¿Qué es el software CLM y lo necesita?

¿Qué es el CLM?

CLM significa gestión del ciclo de vida de los contratos. Es el proceso de manejar los contratos de principio a fin, desde que se redactan y negocian por primera vez, hasta que se firman, ejecutan y luego se renuevan o cancelan.

El ciclo de vida de la gestión de contratos implica cosas como realizar un seguimiento de los plazos, asegurarse de que todas las partes cumplan los términos y gestionar cualquier cambio o problema que surja en el camino.

¿Qué es el software CLM?

El software CLM es una herramienta que utilizan los equipos de ventas para optimizar y automatizar las distintas etapas de la gestión de contratos.

Una solución eficaz de gestión del ciclo de vida de los contratos puede ayudarle a usted y a su equipo a:

• Mejorar la eficiencia

• Agilizar las operaciones de ventas

• Reduzca los riesgos legales para su empresa

• Mejorar el cumplimiento en ambas partes

• Mejorar la colaboración

• Optimizar el desempeño del contrato

El software de gestión del ciclo de vida de los contratos ayuda a su equipo a lograr todas estas cosas en etapas específicas.

Etapas de la gestión del ciclo de vida del contrato

El proceso de gestión del ciclo de vida del contrato sigue un orden lógico. El mejor software CLM incluye funciones que le ayudarán a pasar eficientemente de una etapa a la siguiente.

Creación de contrato

Esto implica redactar los términos y condiciones del contrato, a menudo con plantillas, lenguaje repetitivo o requisitos específicos. Esta etapa puede implicar la colaboración entre varias partes interesadas de la empresa, incluidos los departamentos legal, de adquisiciones, de gestión de productos, de ventas y otros.

Negociación y Aprobación

Una vez preparado el borrador inicial, todas las partes involucradas pueden negociar para llegar a términos mutuamente aceptables. Esta etapa implica discusiones, revisiones y finalización del acuerdo. Las partes interesadas pueden aprobar los términos durante la negociación o simplemente aprobar el contrato una vez finalizado.

Ejecución del contrato

Una vez que el contrato ha sido negociado y aprobado, todas las partes lo firman mediante firma electrónica, lo que lo hace legalmente vinculante.

Almacenamiento y organización

Los contratos deben almacenarse y organizarse de forma segura para facilitar el acceso. Esto suele implicar algún tipo de sistema de gestión de documentos digitales, accesible a todas las partes y partes interesadas.

Gestión de obligaciones

A lo largo del ciclo de vida de la gestión del contrato, todas las partes deben cumplir con sus obligaciones como se describe en el acuerdo. El software CLM ayuda a realizar un seguimiento y gestionar estas obligaciones, garantizando que ambas partes cumplan con sus compromisos contractuales.

Enmiendas y Renegociación

A veces, es posible que sea necesario modificar los contratos debido a cambios en las circunstancias o requisitos. El software CLM puede facilitar el proceso de gestión de enmiendas y renegociaciones, garantizando que todos los cambios estén debidamente documentados.

Renovación o Terminación

Hacia el final del plazo del contrato, el software CLM puede proporcionar recordatorios y notificaciones sobre las fechas de renovación o terminación. Luego, las partes involucradas pueden evaluar el éxito del contrato y decidir si renovar, renegociar o rescindir el acuerdo.

Análisis e informes

El software CLM puede generar informes sobre el desempeño del contrato, el cumplimiento, los riesgos y otras métricas clave. Esta información puede ayudarle a usted y a su equipo a tomar decisiones informadas sobre contratos futuros y mejorar el proceso general de gestión del ciclo de vida de los contratos.

¿Realmente necesita el software CLM?

Las herramientas de gestión del ciclo de vida de los contratos son ideales para grandes equipos de ventas que generan una gran cantidad de contratos para múltiples servicios. Está diseñado para contratos y procesos más complejos.

Además, cuantas más partes interesadas participen en su CLM, más fácil será el proceso para el software CLM. Además de los equipos de ventas, otras partes interesadas pueden incluir:

• Departamentos legales

• Departamentos de finanzas

• Equipos de Compras y Procuras

• Equipos de operaciones

  

• Administradores y gerentes de contratos

Pero para las empresas con equipos de ventas más ágiles y contratos más simples, el software CLM puede ser una herramienta demasiado poderosa y compleja. Esto también puede significar que estás gastando más de lo que realmente necesitas.

