¿Qué es un puente de conferencia y cómo se elige uno?

Ahora que el trabajo remoto e híbrido se está convirtiendo en la norma, mantener a los equipos y empleados conectados nunca ha sido más vital.

Un puente de conferencia se destaca como una función de llamada esencial para mejorar la comunicación y la productividad en las pequeñas empresas, haciendo que la colaboración en equipo sea tan fácil como charlar con el vecino de la oficina.

Este artículo analiza en detalle los puentes de conferencias y lo guía para elegir el proveedor de puentes de conferencias perfecto para su equipo.

¿Qué es un puente de conferencias?

Un puente de conferencia es un número de teléfono exclusivo que brinda soporte a un grupo de personas que llaman desde diferentes lugares para discutir un tema.

Los participantes pueden asistir a la conferencia desde cualquier número de teléfono utilizando su teléfono celular, navegador web o teléfono de escritorio.

La naturaleza dedicada de un puente de conferencia telefónica lo convierte en la solución ideal para audioconferencias, lo que facilita la colaboración productiva para equipos remotos e híbridos.

¿Cómo funciona un puente de conferencias?

Los sistemas de conferencias utilizan tecnología de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) para establecer salas de reuniones privadas. Normalmente, estas salas también tienen un moderador que puede silenciar a los participantes, cambiar los PIN o marcar un número de teléfono específico.

Cómo utilizar un puente de conferencia

1. El organizador de la reunión proporciona a los participantes un número de teléfono para marcar la conferencia.
2. Los participantes marcan el número de teléfono proporcionado desde cualquier teléfono o siguen el enlace proporcionado.
3. Cuando se les solicita, los participantes proporcionan una identificación de la reunión, generalmente de 10 dígitos.
4. Los participantes se unen a la sala de conferencias virtual.
5. Es posible que los participantes escuchen un pitido cuando otros asistentes se unan a la conferencia telefónica.

El puente de conferencia conecta a varias personas que llaman simultáneamente, "uniendo" así estas llamadas en una sola línea donde los participantes pueden hablar e interactuar.

Cómo los equipos híbridos y remotos utilizan el puente de conferencias

Hay muchas maneras en que las fuerzas laborales híbridas y remotas pueden aprovechar los puentes de conferencias.

Reuniones virtuales

Las personas que llaman disfrutan de audioconferencias nítidas y de un intercambio de contenidos fluido en una reunión virtual.

Un puente de conferencia dedicado crea un entorno de reunión virtual que facilita una conexión y colaboración más profunda entre los miembros del equipo, lo que significa que estas reuniones pueden ser tan impactantes y productivas como si todos los participantes estuvieran reunidos alrededor de la misma mesa.

Colaboración en tiempo real

Los puentes de conferencias permiten la lluvia de ideas instantánea, la colaboración en proyectos y el intercambio de conocimientos. Independientemente de las diferencias horarias, estas herramientas garantizan que todos los miembros del equipo estén alineados y comprometidos.

Formación e incorporación

Cuando se trata de capacitación e incorporación, los puentes de conferencias son perfectos para sesiones de todo el día. Te permiten conectar y formar talento desde cualquier parte del mundo.

Estos sistemas telefónicos empresariales hacen realidad la experiencia de aprendizaje y ofrecen un comienzo atractivo para los nuevos empleados, independientemente de su ubicación física.

Escalabilidad

Sus herramientas de comunicación deben seguir el ritmo a medida que su organización se expande y adopta acuerdos de trabajo más flexibles. Aquí es donde realmente brilla la escalabilidad de los servicios de conferencias telefónicas, al atender discusiones de equipos pequeños y eventos en toda la empresa.

Desde empresas emergentes prometedoras hasta corporaciones establecidas, los sistemas de comunicación de puentes de conferencias se adaptan a sus necesidades.

Las 10 características más populares del puente de conferencias

1. Videoconferencia: ofrece video opcional para complementar las llamadas de audio, lo que ayuda en las conexiones personales con los miembros del equipo.
2. Chat y mensajería: facilite el diálogo de texto en tiempo real sin interrumpir la conversación de audio en curso.
3. Compartir pantalla: muestra una pantalla durante una llamada para mostrar documentos o diapositivas.
4. Programación de reuniones: simplifica la organización de llamadas con integración de calendario y recordatorios oportunos.
5. Transcripción de llamadas: convierte el contenido hablado en formato escrito, lo que resulta útil para llevar registros y para quienes no pueden asistir.
6. Grabación: Permite la reproducción de reuniones para referencia o para quienes perdieron la llamada original.
7. Controles del anfitrión: proporcione al anfitrión de la reunión herramientas de moderación para guiar el flujo de la reunión y abordar cualquier problema inesperado, como cuando el micrófono de alguien se activa inesperadamente.
8. Funciones de seguridad: incluya medidas como el cifrado para garantizar conversaciones privadas y seguras.
9. Números de acceso telefónico: permite a los participantes unirse a llamadas a través de un número de teléfono local o una línea gratuita, ofreciendo una alternativa para quienes no tienen acceso a Internet.
10. Integraciones: permita la sincronización con otras herramientas comerciales (por ejemplo, CRM, correo electrónico o servicio de asistencia técnica) para una experiencia de flujo de trabajo coherente.

Qué buscar en un servicio puente de conferencias

Elegir el servicio puente de conferencias adecuado es el primer paso para mejorar la comunicación y la eficiencia de su equipo.

