¿Qué es la telefonía en la nube y cómo funciona? (+ 7 Beneficios para Tu Negocio)

¿Quiere que su sistema telefónico cueste menos y haga más? Probablemente se haya encontrado con la telefonía en la nube y quiera saber si puede ayudar en su caso de uso específico.

Si está debatiendo el cambio de su servicio telefónico comercial actual a la telefonía en la nube, está en el lugar correcto. En esta guía, cubrimos todo lo que necesita saber, incluidos los conceptos básicos de la telefonía en la nube, cómo funciona, cómo beneficia a su empresa y cómo elegir su proveedor de telefonía en la nube.

Saltemos de inmediato.

¿Qué es la Telefonía en la Nube?

La telefonía en la nube es un sistema telefónico que se ejecuta a través de su conexión a Internet. También se conoce como solución PBX alojada basada en VoIP. Le ayuda a trasladar el servicio telefónico de su empresa a la nube.

La telefonía en la nube agiliza las comunicaciones de su empresa y crece con su negocio. Ya sea que esté abriendo nuevas oficinas, contratando trabajadores remotos o ampliando sus equipos internos, la telefonía en la nube hará que la expansión sea sencilla y rentable.

La telefonía en la nube es un tipo de Comunicaciones Unificadas como Servicio (UCaaS). UCaaS es un modelo de comunicaciones unificadas, lo que significa que reúne varios sistemas de comunicación y herramientas de colaboración. Con la telefonía en la nube, no solo trasladará sus llamadas telefónicas a la nube, sino que también las conectará con sus videoconferencias, mensajería instantánea, CRM y procesos comerciales en todos los ámbitos.

Como parte de su plataforma UCaaS, la telefonía en la nube conectará mejor a sus equipos y hará que sus empleados estén más concentrados, comprometidos y satisfechos en sus funciones. De hecho, un estudio realizado por CMBR para Cisco concluyó que casi 8 de cada 10 empleados experimentan niveles de productividad mejorados debido a las capacidades de trabajo remoto, como el chat en equipo y las videoconferencias.

¿Cómo funciona la telefonía en la nube?

La telefonía en la nube funciona a través de un proveedor de servicios VoIP. Cuando marca el número de teléfono al que desea llamar, su proveedor de servicios se encarga de la ruta. Convierte señales de voz analógicas en paquetes de datos y los transmite a través de su conexión a Internet. Así es como conecta tu teléfono con la persona a la que llamas.

Por su parte, reemplazaría las extensiones telefónicas individuales con un teléfono de escritorio VoIP . En lugar de conectarse a una línea fija, conecta sus teléfonos a su red existente. También puede utilizar un softphone o una aplicación instalada en su computadora, tableta o teléfono inteligente. En ambos casos, llama desde una interfaz moderna y fácil de usar y establece una llamada en una fracción de segundo.

Debido a que la telefonía en la nube se ejecuta en la nube, puede administrar el sistema telefónico de su empresa a través de un panel en línea para tener control total sobre los números de teléfono, el desvío de llamadas, la adición de nuevos usuarios y más.

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Telefonía en la nube versus PBX tradicional: ¿Cuál es la diferencia?

Para sus empleados, los usuarios finales de su sistema telefónico, es posible que las cosas no sean muy diferentes entre el teléfono en la nube y el PBX tradicional. Cuando miramos debajo del capó, encontraremos una historia bastante diferente.

Como verá en la siguiente sección, la telefonía en la nube elimina la necesidad de equipos físicos. Su personal puede comunicarse entre sí y con sus clientes utilizando cualquier dispositivo conectado a Internet. Podrán hacerlo en cualquier lugar donde puedan utilizar Wi-Fi o una conexión a Internet 4G.

Desde la perspectiva de su empresa, empezar a utilizar la telefonía en la nube es sencillo. En lugar de un proceso complejo y costoso para conectarse a la red telefónica pública conmutada (PSTN) , todo lo que necesita es un proveedor de servicios VoIP y una conexión de banda ancha confiable.

El PBX tradicional presenta un desafío mucho mayor, tanto al iniciar como al mantener su servicio telefónico. Este es el por qué:

Primero, está el costo y el esfuerzo de instalación. Un proveedor de telefonía necesita visitar su ubicación e instalar equipo estacionario, y usted terminará pagando tanto por el trabajo como por el equipo.

También debe mantener la configuración técnica del equipo de centralita privada (PBX) en su ubicación. Si algo se sobrecalienta, se rompe o se vuelve obsoleto, hay que arreglarlo o reemplazarlo. No sólo es costoso, sino que también le roba a su equipo su productividad y concentración.

