¿Qué es la comunicación empresarial y por qué la necesita?

La forma en que nos comunicamos con los demás es una parte tan habitual de nosotros que rara vez nos detenemos a pensar en ella. Esto se traduce también en comunicación empresarial. Después de todo, las organizaciones no son entidades sin rostro, sino grupos de personas reales.

La comunicación efectiva afecta los procesos, la eficiencia y cada capa de una empresa.

En esta guía, cubriremos todo lo que necesita saber para configurar un proceso de comunicación comercial exitoso.

• ¿Qué es la Comunicación Empresarial? La definición
• Tipos de comunicación empresarial
• Métodos de comunicación empresarial
• Problemas que la comunicación empresarial eficaz puede resolver
• Cómo configurar su proceso de comunicación comercial

¿Qué es la Comunicación Empresarial? La definición

La comunicación empresarial es el proceso de compartir información entre personas dentro del lugar de trabajo y fuera de la empresa.

La comunicación empresarial eficaz es la forma en que los empleados y la dirección interactúan para alcanzar los objetivos de la organización. Su propósito es mejorar las prácticas organizacionales y reducir los errores. Es importante trabajar tanto en sus habilidades de comunicación como en los procesos de comunicación para lograr una comunicación comercial efectiva.

La importancia de la comunicación empresarial también radica en:

• Presentación de opciones/nuevas ideas de negocio
• Realización de planes y propuestas (redacción comercial)
• Ejecutar decisiones
• Llegar a acuerdos
• Envío y cumplimiento de pedidos.
• Venta exitosa
• Reuniones efectivas
• Proporcionar retroalimentación a los empleados y clientes.

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Toda la actividad organizada en una empresa se apoya en el proceso de comunicación empresarial y en su estrategia de comunicación. Esto podría ser cualquier cosa, desde la comunicación gerencial hasta la comunicación técnica con los proveedores.

Y una vez que la comunicación se vuelve poco clara, los sistemas centrales de la empresa corren el riesgo de desmoronarse. Los datos muestran que el 60% de los profesionales de la comunicación interna no miden las comunicaciones internas. Las posibles razones incluyen no saber por dónde empezar, los próximos pasos o cómo calcular el ROI.

¿Por qué es importante la comunicación empresarial?

Una estrategia de comunicación sólida en una empresa probablemente dará como resultado una mayor participación de los empleados. Y las empresas con empleados conectados en el lugar de trabajo han visto un aumento en la productividad de hasta un 25%.

Las empresas con una fuerza laboral comprometida ven un crecimiento del 19,2 % en los ingresos operativos durante un período de 12 meses. Aquellos con puntajes de participación bajos ganan un 32,7% menos.

¿Cuánto más exitoso sería si tuviera un mejor compromiso de los empleados?

¿Y cómo se puede asegurar un proceso de comunicación empresarial que lo haga posible?

Tipos de comunicación empresarial

Primero diferenciemos los principales tipos de comunicación en una organización típica.

En primer lugar, tenemos la comunicación comercial interna .

La comunicación empresarial interna puede ser:

• Comunicación ascendente: toda comunicación que proviene de un subordinado a un gerente. O de otra persona en la jerarquía organizacional.
• Comunicación descendente/Comunicación gerencial : todo lo que proviene de un superior a un subordinado.
• Comunicación lateral/Comunicación técnica : comunicación interna o interdepartamental entre compañeros de trabajo

Luego, está la comunicación empresarial externa .

La comunicación comercial externa es cualquier mensaje que sale de su oficina y del personal interno. Implica tratar con clientes, proveedores o cualquier cosa que impacte en su marca.

Puede clasificar toda la comunicación en este espectro en cuatro tipos de comunicación comercial.

