¿Cuánto costará la VoIP empresarial en 2023?

Averiguar el coste de cambiar de telefonía fija a VoIP no es sencillo.

Requiere profundizar en varios planes de precios y comprender la combinación de funciones básicas y adicionales que satisfacen las necesidades de su negocio.

El costo de un sistema telefónico empresarial no es sólo una partida presupuestaria: es una inversión para ampliar la comunicación empresarial.

Aquí, analizamos el complejo tema de los precios de VoIP para ayudarlo a tener una idea clara de lo que realmente podría costarle un sistema telefónico VoIP. Analizamos los principales factores que afectan el costo y brindamos consejos para garantizar que tome una decisión financieramente inteligente para su negocio.

¿Cuáles son los costos básicos de VoIP?

La voz sobre protocolo de Internet (VoIP) es mucho menos costosa que el servicio telefónico tradicional analógico. Sin embargo, viene con su propio conjunto de gastos de un proveedor de VoIP, así como costos indirectos como una conexión a Internet de alta velocidad.

En promedio, un sistema telefónico VoIP cuesta entre $25 y $35 por línea mensual. Las funciones adicionales como grabación de llamadas, números gratuitos y alquiler de equipos tienen un costo adicional.

Varios elementos de costos entran en juego al hacer la transición de un sistema heredado a un servicio telefónico VoIP . Estos costos generalmente se pueden clasificar en gastos “recurrentes” y “únicos”.

Los gastos recurrentes incluyen principalmente tarifas de suscripción y costos por usuario o por línea, mientras que los gastos únicos cubren los costos de instalación y equipo. Se espera que el uso de telefonía en la nube crezca un 35% hasta 2036, lo que sugiere que los beneficios justifican el costo de VoIP.

Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de estos gastos.

Tarifas de suscripción mensual o anual

La mayor parte de los costos del servicio telefónico VoIP radica en las tarifas de suscripción, que se cobrarán mensual o anualmente.

Estas tarifas cubren el servicio básico de VoIP, que permitirá a su empresa realizar y recibir llamadas telefónicas a través de una conexión a Internet. Los planes de suscripción pueden variar desde paquetes básicos con funciones estándar hasta planes premium que ofrecen funciones más avanzadas.

• Planes mensuales: un plan mensual ofrece flexibilidad y no lo limita a compromisos a largo plazo, lo que lo convierte en una buena opción para las pequeñas empresas. Sin embargo, suelen ser más caros a largo plazo que los planes anuales.
• Planes anuales: un plan anual reducirá significativamente su costo mensual cuando se calcula mensualmente, lo que lo convierte en una buena opción para empresas establecidas con volúmenes de llamadas predecibles, pero recuerde que tendrá obligaciones contractuales (que se analizan más adelante).

Muchos proveedores de VoIP comerciales ofrecen llamadas ilimitadas en todo el país. Sin embargo, asegúrese de confirmar las tarifas de llamadas internacionales . Las llamadas internacionales cuestan hasta un 90% menos que las compañías telefónicas tradicionales, pero se agregarán a su factura si su equipo marca fuera de EE. UU. o Canadá.

Costos por usuario o por línea

Los proveedores de VoIP estructurarán sus precios en función de la cantidad de usuarios o líneas necesarias.

Esto significa que cuantos más empleados o líneas telefónicas tenga, mayor será el costo. Es importante evaluar con precisión la cantidad de usuarios o líneas que requiere su empresa para evitar pagar de más.

• Costos por usuario: los cargos se basan en la cantidad de empleados que utilizan el sistema. Este es un modelo de precios común para los servicios VoIP y es particularmente adecuado para empresas con una plantilla clara.
• Costos por línea: alternativamente, algunos proveedores cobran según la cantidad de líneas telefónicas. Este modelo funciona mejor para empresas con un mayor volumen de llamadas y que necesitan varias líneas. Los costos adicionales aquí también incluyen números de teléfono adicionales (a menudo llamados números de marcación interna directa ).

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Características y funcionalidades específicas según los requisitos del negocio

El costo de un sistema VoIP también varía mucho según las características y funcionalidades específicas que requiere su empresa. Las funciones avanzadas como capacidades de reuniones virtuales y conferencias telefónicas, llamadas internacionales y asistentes automáticos, entre otras, pueden aumentar el costo.

• Funciones estándar: las funciones típicas de VoIP, como desvío de llamadas, correo de voz y llamadas nacionales, generalmente vienen incluidas con la tarifa de suscripción básica. Es común recibir llamadas entrantes y salientes ilimitadas en todo el país.
• Funciones avanzadas: funciones potentes como la integración de gestión de relaciones con el cliente (CRM), análisis avanzados, llamadas ilimitadas, llamadas internacionales y atención al cliente premium generarán costos adicionales. Es fundamental identificar las características esenciales para las operaciones de su negocio y presupuestar en consecuencia.

