VoIP para organizaciones sin fines de lucro: principales características y beneficios para las ONG
Publicado: 2024-01-05Los líderes de organizaciones sin fines de lucro a menudo se preocupan por cómo desarrollar las relaciones con donantes y voluntarios, cumplir su misión y mantener los costos bajo control.
Una de las decisiones más impactantes que puede tomar es su sistema telefónico.
Desafortunadamente, los servicios telefónicos tradicionales no están diseñados pensando en las organizaciones sin fines de lucro.
Entre equipos torpes, enrutamiento de llamadas inflexible y capacidades limitadas, los sistemas de telefonía fija tradicionales a menudo crean más dolores de cabeza que beneficios para las organizaciones que dependen de presupuestos ajustados y apoyo voluntario.
Si ha estado considerando actualizar su sistema telefónico pero no está seguro de por dónde empezar, Voz sobre Protocolo de Internet ( VoIP ) puede ser la solución ideal. Las llamadas se conectan a través de la nube en lugar de a través de líneas telefónicas físicas para realizar y recibir llamadas telefónicas. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet.
Continúe leyendo y descubra por qué tantas organizaciones sin fines de lucro están pasando de los teléfonos tradicionales a los sistemas VoIP.
¿Por qué las organizaciones sin fines de lucro están abandonando sus sistemas telefónicos tradicionales?
Los sistemas telefónicos obsoletos tienen numerosas limitaciones que obstaculizan la productividad de las organizaciones sin fines de lucro y las relaciones con los clientes. Estas son algunas de las principales razones por las que las organizaciones deben actualizar a VoIP.
1. Altos costos operativos
La inversión inicial en un sistema PBX local, además del mantenimiento y las actualizaciones constantes, hace que los sistemas telefónicos tradicionales sean mucho más costosos que las alternativas de VoIP.
Pagar tarifas mensuales por cada teléfono fijo también genera gastos rápidamente. Debido a que la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro operan con presupuestos extremadamente ajustados, estos costos continuos desvían innecesariamente fondos de los esfuerzos reales hacia los costos operativos.
2. Falta de flexibilidad y escalabilidad
Dado que los sistemas telefónicos tradicionales dependen de líneas telefónicas físicas y hardware, a medida que su organización sin fines de lucro evoluciona, agregar o eliminar extensiones es difícil.
Por ejemplo, si abre una nueva oficina o necesita configurar rápidamente teléfonos para una campaña temporal de recaudación de fondos, los costos de recableado y compra de equipos se acumulan rápidamente, lo que limita la escalabilidad.
3. Capacidad limitada de manejo de llamadas
La mayoría de los sistemas telefónicos heredados dependen de una cantidad predeterminada de líneas telefónicas físicas. Si todas estas líneas están ocupadas con llamadas actuales, cualquier llamada entrante adicional se queda en largas colas, se bloquea, se envía al correo de voz o se desconecta.
Esto presenta un problema importante para las pequeñas empresas y las ONG, ya que a menudo significa donaciones perdidas y partidarios decepcionados de iniciativas críticas durante períodos de mucho tráfico.
4. Mala integración con los CRM
Dado que los sistemas de comunicación heredados funcionan de forma aislada de otros sistemas, los datos de las llamadas no completan automáticamente su CRM ni otros sistemas.
Sin una integración incorporada, su equipo debe rastrear y registrar manualmente todas las interacciones de llamadas, un proceso ineficiente y propenso a errores humanos. Los datos valiosos inevitablemente se escapan, lo que genera experiencias inconexas para los seguidores.
5. Preocupaciones de seguridad
Con los servicios telefónicos heredados, todo el hardware y la infraestructura se encuentran en sus oficinas, lo que hace que su protección sea potencialmente difícil. Los intrusos o los accidentes podrían comprometer los servidores y no actualizar la infraestructura puede poner en riesgo los datos confidenciales de sus clientes.
Las soluciones VoIP ofrecen cifrado de llamadas para evitar escuchas no deseadas en sus comunicaciones. Esto es especialmente importante para las organizaciones impulsadas por una causa.
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6. Informes y análisis limitados
La mayoría de los sistemas telefónicos de la vieja escuela proporcionan pocos o ningún dato de llamadas, solo registros básicos de llamadas entrantes/salientes y duraciones.
Sin información detallada (como los horarios pico de llamadas, las llamadas sin respuesta y el origen de las llamadas), es casi imposible identificar áreas que necesita mejorar o tomar decisiones basadas en datos para mejorar la recaudación de fondos y el alcance.
