¿Qué es un número de teléfono virtual y cómo funciona?

Su sistema telefónico heredado ya no funciona en estos días. Con la oleada de personas que trabajan de forma remota, las líneas fijas tradicionales simplemente no pueden satisfacer las necesidades de su negocio.

Debe haber una mejor manera de administrar las comunicaciones de su empresa, ¿verdad? ¡Hay!

Te explicamos todos los entresijos de los números de teléfono virtuales para tu empresa y lo que debes saber sobre su funcionamiento.

• ¿Qué es un número de teléfono virtual?
• ¿Cómo funciona un número virtual?
• Cómo obtener un número de teléfono virtual
• Diferencias entre números de teléfono virtuales y regulares
• Los beneficios de un número virtual

¿Qué es un número de teléfono virtual?

Un número de teléfono virtual es un número de teléfono que no está vinculado a una ubicación física. Los números virtuales se pueden usar para realizar o recibir llamadas en cualquier teléfono, como teléfonos de escritorio VoIP, teléfonos celulares o softphones. Es perfecto para los empleados en la oficina o para aquellos que trabajan en casa.

Puede seleccionar qué dispositivos reciben llamadas del número de teléfono virtual y cambiarlos cuando sea necesario. Los números de teléfono virtuales también brindan un mayor anonimato en sus líneas fijas, que las personas pueden encontrar en los directorios en línea.

Los números de teléfono virtuales son fundamentales para aceptar llamadas de clientes de todo el mundo, independientemente de dónde se encuentren sus oficinas. Les proporciona líneas fluidas de comunicación con sus clientes. No pueden distinguir entre un número de teléfono virtual y estándar.

¿Cómo funciona un número virtual?

Los números de teléfono virtuales no requieren una tarjeta SIM o una dirección física. En cambio, los números virtuales aceptan llamadas a través del protocolo de voz sobre Internet (VoIP). Básicamente, es la misma tecnología comprobada que se usa para hacer llamadas y enviar mensajes de texto a través de iMessage, WhatsApp o Google Voice.

Sus llamadas telefónicas se digitalizan y conectan a través de Internet y redes telefónicas tradicionales. Usamos un proceso llamado transferencia de números para garantizar que pueda llevar su número de teléfono comercial con usted, independientemente de su proveedor de VoIP.

Como resultado, todo lo que necesita es una conexión de datos rápida y confiable (4G LTE o Wi-Fi) para realizar llamadas. Así es como los números de teléfono virtuales le permiten recibir llamadas desde su teléfono móvil.

Cómo obtener un número de teléfono virtual

No hay duda de que los números de teléfono virtuales son más beneficiosos que los números fijos tradicionales. Trabajan para pequeñas empresas con personal remoto, así como para empresas más grandes que necesitan administrar la comunicación en sus centros de llamadas.

Hay 3 tipos de números de teléfono virtuales:

1. Números de teléfono locales: estos números se basan en ciertas áreas geográficas, también conocidas como centros de tarifas o códigos de área.
2. Números gratuitos: estos son números especiales que comienzan con 800, 888, 866 y otros que permiten a las personas llamar sin peajes ni tarifas.
3. Números de vanidad: estos números son números pegadizos y memorables como 1-800-FLORES. Querrás comprarlos y transferirlos.

Recuerde, puede conservar su número de teléfono actual y llevarlo consigo a un sistema telefónico virtual. A medida que su empresa se expande, puede elegir nuevos números o intercambiar otros cuando lo desee.

Una vez que instale su sistema telefónico virtual, deseará tenerlo antes. Su equipo disfrutará de la libertad, la flexibilidad y los ahorros que ofrece un número de teléfono virtual.

Una vez que decida qué tipo de número de teléfono virtual desea, puede comprar un número de teléfono virtual de un proveedor de VoIP, como Nextiva.

¿Cuál es la diferencia entre un número de teléfono virtual y uno normal?

Los números de teléfono tradicionales generalmente son instalados y proporcionados por la compañía telefónica local. La mayoría de la gente no sabe que el número es suyo, no de la compañía telefónica. Las compañías telefónicas suelen asignar líneas telefónicas a la dirección de la calle donde está instalado.

Las líneas telefónicas tradicionales requieren que las líneas telefónicas se extiendan por todo el edificio hasta cada teléfono de escritorio. La instalación de líneas de telecomunicaciones no siempre es fácil ni factible en todas las oficinas.

Sin embargo, un número de teléfono virtual es independiente de la ubicación y no está vinculado a una ubicación. Funciona para empleados dentro y fuera de la oficina porque comparten el mismo PBX en la nube.