¿Cuánto cuesta VoIP? Precios de VoIP de Nextiva

Teniendo en cuenta las suscripciones mensuales o anuales, la cantidad de usuarios y las variaciones entre funciones específicas por plan, Nextiva ofrece los siguientes precios para planes prepagos multianuales:

Costos ocultos o inesperados de VoIP

Cambiar a un sistema telefónico VoIP ahorrará dinero a largo plazo, pero sólo lo hará si está al tanto de todos los gastos ocultos o inesperados.

No hay nada malo aquí: estos son solo los costos de VoIP que dependen de su ubicación o de sus necesidades comerciales específicas.

Es esencial tener un conocimiento sólido de los costos adicionales que pueden ocurrir con las llamadas VoIP. A continuación se muestra un desglose de algunos costos ocultos o inesperados que puede encontrar:

Actualizaciones de red

Los sistemas VoIP dependen del ancho de banda de Internet para realizar llamadas claras y de alta calidad. Si su ancho de banda actual es insuficiente, deberá actualizar su paquete de Internet para satisfacer las demandas de la tecnología VoIP.

Evalúe su ancho de banda actual y asegúrese de que pueda soportar la carga adicional que traerá el sistema VoIP. Pruebe nuestra prueba gratuita de red VoIP para obtener una cifra realista de cuántas llamadas telefónicas puede manejar su red.

Si es necesaria una actualización, tenga en cuenta los costos adicionales, ya que variarán según su proveedor de servicios de Internet y el paquete que seleccione.

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Impuestos y honorarios

Al igual que los servicios telefónicos tradicionales (y todo lo demás en la vida), los servicios VoIP están sujetos a diversos impuestos y tarifas. Estos pueden incluir impuestos y tarifas regulatorias federales, estatales y locales.

Las tasas y tarifas impositivas varían según las ubicaciones geográficas, por lo que es imperativo comprender los impuestos aplicables en su área. Los consultores de sistemas telefónicos dicen que pagar entre el 20% y el 30% en impuestos no es algo inaudito.

Recuerde que las tasas impositivas de VoIP varían según la ubicación y dependen en gran medida de la ubicación comercial y los números de teléfono utilizados.

Funciones adicionales o complementos

Muchos proveedores de VoIP ofrecen un paquete básico con la opción de agregar funciones o complementos adicionales, como análisis avanzado de llamadas, funcionalidad de centro de llamadas, líneas adicionales o atención al cliente práctica, por un costo adicional.

Antes de comprometerse con un paquete, evalúe las funciones incluidas en el paquete básico e identifique las funciones adicionales que su empresa requiere. Comprender la implicación de costos de estas características adicionales lo ayudará a evitar gastos inesperados en el futuro.

Consejo: algunos de estos complementos se pueden negociar con su representante de ventas, así que asegúrese de mencionarlos si los considera valiosos, además del paquete VoIP de su empresa.

Integraciones

La integración con herramientas empresariales existentes, como los sistemas CRM, o el aprovechamiento de funciones avanzadas como la IA, a veces puede requerir una actualización a un paquete de precios más caro.

Evalúe los costos de integrar sus herramientas comerciales existentes con el sistema VoIP. Si su empresa requiere funcionalidades avanzadas, prepárese para gastos adicionales asociados con estas funciones e inclúyalas en el costo de su sistema telefónico VoIP.

Cómo los compromisos a largo plazo afectan los costos de VoIP

Antes de firmar cualquier acuerdo de VoIP, es fundamental comprender los términos del contrato de VoIP. Esto garantiza que sepa exactamente qué se espera de usted durante el contrato y también qué puede esperar de su proveedor de VoIP.

Para una explicación independiente de la jerga común que se encuentra en un contrato de VoIP, Prince Rich lo tiene cubierto.

Las consideraciones importantes sobre el acuerdo de contrato de VoIP incluyen:

Duración del contrato: mes a mes frente a compromisos a largo plazo

La duración del contrato afecta significativamente el costo de los servicios VoIP.

Los contratos de mes a mes brindan flexibilidad y son ideales para empresas que no están preparadas para un compromiso a largo plazo. Sin embargo, recuerda que tienen un coste mensual mayor.

Los contratos a largo plazo tienen tarifas con descuento, pero también pueden incluir sanciones por terminación anticipada. Considere esto en función de la perspectiva a largo plazo de su empresa antes de comprometerse con cualquier contrato.

Tarifas de terminación

Las tarifas de terminación son cargos por salir del contrato antes de la fecha de finalización acordada. Estos honorarios pueden ser sustanciales y deben estar descritos en el acuerdo del contrato.