1. Obtener y recibir instrucciones y asignaciones tanto hacia arriba como hacia abajo. Esto incluye una delegación efectiva de una persona a otra. La mayoría de los problemas en los negocios comienzan con comunicaciones poco claras en esta área.
2. Compartir y discutir información, incluido el intercambio de información que ocurre en las reuniones. Cuando la comunicación falla en esta área, hace que las tareas se realicen de manera incorrecta o no se realicen en absoluto.
3. Dar retroalimentación, corregir y disciplinar a las personas que le reportan para que puedan tener el conocimiento y las herramientas que necesitan para hacer mejor su trabajo. Brindar comentarios excelentes y prácticos es una habilidad clave para cualquier persona en una posición de liderazgo. La comunicación no verbal y el lenguaje corporal también juegan un papel aquí.
4. Reuniones y debates de resolución de problemas y toma de decisiones. Estos se consideran entre los debates más importantes para cualquier organización. Esto implica un mayor pensamiento crítico y una mejor tecnología de comunicación.
5. Las relaciones públicas pueden incluso considerarse una forma de comunicación externa que es importante para su estrategia de comunicación.

¿Qué métodos de comunicación empresarial necesita mi empresa?

La respuesta depende en gran medida del tamaño y las preferencias de su negocio. No existe una solución única para todos. Una cosa es segura: se preparará para el éxito utilizando solo los métodos de comunicación comercial que necesita y que realmente usará.

Por ejemplo:

Desea un tablero de foro, por lo que usted y su personal pasan semanas buscando la mejor solución y configurándola.
Después de un tiempo, se entera de que nadie lo está usando porque obtienen las respuestas más rápido de su equipo o documentos. Una solución innecesaria le ha costado tiempo y dinero valiosos.
O instala un sistema de videoconferencia de calidad, cuando en realidad solo necesita un sistema telefónico comercial confiable para llevar a cabo sus reuniones remotas.
Todas las empresas utilizarán la comunicación basada en la web. Sin embargo, todos los demás métodos dependerán de las circunstancias de cada empresa. Tómese el tiempo para considerar con atención el valor de cada uno para su situación única.

Problemas que la comunicación empresarial eficaz puede resolver

La comunicación comercial clara y efectiva es fundamental para que los equipos, empleados, gerentes y ejecutivos realicen su trabajo y cumplan con sus responsabilidades.
Sin los procesos y herramientas correctos, el flujo de información se interrumpe y las personas se quedan en la oscuridad. Esto puede tener graves consecuencias para la empresa, desde empleados y clientes insatisfechos hasta pérdida de beneficios.
El flujo transparente de información es un objetivo general obvio de un proceso de comunicación empresarial. Pero, ¿cuáles son algunos problemas más profundos que resuelve una comunicación comercial exitosa?

1) Sobrecarga de correo electrónico y falta de productividad y claridad diaria

En muchos lugares de trabajo, las personas simplemente se sienten abrumadas con la cantidad de mensajes que reciben en un solo día. En su libro Mensaje no recibido, Phil Simon dijo que la persona promedio recibe de 120 a 150 correos electrónicos por día.
Fácilmente extraviamos o pasamos por alto por completo una información crucial. Con un sistema de comunicación comercial implementado, las empresas pueden reducir las distracciones digitales y crear un espacio para las ideas y el pensamiento.

2) Silos de comunicación horizontal y vertical

A menudo, los equipos y departamentos no intercambian información esencial. Otras veces, no hay una manera fácil de comunicarse con un gerente de departamento cuando hay un problema dentro de un equipo. Estos silos se forman fácilmente y, a menudo, sin que nadie se dé cuenta, pero se pueden remediar fácilmente con un plan de comunicación implementado.

3) Mala comunicación con los empleados remotos

El trabajo remoto llegó para quedarse. El informe Estado del trabajo remoto de Buffer muestra que a la gran mayoría de los empleados les gustaría trabajar de forma remota al menos una parte del tiempo.
Enumeran la colaboración y la comunicación entre las tres principales dificultades cuando se trata de trabajar de forma remota, lo que demuestra el valor de los sistemas de comunicación adecuados.
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4) Rotación de empleados/Bajo compromiso de los empleados

Perder a las personas ideales de su organización pone en riesgo su capacidad para atender a los clientes. También es caro.
Perder a un empleado puede costar hasta el doble de su salario anual, pero cuando las empresas se comunican de manera efectiva, tienen un 50 % más de probabilidades de reportar niveles de rotación por debajo del promedio de la industria.

