La guía para principiantes de correos electrónicos transaccionales

Un correo electrónico transaccional es un correo electrónico enviado por una empresa a un solo destinatario, generalmente después de que ese destinatario realiza una transacción o una acción específica.

Las empresas utilizan correos electrónicos transaccionales para enviar información vital a usuarios y clientes en diferentes etapas del viaje del comprador.

En esta guía para principiantes, echaremos un vistazo a los correos electrónicos transaccionales y exploraremos los diferentes tipos que utilizan las empresas exitosas para ofrecer experiencias de cliente extraordinarias.

Correos electrónicos transaccionales y de marketing: ¿cuál es la diferencia?

Antes de sumergirnos en los tipos de correos electrónicos transaccionales, expliquemos cómo se comparan con nuestros correos electrónicos de marketing tradicionales o correos electrónicos promocionales.

A diferencia de los boletines y los correos electrónicos masivos, los correos electrónicos transaccionales siempre se desencadenan por la acción del destinatario individual, generalmente relacionada con notificaciones de cuenta, actividad de productos o transacciones comerciales. Por ejemplo, esta acción podría ser comprar en una tienda en línea, solicitar un restablecimiento de contraseña, una invitación para un miembro del equipo u otra cosa.

Los correos electrónicos transaccionales son necesarios para facilitar transacciones importantes o compartir información crítica que solicita el destinatario. Por ese motivo, las empresas no necesitan obtener el consentimiento para enviar correos electrónicos transaccionales.

Por el contrario, siempre debe obtener el consentimiento para enviar correos electrónicos de marketing a su audiencia. El envío de correos electrónicos de marketing a personas que no han aceptado explícitamente recibir mensajes promocionales de usted se considera mensaje no solicitado y va en contra de la mayoría de las leyes de correo electrónico, como CAN-SPAM y GDPR.

Por esa razón, no se le permite vender o promocionar sus productos o servicios en sus correos electrónicos transaccionales. Los correos electrónicos enviados con el objetivo de promocionar su negocio o generar ingresos se consideran correos electrónicos de marketing.

Como regla general, siempre es mejor separar los correos electrónicos transaccionales de los de marketing. Es por eso que cuando crea una cuenta con Encharge, notará que las dos categorías de correo electrónico predeterminadas son "Correos electrónicos de marketing" y "Correos electrónicos transaccionales":

Google incluso lleva esta separación un paso más allá y recomienda usar diferentes direcciones de correo electrónico y dominios para cada tipo de correo electrónico.

Otra diferencia esencial a considerar es que, a diferencia de los correos electrónicos promocionales, los correos electrónicos transaccionales no requieren un enlace para darse de baja. Sin embargo, hay algunas advertencias sobre esto que cubriremos hacia el final de esta publicación. Así que sigue leyendo.

Tipos de correos electrónicos transaccionales

Ahora que tenemos una buena comprensión de los correos electrónicos transaccionales, especialmente en comparación con los correos electrónicos de marketing, es hora de ver algunos ejemplos.

Advertencias de uso de la cuenta

Para muchas empresas, sus suscripciones están limitadas al uso, según el nivel. Por ejemplo, si tiene una herramienta de verificación de correo electrónico, tal vez el nivel inicial solo permita verificar 250 correos electrónicos.

Cuando se alcanza ese umbral, la forma más fácil de informar al usuario es a través de un correo electrónico de alerta de cuenta, algo como este ejemplo.

Por supuesto, esto es sólo un ejemplo. Hay muchas razones por las que podría querer enviar una notificación con respecto a una cuenta. Por ejemplo, hay varios usuarios vinculados a una cuenta y el administrador cambió las credenciales de inicio de sesión. Enviar un correo electrónico transaccional desencadenado por este cambio al resto de los usuarios es una forma rápida y fácil de mantener a todos actualizados.