Esto no significa que no debas utilizar el software CLM. Pero es posible que le resulte mejor utilizar una herramienta más sencilla como Proposify.

Comparación de software CLM

Si bien Proposify no es un software CLM, comparte varias características con él.

Proceso de gestión de contratos consistente y repetible

El uso de software facilita un proceso de gestión de contratos coherente y repetible al estandarizar plantillas, flujos de trabajo y procesos de aprobación. Esto garantiza la uniformidad en la creación, ejecución y seguimiento de contratos, lo que conduce a una mayor eficiencia, cumplimiento y mitigación de riesgos.

Gestión de roles y permisos

La gestión de roles y permisos le permite a usted y a su equipo controlar el acceso a datos y funcionalidades confidenciales del contrato en función de los roles y responsabilidades del usuario. Esto garantiza que solo el personal autorizado pueda ver, editar o aprobar contratos, mejorando la seguridad y la confidencialidad y al mismo tiempo promoviendo la responsabilidad durante todo el ciclo de vida del contrato.

Biblioteca de contenido

Todas las partes interesadas pueden acceder a activos relacionados con contratos en una biblioteca de contenido, incluidas imágenes, tablas de precios y fragmentos utilizados para crear y actualizar contratos.

Firmas electrónicas legalmente vinculantes

El uso de software para CLM elimina la necesidad de firmas manuscritas, lo que acelera el proceso de finalización del contrato. Y aunque el software CLM utiliza firmas electrónicas, siguen siendo legalmente vinculantes.

Campos y variables personalizados

Algunos campos y variables personalizados son aplicables a todos los contratos, independientemente de lo que cubran. Esto incluye cosas como información de la organización, nombres de los firmantes y políticas de terminación de contratos. El software permite que esta información se complete automáticamente en los contratos.

Seguridad de clase mundial

Tanto Proposify como la mayoría del software CLM están protegidos con cifrado de nivel bancario de 256 bits y cifrado de contraseña unidireccional. Esto garantiza que sus clientes potenciales se sientan seguros de que sus datos privados están protegidos.

Integraciones con sistemas CRM

Las integraciones de software son posibles con herramientas como Salesforce, Hubspot y otro software de gestión empresarial.

Y luego Proposify tiene algunas características que lo diferencian del software CLM estándar.

Más fácil de usar

Proposify es menos complejo que el software CLM, por lo que es más fácil de configurar, aprender y utilizar. Esto facilita la adopción por parte del equipo de ventas.

Asequibilidad

Debido a que es una tecnología más simple, Proposify es menos costoso que el software CLM. Es una herramienta tan eficaz como el software CLM, pero más rentable.

Más personalización visual

Proposify ofrece plantillas de contratos sólidas y componentes visuales individuales que se pueden integrar en los documentos para personalizarlos y hacerlos más efectivos.

Se puede utilizar como software de propuestas

Aquí es donde realmente brilla Proposify. Obtenga control y visibilidad de los procesos de propuestas y combínelos con el proceso de gestión del ciclo de vida del contrato para obtener una potente solución de ventas de principio a fin.

Los planes de expansión también están en la hoja de ruta de Proposify para agregar herramientas específicas de gestión del ciclo de vida de los contratos para convertirse en una solución de software CLM más completa.

Tome el control de sus contratos

Si llega a la conclusión de que el software CLM es más de lo que necesita, opte por una opción más sencilla: Proposify. Lo guiará de manera eficiente a través del proceso de gestión del ciclo de vida del contrato y proporciona muchas de las mismas funciones que el software CLM.

Más importante aún, ofrece ventajas que el software CLM no ofrece, como menor costo, configuración y uso más sencillos y más personalización visual.

Obtenga más información sobre cómo Proposify le brinda visibilidad y control de extremo a extremo de su proceso de gestión de contratos para ayudarlo a cerrar acuerdos de manera más rápida y eficiente.