Un servicio telefónico basado en la nube es una mejor opción para las organizaciones sin fines de lucro fiscalmente responsables. Ofrece muchas capacidades con escalabilidad ilimitada, manejo de llamadas mejorado e integraciones poderosas.
Beneficios de VoIP para organizaciones sin fines de lucro
Al cambiar a un sistema telefónico VoIP para organizaciones sin fines de lucro , su organización puede superar estos desafíos y al mismo tiempo desbloquear las siguientes ventajas revolucionarias.
Comunicación asequible
Los sistemas telefónicos VoIP suelen tener costos de instalación y mantenimiento más bajos que las líneas telefónicas tradicionales, lo que los hace ideales para organizaciones sin fines de lucro con presupuestos ajustados.
Sin necesidad de hardware físico ni cableado extenso, las organizaciones sin fines de lucro pueden ahorrar en costos de mantenimiento e infraestructura.
Puede evitar costosas inversiones en PBX y tarifas por línea, y dado que VoIP utiliza una conexión a Internet , todo lo que necesita es su red existente. Esta importante reducción de costos proporciona el alivio presupuestario que las organizaciones sin fines de lucro necesitan desesperadamente.
Consejo profesional: si su organización está exenta de impuestos , puede calificar para obtener aún más ahorros. Pregunte cómo puede evitar pagar impuestos sobre las ventas o especiales asociados con su servicio VoIP.
Teléfonos listos para control remoto
Los proveedores de servicios VoIP admiten una fuerza laboral remota, lo que permite que los miembros del equipo permanezcan conectados incluso cuando están en el campo o trabajando desde casa.
Esto libera a los usuarios de los teléfonos físicos de la oficina. Y con funciones avanzadas como desvío de llamadas, softphones y aplicaciones móviles, su equipo puede comunicarse entre sí cuando sea necesario.
Mejor participación de los donantes
Las organizaciones pueden utilizar sistemas VoIP para llamadas de divulgación y seguimiento, manteniendo a los donantes informados y comprometidos con sus causas. Con acceso instantáneo a los perfiles de las personas que llaman durante las llamadas, su equipo puede fomentar mejores conexiones significativas con sus seguidores.
Se ha demostrado que los números gratuitos aumentan la confianza de los consumidores y estos números permiten a los grandes donantes hablar con su equipo sobre dónde enviar sus fondos.
Los seguimientos se agilizan al registrar las interacciones directamente en su CRM, un nivel de personalización que ayuda a impulsar la lealtad y la seguridad de los donantes.
Se agregaron capacidades de mensajería SMS
Los grupos demográficos más jóvenes prefieren enviar mensajes de texto a llamar, lo que hace que los mensajes SMS sean una herramienta eficaz para atraer a donantes nuevos y potenciales.
La mensajería SMS integrada cierra las brechas de comunicación para los seguidores que prefieren los mensajes de texto a las llamadas y los correos electrónicos. Los mensajes de texto masivos y rápidos pueden notificar a miles de seguidores al instante para estimular una acción inmediata, lo cual es útil para campañas de recaudación de fondos de última hora o actualizaciones de eventos.
Colaboración en equipo mejorada
Funciones como chats grupales, videoconferencias y uso compartido de archivos mejoran la colaboración en equipo, lo que lleva a una gestión de proyectos más eficiente.
Al consolidar las comunicaciones de voz, video y texto en una sola plataforma, los equipos de larga distancia pueden trabajar juntos de manera coherente y flexible. Los sistemas unificados unen a empleados y voluntarios, agilizando el trabajo en equipo.
Así es como Social Vocational Services of California, que apoya a adultos con discapacidades intelectuales o del desarrollo, utiliza un sistema telefónico comercial para conectar de manera confiable y consistente al personal y coordinar la programación con familias y cuidadores en sus 80 ubicaciones.
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Las 10 principales funciones VoIP esenciales para organizaciones sin fines de lucro
Para transformar verdaderamente las comunicaciones de su organización sin fines de lucro, busque un sistema VoIP que incluya las siguientes características clave.
1. Asistente automático
Una recepcionista virtual automática recibe a las personas que llaman, ofrece opciones de menú, como "Presione 1 para donaciones", y enruta las llamadas correctamente. Un operador automático brinda cobertura las 24 horas del día, los 7 días de la semana con costos laborales mínimos, lo que garantiza que nunca pierda una llamada, incluso fuera del horario laboral o durante la escasez de personal.
Tus flujos de llamadas no tienen por qué ser complicados. Tu equipo puede adaptarlos a tus horarios de disponibilidad o eventos especiales de recaudación de fondos.
