Mensajes de texto VoIP: cómo funcionan, mejores prácticas y principales proveedores

Cuando necesite ponerse en contacto con clientes que no contestan sus llamadas, debe haber una mejor manera de comunicarse con ellos. Del mismo modo, es posible que necesite un plan de respaldo para estar frente a los clientes potenciales o notificar a los empleados que no contestan el teléfono o no pueden contestarlo.

En estas situaciones, los mensajes de texto de voz sobre protocolo de Internet (VoIP) cobran importancia. Puede enviar un mensaje de texto a través del servicio VoIP de su empresa , enviar mensajes a las personas adecuadas y cumplir con las normas al mismo tiempo.

Continúe leyendo para obtener más información sobre cómo enviar mensajes de texto desde su número VoIP, cómo funciona y exactamente cómo puede usarlo.

¿Qué son los mensajes de texto VoIP?

Los mensajes de texto VoIP son un método para enviar y recibir mensajes SMS a través de su número de teléfono proporcionado por un proveedor de VoIP. Puede ser un teléfono fijo o un número gratuito. Puede utilizar su servicio VoIP existente (o nuevo) para enviar y recibir mensajes de texto en el mismo sistema que sus llamadas telefónicas comerciales.

No es necesario coger un dispositivo móvil ni tener un teléfono móvil empresarial exclusivo. Solo necesita las funciones de SMS y MMS habilitadas por el servicio VoIP de su empresa.

Cómo funcionan los mensajes de texto VoIP

Los mensajes de texto VoIP funcionan mediante un número de teléfono virtual. Puede asignar este número a un usuario o grupo de usuarios y habilitar la mensajería de texto a través de una conexión a Internet, como Wi-Fi.

Cuando los usuarios necesitan enviar un mensaje de texto, simplemente abren la aplicación de chat de su equipo y agregan un número de teléfono o eligen un contacto existente. Cuando alguien responde, se notifica al mismo usuario o grupo de usuarios.

Detrás de escena, su sistema VoIP utiliza la misma tecnología que usaría para realizar una llamada telefónica o enviar un mensaje instantáneo. Los paquetes de información (mensajes de texto, imágenes, vídeos, etc.) se enrutan desde su sistema en la nube al número de teléfono móvil del destinatario.

¿Quiere obtener más información sobre la tecnología detrás de los mensajes de texto VoIP?

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Diferencias entre SMS y MMS

Servicio de mensajes cortos (SMS): función de mensajería de texto que existe desde 1992 para mensajes de texto sin formato de hasta 160 caracteres entregados a usuarios de teléfonos móviles. Cuando la mayoría de las personas se refieren a mensajes de texto, se refieren a mensajes basados ​​en SMS.

️ Servicio de mensajería multimedia (MMS): MMS se introdujo en 2002 y se basó en las capacidades de SMS al permitir a los usuarios de teléfonos móviles enviar imágenes, clips de audio, videos y límites de caracteres más grandes en sus mensajes. MMS admite archivos pequeños de hasta 300 KB en prácticamente todos los teléfonos inteligentes actuales.

Formas de utilizar VoIP y mensajes de texto juntos

Hay muchas formas de utilizar los mensajes de texto VoIP y no existen reglas estrictas sobre cuándo no se puede utilizar este servicio. Hemos destacado escenarios comunes en los que puede beneficiarse de la funcionalidad de mensajes de texto VoIP.

1. Atención al cliente

Cuando necesita que los clientes proporcionen fotografías o información adicional para casos de soporte, pedirles que tomen una foto, la envíen a su correo electrónico, la descarguen y la carguen en un enlace de soporte es un proceso que requiere mucho tiempo. El cliente que pidió ayuda ahora está haciendo todo el trabajo pesado y se siente frustrado. En su lugar, puedes enviarles un mensaje de texto con un enlace para que puedan cargar la foto directamente.

Esta función de mensajes de texto VoIP utiliza la misma tecnología que la llamada a la que está conectado, lo que garantiza una experiencia fluida para sus clientes.

También existe la gran ventaja de poder enviar fotos a través de mensajes MMS. Cuando los ingenieros de campo, por ejemplo, están en el sitio con un cliente, pueden enviar fotografías directamente a los ingenieros técnicos para diagnosticar problemas, eliminando la necesidad de traer un equipo a la oficina y acortando el tiempo total de reparación.

2. Seguimiento de prospectos

La tasa de respuesta promedio para el marketing por SMS es de hasta el 45%. Esto es significativo en comparación con la tasa de respuesta del marketing por correo electrónico del 6 % y la conversión de llamadas en frío del 2 %.

