¿Qué es un teléfono VoIP y cómo funciona?

¿Qué es un teléfono VoIP?

Un teléfono VoIP es cualquier teléfono que realiza y recibe llamadas a través de Internet. En lugar de un teléfono tradicional "cableado" que utiliza cables de cobre de conexión directa para brindar servicio telefónico, un teléfono VoIP le brinda mayor movilidad, interoperabilidad y conectividad.

Hay dos grandes diferencias entre los teléfonos VoIP y los teléfonos tradicionales. La primera es que un teléfono VoIP funcionará sin importar dónde se encuentre. Siempre que tenga Internet, podrá hacer y recibir llamadas sin estar atado a un solo lugar. Y la segunda diferencia es que técnicamente ni siquiera necesitas un teléfono para hacer llamadas. Puedes hacer una llamada desde una aplicación en tu computadora.

¿Cuáles son los beneficios de un teléfono VoIP?

Hay muchas características clave de VoIP que pueden ayudar a optimizar su negocio, que incluyen:

• Fácil instalación y configuración
• Fácil escalado
• Números de teléfono virtuales que lo siguen a usted y a sus empleados
• La tecnología es compatible con la tecnología más antigua.
• Amplia disponibilidad e implementación económica
• Integración sencilla con otras aplicaciones de software.
• Gama de opciones de dispositivos
• Configuración perfecta en las conexiones de Internet existentes

Tipos de teléfonos VoIP

Teléfonos duros VoIP

Los teléfonos fijos son como los teléfonos tradicionales en el sentido de que se colocan en su escritorio o en una sala de conferencias. Puede utilizar teléfonos duros para:

• Llamadas directas
• Llamadas de conferencia
• Acceso al correo de voz
• Comunicaciones a través de microteléfonos, auriculares , Bluetooth y altavoces

Softphones VoIP

Los softphones son teléfonos virtuales que viven en una aplicación en un dispositivo (como una computadora, tableta o teléfono inteligente). Funcionan como un teléfono fijo, pero en lugar de un teléfono físico, haces llamadas desde una aplicación.

Cómo funcionan los teléfonos VoIP

En el pasado, los teléfonos se conectaban a una centralita privada (PBX) local . Esta voluminosa máquina manejaría todo el enrutamiento y aseguraría que cada llamada llegara a su destino correcto. Las funciones del teléfono VoIP superan con creces las disponibles en los sistemas PBX antiguos.

Dado que los teléfonos VoIP funcionan mediante el procesamiento de llamadas telefónicas desde Internet o la nube, la tecnología emplea el cableado de red informática existente o Wi-Fi para acceder a las redes telefónicas.

¡No se necesitan más cables ni cajas para usar su servicio de telefonía empresarial VoIP! Ahora puede recibir una llamada desde cualquier lugar donde tenga Internet, incluso desde una aplicación en su computadora, y su número de teléfono puede permanecer igual que antes, por lo que no hay gastos para cambiarlo.

De modo que sea cual sea el dispositivo telefónico que elija su empresa, podrá conectarlo al sistema de telefonía VoIP de forma sencilla y sencilla. Simplemente conecte los teléfonos y haga que su equipo técnico configure el sistema de la manera que mejor se adapte a sus necesidades particulares.

Si utiliza un sistema telefónico VoIP de Nextiva, está utilizando el mejor servicio telefónico comercial disponible en la actualidad.

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¿Cuáles son los beneficios de un teléfono VoIP?

Muchas de las características de un servicio de telefonía VoIP hablan por sí solas:

• Fácil instalación y configuración en las conexiones de Internet existentes.
• Números de teléfono virtuales que lo siguen a usted y a sus empleados.
• Utilice su conexión a Internet existente. Otros teléfonos comerciales requieren cableado de cobre dedicado separado de la conexión de la red informática.
• Enlace a cuentas de usuario o números de teléfono. Le permiten cambiar entre llamadas simultáneas en una cuenta determinada.
• Integración sencilla con otras aplicaciones de software, como Microsoft Teams
• Proporcione a las empresas un fácil acceso a funciones avanzadas de correo de voz.
• Rango de audio de mayor calidad (el doble que el tradicional).
• Se puede configurar para PoE. Eso significa que obtienen energía a través de su cable de red Ethernet en lugar de un adaptador de corriente tradicional. Esto da como resultado que se tengan que enchufar menos transformadores en las regletas de enchufes alrededor de la oficina.