5) Mal servicio al cliente

Si hay mala comunicación en una organización, suceden dos cosas cuando se trata de servicio al cliente. En primer lugar, los empleados en funciones de cara al cliente no tendrán la información que necesitan. En segundo lugar, los clientes notarán la baja moral de los empleados y tendrán una experiencia negativa.
De hecho, un estudio encontró que la mejora de la actitud de los empleados afecta la satisfacción del cliente, lo que luego se traduce en un aumento de los ingresos.

¿Cuál es la importancia de la comunicación no verbal en los negocios?

La comunicación no verbal cubre mucho terreno, desde sus expresiones faciales hasta su tono en un correo electrónico. Teniendo en cuenta que la gran mayoría de la comunicación comercial ocurre de forma asíncrona (es decir, cualquier cosa que no sea una reunión cara a cara 1-1) a través de correo electrónico, tableros de tareas de gestión de proyectos o chats... casi toda nuestra comunicación comercial puede considerarse no verbal. Por lo tanto, es increíblemente importante trabajar también en su comunicación no oral.

¿Consejo superior? Lea algo en voz alta antes de presionar "enviar". Esta es una buena prueba de intuición para escuchar cómo se está transmitiendo su mensaje.

5 pasos para configurar su proceso de comunicación empresarial

Un sólido proceso de comunicación empresarial es fundamental para la felicidad de sus empleados y clientes. En última instancia, esto conduce a la estabilidad financiera.
Un informe descubrió que el 29 % de los empleados cree que sus herramientas de comunicación interna actuales no funcionan.
Estas son algunas de las razones que enumeraron:

La información irrelevante, la exclusión, la deshonestidad y la falta de acceso a información clave es algo que probablemente también experimentó su propio personal.
Un estudio de Salesforce encontró que el 86% de los ejecutivos, empleados y educadores consideran que la comunicación ineficiente es la razón detrás de las fallas en el lugar de trabajo.
Ya no podemos ignorar la importancia del trabajo en equipo y la química y su impacto en la productividad, el compromiso y la promoción de los empleados. Estos son los pasos que puede seguir para garantizar un proceso de comunicación comercial exitoso.

1) Audite su estado actual de comunicación empresarial y establezca objetivos

No importa la etapa de su negocio, necesita un plan de comunicación empresarial.
Sin embargo, lo hará más útil si se enfoca en las áreas que necesitan la mayor mejora en este momento y trabaja en todas las demás áreas más adelante.
Por ejemplo, estas pueden ser algunas de las razones por las que su comunicación debe revisarse:

• Baja satisfacción de los empleados o alta rotación
• Resultados inferiores a los esperados en toda la empresa
• Crecimiento rápido que lleva a perder el rastro de la información.
• Falta de transparencia de la información debido al trabajo remoto

Es posible que experimente más de uno de estos, o un escenario completamente diferente. Identifíquelo y establezca objetivos para su proceso de comunicación comercial en función de él. Por ejemplo, sus metas pueden incluir:

• Una tasa específica de rotación o satisfacción de los empleados.
• Tasa de satisfacción del cliente
• Número de proyectos completados
• Número de interacciones entre departamentos

…y más.

2) Identifique los grupos principales en su organización y sus relaciones entre sí

Examine la estructura de su organización y todos los grupos involucrados en su capacidad de funcionamiento.
Tome nota de cada grupo que requiere información para funcionar. Esto debería incluir:

• Clasificación horizontal , es decir, departamentos (operaciones, marketing, diseño, recursos humanos, ventas, atención al cliente, finanzas y más)
• Clasificación vertical : profesionales en equipos, jefes de equipo, jefes de departamento, ejecutivos
• Grupos externos : clientes, proveedores, socios y más

A partir de aquí, considerando el trabajo que realizan de forma permanente y los resultados que se esperan de ellos. Planifique la forma en que necesitan comunicarse para poder realizar su trabajo.
Dependiendo del tamaño de su empresa, esta puede ser una tarea grande, así que tómese el tiempo suficiente. Algunas de las principales preguntas a responder son:

• ¿Qué equipos y personas tienen que hablar con quién a diario? ¿Qué pasa con semanal, quincenal y mensual?
• ¿Qué comunicación ocurre solo cuando hay una crisis en curso ?
• ¿Cómo mantienen los gerentes y líderes de equipo el progreso en sus departamentos? ¿Cómo funcionan los informes?
• ¿Existe una biblioteca de conocimientos que tenga el potencial de reducir reuniones y conversaciones innecesarias?
• ¿Qué proyectos y procesos necesitan la aprobación de otras personas en la empresa? ¿Cómo se solicitan y facilitan las aprobaciones?