Correos electrónicos de carritos abandonados

Los correos electrónicos de carritos abandonados pueden sonar un poco promocionales y, con toda honestidad, podrían serlo. Pero, también son activados por las acciones de un usuario. O la falta de acción durante un tiempo determinado, en cambio.

Los correos electrónicos de carritos abandonados son un gran ejemplo de correos electrónicos transaccionales porque han ayudado a las empresas a volver a dirigirse al cliente y completar la conversión.

Eche un vistazo a este correo electrónico de carrito abandonado de Pacsun. Le permite al cliente saber que todavía hay artículos en su carrito en línea e incluso le informa que los artículos que quiere pueden no estar allí para siempre. Esto insta al cliente a completar la compra.

Nota importante: según su jurisdicción local, los correos electrónicos de abandono del carrito pueden considerarse correos electrónicos de marketing, así que asegúrese de verificar esto si tiene la intención de evitar el enlace para darse de baja o enviar correos electrónicos de abandono del carrito a contactos no solicitados.

Correos electrónicos de confirmación

Uno de los correos electrónicos transaccionales más comunes, si no el más común, es el correo electrónico de confirmación. La idea detrás de este correo electrónico es relativamente simple. Es un mensaje de confirmación que se envía directamente a la bandeja de entrada del destinatario después de realizar una acción.

Por ejemplo, se puede enviar un correo electrónico de confirmación a los nuevos suscriptores después de registrarse en su boletín informativo.

Echale un vistazo a éste ejemplo. Cuando el usuario se suscribe al boletín BuzzFeed para gatos, recibe este correo electrónico de confirmación.

Este es un gran ejemplo de por qué los correos electrónicos como este son tan útiles. Puedes ver el gran botón CTA en rojo, justo en el medio, lo que permite al usuario confirmar que es una persona real. Esto es útil para BuzzFeed en este caso porque no perderán tiempo ni dinero enviando su newsletter a cuentas falsas o inactivas.

Además, los correos electrónicos de confirmación como este permiten al usuario evitar fraudes. Si alguien se suscribió a este boletín sin que el propietario de la cuenta lo supiera, esta es la forma más rápida y sencilla de averiguarlo.

Si procede a enviar al usuario real correos electrónicos no solicitados sin confirmación, lo más probable es que su correo electrónico termine en la carpeta de correo no deseado. Cuantas más personas lo agreguen a su carpeta de spam, mayor será su tasa de quejas de spam. Cuanto mayor sea la tasa de quejas de spam, más probable es que su correo electrónico active los filtros de spam y el círculo vicioso continúa. La moraleja de la historia, envía un correo electrónico de confirmación de vez en cuando.

Correos electrónicos de cambio de contraseña

Todos hemos estado allí. Necesita cambiar su contraseña por cualquier motivo, realiza la solicitud y se envía un correo electrónico a su bandeja de entrada.

Este es un correo electrónico transaccional típico. Requiere un aviso del usuario para ser enviado, y no es directamente promocional.

Si echa un vistazo rápido a este correo electrónico de Airbnb, notará algo importante. Este mensaje de restablecimiento de contraseña brinda toda la información que el usuario necesita desde el principio.

Si alguien o algo está tratando de piratear su cuenta, le informa todo y le da la opción de revisar su cuenta en busca de actividad sospechosa.

Sería fácil permitir que cualquiera cambie su contraseña directamente en el sitio web principal, pero no sería muy seguro. Los correos electrónicos de restablecimiento de contraseña brindan una capa adicional de protección para el usuario, todo sin ser un inconveniente. De hecho, este es el estándar para cualquier cambio relacionado con la contraseña para la mayoría de las empresas.

Correos electrónicos de confirmación de pedido

Los mensajes de correo electrónico de confirmación de pedidos son comunes en el mundo del comercio electrónico, pero también se han convertido en una forma para que las tiendas físicas reduzcan sus gastos al reducir los costos de papel.