Una centralita tradicional encarece las llamadas telefónicas, especialmente las de larga distancia. Ofrece funciones de llamadas básicas, lo que puede ser una molestia si desea utilizar funciones avanzadas como audio HD, correo de voz a correo electrónico o análisis de llamadas.

Si su empresa está creciendo, querrá abrir nuevas ubicaciones, agregar más líneas telefónicas o introducir opciones de trabajo remoto. Los sistemas PBX tradicionales no se escalan fácilmente porque añaden más equipos, mantenimiento y costos. Tampoco son una opción conveniente para los empleados que viajan por trabajo y desean mantenerse productivos porque su número de teléfono está vinculado a un teléfono de escritorio físico.

Un sistema PBX tradicional puede ser una buena opción para pequeñas empresas cuyas necesidades comerciales rara vez cambian y que no planean expandirse. Pero si desea crecer y asegurarse de que la configuración de su teléfono no lo ralentice, le encantará la flexibilidad que ofrece VoIP.

Beneficios de la telefonía en la nube

¿Qué significa para su empresa un problema con su sistema telefónico? Puede perder un cliente, incumplir una fecha límite importante o despedir a un empleado debido a un problema de comunicación.

No es ninguna sorpresa. La forma en que trabajamos se ha vuelto dinámica y diversa, y necesitamos tecnología para mantenernos al día.

Si desea asegurarse de nunca perder un cliente, un empleado o su tranquilidad debido a problemas de comunicación, aquí encontrará los beneficios de la telefonía en la nube que querrá conocer.

1) Implementación rápida y sencilla

La implementación de la telefonía en la nube no requiere infraestructura local. Esta ventaja significa que puede comenzar a funcionar en unos pocos días, potencialmente incluso en un día.

No hay que esperar a un técnico, ni instalar líneas telefónicas, ni demoras, ni un largo proceso de contratación de un empleado de tiempo completo para configurar su nuevo sistema de telefonía. Tu proveedor de telefonía en la nube se encarga de todo. Obtendrá instantáneamente números de teléfono virtuales y acceso a un panel que le permitirá administrar todo el servicio telefónico.

2) Menor coste de funcionamiento del sistema telefónico de su empresa

Hay muchas maneras en que los servicios de telefonía en la nube le permitirán ahorrar dinero. Puedes ahorrar hasta un 65% de tu factura telefónica tradicional. La telefonía en la nube evita que su empresa tenga que pagar contratos de mantenimiento, minutos de llamadas limitados, números de teléfono locales y gratuitos restrictivos y el pago de servicios de SMS comerciales independientes.

Con la telefonía en la nube, no hay costos ni facturas de mantenimiento inesperados. Y si está preparado y desea comenzar con el menor costo posible, puede omitir la compra de teléfonos VoIP y usar computadoras portátiles con auriculares a través de una aplicación de softphone.

3) Funciones de llamadas sólidas y potentes

No estamos hablando sólo de características que se ven bien en papel. Las funciones de llamadas avanzadas que vienen con la telefonía en la nube le permiten trabajar de manera inteligente, ser eficaz y concentrarse en las tareas correctas en el momento adecuado. Puede evitar tareas manuales y repetitivas y mejorar la colaboración de su equipo y la atención al cliente.

Estas son algunas de las funciones de gestión de llamadas más valiosas de la telefonía en la nube:

• Operadora automática , que permite a la persona que llama comunicarse con el equipo correcto.
• Desvío de llamadas , que dirige las llamadas entrantes según criterios predefinidos.
• Respuesta de voz interactiva avanzada (IVR) , un enfoque más conversacional para el servicio al cliente automatizado.
• Desvío de llamadas , para que puedas desviar llamadas a cualquier teléfono de mesa o móvil.
• Videoconferencias y pantalla compartida para reuniones remotas productivas.
• Números gratuitos , que permiten a los clientes comunicarse con usted desde teléfonos fijos sin cargos adicionales.
• Números locales , para que puedas establecer presencia local donde quieras.
• Grabación de llamadas de forma segura y confiable, para que puedas mantener un servicio de calidad.
• Centro de contacto , que permite a su equipo de atención al cliente resolver preguntas más rápido.

Aún mejor, obtendrás estas funciones junto con calidad de videollamadas y audio HD. Este es un gran beneficio para los equipos remotos. No hay nada peor en la vida que una conferencia telefónica que suena mal.