Como mínimo, estas respuestas deberían brindarle una idea de la cantidad necesaria de correos electrónicos, mensajes, llamadas, reuniones y documentos para que todo suceda en el período de tiempo designado.

3) Definir métodos de comunicación

A continuación, elija los métodos de comunicación que se alineen con sus objetivos de comunicación empresarial, así como las interacciones entre los grupos principales de su empresa.
Revise la lista de métodos de comunicación que discutimos anteriormente y asegúrese de agregar alguno exclusivo para su empresa:

• comunicación basada en web
• Reuniones telefónicas
• Videoconferencia
• Reuniones cara a cara
• Informes y documentos oficiales
• Presentaciones
• Foros y preguntas frecuentes
• Encuestas
• Actividades de gestión de clientes

¿Cuáles de estos son esenciales para que su organización alcance sus objetivos? ¿Qué es opcional y podría encontrar resistencia en la adopción? ¿Cuáles crean el riesgo de agregar demasiadas herramientas y deberían simplificarse?
Sea realista acerca de sus necesidades específicas.
Por ejemplo, una startup de cinco personas en la que todos trabajan en la misma oficina probablemente se centre en:

• comunicación basada en web
• Reuniones cara a cara
• Gestión de clientes

Una empresa de 50 personas que es totalmente remota invertirá más recursos en:

• Teléfono y videoconferencia
• Organización de documentos para poder hacer un seguimiento diligente de sus procesos

Una gran empresa global probablemente utilizará todos los métodos de comunicación enumerados y tendrá equipos dedicados para muchos de ellos.

4) Elige las herramientas adecuadas

No existe un manual que defina qué herramientas son absolutamente las mejores para cada propósito.
Gmail frente a Outlook. Google Drive frente a Dropbox. Slack frente a Nextiva Chat.
Las batallas continúan, pero su elección depende totalmente de sus preferencias y las de su personal.
Si bien no podemos darle una lista de herramientas de software y dejarlo en paz, podemos compartir estos consejos cuando se trata de seleccionar las herramientas adecuadas:

• Utilice el almacenamiento en la nube para conservar documentos importantes y otros datos. Habilite la sincronización y la copia de seguridad automáticas para evitar errores humanos y olvidarse de guardar información manualmente.
• Utilice una plataforma única para correos electrónicos y calendarios.
• Use una sola herramienta para la mensajería de chat. Por ejemplo, si algunas personas usan Slack y otros Hangouts en su Gmail, creará fricción y ralentizará la comunicación.
• Implemente un sistema telefónico VoIP confiable y fácil de usar si muchas de sus reuniones se realizan de forma remota.
• Desarrolle pautas editoriales y de marca que detallen el tono de voz y el uso de elementos de marca. De esta manera, toda la comunicación es unificada, interna y externamente.

5) Documentar el proceso

Finalmente, tome nota de todo lo que hace a lo largo de esta configuración y conviértalo en un documento compartido visible para toda la organización.
De esta manera, cada empleado puede consultar un plan de comunicación desarrollado intencionalmente y decidir la mejor acción para la situación en la que se encuentra.
El documento también ayudará a los empleados recién incorporados a comprender fácilmente todas las herramientas y las mejores prácticas de comunicación.
Puede crear un recordatorio de calendario recurrente para usted y su equipo para revisar el documento una vez al trimestre. De esta manera, se asegurará de que el plan siga cumpliendo su mejor propósito y lo actualizará si es necesario.

Canales de comunicación empresarial

Cuando la comunicación comercial realmente sucede, es verbal o escrita.

La comunicación se lleva a cabo de muchas formas: verbal o escrita, en persona o de forma remota, pero es fundamental para la felicidad de sus empleados en el lugar de trabajo.

Ninguno de estos es mejor o peor para su empresa por sí solo y depende completamente del contexto.