Después de haber hablado con un cliente potencial o cuando un visitante de la web haya descargado un activo, envíele un mensaje de texto en lugar de levantar el teléfono o agregarlo a su próxima campaña de correo electrónico. Cuando cuelgues después de una llamada telefónica, selecciona el contacto de tu libreta de direcciones y comienza a escribir tu mensaje de texto personalizado. No se necesita ningún software especial, solo su aplicación VoIP .

Esto no solo dará como resultado una tasa de apertura más alta (después de todo, leemos todos nuestros textos), sino que también le dará al destinatario la opción de hacer clic en un enlace para obtener más información sobre su oferta o servicio.

3. Recordatorios de citas

Si tuvieras el poder de disminuir el número de citas perdidas, lo recibirías con los brazos abiertos, ¿verdad?

Una cosa es que los clientes o pacientes reserven citas, pero otra es que se presenten. Puede utilizar los mensajes de texto VoIP para automatizar o enviar recordatorios manuales una semana, un día o una hora antes de una cita, lo que reduce la probabilidad de que no se presente.

Cuando esté en una llamada en vivo con un paciente y reserve la siguiente cita, reduzca la probabilidad de que anote la hora o fecha incorrecta enviando un SMS durante la llamada.

Asimismo, podrás simplificar los pasos para reservar citas repetidas. Cuando un paciente necesita reservar una nueva cita de forma regular, puede enviarle un enlace por SMS para que pueda elegir la hora de su cita. Ahorra tiempo al realizar llamadas que no se conectan y los pacientes pueden programar citas cuando quieran.

4. Envíe mensajes de texto después de llamadas perdidas

¿Cuántas veces has recibido notificaciones de una llamada perdida solo para volver a llamar y nadie responde? El tenis con etiquetas telefónicas o mensajes de voz, como se llame , es improductivo.

También puede ser que no sepas de quién es la llamada perdida. Entonces, devuelves la llamada, nadie responde y no te das cuenta.

En su lugar, puede enviar un mensaje de texto reconociendo que perdió la llamada e invitando a la persona que llama a volver a llamar en los horarios sugeridos. Es posible que tenga un intervalo entre la 1 p. m. y las 2 p. m., o es posible que solo se le pueda contactar durante el turno de noche.

O, si estás ocupado con otra llamada, envía un SMS para informar que estás actualmente ocupado y les devolverás la llamada tan pronto como tengas la oportunidad. Incluso puedes configurar respuestas automáticas para que, cuando pierdas una llamada, la persona que llama reciba automáticamente un mensaje de texto.

Limitaciones del uso de mensajería SMS con números VoIP

Como todas las tecnologías, existen algunas limitaciones que debes tener en cuenta.

Aquí hay seis cosas a considerar al decidir si los mensajes de texto VoIP son adecuados para su pequeña empresa o empresa:

• Límites de velocidad de mensajes de texto : no puedes enviar una cantidad ilimitada de mensajes de texto.
• Funcionalidad SMS: no todos los proveedores de servicios VoIP admiten la funcionalidad SMS.
• Tamaños de archivos grandes: no se admiten imágenes o videos grandes de más de 1 MB.
• Límites de caracteres: los mensajes de más de 160 caracteres se dividen en varios mensajes.
• Códigos cortos de SMS: Es posible que los códigos cortos de SMS no siempre sean compatibles.
• Consentimiento del destinatario: las empresas deben mantener registros de consentimiento para enviar mensajes de texto con fines comerciales, como campañas de marketing.

Beneficios de los mensajes de texto VoIP

Si bien puede haber algunas limitaciones en el uso de mensajes SMS con números VoIP, los beneficios las superan.

Las ventajas clave incluyen brindar una experiencia de cliente mejor y más personalizada e introducir un enfoque multicanal en sus procesos de ventas y soporte. Al mismo tiempo, aumenta la productividad al lograr los mismos o mejores resultados con menos llamadas y clics.

• Mayor satisfacción del cliente : realice un seguimiento y agilice los procesos de soporte, ventas y citas mediante la introducción de un formato escrito junto con un canal de comunicación verbal.
• Textos grupales simplificados para el personal : envíe mensajes de uno a varios en lugar de informar a sus colegas sobre problemas u ofertas uno a la vez.
• Atención al cliente personalizada : Integre con CRM, sistemas de emisión de tickets o cualquier software con API abiertas para personalizar ofertas y utilizar información como nombres de clientes, nombres de empresas y productos existentes en los mensajes.
• Compromiso de ventas mejorado : comience la prospección saliente con una alta tasa de compromiso.
• Menores costos de comunicación : envíe mensajes en masa para lograr el mismo resultado que las llamadas múltiples realizadas a individuos.