Lo que sigue es un desglose de los elementos esenciales, completo con ejemplos prácticos, para ayudarle a encontrar un servicio que se adapte perfectamente a las necesidades de su negocio.

• Facilidad de uso: recomendamos una plataforma donde crear o unirse a una reunión sea tan fácil como hacer clic en un botón . El acceso a un puente de conferencias debería ser sencillo para todos los usuarios, lo que significa que las interfaces fáciles de usar son esenciales al seleccionar un puente de conferencias.
• Compatibilidad: su puente de conferencias ideal debe configurarse bien con su configuración tecnológica existente. Integrar su sistema telefónico con su cliente de correo electrónico y ofrecer una aplicación de softphone que funciona sin problemas tanto en iOS como en Android. Esto da como resultado una comunicación perfecta entre dispositivos y sistemas operativos.
• Escalabilidad: a medida que su negocio crece, su servicio de conferencias también debería hacerlo. Quiere que sus herramientas de comunicación puedan gestionar reuniones de clientes y empleados de todos los tamaños, por lo que elegir un puente de conferencias que sea escalable desde el principio es una decisión empresarial acertada. Agregar líneas telefónicas de conferencia para diferentes equipos debería ser sencillo.
• Funciones: Las funciones adecuadas en su software de comunicaciones mejorarán sus reuniones. Por ejemplo, un equipo de marketing puede beneficiarse de funciones interactivas, como pizarras o encuestas de participación. Saber qué funcionalidad necesitará desde el principio del proceso le ayudará a tomar la decisión correcta.
• Audio y vídeo HD: el audio y el vídeo de primera calidad no son negociables en el entorno de trabajo actual. Considere a un miembro del equipo hablando con un cliente clave: el vídeo de alta definición y el audio nítido pueden dejar una impresión duradera de profesionalismo. Es una buena idea probar cómo su solución de conferencias maneja situaciones de bajo ancho de banda para minimizar la fluctuación u otros problemas de conectividad.
• Soporte y confiabilidad: el soporte y la confiabilidad del puente de conferencias son tan cruciales como sus características. Una atención al cliente confiable, como el galardonado equipo de servicio y soporte de Nextiva, significa tener ayuda a mano durante las reuniones fundamentales. Asimismo, un servicio de alta confiabilidad significa que sus reuniones estarán disponibles para todos los participantes.
• Precios: es bueno pensar en administrar sus costos como empresa. Con una solución de comunicación empresarial como Nextiva, no tendrá que gastar más de lo que tiene para brindarle a su equipo salas de reuniones virtuales dedicadas como parte de su sistema telefónico VoIP. Piénselo de esta manera: su puente de conferencias se amortiza solo con los costos de viaje de una reunión corporativa.

Principales soluciones de puentes para conferencias

Puede resultar complicado seleccionar la solución puente de conferencias adecuada para su empresa. Teniendo esto en cuenta, hemos elegido cuatro opciones destacadas que muchas empresas consideran muy beneficiosas.

1) Siguiente

Nextiva se destaca como una plataforma fácil de usar que permite a los usuarios optimizar las comunicaciones del equipo en una plataforma sencilla y potente.

Nextiva, un servicio VoIP galardonado y líder en la industria, ofrece herramientas de audio y videoconferencia y atención al cliente de primer nivel, y su servicio de conferencias para unirse a reuniones con un solo clic lo convierte en uno de los mejores proveedores de servicios telefónicos.

2) Ir a la reunión

Un nombre muy conocido en videoconferencias, GoTo Meeting aporta su experiencia a puentes de conferencias para llamadas de audio entre varias partes.

Celebrado por su simplicidad, video de alta calidad y audio confiable, ofrece varias funciones como compartir pantalla, grabación de reuniones y soporte móvil. Es una opción para las empresas que necesitan una herramienta de videoconferencia.

3) Vaqueros azules

BlueJeans era un popular servicio puente de conferencias para empresas medianas y universidades.

Su fuerte incluye una excelente calidad de video y audio, estrictos protocolos de seguridad y el manejo eficiente de reuniones grandes. Después de ser adquirida por Verizon, BlueJeans dejará de funcionar a principios de 2024.

4) Teclado telefónico (anteriormente UberConference)

UberConference , adquirida por Dialpad en 2023, es un popular puente de conferencias.

Es gratis por hasta 45 minutos y 10 participantes para llamadas personales. Ofrece números telefónicos basados ​​en la web y por teléfono. Es mejor utilizarlo para reuniones rápidas en lugar de un puente de voz dedicado como parte de un sistema telefónico.

Mejore sus comunicaciones con la plataforma adecuada

Integrar un puente de conferencias en su estrategia de comunicaciones empresariales es clave, dada la creciente prevalencia de fuerzas laborales remotas e híbridas.

Cuando sopese factores como la facilidad de uso, la compatibilidad, el soporte, la confiabilidad y la seguridad, estará listo para decidir qué solución de puente de conferencias se adapta mejor a sus necesidades comerciales.

Nextiva es mucho más que una solución de conferencias: es una plataforma de comunicaciones empresariales . Con sus funciones de nivel empresarial, su interfaz fácil de usar, su soporte amigable y más, es la manera perfecta de mejorar la colaboración de su equipo e impulsar su negocio aún más.

¿Listo para probar Nextiva? Habla con un experto de Nextiva.