3 formas de recopilar comentarios sobre su búsqueda de software

Los comentarios de los colegas son clave para elegir el software empresarial adecuado: aprenda cómo recopilar esos comentarios con estos consejos.

Las organizaciones adoptan un nuevo software para resolver un problema. Para que eso suceda, debe encontrar el software adecuado para satisfacer sus necesidades. Sin embargo, un cambio en el software afectará a muchas personas en su organización, no solo a los usuarios directos. Por lo tanto, es importante recibir comentarios mientras busca el producto adecuado.

Si bien es posible que ya tenga una lista corta de opciones de software, no deje de recibir comentarios de sus colegas. Al obtener información al principio del proceso, es más probable que encuentre el producto adecuado. Y, en última instancia, se sentirá más seguro y satisfecho con su compra de software.

Aprenda cómo obtener comentarios de sus colegas sobre su búsqueda de software con estos consejos.

3 formas de incluir colegas en su búsqueda de software

1. Trate la selección de software como un deporte de equipo

Es importante identificar todos los equipos que se verán afectados por un cambio de software e incluir a compañeros de trabajo de esos grupos en el proceso de toma de decisiones.

Puede parecer un paso de cuello de botella en un proceso en el que el liderazgo, o quien sea responsable de la decisión final de compra, puede finalmente tomar una decisión sin aportes externos. Pero si no recopila los aportes del equipo, corre el riesgo de seleccionar el software incorrecto o enfrentar una batalla cuesta arriba en la adopción.

Como mínimo, necesita una muestra de personas que usarán el software todos los días, una persona de finanzas, alguien de liderazgo, alguien con experiencia técnica y alguien de su equipo legal. Hablaremos más abajo sobre lo que cada uno de estos roles puede aportar a la conversación.

2. Utilice de 3 a 5 opciones de software para evitar la sobrecarga

Hay un fenómeno conocido como "parálisis de elección", que se reduce a: No le dé a la gente demasiadas opciones o se desconectarán y no elegirán nada. El mismo principio se aplica para obtener comentarios sobre el software de su equipo.

Dales entre tres y cinco opciones en lugar de 20. Evitarás la parálisis de elección y tomarás una decisión más temprano que tarde. También es probable que obtenga comentarios más valiosos, ya que su equipo tendrá más tiempo para comentar en profundidad algunas opciones que muchas.

Para comenzar a crear su lista de favoritos, inicie sesión en Capterra y guarde sus productos favoritos de nuestro directorio de software.

Si tiene dificultades para reducir su lista, pruebe nuestra función de comparación: busque su categoría de software en Capterra, haga clic en la casilla de verificación "Agregar para comparar" en los productos específicos que está considerando, luego haga clic en "Comparar ahora" para obtener una descripción general consolidada para una comparación de productos más eficiente.

3. Adapte sus debates a cada audiencia

Las personas de diferentes equipos necesitan información diferente sobre cada opción de software en relación con sus roles. Y debido a que los diferentes equipos aportan sus propios conjuntos de experiencia, querrá que estas perspectivas estén representadas en los comentarios que recopile.

Aquí hay un desglose de lo que los diferentes grupos podrían querer saber y lo que pueden ofrecer:

Finanzas le preguntará cuánto costará el software y cuáles son las tarifas de mantenimiento asociadas con cada opción. Pueden compartir información sobre el presupuesto de software a corto y largo plazo.

• Qué compartir: traiga el precio de cada opción de software, el costo de mantenimiento o posibles actualizaciones, la cantidad de usuarios pagados por el software y cualquier otro costo que su empresa pueda enfrentar al adoptar cada opción.
• Qué preguntar: asegúrese de terminar esta discusión con una comprensión clara del presupuesto disponible para software ahora y si es probable que ese presupuesto cambie en los próximos años. También debe preguntarle a finanzas sobre sus preferencias de pago (por ejemplo, si quieren que pague anualmente, lo que puede significar que obtiene un descuento del proveedor del software, o mensualmente para repartir los costos a lo largo del tiempo).

El departamento legal querrá saber si el software tiene un historial de cumplimiento de seguridad de datos y de cumplimiento de los contratos de los clientes. Pueden resaltar cualquier lenguaje preocupante a tener en cuenta durante las negociaciones del contrato.

• Qué compartir: Llevar detalles de cómo el software interactúa con los datos y los almacena, cuáles son sus estándares de seguridad de datos y si cumple o no con las regulaciones estatales de EE. UU. y el RGPD en el Reino Unido (entre otra legislación relevante).
• Qué preguntar: este equipo puede ayudarlo a prepararse para qué preguntarle al proveedor durante las negociaciones del contrato. También pueden proporcionar información sobre las señales de alerta que buscan en los contratos.

El liderazgo preguntará si las opciones de software preseleccionadas agilizarán los procesos, harán que el trabajo sea más eficiente, ayuden a alcanzar los objetivos comerciales y resuelvan problemas específicos.

• Qué compartir: asegúrese de que los líderes entiendan qué pueden y qué no pueden hacer las opciones de software que seleccionó. No los haga hojear la información: bríndeles los pros y los contras de alto nivel, el costo y las posibles mejoras comerciales resultantes.
• Qué preguntar: el liderazgo puede ayudarlo a comprender sus prioridades para el nuevo software, lo que puede ayudarlo a reducir su lista y, en última instancia, seleccionar su mejor opción. Debe preguntar si les importa más el costo o las características, así como su versión a largo plazo de la tecnología en la empresa.

Los usuarios querrán saber cómo estas opciones de software les ayudarán a hacer su trabajo, así como también cómo cambiarán los procesos actuales. Pueden proporcionar información sobre qué funciones son esenciales y qué funciones les gustaría tener en su software actual.

• Qué compartir: traiga una lista de pros y contras de las diferentes funciones disponibles con cada solución, junto con información sobre cómo las funciones facilitan la productividad.
• Qué preguntar: Conozca los puntos débiles que su equipo enfrenta actualmente, ya sea porque no tiene software o porque su software actual no es el más adecuado. Pida a los usuarios que compartan lo que les gustaría obtener de una nueva solución. Para preguntas específicas para hacerle a su equipo al comparar software, siga esta guía de conversación.

Los expertos técnicos pueden hablar sobre cuestiones relacionadas con la compatibilidad, las integraciones y la implementación. También pueden dar una idea de las especificaciones técnicas de las opciones de software.

• Qué compartir: traiga información sobre las integraciones imprescindibles para otro software que utilice actualmente. También debe indicar si las opciones de software que está considerando están basadas en la nube o en las instalaciones.
• Qué preguntar: si no conoce bien los detalles técnicos de las opciones de software, solicite un resumen de la información técnica clave. También debe preguntar sobre cualquier problema de implementación que prevean.

Recopilar comentarios significativos de su equipo conduce a mejores decisiones de compra de software

Comprar software, si bien es un gran logro, no es la línea de meta. El verdadero objetivo es una transición exitosa hacia la implementación y el uso del nuevo software.

Para que esa transición sea exitosa, es esencial obtener la aceptación del equipo antes de comprar el software. Obtener comentarios preliminares antes en el proceso, utilizando estos tres consejos, facilitará la aceptación y la adopción del software en el futuro.