Características del teléfono VoIP

Ahora veamos un teléfono VoIP típico y examinemos sus funciones y características. Esta es una descripción general, pero usaremos un diagrama de un teléfono Poly. Por lo tanto, las funciones específicas y las ubicaciones de los botones diferirán ligeramente con otros modelos.

Deberá comprender la amplia gama de opciones para tomar la mejor decisión para su negocio.

1) Teclas de línea

• Por lo general, estos botones se iluminan para recordarle cuando hay una llamada en espera o estacionada en esa línea.
• Una forma fácil de identificar la cantidad de líneas disponibles en este teléfono es contar estos botones.
• A menudo, estos botones también se pueden programar con acceso de marcación rápida a sus clientes importantes.

2) Pestaña reversible

Se voltea en un gancho que le permite apoyar el teléfono en una pared sin que se caiga.

3) Altavoz

De dónde proviene el sonido cuando está en modo altavoz. La calidad del altavoz de un teléfono es importante para una comunicación efectiva.

4) Tecla Atrás

Le permite volver al menú anterior con solo presionar un botón.

5) Clave de transferencia

Le permite enviar la llamada al teléfono de otro usuario.

• Se diferencia del desvío de llamadas en que está diseñado para usarse después de que alguien haya contestado el teléfono.
• Transferencia en caliente: le permite retener a la persona que llama mientras verifica el destinatario del número de destino.
• Transferencia ciega: le permite enviar la llamada al nuevo dispositivo sin verificar primero si responderá.

6) Mensajes

Este botón le brinda acceso rápido a su correo de voz en espera.

• Lo envía a su correo de voz donde puede obtener acceso a todas las funciones avanzadas del correo de voz VoIP.

7) Espera

Función similar a los botones de espera que todos conocemos y amamos.

8) Teclas de volumen

Arriba = más fuerte, abajo = más suave

9) Teclado de marcación

La disposición estándar de números utilizada para marcar.

10) Tecla de silencio

Se usa para silenciar el micrófono para que se pueda hacer un comentario confidencial rápido, o si desea hacer un espresso durante una llamada de conferencia.

11) Tecla de altavoz

Llamadas de conferencia improvisadas y manos libres para que pueda realizar múltiples tareas.

12) Tecla de auriculares

Cambie a su auricular si está equipado.

13) Puerto USB

Le permite usar un auricular USB o conectar una unidad flash.

14) Tecla de inicio

A veces, mientras busca entre las opciones de su teléfono, necesitará un atajo para volver al principio.

15) Teclas de navegación/tecla de selección

Úselos para navegar por la pantalla, como un mouse o un joystick.

• Las direcciones corresponden a los menús en pantalla: arriba/abajo para desplazarse por los contactos, izquierda/derecha para elegir opciones como un tipo de timbre para cada contacto, etc.

16) Teclas programables

Estas teclas cambiarán de función según el contexto de lo que esté haciendo actualmente. Por lo general, la pantalla le dirá lo que puede hacer por usted.

Aquí hay una lista de opciones generalmente disponibles que puede ver en la pantalla para la tecla programable.

Estas opciones se muestran cuando el teléfono está activo (cuando el teléfono está descolgado o participando en una llamada).

• Transferir
• Transferencia ciega
• Conferencia
• Parque
• volver a marcar
• Directorio
• De marcación rápida

Estos se muestran cuando el teléfono está inactivo (cuando el teléfono está colgado).

• volver a marcar
• Directorio
• Captura de llamada
• Desvío de llamadas Activar / Desactivar
• No molestar
• Última llamada recibida
• Llamadas perdidas
• De marcación rápida
• Las teclas programables son dinámicas. Se pueden programar para realizar diferentes funciones si está en una llamada o si la llamada está inactiva

17) Ranura de seguridad

Le permite conectar un cable de seguridad y bloquear el dispositivo en un escritorio (en el reverso del teléfono).

18) Pantalla

Esto variará entre modelos; ahora hay muchos dispositivos con pantallas táctiles a todo color.