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4) Flexibilidad y escalabilidad de su sistema telefónico

La telefonía en la nube hará que el crecimiento sea fluido. Más concretamente, una solución VoIP te permitirá añadir más usuarios con sólo unos pocos clics.

Con el PBX tradicional, tendrías que pagar más cada vez que contratas a un nuevo empleado y quieres asignarle una línea telefónica. Su teléfono de escritorio necesita cableado, lo que puede tardar un poco en configurarse. Su crecimiento siempre traerá retrasos y costos adicionales si confía en un sistema telefónico local.

Un PBX basado en la nube no sólo es escalable, sino que también es fácil de administrar. No es necesario ser un experto en TI. Por ejemplo, si su volumen de llamadas aumenta rápidamente durante las épocas de mayor actividad del año, puede agregar y eliminar líneas fácilmente. Esto le ayudará a mantener la experiencia de sus clientes gracias a un sistema flexible que puede personalizar fácilmente a medida que cambien las necesidades de su negocio.

5) Mayor movilidad

Las empresas están cambiando cada vez más a opciones de trabajo remoto a largo plazo. Los sistemas telefónicos alojados son la respuesta perfecta a esta tendencia.

Tus empleados pueden acceder a las líneas telefónicas de su empresa estén donde estén, siempre que tengan conexión a Internet. No se trata sólo de contestar llamadas telefónicas; pueden acceder a su correo de voz y configurar o cambiar el enrutamiento de llamadas mientras viajan.

La telefonía en la nube es la solución ideal para empresas que adoptan el trabajo remoto, tienen oficinas satélite o tienen múltiples ubicaciones de oficinas.

6) Simplifique el trabajo con comunicaciones integradas

Las comunicaciones en la nube lo ayudan a almacenar y acceder a cada pieza de información en una plataforma.

Cuando utiliza sistemas separados para sus llamadas y reuniones, tiene notas y detalles importantes en demasiados lugares. Notas de computadora, hojas de cálculo, notas Post-It, cuadernos y la lista continúa. Encontrar interacciones pasadas puede llevar mucho tiempo y sacar a todos de su flujo.

La telefonía en la nube consolida todo en una única interfaz de usuario. Puede usarlo para colaborar con colegas, administrar clientes, analizar datos en tiempo real, recopilar comentarios y hacer avanzar proyectos importantes.

Llevará su flujo de trabajo de comunicación empresarial a una única fuente de verdad y avanzará de manera eficiente durante su día. No más interrupciones frustrantes ni pérdida de tiempo buscando información crucial.

7) Fiabilidad y resistencia superiores

¿Puede permitirse el lujo de no estar disponible para sus clientes? En caso de que algo le pase a la red eléctrica, ¿cuáles son las consecuencias para su negocio? Un problema de cableado, un sobrecalentamiento o una pequeña tormenta pueden causar estragos en su comunicación y reputación.

Las soluciones de telefonía en la nube de buena reputación brindan un tiempo de actividad del 99,999 %, por lo que puede seguir trabajando sin verse afectado, pase lo que pase. También tiene redundancia incorporada; En caso de fluctuaciones o problemas similares, tus llamadas permanecen en línea y siempre tendrás una copia de seguridad que puedes usar.

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Cómo elegir un proveedor de telefonía en la nube

Si está buscando migrar a una solución de telefonía en la nube, esto es lo que debe considerar al evaluar sus opciones.

Calidad de servicio y confiabilidad comprobada

Un alto tiempo de actividad y confiabilidad son imprescindibles. Su proveedor de telefonía en la nube debe brindar un servicio redundante con centros de datos redundantes. Las funciones y los precios atractivos no son nada si sus teléfonos no funcionan.

¿Qué tiempo de actividad ofrece el proveedor? ¿Pueden garantizar que tendrá disponibilidad de servicio telefónico? Consulte la página de estado de su proveedor. Para Nextiva, puede consultar status.nextiva.com .

La alta disponibilidad es posible utilizando centros de datos ubicados estratégicamente en todo Estados Unidos. Todos ellos equipados con energía ininterrumpida y conexiones de red de fibra óptica gigabit.

También puede consultar fuentes de redes sociales como Twitter y Facebook para obtener una imagen imparcial de la confiabilidad de cada proveedor. Buscar la marca en Twitter con "@" antes de su nombre le ayuda a analizar todas las menciones de la marca.

Además de eso, querrá asegurarse de que su proveedor ofrezca monitoreo de red las 24 horas del día, los 7 días de la semana para que los problemas puedan detectarse y resolverse antes de que afecten su negocio.

