Comprender los entresijos de las comunicaciones en la nube

Publicado: 2023-12-13

Imagina que estás en una carrera de caballos, alineado en la línea de salida y llegada, y miras a tu oponente... que conduce un Porsche. También podrías irte a casa, ¿verdad? El Porsche cubrirá mucho más terreno y mucho más rápido.

Su sistema de comunicación heredado frente a las comunicaciones en la nube es un poco así.

Cambiar a la nube es como ponerse al volante de ese auto deportivo. Piense en sus flujos de trabajo como caballos de fuerza: ellos dictan su eficiencia. Cuando actualiza sus flujos de trabajo, no le preocupa el trabajo de cero a sesenta y puede concentrarse en el camino que le espera.

Las soluciones de comunicación en la nube le brindan las herramientas para trabajar rápido y mantenerse concentrado porque su equipo trabaja de manera más eficiente.

En este artículo, definimos los conceptos básicos, las ventajas y los mejores casos de uso de las comunicaciones en la nube. También analizamos las características de seguridad y desglosamos cinco plataformas de comunicación en la nube que merecen su atención.

¿Qué es la comunicación en la nube?

Las comunicaciones en la nube son un conjunto de tecnologías que le permiten administrar y entregar comunicaciones de voz, video y datos a través de Internet.

Es un enfoque más escalable, flexible y rentable que la comunicación tradicional, que depende de hardware físico y líneas fijas. Con las comunicaciones en la nube, tienes la libertad de conectarte desde cualquier lugar sin las limitaciones de los servicios telefónicos convencionales.

como funciona voip

Cada vez que llamas a un cliente usando una aplicación como Skype o WhatsApp en tu teléfono, estás usando comunicaciones en la nube, o más específicamente, telefonía en la nube . Otros ejemplos incluyen unirse a una reunión de equipo en Zoom o compartir una carpeta con sus colegas a través de Google Drive.

Pero, ¿qué hace posible esta tecnología en la nube?

Los principales componentes de las comunicaciones en la nube.

Comprender los elementos clave de las comunicaciones en la nube es como saber qué contiene una gran receta. Le ayuda a apreciar no sólo el plato final sino también cómo cada ingrediente contribuye a su éxito.

Cuatro de los componentes clave de la comunicación en la nube incluyen:

Servicio de telefonía en la nube basado en VoIP

5 ventajas de las comunicaciones en la nube sobre los sistemas tradicionales

La siguiente tabla compara las comunicaciones en la nube con los sistemas tradicionales en cinco aspectos cruciales.

Característica Comunicaciones en la nube Sistemas Tradicionales
Escalabilidad Se amplía o reduce fácilmente según las necesidades empresariales; ideal para empresas de todos los tamaños A menudo requiere instalación física; menos adaptable al cambio
Rentabilidad Reduce los costos iniciales de hardware y los gastos de mantenimiento continuo Implica grandes inversiones iniciales en hardware y mantenimiento continuo; tiende a carecer de modelos de precios escalables
Flexibilidad y movilidad Soporta las necesidades de comunicación del trabajo remoto; accesible desde cualquier lugar con conexión a internet Limitado a ubicaciones físicas específicas
Integración y automatización Integra perfectamente aplicaciones empresariales con herramientas de comunicación empresarial para optimizar los procesos. Capacidades de integración limitadas, especialmente para servicios en la nube.
Características y funciones avanzadas Ofrece funciones como videoconferencia, mensajería instantánea y VoIP avanzada. Carece de funciones modernas de telecomunicaciones: principalmente solo voz

La siguiente sección amplía estas comparaciones.

1. Escalabilidad

Cuando utiliza tecnologías de comunicaciones en la nube, elige soluciones que pueden crecer con su negocio y adaptarse a él.

Para las pequeñas empresas, brindan acceso asequible a herramientas de comunicación avanzadas. Para empresas más grandes, ofrecen la capacidad de manejar un gran volumen de comunicaciones en múltiples ubicaciones.

Ya sea que aumente o reduzca su escala, tendrá un sistema con la flexibilidad para satisfacer las necesidades de su negocio sin necesidad de preocuparse por revisar toda su infraestructura de comunicaciones.

