercambio de documentos, considere lo siguiente:

• Podría decirse que Google Workspace es la plataforma de intercambio de archivos más conocida para empresas y particulares, lo que facilita su implementación y adopción. Su mayor ventaja es la facilidad de navegación y colaboración en sus subproductos, como Google Drive y Google Docs.
• Dropbox Business es una solución de almacenamiento en la nube que te permite compartir, sincronizar y colaborar en archivos de forma segura, incluidos ordenadores, dispositivos móviles y cualquier navegador web. Dropbox es ideal para todo tipo de formatos, incluida la edición de archivos PDF y vídeos.
• OneDrive for Business es otra conocida plataforma de colaboración e intercambio de archivos. Su versión empresarial brinda control detallado de versiones y permisos y se integra con soluciones de comunicación interna.

Plataformas de comunicación y colaboración.

¿Dónde tiene lugar realmente su comunicación en tiempo real (mensajería instantánea, videoconferencias y llamadas, y redes sociales)?

Si deja las cosas al azar, algunos empleados optarán por SMS y Facetime, mientras que otros preferirán los mensajes de texto y las videollamadas de WhatsApp.

La colaboración eficaz depende de herramientas de comunicación que todos utilizarán de forma predeterminada. Es donde pueden estar seguros de que siempre encontrarán a la persona adecuada o encontrarán una respuesta a su pregunta. En lugar de perder tiempo y energía para encontrar y elegir la opción correcta, las personas pueden lanzarse directamente a la colaboración en equipo.

Estas son sus mejores apuestas para plataformas de comunicación y colaboración:

• Nextiva es una plataforma de comunicaciones conectada que une a los equipos. Funciona de inmediato con todos los dispositivos que usa para trabajar y le brinda llamadas, mensajes de texto, videoconferencias, chat en equipo y uso compartido de archivos. Está diseñado para equipos remotos, híbridos y de oficina que anhelan funciones potentes que sean fáciles de usar.
• Slack es una herramienta de colaboración en línea para equipos remotos. Puede usarlo para comunicarse a través de mensajes de texto, video y llamadas de voz, así como chats grupales. Se incluyen el intercambio de archivos y las integraciones.
• Microsoft Teams es la aplicación de colaboración en equipo de Microsoft. Combina el chat en el lugar de trabajo con reuniones, almacenamiento de archivos e integraciones de terceros y está diseñado para comunicación interna y externa.

Herramientas de gestión de proyectos

No importa el tamaño de su empresa, la gestión de tareas es la forma de hacer las cosas. Y para eso, necesitas una herramienta que te permita definir proyectos y sus cronogramas , dividirlos en tareas, controlar los plazos, asignar y delegar tareas y gestionar las dependencias entre ellas.

Asegúrese de que la herramienta que elija le permita personalizar paneles y vistas, como calendarios o tableros Kanban, y agregar fácilmente archivos, comentarios y contexto específicos del proyecto.

Considere estas herramientas de gestión de proyectos:

• Asana es un software de gestión de proyectos versátil, fácil de usar y preparado para empresas. Facilita no solo la creación de proyectos y el establecimiento de plazos, sino también la configuración de automatizaciones y reglas personalizadas para reducir el trabajo tedioso y repetitivo.
• Monday.com es una herramienta de gestión de proyectos para grandes organizaciones que desean funciones profesionales. Ofrece funciones avanzadas de colaboración y seguimiento del tiempo, así como integraciones premium, informes avanzados e información sobre el rendimiento.
• ClickUp es una plataforma de gestión de proyectos orientada a la seguridad. Su cumplimiento con HIPAA y GDPR significa que puede realizar un seguimiento de proyectos que incluyen datos confidenciales en todos los equipos y ubicaciones sin temor a verse comprometidos.

Motores de búsqueda empresariales

El software de búsqueda empresarial le permite encontrar la información exacta cuando la necesita. Se puede almacenar en bases de datos, documentos, sitios web, aplicaciones, su intranet y más.