Seguridad y cumplimiento de la industria

El siguiente paso es asegurarse de que el proveedor de telefonía en la nube cumpla con los estándares de la industria. Aquí hay algunas certificaciones que debe buscar:

• Cumplimiento de HIPAA : servicios vitales de voz y fax para proveedores de servicios de atención médica.
• ISO/IEC 20071 : El estándar global para respuestas a amenazas de seguridad.
• Cumplimiento de PCI : maneje de forma segura los pagos con tarjeta de crédito con confianza.
• Cumplimiento de SOC 2 : Planes de respuesta a incidentes para proteger su privacidad e integridad de datos.

Otra cosa que debes comprobar es si el proveedor de tu elección garantiza el cifrado de llamadas. Las llamadas cifradas significan que puede utilizar Transport Layer Security (TLS) y Secure Real-time Transport Protocol (SRTP) para establecer una seguridad de alto nivel en cada llamada .

Funciones e integraciones

¿Cuáles son las necesidades empresariales que cubrirá añadiendo la telefonía en la nube a su conjunto de herramientas? Aquí es donde entran en juego las funciones e integraciones del sistema telefónico.

¿Hace muchas llamadas salientes o recibe muchas llamadas entrantes? ¿Tiene varias ubicaciones comerciales? ¿Sus clientes están en los EE. UU. o internacionalmente? Estas son algunas de las muchas preguntas a considerar al analizar las funciones de telefonía en la nube. Hable con posibles proveedores de servicios y aprenda cómo pueden adaptarse a sus necesidades comerciales.

También deberá considerar cómo funcionará un nuevo sistema telefónico en las rutinas y flujos de trabajo existentes de sus empleados.

¿Necesita que su sistema telefónico se integre con su software de gestión de proyectos? ¿Qué pasa con tu CRM? ¿Qué tan fácil es implementar y mantener la configuración de su sistema telefónico? Una vez más, estas son las preguntas en las que hay que pensar al buscar posibles proveedores de servicios.

El verdadero costo de propiedad

Los precios suelen parecer fantásticos sobre el papel. Luego, cuando comienzas a utilizar el servicio, recibes una factura inesperada e incómoda que no se parece en nada a la que viste al registrarte.

Busque precios transparentes que describan todo lo que está incluido en las tarifas y cualquier cosa por la que deba pagar más. Confirme detalles de precios como:

• La cantidad de usuarios que tendrás en tu plan.
• Planes de pago mensuales o anuales (y descuentos), si están disponibles.
• ¿Existe algún equipo necesario para que el servicio funcione correctamente?
• Flexibilidad para cambiar de plan a medida que cambian sus necesidades.
• Costos de llamadas entrantes y salientes (en números locales y gratuitos).
• Funciones opcionales agregadas a la carta.
• Impuestos obligatorios, recargos y otras tarifas.

Asegúrese de que los precios que revise no dejen piedra sin remover. Nuestra página de precios brinda total transparencia sobre lo que está y no está incluido en cada opción de servicio telefónico.

Atención al cliente rápida y eficiente

Finalmente, asegúrese de que el equipo de atención al cliente de su proveedor pueda ayudarlo cuando lo necesite.

Busque sus opciones de soporte. ¿Están disponibles en el chat en vivo? ¿Puedes llamarlos? ¿Necesita esperar 24 horas o más hasta recibir una respuesta por correo electrónico?

Luego, considere las respuestas que obtenga a sus preguntas. ¿Tienen en cuenta su situación específica o son genéricos? ¿El representante de soporte se está tomando su tiempo para comprender el problema? ¿Es fácil hacer preguntas de seguimiento?

Puede probar la atención al cliente de un proveedor realizando una prueba gratuita, pero también puede tener una idea sólida comunicándose como cliente potencial. Esto le dará una idea sólida de cómo su proveedor puede ayudarlo a hacer crecer y mejorar todo su sistema de comunicación durante muchos meses y años.

Mueva su sistema telefónico a la telefonía en la nube

La telefonía en la nube reducirá sus costos de comunicación, mejorará la productividad y aumentará su resiliencia. También actúa como una fuente única de verdad para las comunicaciones comerciales.

Obtendrá los mayores beneficios si elige un proveedor de telefonía en la nube confiable y probado en batalla. El servicio de telefonía en la nube de Nextiva cuesta tan solo $19,95 por usuario al mes y ofrece funciones que mejorarán todo su negocio.

No confíe en nuestra palabra; ¡ Las reseñas de Nextiva hablan por sí solas! Si ha estado buscando un nuevo sistema telefónico, no busque más.