2. Rentabilidad

Invertir en comunicaciones en la nube le ahorra dinero en hardware inicial y costos de mantenimiento continuo.

La migración de los sistemas telefónicos locales tradicionales a los sistemas en la nube conlleva ciertos costos, pero a menudo se compensan con ahorros y eficiencias a corto y largo plazo, como:

3. Flexibilidad y movilidad

Con las comunicaciones en la nube, puede trabajar, aprender y conectarse con personas desde cualquier lugar: en casa, en una cafetería o mientras viaja. Siempre que tenga una conexión a Internet, puede acceder a sus herramientas de comunicación tal como lo haría con las herramientas de comunicación tradicionales en un espacio de oficina.

Esta flexibilidad garantiza que las personas puedan permanecer conectadas y hacer sus cosas independientemente de su ubicación.

De hecho, la mayoría de la fuerza laboral estadounidense tiene una clara preferencia por los acuerdos laborales flexibles. Según McKinsey, cuando se les diera la opción de trabajar flexible, el 87% de las personas la elegirían.

Esto muestra una creciente demanda de flexibilidad y movilidad en el lugar de trabajo, que tecnologías como las comunicaciones en la nube pueden proporcionar.

Finalmente, con las tecnologías basadas en la nube, puede contratar fácilmente talentos diversos de todo el mundo: no está limitado a solicitantes locales. Puede encontrar a las mejores personas para el trabajo sin importar dónde se encuentren.

4. Integración y automatización

Las comunicaciones en la nube simplifican su trabajo al permitirle conectar fácilmente diferentes herramientas comerciales, como sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) y correo electrónico.

Por ejemplo, cuando un visitante del sitio completa un formulario de contacto en su sitio web, su información se completará automáticamente en su CRM, lo que generará un correo electrónico automático a su equipo de ventas.

Esto agiliza los seguimientos y mantiene a todos informados.

La tecnología también le ayuda a reducir las posibilidades de cometer errores al automatizar tareas repetitivas, como la entrada de datos, para que pueda concentrarse en las partes importantes de su trabajo.

5. Características y funcionalidades avanzadas

Las comunicaciones en la nube le brindan más formas de conectarse con colegas y compartir información.

Las comunicaciones en la nube le permiten acceder a funciones como videoconferencia, mensajería instantánea y telefonía VoIP avanzada, que no puede utilizar con los sistemas telefónicos tradicionales.

Esto significa que pueden hablar, enviar mensajes de texto y verse en tiempo real o comunicarse de forma asincrónica sin importar dónde se encuentren, lo que facilita mucho el trabajo en equipo y mantenerse en contacto.

Estudio de caso: Stanley Steemer actualizado a comunicaciones en la nube para una mejor experiencia del cliente

¿Cómo utilizan las empresas las comunicaciones en la nube?

Algunas de las formas más comunes en que las empresas utilizan las comunicaciones en la nube incluyen:

Profundicemos en cada caso de uso con más detalle.

1. Trabajo remoto

Si alguna vez trabajó fuera de la oficina o envió un correo electrónico rápido desde una cafetería, sabe lo conveniente que es mantenerse conectado sin importar dónde se encuentre.

Las soluciones basadas en la nube son la clave para hacerlo posible.

Algunas otras formas en que se utiliza esta tecnología para el trabajo remoto incluyen:

2. Colaboración empresarial

A diferencia de la colaboración empresarial tradicional, que a menudo depende de la presencia física, las comunicaciones en la nube le permiten trabajar juntos de una manera más versátil y accesible al proporcionar las siguientes características:

Integraciones CRM Nextiva

3. Atención al cliente y centros de contacto

Las comunicaciones en la nube mejoran el servicio al cliente para todos. Los clientes obtienen ayuda más rápida y personalizada, y el personal de los centros de contacto tiene herramientas más sencillas y eficientes para gestionar y responder a las necesidades de los clientes.

Las siguientes características clave ofrecen estos beneficios:

Cómo funciona IVR

4. Comunicación sanitaria

En el sector sanitario, una comunicación rápida y clara puede significar diagnósticos más rápidos y eficaces y una mejor atención al paciente.