2. Enrutamiento de llamadas
El enrutamiento inteligente de llamadas define dónde deben dirigirse las llamadas según sus preferencias y necesidades.
Puede enviar ciertas llamadas al correo de voz, dirigir a los principales donantes a representantes de cuentas o reenviar mensajes urgentes a teléfonos celulares. Cuando el volumen de llamadas aumenta, puede adaptar el direccionamiento de llamadas sobre la marcha o preparar reglas de enrutamiento para eventos especiales.
3. Conferencias telefónicas y videoconferencias
Elija un sistema telefónico basado en la nube que permita conferencias de audio o video, compartir pantalla y otras opciones para conectarse en tiempo real, lo que permitirá a su equipo colaborar desde cualquier lugar sin dolores de cabeza logísticos ni costos de viaje.
Con una plataforma VoIP alojada como Nextiva, no necesita pagar por software adicional para reuniones ni servicios de conferencias telefónicas : están incluidos.
4. Softphones móviles y de escritorio
Los softphones permiten al personal y a los voluntarios utilizar sus dispositivos móviles como extensiones del sistema VoIP, lo que garantiza que permanezcan conectados dondequiera que estén. Los empleados pueden ser productivos independientemente de dónde se encuentren: en la oficina, en casa o en el campo.
5. Correo de voz al correo electrónico
Las transcripciones de correo de voz eliminan la necesidad de marcar y revisar los mensajes manualmente. Las alertas por correo electrónico notifican al personal sobre nuevos mensajes de voz, mientras que las conversiones de voz a texto brindan el contenido por escrito directamente en su bandeja de entrada para una revisión rápida.
Esto ayuda a su equipo a responder más rápido y garantiza que ningún mensaje se pierda.
6. Comunicaciones por SMS
Los SMS integrados facilitan la conexión con los seguidores a través de sus canales de comunicación preferidos: teléfono, correo electrónico o mensajes de texto.
Llegue a una audiencia más amplia enviando mensajes de texto con recordatorios de eventos, confirmaciones de donaciones u otras notificaciones directamente desde el sistema telefónico de su empresa.
7. Respuesta de voz interactiva (IVR)
Una de las características principales de un sistema telefónico VoIP es la capacidad de interactuar con las personas que llaman mediante comandos de voz o entradas del teclado, brindando una opción de autoservicio para acceder a información o completar ciertas tareas.
Personalice los menús de su IVR para simplificar tareas, como:
- Solicitar una devolución de llamada
- Obtener direcciones o detalles de soporte
- Aprendiendo a ser voluntario
- Obtener información de pago
Además, IVR ofrece opciones de autoservicio las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin ocupar a los empleados. Recopilar información básica por adelantado ayuda a dirigir a las personas que llaman a un representante de manera más eficiente, optimizando la experiencia del cliente.
8. Análisis e informes de llamadas
El sólido análisis de llamadas proporciona visibilidad de un vistazo de los volúmenes de llamadas, los tiempos de espera, las llamadas abandonadas, las señales de ocupado y más.
Los informes de tendencias descubren patrones de uso para informar una mejor planificación de recursos: sepa qué fuentes de llamadas brindan el mejor retorno de la inversión e identifique problemas de manera proactiva antes de que afecten los KPI.
9. Integración de CRM
Vincular su CRM y su sistema telefónico permite el registro automático de llamadas y ventanas emergentes con información de la persona que llama, lo que brinda al personal acceso instantáneo a los perfiles de la persona que llama durante las llamadas.
El CRM registra automáticamente las interacciones y mantiene los registros organizados en una única solución.
10. Grabación y transcripción de llamadas.
Grabar llamadas crea oportunidades valiosas, como resolver disputas, incorporar nuevos empleados más rápido con llamadas de muestra, reducir los riesgos de responsabilidad y mantener registros permanentes de anuncios o entrevistas especiales.
Las transcripciones hacen que el contenido se pueda buscar, mientras que la IA puede analizar las interacciones para mejorar el rendimiento del equipo.
Proveedores de VoIP mejor calificados para organizaciones sin fines de lucro
Al evaluar las soluciones de VoIP, asegúrese de considerar proveedores diseñados pensando en las organizaciones sin fines de lucro, como por ejemplo:
1. Nextiva
Reconocida por su confiabilidad y soluciones integrales de comunicaciones, Nextiva es un conjunto completo de herramientas que incluye voz, video, texto, mensajería instantánea e integración de CRM.