Los correos electrónicos de confirmación de pedidos son mucho más que un recibo digital. En la mayoría de los casos, brindan información de envío, un mensaje de agradecimiento y, a veces, incluso una sección para aumentar las ventas, si corresponde.

Este correo electrónico de confirmación de pedido de Chewy es un gran ejemplo. En pocas palabras, brindan un resumen detallado de todo lo pedido, la información de envío, un número de atención al cliente e incluso algún GIF creativo con el nombre de su empresa.

Es importante presentar todo de manera coherente y clara para que los clientes no se confundan o abrumen de ninguna manera. Durante la duración de esta interacción, este correo electrónico servirá como referencia. ¡Que sea una buena!

Correos electrónicos de comentarios

Los correos electrónicos de comentarios no siempre son necesarios, pero pueden resultar cruciales para su crecimiento.

Piensa en la última vez que tuviste una buena o mala experiencia con una marca. Querías avisarles, ¿verdad? Los correos electrónicos de comentarios proporcionan esa plataforma para los usuarios.

Airbnb como negocio prospera gracias a los comentarios de los usuarios. Si un huésped de la casa fue malo, el dueño de la propiedad puede escribir una reseña y evitar que el inquilino sea malo en cualquier otro lugar. Del mismo modo, si el dueño de la propiedad fue malo, el arrendatario puede escribir una reseña para que otros posibles arrendatarios sepan en qué se están metiendo.

Este ejemplo específico le pide al destinatario del correo electrónico que complete una encuesta para mejorar su servicio.

Hay 2 elementos importantes aquí.

• El correo electrónico es corto y agradable.
• La llamada a la acción es fácilmente visible y clara.

Cuando le pides a alguien que haga todo lo posible para proporcionar una revisión o un comentario de cualquier tipo, es importante evitar cualquier tipo de fricción. Deje claras sus intenciones (tal vez incluso desde la línea de asunto), agradézcales su apoyo y proporcione una manera rápida y fácil para que terminen con esto.

Si no está satisfecho con su tasa de finalización de la encuesta, puede intentar evitar palabras de rechazo como "encuesta" y "comentarios". Esto es lo que hizo el redactor publicitario Momoko Price para que Petdoors.com aumentara su tasa de respuesta a la encuesta.

Correos electrónicos de reactivación

A veces, perdemos clientes y, a veces, vuelven. A menudo, todo lo que se necesita es una reactivación rápida (o un empujón) en lugar de incorporarlos desde el paso 1.

Echa un vistazo a este ejemplo de reactivación de Duolingo.

Es posible que esté pensando que se trata de un correo electrónico de marketing genérico enviado de forma masiva, y la verdad es que podría serlo. Pero, también cumple con los requisitos para ser un correo electrónico transaccional.

¿Cómo saber si una cuenta está inactiva? Se desencadena por la cantidad de tiempo que alguien ha pasado o no usando la plataforma u otro tipo de actividades (o la falta de ellas, por lo tanto). Puede usar Encharge para crear un segmento de usuarios inactivos y enviar automáticamente el correo electrónico de reactivación tan pronto como alguien ingrese a ese segmento.

El beneficio más significativo de usar un correo electrónico como este es que mantiene su marca en la mente del usuario. Si pasan demasiado tiempo fuera, pueden olvidarse de ti. A menos, por supuesto, que continúe el ciclo de crianza con correos electrónicos de reactivación.

La mejor parte es que no tienes que limitarte a los correos electrónicos. Puedes reactivar clientes pasivos con anuncios de Facebook e incluso mensajes SMS. En el siguiente flujo de ejemplo, agregamos personas inactivas a una audiencia de reorientación de Facebook si no pueden abrir su correo electrónico de reactivación (y las eliminamos de la audiencia, tan pronto como vuelvan a estar activas):

Correos electrónicos de suscripción doble

Un opt-in doble ocurre cuando un usuario se suscribe a, digamos, un boletín informativo por correo electrónico. Esto requiere que completen la información del sitio para enviarles el boletín, por lo general, un nombre y una dirección de correo electrónico.