En aras de la productividad, el proceso de búsqueda y la recuperación de los resultados de búsqueda correctos deben realizarse sin problemas y en apenas unos instantes, que es lo que hace que su motor de búsqueda empresarial sea un elemento fundamental de la colaboración y el trabajo eficiente.

Estas son algunas de las mejores opciones para los motores de búsqueda empresariales:

• Glean es una solución de búsqueda empresarial dinámica impulsada por IA. Utiliza señales de contexto, comportamiento y lenguaje para proporcionar los resultados más relevantes y personalizados, y se enorgullece de su facilidad de integración en sus sistemas.
• Guru es un sistema para buscar información en cualquier aplicación que utilice. También puede encontrar lagunas de conocimiento e incluso duplicar conocimientos para facilitar la gestión de la información. Guru combina la búsqueda de IA empresarial, la intranet y la wiki de la empresa en una única plataforma.
• AlphaSense es una plataforma de inteligencia de mercado para grandes empresas e instituciones financieras. Su solución de inteligencia artificial indexa y busca contenido público y privado para impulsar su proceso de toma de decisiones.

Intranets

Su intranet es la biblioteca de información y recursos de su empresa. Incluye recursos de capacitación, flujos de trabajo y procesos de la empresa, actualizaciones y anuncios, políticas, estructura organizacional, un directorio de empleados y más.

Una intranet bien administrada brinda a cada empleado claridad y un punto de referencia. Ayuda a los empleados a sobresalir en sus trabajos. Es difícil imaginar una empresa que no necesite una intranet, pero quienes trabajan en múltiples ubicaciones, zonas horarias, turnos y estilos de trabajo son quienes más la necesitan.

Para crear un centro accesible de conocimientos y recursos de la empresa, puede utilizar cualquiera de los siguientes:

• Confluence es un portal de Intranet para compartir conocimientos. Viene con plantillas para diferentes casos de uso y controles de privacidad que mantienen sus datos seguros. Puedes integrar Confluence con miles de aplicaciones de terceros.
• Blink es una solución de intranet para trabajadores de primera línea. Es fácil de usar y aborda las necesidades y desafíos específicos de los trabajadores clave y de primera línea, con contenido, conversaciones y contactos disponibles con un solo toque. Es ideal para empleados en movimiento.
• Simpplr es una solución de software de intranet social. Es una herramienta moderna para organizaciones empresariales que desean mejorar el compromiso y la comunicación de los empleados, a menudo denominada "Instagram para el lugar de trabajo".

Cómo las comunicaciones unificadas promueven la colaboración empresarial

Una estrategia de colaboración empresarial tiene varias capas y es toda una tarea.

Pero existe una solución que se adapta perfectamente a las complejidades de la comunicación entre docenas de ubicaciones y cientos o miles de empleados: las comunicaciones unificadas.

Las comunicaciones unificadas y, por extensión, las comunicaciones unificadas como servicio ( UCaaS ), combinan la telefonía basada en Internet con comunicaciones y colaboración en tiempo real en una plataforma de comunicaciones con todas las funciones.

Así es como los empleados pueden hacer de todo, desde concretar proyectos internos hasta ofrecer una fantástica atención al cliente desde una única plataforma, sin importar desde dónde trabajen.

Beneficios para las empresas

Hay cinco beneficios principales que le esperan al adoptar las comunicaciones unificadas.

Comunicación optimizada

Piense en este escenario agotador:

Te comunicas con un colega a través de Slack para preguntarle sobre un problema que estás enfrentando. Te responden por WhatsApp mientras se dirigen a una reunión y te piden que envíes un correo electrónico sobre el archivo con el que estás teniendo problemas. Después de hacer eso, lo llamarán al teléfono de su oficina para discutir posibles soluciones.

Pasa una semana y estás dando vueltas en círculos tratando de encontrar algo parecido a una conversación completa sobre el problema que tuviste.

Hay una manera mejor: una plataforma de comunicaciones unificadas que combina chat, voz, video y uso compartido de archivos para que pueda obtener instantáneamente información completa sobre cualquier tarea, proyecto o problema en el que haya trabajado.