Cómo configurar los mensajes de texto VoIP

Siga estos cuatro pasos para comenzar a enviar mensajes de texto desde el número de teléfono de su empresa:

Paso 1. Elija un proveedor de VoIP.

Primero, debe elegir un proveedor de servicios telefónicos VoIP. Asegúrese de que tengan experiencia con clientes que utilizan sistemas telefónicos VoIP e instalaciones de SMS. Si ya tiene un proveedor de VoIP, pregunte si tiene clientes de ejemplo que también utilicen la opción de SMS.

Si no tiene un proveedor de VoIP y actualmente está considerando pasar de un sistema telefónico tradicional a la nube, este es el momento perfecto para asegurarse de hacer la transición a un único proveedor para sus requisitos de llamadas y mensajes de texto.

Paso 2. Obtenga un número nuevo o conserve el actual.

Una vez que haya elegido un proveedor, es hora de pensar en los números de teléfono. Tu tienes dos opciones aquí:

1. Utilice un nuevo número virtual : Reciba una nueva línea telefónica para sus campañas salientes.
2. Transferir su número de teléfono actual : conserve su número actual moviéndolo entre redes (esto puede tardar algunas semanas en configurarse).

La portabilidad de números implica pedirle a su antiguo proveedor que libere el número de su infraestructura y a su nuevo proveedor que lo migre a la de ellos. Dependiendo del historial de su número de teléfono y de dónde reside actualmente, esto podría acelerar o retrasar el proceso. Asegúrese de hablar con su nuevo proveedor cuando se prepare para mantener un número existente.

Paso 3. Complete el registro de 10DLC.

El siguiente paso es completar el registro 10DLC. Este es un código largo de 10 dígitos que se refiere a un número de teléfono personalizado de 10 dígitos designado para aplicaciones de mensajería de texto y comunicaciones comerciales.

Sin embargo, el uso de ese número conlleva normas de cumplimiento. Las empresas deben obtener la aprobación del Registro de Campaña antes de poder enviar mensajes. El proceso de registro 10DLC tiene dos partes:

• Registro de marca : las empresas deben identificarse en las redes de operadores.
• Registro de campaña : las empresas deben dar ejemplos de los mensajes que envían y mostrar pruebas de que los consumidores optaron por recibir sus mensajes de texto.

Cuando esté configurado con 10DLC, puede comenzar a enviar mensajes de texto desde su línea VoIP.

Paso 4. Comience a enviar mensajes de texto desde su sistema VoIP.

En la aplicación Nextiva, navegue hasta Mensajes y siga las siguientes instrucciones:

• Toca SMS y luego + .
• Seleccione los contactos de la lista de contactos o ingrese los números de teléfono en el campo Para .
• Agregue varios destinatarios para crear un mensaje SMS grupal.
• Presione el ícono del clip a la izquierda del campo de texto para enviar una imagen (JPG, PNG, BMP o GIF de menos de 1 MB) o un archivo de audio (.mp3, .wav o .mp4).
• Ingresa tu mensaje y presiona Enviar .

Experimente el mejor proveedor de VoIP para empresas

Ya sea que desee mejorar el servicio al cliente o reducir la tasa de citas perdidas, los mensajes de texto VoIP son la solución perfecta tanto para pequeñas empresas como para empresas.

Cuando busca un proveedor de mensajes de texto VoIP, necesita a alguien que haya estado allí y lo haya hecho. Nextiva tiene relaciones con los principales proveedores de servicios telefónicos, por lo que los mensajes de texto se entregan de manera confiable y desde una interfaz simple.

Cuando elige Nextiva para SMS comerciales y VoIP, se beneficia de:

• Transcripciones de correo de voz : obtenga un correo electrónico o mensaje SMS con una transcripción precisa del correo de voz.
• Mensajes de texto comerciales : intercambie mensajes de texto SMS con clientes y miembros del equipo desde su computadora de escritorio o aplicación móvil.
• Integraciones de aplicaciones : sincronice sus comunicaciones comerciales con herramientas populares de CRM, atención al cliente y colaboración en equipo.

De esta manera, toda la fuerza laboral puede obtener números de teléfono habilitados para mensajes de texto e intercambiar mensajes de texto utilizando las aplicaciones móviles, web y de escritorio de NextivaONE.

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