La comunicación escrita es excelente para mantener un registro en papel de las decisiones y acciones realizadas, así como para elaborar estrategias y planes. Las interacciones verbales permiten la generación instantánea de ideas y un flujo de pensamientos más abierto.

Estos son los métodos de comunicación comercial aplicables a algunos o todos los escenarios anteriores:

1) Comunicación basada en la web

Esto incluye canales de comunicación cotidianos como correos electrónicos y aplicaciones de mensajería instantánea (como Slack, Hangouts o incluso Nextiva Chat).

Los beneficios de los correos electrónicos y los mensajes radican en la capacidad de entablar conversaciones privadas en un entorno de oficina ajetreado, además de compartir un mensaje con muchas personas, desde unas pocas hasta cientos, todo a la vez.

2) Reuniones telefónicas

Los teléfonos eliminaron la barrera de la ubicación para realizar reuniones productivas y rápidas. Permite un mejor intercambio de ideas gracias a la comunicación no verbal (tono de voz) en comparación con la comunicación escrita. Los sistemas de telefonía en la nube pueden acelerar la incorporación y la colaboración general del equipo.

3) Videoconferencia

Los excelentes sistemas de videoconferencia permiten que las personas en ubicaciones remotas realicen reuniones que se sientan lo más cerca posible de las reuniones en persona. Llevan las reuniones telefónicas un paso adelante.

4) Reuniones presenciales

Las reuniones en persona pueden ayudar a una empresa a avanzar con ideas rápidamente. La investigación muestra que las reuniones en persona generan más ideas que las reuniones virtuales.

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Sin embargo, tener una agenda de reuniones sólida como una roca es esencial para reuniones efectivas. El 46% de los empleados rara vez o nunca salen de una reunión sabiendo lo que se supone que deben hacer a continuación.

5) Informes y documentos oficiales

La documentación de las actividades que afectan a otras personas y departamentos es una parte crucial de un sistema de comunicación empresarial bien engrasado.

La capacidad de consultar un documento escrito en cualquier momento reduce la posibilidad de confusión o desacuerdo y proporciona una mayor claridad en la comunicación.

6) Presentaciones

Las presentaciones respaldadas por informes y diapositivas de PowerPoint son a menudo la forma en que se llevan a cabo las reuniones con grupos más grandes.

Estos son excelentes para compartir nuevas ideas de una manera que crea espacio para preguntas y aclaraciones.

7) Foros y preguntas frecuentes

Un área interna para que los empleados consulten las preguntas frecuentes sobre diversos temas departamentales y formulen otras nuevas que los harán más productivos y actualizados sobre un tema.

8) Encuestas

Tanto las encuestas internas como las de los clientes son una forma ideal de recopilar comentarios y calificaciones sobre temas importantes. Las encuestas facilitan un ciclo saludable de mejoras respaldadas por comentarios y abren un canal de comunicación entre todos los niveles dentro de una organización.

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9) Actividades de gestión de clientes

Esto puede incluir cualquier actividad de relaciones con los clientes. Los ejemplos incluyen soporte de chat en vivo, sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), proceso de incorporación de clientes, revisiones de clientes y más.

El éxito de su empresa comienza con la comunicación

La mala comunicación conlleva demasiados riesgos para una organización como para contarlos.

Sin embargo, una excelente comunicación brinda la oportunidad de lograr un excelente compromiso de los empleados y los clientes. Crea claridad, resultados más significativos y crecimiento en ingresos y ganancias.

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Ya sea que tenga un sistema de comunicación comercial o aún no lo haya establecido, recuerde:

• Establezca y revise sus objetivos de comunicación como empresa en función del estado actual de la comunicación en su empresa.
• Identifique a todos los involucrados en los procesos que hacen que su empresa haga su trabajo, día tras día
• Analizar sus necesidades de comunicación entre ellos e identificar métodos que hagan posible el flujo de información
• Busque las herramientas y plataformas más apropiadas que habilitarán los métodos que identificó
• Comparta esta configuración de forma transparente con toda la organización

Como resultado, verá personas felices y productivas emocionadas de trabajar en proyectos y crear resultados significativos para el beneficio de todos los involucrados.

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