Eso significa que su equipo interno o virtual puede recibir llamadas desde el número virtual en la oficina, en el hogar o en su teléfono celular. Y puede elegir quién recibe las llamadas entrantes desde el número de teléfono virtual según la disponibilidad de su personal.

Beneficios de un número virtual

Ahora que tiene una mejor idea sobre este tipo de números de teléfono, es hora de decidir si su empresa necesita uno.
Aquí hay algunos beneficios útiles que debe conocer sobre los números de teléfono virtuales.

1) Elimine costosos complementos y tarifas con números de teléfono locales

Las personas pueden usar su sistema telefónico virtual desde cualquier parte del mundo sin pagar costosas tarifas de llamadas. Puede ofrecer un número de teléfono gratuito o un número de teléfono local con descuento que las personas que llaman en todo el mundo pueden apreciar.
Pongámoslo en práctica y supongamos que está ejecutando campañas de marketing en los Estados Unidos. Puede pedirles a los clientes que llamen a su número gratuito , un número de teléfono virtual que no les cuesta más por hacer la llamada.
Una marcación interna directa (DID) los dirigirá a la persona específica con la que necesitan hablar llamando al número virtual que ha creado para su ciudad o país. Serán dirigidos a su equipo de ventas, independientemente de si se encuentran en diferentes países. Y, la mejor parte: sus clientes potenciales no notarán ninguna diferencia.
Consejo profesional: si está llamando a clientes potenciales en un área metropolitana importante como Washington, DC, Phoenix, Los Ángeles o Seattle, es posible que desee elegir un número virtual local.

2) Mejorar la satisfacción de las personas que llaman con asistentes automáticos

Los proveedores de servicios de telefonía en la nube como Nextiva incluyen asistentes automáticos. Un asistente automático saluda a las personas que llaman y proporciona un menú sencillo para comunicarse con la persona adecuada. Esta función garantiza que las personas que llaman no pierdan el tiempo explicando su problema a la persona equivocada.
Por ejemplo, si alguien llama a su número virtual para obtener ayuda con una pregunta de facturación, su llamada se dirigirá a un agente de su equipo financiero. No necesitarán pasar por varias personas para llegar al agente mejor equipado para ayudarlos.
Los sistemas telefónicos tradicionales no incluyen estas potentes funciones de enrutamiento de llamadas. Con los sistemas telefónicos heredados, es posible que necesite un PBX local costoso, un administrador de TI y mucho trabajo de campo solo para hacer rebotar a los clientes. No es divertido para nadie.
Un PBX en la nube, junto con números de teléfono virtuales, son el camino a seguir.

3) Libérate de la oficina más un buzón de voz moderno

Un número de teléfono tradicional se conecta a un teléfono de escritorio. ¿Qué sucede cuando la persona en ese escritorio está fuera de la oficina? No tienes más remedio que enviarlos al correo de voz. Algunas investigaciones sugieren que los clientes no le devolverán la llamada si llegan a su correo de voz.
Los números virtuales resuelven ese problema. Puede desactivar la conexión de su teléfono de escritorio y hacer que otros agentes respondan las llamadas en sus teléfonos móviles o que las desvíen a otro agente disponible. Esta capacidad reduce las probabilidades de que las personas que llaman sean víctimas del correo de voz y nunca más se les escuche.
Pero si todavía aterrizan en un buzón de correo de voz, todavía hay esperanza. Un sistema telefónico virtual transcribe el mensaje y se lo envía por correo electrónico en cuestión de segundos. ¿Es una llamada automática automática o la llamada de la escuela de su hijo? Con el buzón de voz al correo electrónico, lo sabrás.
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4) Los empleados pueden separar el negocio de su teléfono personal

Un número de teléfono virtual no es solo útil para las llamadas entrantes. Puede usar el mismo número para hacer llamadas salientes, ya sea a sus clientes o compañeros de trabajo. Y oculta su identificador de llamadas cuando lo hace.
Esta característica novedosa hace que los números de teléfono virtuales sean ideales para los trabajadores remotos. Más del 38% de las empresas tienen miembros del equipo que trabajan de forma remota; hay un cambio constante fuera del trabajo de oficina.

El personal remoto no necesita instalar un teléfono de escritorio en su oficina en casa, ni usar su teléfono celular para atender llamadas comerciales. El número de teléfono virtual enmascara su identificador de llamadas, lo que les brinda mayor control y tranquilidad al llamar a los contactos.
No necesitan preocuparse de que los clientes conozcan su número privado. Puede seleccionar el horario comercial para que el número de teléfono virtual acepte llamadas entrantes o las desvíe a un correo de voz.