• La pantalla de un teléfono VoIP generalmente muestra toda la información que el usuario necesita. Esto puede incluir cosas como la hora, la fecha, las teclas programables, la mensajería global, las llamadas estacionadas, etc. (Todo lo que el teléfono cree que desea saber).
• Los teléfonos de gama alta emplean pantallas táctiles como los teléfonos inteligentes que pueden reemplazar algunos o todos los botones del dispositivo.

19) Indicador de mensaje en espera

Una simple luz para avisarte "Tienes correo"

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Configuración del teléfono

En lugar de los conectores telefónicos RJ-11 de 6 pines, los teléfonos VoIP se conectan a conectores RJ-45 de 8 pines. Estos números RJ no son nombres de droides, pero en realidad son los conectores que usa su computadora para conectarse a Internet.

Tanto el RJ-11 como el RJ-45 se ven muy similares. Para la persona promedio, estos conectores simplemente se llamarían 'tomas telefónicas' o 'cables ethernet'. Pero en realidad, sirven para dos propósitos diferentes.

El RJ-11 está diseñado para conectar teléfonos analógicos, mientras que el RJ-45 está diseñado para conectar redes. Para obtener más información sobre la diferencia entre analógico y VoIP, lea nuestra publicación de blog sobre VoIP frente a PSTN .

La mayoría de los teléfonos VoIP solo necesitan una conexión de red o un enrutador . Es posible que algunos modelos más nuevos no necesiten cables y se puedan conectar a su red simplemente a través de WiFi.

¡Mira la parte inferior de este teléfono! No hay misterio aquí. Enchufe el cable de red, el conector de alimentación y ¡listo!

Ahora el bono. Echa un vistazo al segundo puerto. Puede conectar otro teléfono y encadenar dos teléfonos juntos en el mismo conector de red de pared. Esto significa que no tendrá que lidiar con grandes paquetes de cables desordenados que se conectan a los enrutadores debajo de su escritorio.

Sin embargo, asegúrese de usar los cables correctos para que pueda obtener velocidades de conexión adecuadas.

Para conocer las especificaciones exactas de los diferentes cables disponibles, consulte la siguiente tabla.

Comparación de especificaciones de cables de red

Era una práctica generalizada usar cables CAT-5 estándar antiguos cuando comenzó la revolución informática, pero ahora esos cables antiguos no pueden manejar velocidades más rápidas. Actualizar a un mínimo de CAT-5e, o mejor aún, CAT-6, solucionará este problema.

Lea la designación de categoría en el costado del cable para averiguar si sus cables y puentes son adecuados para su infraestructura actual.

Comparar teléfonos VoIP

Ahora que comprende mejor cómo funciona VoIP y qué pueden hacer para mejorar las comunicaciones de su empresa, es hora de seleccionar un modelo de teléfono.

Esto a menudo puede convertirse en una tarea abrumadora cuando te das cuenta de que hay cientos de dispositivos para elegir y más de una docena de marcas.

Para facilitar el proceso de decisión, Nextiva ha elaborado un gráfico que muestra los teléfonos más populares del mercado. Todos estos modelos han sido probados y revisados, y cada uno ha sido comparado con los más altos estándares de la industria.

Recuerde, sin embargo, que hay muchos otros modelos disponibles (algunos con características más avanzadas o líneas adicionales). Aquí hay una lista más completa de los mejores teléfonos VoIP comerciales.

Tenga en cuenta que si necesita un teléfono de conferencia de negocios, se tratará en la siguiente sección.

Reseña en video de la Nextiva X-885

Comparar teléfonos de conferencia VoIP

Un teléfono de conferencia se diferencia de un teléfono de escritorio en que está optimizado tanto para escuchar como para enviar audio de la mejor calidad en un entorno grupal (como la mesa de una sala de conferencias).

Los teléfonos de conferencia están diseñados con una configuración de micrófono omnidireccional.

Sin embargo, no existe una gran diferencia funcional entre un teléfono de escritorio y un teléfono de conferencia. Si aprende a usar uno, puede usar fácilmente el otro.