La suscripción doble entra en juego cuando envía un correo electrónico a ese usuario solicitando una confirmación adicional, como este ejemplo a continuación.

Es muy parecido al correo electrónico de confirmación, pero requiere explícitamente que el usuario confirme la suscripción dos veces.

Esto es beneficioso por dos razones. Uno, al igual que muchos otros correos electrónicos en esta lista, proporciona esa capa adicional de seguridad. Pero la segunda razón puede no ser tan obvia.

La segunda y probablemente la razón más importante por la que las empresas usan correos electrónicos de suscripción doble es porque le permite a la empresa que envía el boletín saber que el usuario está interesado.

Piense en esos molestos mensajes que recibe cuando desea eliminar un archivo en su computadora. Siempre preguntan si estás seguro porque proporciona un momento de reflexión para que puedas decidir si realmente quieres borrar ese archivo o si fue un accidente.

Notificaciones de actividad de la aplicación

Si está utilizando una herramienta de chat como Slack o Discord, es posible que haya recibido un correo electrónico informándole de todos los mensajes más recientes que se ha perdido mientras estaba lejos de la computadora.

Estas notificaciones son útiles para garantizar que esté al tanto de sus conversaciones importantes, como los mensajes del equipo.

La mayoría de estas aplicaciones le permiten elegir qué notificaciones de correo electrónico desea recibir. Por ejemplo, es posible que desee recibir una notificación solo cuando alguien lo mencione.

Alertas e informes

Algunos productos y servicios le permiten suscribirse a alertas específicas o informes recurrentes.

Este es el resumen diario que recibo de Asana, que me recuerda convenientemente todas las tareas que tengo que realizar en el día:

Otro gran ejemplo proviene de la popular herramienta de SEO Ahrefs. La herramienta le permite configurar varios tipos de alertas relacionadas con la salud y el crecimiento de su tráfico orgánico. En el siguiente ejemplo, Ahrefs me informa de los backlinks recién ganados a nuestro sitio:

Correos electrónicos de facturas y recibos

Las empresas envían recibos y facturas por correo electrónico. Estos correos electrónicos transaccionales informan a los clientes de un pago vencido o de pagos exitosos. Por lo general, el correo electrónico viene con una factura adjunta o un enlace que conduce a una página de factura imprimible para propósitos de impuestos.

¿Los correos electrónicos transaccionales necesitan una opción para darse de baja?

Los enlaces para darse de baja proporcionan una forma rápida y sencilla para que los destinatarios de correo electrónico dejen de recibir correos electrónicos que no desean. Dicho esto, ¿es necesaria esta función para los correos electrónicos transaccionales?

Primero exploremos lo que las leyes de correo electrónico tienen que decir al respecto.

A diferencia de los correos electrónicos de marketing, los correos electrónicos transaccionales están exentos de CAN-SPAM.

La Ley CAN-SPAM establece explícitamente que:

“Si el mensaje contiene solo contenido comercial, su propósito principal es comercial y debe cumplir con los requisitos de CAN-SPAM. Si contiene solo contenido transaccional o de relación, su propósito principal es transaccional o de relación. En ese caso, no puede contener información de enrutamiento falsa o engañosa, pero por lo demás está exenta de la mayoría de las disposiciones de la Ley CAN-SPAM”.

Cuando se trata del RGPD y los correos electrónicos transaccionales, las reglas son menos obvias:

Con GDPR, puede enviar correos electrónicos transaccionales sin consentimiento si existe un interés legítimo en enviar los correos electrónicos . Por ejemplo, si usa sus correos electrónicos para comunicar información crítica a sus usuarios y clientes, significa que tiene un interés legítimo.

En otras palabras, De acuerdo con las leyes de correo electrónico, sus correos electrónicos transaccionales no requieren un enlace para darse de baja.