Por ejemplo, usted podría ser responsable del saldo adeudado si cancela en el sexto mes en un plazo de 12 meses.

Acuerdos de Nivel de Servicio

Los acuerdos de nivel de servicio son sus garantías de control de calidad en un contrato de VoIP.

Definen la calidad de servicio esperada, incluidas las garantías de disponibilidad. La alta confiabilidad es esencial para las operaciones comerciales, y las cláusulas de compensación por interrupciones del servicio brindan un colchón financiero en caso de que su servicio VoIP se interrumpa por cualquier motivo.

Consejo: "Cinco nueves" es una frase común que se refiere a un tiempo de actividad del 99,999% . Este porcentaje de tiempo de actividad significa que se anticipan cinco minutos de tiempo de inactividad al año.

Limitaciones o restricciones de uso

Algunos acuerdos contractuales pueden tener cláusulas que limiten o restrinjan ciertos tipos de uso que constituyen abuso. Los ejemplos incluyen la marcación automática o predictiva, una práctica cuestionable empleada por los vendedores por teléfono.

Estas restricciones tienen como objetivo evitar el uso indebido del servicio VoIP y garantizar un uso justo.

Es importante que conozca cualquier limitación de este tipo para garantizar que sus operaciones comerciales cumplan con el acuerdo contractual.

Auto renovación

Las cláusulas de renovación automática del contrato significan que el contrato se renovará automáticamente por un plazo y precio similares, a menos que cualquiera de las partes lo rescinda antes de la fecha de renovación. Esto también garantiza que las comunicaciones de su empresa estén siempre funcionando y nunca sean interrumpidas.

Tenga en cuenta la política de renovación de su contrato de VoIP y también es una buena práctica revisar los términos del contrato y explorar otras opciones en el mercado al menos tres meses antes de la fecha de renovación de su contrato. Esto permite negociar mejores condiciones o cambiar a un proveedor más rentable si es necesario.

El alto costo de múltiples aplicaciones de comunicación

La mayoría de las empresas modernas utilizan muchas aplicaciones y software diferentes para administrar su empresa, también conocida como pila tecnológica. El uso de muchas aplicaciones potencialmente obsoletas e independientes generalmente genera mayores gastos.

Sin embargo, los servicios de VoIP basados ​​en la nube vienen con muchas características que pueden reemplazar o integrarse con otras aplicaciones de comunicación. Esto por sí solo puede generar ahorros de costos, mayor productividad y una infraestructura de comunicación simplificada. Considere lo siguiente al sopesar los beneficios de cambiar de una pila tecnológica diversa a un sistema VoIP centralizado.

Programas de videoconferencia

Los costos de suscripción a plataformas de videoconferencia como Zoom pueden constituir una parte sustancial de los gastos de comunicación. Por ejemplo, Zoom, que cuesta 14,99 dólares al mes por usuario, le costaría a una empresa con un equipo de 50 personas 9.000 dólares al año por videoconferencias , algo que un proveedor de VoIP probablemente incluya como una función adicional gratuita o más asequible.

Además, los requisitos de hardware, como los auriculares para un rendimiento óptimo, generarán costos iniciales adicionales.

Dado que muchos sistemas VoIP ahora vienen con funciones integradas de videoconferencia y videollamadas, ya no son necesarias suscripciones separadas a Zoom y otras herramientas de videoconferencia.

Herramientas de colaboración en equipo

Las herramientas de colaboración como Microsoft Teams o Slack son fundamentales para la coordinación del equipo. Sin embargo, los costos asociados podrían superponerse con las funciones proporcionadas por un sistema VoIP: Slack, por ejemplo, cuesta alrededor de $12,50 por usuario al mes.

Para un equipo de 50 personas, eso equivale a 7.500 dólares al año.

Muchos servicios de VoIP ofrecen herramientas integradas de mensajería de texto, intercambio de archivos y colaboración que pueden servir como alternativas a estas plataformas independientes. Evaluar las funcionalidades y comparar los costos puede ayudar a tomar una decisión informada sobre si un sistema VoIP puede reemplazar o complementar las herramientas de colaboración existentes.

Teléfonos móviles de empresa

Algunas empresas reembolsan o subsidian los teléfonos y aparatos móviles de su personal, lo que supone una carga financiera considerable que a menudo supera los 50 dólares al mes por usuario. Sin embargo, estos reembolsos son más un beneficio que la norma: se acumulan, especialmente si alguien consume una gran cantidad de datos.

Alternativamente, se estima que los sistemas VoIP empresariales, que proporcionan aplicaciones móviles de softphone que los empleados pueden descargar a sus dispositivos móviles personales sin costo adicional, representan sólo el 8% del presupuesto de un departamento de TI, una reducción significativa para una empresa que anteriormente proporcionaba teléfonos celulares y teléfonos de escritorio a sus empleados.