Colaboración mejorada

Cuando rompes los silos de comunicación y reúnes proyectos, archivos y mensajes en una única plataforma, también eliminas los obstáculos al trabajo en equipo y al progreso.

En lugar de repetir: "¿Puedes recordarme dónde encontrar ese documento?" o "¿En qué estás trabajando esta semana otra vez?" check-ins, liberará las capacidades mentales de los empleados para la interacción, las contribuciones y el progreso en tiempo real.

Productividad mejorada

La concentración de los empleados es preciosa. Investigaciones recientes encontraron que alternar entre aplicaciones y pestañas, también conocido como cambio de contexto, cuesta a los trabajadores alrededor de cuatro horas a la semana o alrededor del 9% de su tiempo de trabajo anual.

Cuanto más grande sea su empresa, más costosa será la pérdida. Reduzca el tiempo dedicado a buscar la información adecuada, la persona adecuada o el contexto completo unificando su conjunto de herramientas de comunicación y colaboración.

Mayor accesibilidad

Administrar el acceso de los empleados a los sistemas correctos es difícil incluso cuando todos están en una sola ubicación. Si a eso le sumamos el trabajo remoto o los empleados que viajan con frecuencia, seguramente se ganará uno o dos dolores de cabeza por semana.

Las comunicaciones unificadas le brindan fácil acceso y administración de permisos para los empleados sin importar en qué ubicación se encuentren o el dispositivo desde el que trabajen. Con UCaaS, incluso su teléfono inteligente se convierte en una herramienta poderosa para cualquier cosa en la que estén trabajando.

Costos reducidos

La mayoría de las soluciones UCaaS reemplazan varias aplicaciones comerciales por las que paga. Piense en el precio que paga cada trimestre o año por el chat en equipo, la gestión de proyectos, el servicio de asistencia técnica y los teléfonos comerciales.

Consolide sus plataformas de comunicación con precios UCaaS simplificados, generalmente por usuario por mes, con niveles prácticos y opciones de actualización/degradación disponibles en cada ciclo de facturación.

Características clave

Estas son las características de UCaaS que hacen de esta la dirección ideal para su colaboración empresarial:

• Interfaz unificada: ya no tendrá que saltar entre una docena de herramientas de escritorio, aplicaciones móviles y pestañas del navegador. Inicie sesión en una única plataforma y panel todos los días para satisfacer todas sus necesidades de comunicación y colaboración.
• Gestión de presencia: ¿Se pregunta si una persona está en línea? ¿Cuál es su zona horaria? ¿Qué pasa con su horario laboral o su disponibilidad para una videollamada para resolver un problema complejo? UCaaS te permite visualizar la disponibilidad de tus compañeros para cualquier tipo de comunicación que necesites en ese momento.
• Integración perfecta: ¿Quiere seguir usando su CRM, su servicio de asistencia técnica y su calendario digital, y hacerlo sin problemas? Las soluciones de comunicaciones unificadas se integran con Salesforce, Zendesk, Google Calendar y muchos más para que pueda trabajar sin interrupciones.
• Funciones de movilidad: Trabaja desde donde quieras. Su computadora de escritorio y su teléfono oficial ya no son la base: su base se convierte en cualquier lugar donde tenga un dispositivo móvil y acceso estable a Internet. Organiza reuniones, comparte archivos y toma decisiones en cualquier lugar.

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Para una experiencia de colaboración unificada, elija Nextiva

¿Línea de fondo? Su gran empresa, sus grandes equipos y sus grandes objetivos necesitan una forma a prueba de balas de colaborar y comunicarse. Sin él, estás en camino de quemar a tus empleados y perder oportunidades de crecimiento.

Su mejor opción es UCaaS, la mejor manera de agregar velocidad, flujos de trabajo optimizados y una colaboración potente a su forma de hacer las cosas. Nuestra recomendación, por supuesto, es Nextiva.

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