Nextiva se destaca como un proveedor líder diseñado específicamente para potenciar la productividad y las relaciones comunitarias de las organizaciones sin fines de lucro. Su plataforma líder en la industria supera las limitaciones de comunicación anteriores a través de potentes funciones de VoIP, integraciones sencillas de CRM, escalabilidad ilimitada y confiabilidad de primer nivel.
Como plataforma basada en la nube, Nextiva también elimina los riesgos de seguridad y los costos de mantenimiento que afectan a los sistemas obsoletos. La verdadera escalabilidad significa adaptarse sin esfuerzo a campañas o períodos de crecimiento sin interrupciones en el servicio ni costos sorpresa.
Calificación G2: 4,5 sobre 5 (2.896 opiniones de clientes)
2. KrispCall
KrispCall, conocido por su interfaz fácil de usar y precios asequibles, proporciona una plataforma unificada para llamadas, SMS e integración de CRM, lo que la convierte en una opción versátil para organizaciones sin fines de lucro con diversas necesidades de comunicación.
Calificación G2: 4,4 sobre 5 (21 opiniones de clientes)
3. Telzio
Telzio ofrece soluciones VoIP sencillas y escalables con énfasis en la simplicidad y la transparencia en los precios, proporcionando un sistema telefónico con todas las funciones con usuarios y extensiones ilimitados.
Calificación G2: 4,2 sobre 5 (3 opiniones de clientes)
4. Vonage
Vonage Business combina soluciones UCaaS con funciones de centro de contacto, con el objetivo de mejorar las conexiones entre las organizaciones y sus clientes. Las organizaciones sin fines de lucro pueden elegir un nivel de servicio según la cantidad de usuarios, las funciones de llamadas necesarias y sus requisitos de integración.
Calificación G2: 4,3 sobre 5 (437 opiniones de clientes)
5. 8×8
8×8 prioriza mantener las comunicaciones seguras, compatibles y disponibles dentro de los sistemas UCaaS y CCaaS integrados. Las organizaciones sin fines de lucro pueden centralizar los canales de participación y al mismo tiempo aprovechar análisis avanzados para maximizar el desempeño del equipo. Sin embargo, 8×8 carece de la cantidad de funciones que ofrece Nextiva.
Calificación G2: 4,1 sobre 5 (656 opiniones de clientes)
Su organización sin fines de lucro merece un mejor sistema telefónico
Los sistemas telefónicos obsoletos son un problema, especialmente para las organizaciones sin fines de lucro y las ONG con problemas de liquidez. Pueden generar oportunidades perdidas de crecimiento y compromiso, obstaculizando el impacto ambiental y humanitario que puede tener una organización sin fines de lucro.
Sin embargo, al actualizar a un proveedor de VoIP de comunicaciones unificadas con muchas funciones, las organizaciones logran ahorros de costos, flexibilidad, movilidad y sólidas capacidades de manejo de llamadas.
Al migrar a Nextiva, las organizaciones sin fines de lucro pueden modernizar las comunicaciones y operar de manera más eficiente, y la transición es fácil.
“Tuvimos una transferencia perfecta de nuestros números antiguos. El equipo de incorporación de Nextiva me brindó capacitación a mí como administrador y al personal para obtener conocimiento práctico de sus teléfonos. La migración, la implementación y la configuración del sistema fueron perfectas”.
Alana Turner, asistente ejecutiva
El servicio confiable de Nextiva garantiza que no se corten llamadas ni que la calidad de las mismas sea borrosa, algo imprescindible para las iniciativas de recaudación de fondos y de divulgación. Nextiva respalda estas necesidades operativas con VoIP de nivel empresarial , precios económicos y soporte de implementación práctico.
Las organizaciones sin fines de lucro recurren a Nextiva para fortalecer relaciones significativas. Las llamadas y mensajes de texto ilimitados a nivel nacional mantienen a todos conectados en un solo lugar.
El manejo intuitivo de llamadas enruta cada interacción de manera inteligente para satisfacer las necesidades de los clientes, voluntarios y socios. Después de mover sus comunicaciones a la nube, podrá gastar sus recursos finitos en avanzar en su misión.
Obtenga funciones sólidas, operación intuitiva y confiabilidad estelar a un precio asequible. Olvídese de los viejos dolores de cabeza del sistema telefónico y abrace el futuro con la solución VoIP de Nextiva, diseñada específicamente para organizaciones sin fines de lucro.
La conclusión es que Nextiva ayuda a las organizaciones sin fines de lucro de hoy a crecer y sostenerse. Su organización, voluntarios y comunidad se lo agradecerán.