Los modelos que se muestran a continuación se encuentran entre los más populares del mercado. Cada uno viene con funciones estándar como altavoz y marcación rápida. Para obtener información sobre características y capacidades adicionales, consulte la tabla a continuación.

¿Qué tipo de teléfono VoIP necesita mi empresa?

Al final, no puedes equivocarte con ninguno de estos populares dispositivos. Notará que cada uno de estos ofrece las funciones que esperaría de un sistema telefónico.

Estos son los requisitos principales a tener en cuenta antes de elegir un dispositivo:

1. Mira las marcas. ¿Hay nombres en los que confíes más que en otros? Piense en la longevidad y el rendimiento pasado.
   • Poly es el líder mundial en lo que respecta al compromiso productivo y efectivo con colegas, socios, clientes y prospectos. No puede considerar una solución de VoIP seria sin incluir su línea de productos en su proceso de toma de decisiones.
   • Cisco es el gran nombre en redes comerciales e infraestructura de Internet y otro jugador líder en el ámbito del hardware de VoIP .
   • Panasonic es uno de los principales innovadores del mundo en sistemas empresariales de telefonía VoIP. Su reputación de fabricar dispositivos electrónicos de calidad se remonta a décadas.
   • VTech es el fabricante de teléfonos inalámbricos más grande del mundo y es bien conocido por sus juguetes educativos electrónicos.
2. Busque el número de apariciones de línea. ¿Cuántas líneas necesita poder manejar cada dispositivo en su negocio? Algunos miembros del equipo necesitarán muchas más de dos líneas.
3. ¿Usas auriculares? Que tipo de conector tienen? Un RJ-9 es un tipo familiar de conector para teléfonos, pero es menos popular. Los auriculares de hoy en día utilizan USB para la conectividad. Si necesita Bluetooth, asegúrese de que su dispositivo lo admita. Algunos dispositivos requieren un dongle de USB a Bluetooth que podría no estar incluido.
4. ¿Listo para alimentación a través de Ethernet (PoE)? La mayoría de los dispositivos ahora son compatibles con PoE, pero asegúrese de tener los adaptadores de corriente, ya que la mayoría de los empleados que trabajan desde casa no tienen equipos de red compatibles con PoE.
5. No se olvide de la fiabilidad. ¿El teléfono recibe actualizaciones periódicas de seguridad? Los teléfonos VoIP que reciben estas actualizaciones tienden a brindar un servicio telefónico VoIP mucho más confiable que los dispositivos que necesitan firmware entregado a mano. (Sugerencia: muchos, muchos dispositivos conectados a Internet nunca se actualizan).

Sin embargo, debido a que los teléfonos de conferencia VoIP tienen un propósito y una función ligeramente diferentes en la oficina, hay algunos factores adicionales a considerar con respecto a los teléfonos de conferencia:

1. Observe la opción para ir inalámbrico. Muchas salas de conferencias no tienen un conector de red en el medio de la mesa. Si desea evitar la instalación de otro cable, esta podría ser una opción importante para su dispositivo.
2. Bluetooth también podría ser importante. Especialmente si necesita potenciar el sonido para alguien con una discapacidad auditiva y no hacerlo demasiado alto para los demás en la habitación.
3. La pantalla está más alejada del usuario, por lo que una pantalla legible bien iluminada podría marcar la diferencia.
4. Es importante que tome nota de la reputación de calidad que representa cada marca y mire su calificación de servicio al cliente.
5. Por último, la opción de cafetera/espresso todavía no está disponible en ningún modelo. ¿Quizás deberíamos comenzar una campaña de escritura?

Conclusión

Hay muchas opciones a la hora de comprar y configurar el servicio VoIP de su empresa. Asegurarse de tener el mejor proveedor, teléfonos y funciones de VoIP le brinda más confianza para administrar su negocio.

No tiene que ser difícil. De hecho, configurar un sistema telefónico virtual es tan fácil que puede configurarlo usted mismo.

La buena noticia es que no está solo en este viaje y hay profesionales para guiarlo en el camino. Deje que los especialistas en VoIP de Nextiva lo ayuden a seleccionar el sistema telefónico perfecto para su empresa. Además, consulte lo que dicen nuestros clientes sobre nuestro servicio de telefonía VoIP.