Dicho esto, ¿es una buena idea incluir el enlace para darse de baja en sus correos electrónicos transaccionales?

La respuesta corta es No , a menos que realmente sepa lo que está haciendo. Expliquemos por qué:

Los usuarios y clientes podrían perder información crítica

Si permite que sus usuarios se den de baja de los correos electrónicos transaccionales, podría dañar gravemente la experiencia general del cliente.

Imagine que alguien se da de baja de sus correos electrónicos transaccionales y regresa a su sitio web para solicitar un restablecimiento de contraseña unos días después. Desafortunadamente, no podrán restablecer su contraseña. Es por eso que generalmente no recomendamos incluir un enlace para darse de baja en los correos electrónicos transaccionales.

En Encharge, de forma predeterminada, las personas no pueden darse de baja de sus correos electrónicos transaccionales. Entonces, si desea enviar correos electrónicos transaccionales con un enlace para cancelar la suscripción, deberá agregar los correos electrónicos transaccionales en una categoría de correo electrónico diferente.

Proporcionar un enlace para darse de baja en los correos electrónicos transaccionales podría confundir a las personas

Algunos correos electrónicos transaccionales, como el restablecimiento de contraseña y las confirmaciones, contienen llamados a la acción críticos. Incluir un enlace para cancelar la suscripción en el mismo correo electrónico puede distraer al destinatario y confundirlo en cuanto a lo que se requiere de él.

Dicho esto, puede haber algunas razones por las que desee agregar específicamente un botón para cancelar la suscripción a sus correos electrónicos transaccionales. Pero, de nuevo, solo hágalo si está seguro de que esto no afectará sus operaciones críticas de usuario.

Puedes reducir tu tasa de spam

Ser puesto en la carpeta de correo no deseado es un gran problema. Cuanto mayor sea su tasa de spam, más probable será que termine en el spam de todos, independientemente de si lo mueven allí o no manualmente. Proporcionar una forma rápida y sencilla de darse de baja podría ayudar a reducir sus quejas de spam.

Evite la frustración del cliente

Además de estar encerrado en la prisión de spam, enviar correos electrónicos a veces solo enoja a las personas. Incluso si no envían un informe de spam, los correos electrónicos pueden dejar un mal sabor de boca en el destinatario.

En lugar de incluir un botón para darse de baja que impida que el destinatario reciba correos electrónicos suyos, puede usar un centro de preferencias de correo electrónico que les permita darse de baja de un tipo específico de correos electrónicos transaccionales. De esa manera, hacer que la comunicación sea más relevante y reducir la frustración.

Es una forma de recibir feedback.

Puede ser difícil pensar en alguien que no quiera volver a saber de ti como retroalimentación, pero realmente lo es. Si tiene una tasa masiva de cancelaciones de suscripción, entonces podría ser el momento de investigar por qué. ¿Quizás sus correos electrónicos simplemente no son útiles? ¿Quizás son confusos? Hay tantas razones por las que la gente querría darse de baja. Una vez más, el centro de preferencias para darse de baja puede ser útil aquí: puede controlar las categorías de correo electrónico de las que las personas se dan de baja con más frecuencia.

Conclusiones y comida para llevar

Si eres nuevo en los correos electrónicos transaccionales o en el marketing por correo electrónico en general, espero que esta guía para principiantes te sirva. Sin embargo, si no es nuevo en este tema y todavía se encuentra aquí, le recomiendo que considere todo lo discutido anteriormente.

Con los correos electrónicos transaccionales, la clave es no ser promocional. Claro, los correos electrónicos son perfectos para aumentar las ventas, realizar ventas cruzadas y ofrecer descuentos donde sea necesario, pero todo eso se descarta cuando hablamos de correos electrónicos transaccionales.

Los correos electrónicos transaccionales aún desempeñan un papel fundamental en la entrega de experiencias de usuario increíbles, así que asegúrese de aprovecharlos tanto como sea posible.

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