También ayuda a generar confianza entre los proveedores de atención médica y los pacientes, garantizando que los pacientes estén bien informados sobre su salud y sus opciones de tratamiento.

Las siguientes características de comunicaciones en la nube hacen posibles estas mejoras:

5. Educación de los empleados

Las comunicaciones en la nube abren nuevas posibilidades para enseñar y mantenerse conectado:

6. Comercio minorista y ventas

¿Alguna vez ordenó algo en línea o calificó un producto en una aplicación? Esto es posible gracias a las comunicaciones en la nube.

En el comercio minorista y las ventas, esta tecnología está cambiando la forma en que las empresas se conectan con sus clientes:

¿Son las comunicaciones en la nube seguras y protegidas?

Diagrama de una infraestructura VoIP alojada

Las comunicaciones basadas en la nube mantienen sus datos seguros con medidas de seguridad de primer nivel, como cifrado y centros de datos seguros.

Siguen estrictos estándares legales y actualizan periódicamente sus sistemas para adelantarse a las amenazas.

Esta sección examina estas medidas de seguridad con más detalle.

1. Sólidas funciones de seguridad de datos

Las comunicaciones en la nube protegen su información de las siguientes maneras:

2. Cumplimiento de la normativa

Así como los restaurantes deben seguir estándares de salud y seguridad alimentaria, los servicios de comunicaciones en la nube deben cumplir con varias regulaciones industriales y regionales, que incluyen:

Al cumplir con estos requisitos, los proveedores garantizan que sus datos no solo estén protegidos contra el acceso no autorizado sino que se manejen de manera legal.

Por ejemplo, cuando un proveedor de servicios de comunicaciones en la nube como Nextiva cumple con HIPAA , garantiza que todos los datos del paciente enviados a través del sistema estén encriptados o que los mensajes de voz que contengan información de salud confidencial no se transcriban automáticamente a texto.

cumplimiento-voip-hipaa

Estudio de caso: Carisk Partners mejoró la atención al paciente con comunicaciones que cumplen con HIPAA

3. Funciones de gestión de riesgos

A continuación se muestran algunas estrategias que emplean los sistemas de comunicaciones en la nube para garantizar que sus plataformas sean confiables y seguras:

4. Autenticación de usuarios y control de acceso

La autenticación sólida y el control de acceso ayudan a proteger los datos confidenciales de su organización al garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a ellos. En este proceso se utilizan las siguientes herramientas:

5. Monitoreo y alertas continuos

Con las comunicaciones en la nube, la vigilancia constante es clave para mantener sus comunicaciones seguras y protegidas. Forman parte de este proceso los siguientes:

Los 5 principales proveedores de comunicaciones en la nube

Los siguientes son cinco de los mejores proveedores de comunicaciones en la nube que existen y los tipos de empresas para los que son mejores:

Continúe leyendo para obtener más detalles sobre las características, precios y capacidades de cada herramienta.

1. Nextiva

Comunicaciones en la nube de Nextiva

Nextiva es una solución de comunicación todo en uno basada en la nube con un conjunto completo de herramientas de gestión empresarial, que incluye servicios telefónicos VoIP para realizar llamadas a través de Internet, videoconferencias para reuniones virtuales e integraciones de CRM para gestionar las relaciones con los clientes.

Con planes y funciones para empresas de todos los tamaños, satisface las necesidades de las pequeñas empresas, las empresas en crecimiento y las organizaciones empresariales.

Precios: El plan de precios Essential de Nextiva comienza en $17.39/usuario mensualmente y ofrece llamadas de voz y video ilimitadas, correo de voz, números gratuitos, fax por Internet ilimitado e integraciones de contactos de Outlook/Google.

Planes de precios de Nextiva

Características clave :

Lo mejor para pequeñas empresas que buscan un sistema de comunicaciones en la nube fácil de usar que combine herramientas esenciales en una sola aplicación. La plataforma de Nextiva también es adecuada para empresas más grandes que necesitan una solución integral, todo en uno, basada en la nube para satisfacer demandas de comunicación complejas.

2. Conectar equipo

Software de comunicaciones en la nube Connecteam

Connecteam es una sólida aplicación de gestión de la fuerza laboral para conectarse e interactuar con empleados que no están en el escritorio y de primera línea.

Ofrece tres centros de productos, que incluyen:

Digamos que tienes una pequeña cafetería. Con el centro de comunicaciones de Connecteam, puede utilizar mensajes dentro de la aplicación para enviar actualizaciones importantes a lo largo del día o hacer preguntas.

También puede realizar encuestas rápidas para recopilar opiniones sobre nuevos elementos del menú o celebrar a un nuevo miembro del equipo cuando hace todo lo posible. Esto garantiza operaciones fluidas y un equipo feliz, lo que en última instancia conduce a un mejor servicio y clientes más felices.

Precios: El centro de comunicaciones es gratuito para pequeñas empresas de hasta 10 empleados. Para equipos de hasta 30 empleados, los planes de precios comienzan en $29 mensuales.

Características clave :

Lo mejor para pequeñas empresas de hasta 10 empleados y empresas con trabajadores que no trabajan de escritorio y de primera línea.

3. Plivo

Software de comunicaciones en la nube Plivo

Plivo es una plataforma de comunicaciones basada en la nube que simplifica las comunicaciones con los clientes para nuevas empresas, empresas y organizaciones sin fines de lucro.

Sus principales productos incluyen:

Su plataforma de centro de contacto en la nube Contacto proporciona una suite integral para agentes de servicio al cliente. Con una solución omnicanal y funciones como llamadas de voz, chat en vivo y mensajes SMS, ayuda a sus agentes a administrar múltiples conversaciones y atender consultas de manera eficiente.

Precios: La solución omnicanal de Contacto comienza en $39/usuario mensualmente para equipos en crecimiento. También puede optar por opciones de solo voz o solo chat, que comienzan en $29/usuario mensualmente y $19/usuario mensualmente, respectivamente.

Características clave :

Lo mejor para equipos de centros de contacto y servicio al cliente B2C que buscan una plataforma de gestión de comunicaciones todo en uno.

4. Vonage

Software de comunicaciones en la nube de Vonage

Vonage es un proveedor integral de comunicaciones en la nube. Su conjunto de herramientas le ayuda a simplificar y personalizar la forma en que se conecta con sus clientes y equipos.

La plataforma ofrece cuatro productos principales:

Precios: Para equipos de hasta 100 personas, el servicio de comunicaciones unificadas de Vonage comienza en $14.99/línea mensualmente. Para recibir una cotización para equipos más grandes, deberá comunicarse con el equipo de ventas.

Características:

Lo mejor para empresas centradas en equipos de comercio y participación del cliente avanzados que buscan una solución de comunicación con el cliente impulsada por IA.

5. Teléfono abierto

Software de comunicaciones en la nube Openphone

OpenPhone es un sistema telefónico empresarial colaborativo creado para equipos, centrado en la simplicidad y la facilidad de uso.

La plataforma ofrece seis productos principales:

Precios: OpenPhone ofrece una prueba gratuita de siete días. Los planes de precios comienzan en $19 por usuario mensualmente.

Características:

Lo mejor para nuevas empresas y pequeñas empresas que buscan una plataforma de comunicación con el cliente colaborativa, sencilla y fácil de usar.

La nube te está esperando

Cambiar de sistemas de comunicaciones heredados a la nube le brinda las herramientas que necesita para simplificar sus tareas diarias y colaborar virtualmente de maneras más creativas y eficientes.

La comunicación en la nube es una solución rica en funciones, segura y rentable para las empresas que buscan mantenerse conectadas y hacer las cosas cuando y como mejor funcionen.

Existen muchas plataformas de comunicaciones en la nube que pueden aumentar la productividad. Pero para las empresas que buscan una solución de comunicaciones unificada e integral, Nextiva se destaca por su combinación de funciones confiables centradas en el cliente, precios escalables y asequibles y un equipo de servicio increíble y dedicado.

¡Haga el cambio a Nextiva hoy!