Seguridad operativa

La seguridad operativa es primordial, especialmente cuando se requiere una acción inmediata para bloquear las comunicaciones, algo para lo que las aplicaciones de mensajería y SMS personales no están diseñadas.

Además, si los empleados utilizan comunicaciones no estándar o aplicaciones de mensajería personal con fines laborales, esto puede crear un mayor riesgo para los equipos legales y de recursos humanos.

Los sistemas VoIP proporcionan una solución de comunicaciones unificadas con sólidas funciones de seguridad que permiten una acción rápida en caso de amenazas a la seguridad. La evaluación de los protocolos de seguridad y las características de un sistema VoIP en comparación con aplicaciones de comunicación personal independientes ofrece información sobre el nivel de control y seguridad que ofrece la integración de las comunicaciones en una única plataforma.

VoIP frente a sistemas telefónicos convencionales

Dado que cada sistema tiene su propio conjunto de implicaciones financieras, comparar VoIP con los sistemas telefónicos convencionales va más allá de la mera funcionalidad.

Es importante saber cómo cada sistema afectará su negocio, ya que esto también contribuye a los gastos que debe considerar antes de comprometerse con un sistema u otro.

• Dotación de personal : Los sistemas telefónicos tradicionales, como las centrales telefónicas privadas (PBX), requieren personal dedicado para la gestión y el mantenimiento, lo que aumenta los costos operativos. Los sistemas VoIP son mucho más sencillos y necesitan menos supervisión técnica, lo que reduce su complejidad y sus costos de personal.
• Equipo : Los costos de los sistemas telefónicos locales tradicionales son elevados, especialmente en comparación con el hardware VoIP. Los sistemas VoIP tienen costos iniciales de hardware mucho más bajos, lo que lleva a una configuración más rentable.
• Infraestructura : Los sistemas telefónicos analógicos convencionales se basan en cableado de cobre, cuya instalación y mantenimiento son notablemente costosos. Sin embargo, los sistemas telefónicos virtuales, como VoIP, utilizan conexiones a Internet.
• Cambiar de proveedor : la migración de un sistema telefónico tradicional a VoIP conlleva ciertos costos, que incluyen la transferencia de números de teléfono, la compra de nuevos equipos y la capacitación del personal. Sin embargo, la transición genera ahorros a corto y largo plazo y al mismo tiempo aumenta la eficiencia.
• Número de líneas telefónicas : los sistemas VoIP ofrecen una mejor escalabilidad, lo que permite agregar o reducir fácilmente líneas telefónicas sin necesidad de cambios de hardware. Esto conduce directamente a un ahorro de costes, ya que las empresas sólo pagan por las líneas que necesitan.
• Costos de Internet de alta velocidad : Internet de alta velocidad es un requisito previo para VoIP, pero no para los sistemas telefónicos convencionales. Sin embargo, la mayoría de las empresas modernas ya cuentan con Internet de alta velocidad, lo que significa que este requisito no es una carga al instalar un sistema VoIP.
• Llamadas de larga distancia : las llamadas de larga distancia también son más económicas con VoIP debido a su naturaleza en tiempo real basada en Internet, lo que elimina la necesidad de redes telefónicas que aumentan el costo de las llamadas de voz de larga distancia.
• Tarifas de instalación : los costos de configuración de VoIP también son más bajos que los de los sistemas telefónicos convencionales. Los sistemas telefónicos heredados tienen tarifas de instalación más altas debido a la necesidad de hardware físico e instalaciones de cableado, mientras que los sistemas VoIP tienen costos de instalación más bajos ya que aprovechan la infraestructura de Internet existente.

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ROI de VoIP: ¿Vale la pena?

Ahora que hemos cubierto los costos del sistema telefónico VoIP, debemos decidir si invertir en un sistema VoIP es la decisión correcta para las comunicaciones de su empresa .

Hay muchas consideraciones a tener en cuenta, como menores costos, mayor productividad, mejor experiencia del cliente, mejor continuidad del negocio y flexibilidad operativa.

Ahorros de costos mensurables

El coste directo de un sistema telefónico sobre otro suele ser lo primero que hay que considerar.

Por ejemplo, una empresa con 100 empleados que busca una plataforma de comunicaciones sólida probablemente considerará un sistema telefónico basado en la nube, o podría preguntarse si es mejor usar su presupuesto para optar por un PBX local. Vamos a sumergirnos.

Para 100 usuarios, Nextiva Enterprise costaría poco menos de 39.000 dólares en un año.

Obtendría todas las funciones de comunicación disponibles hoy en día, incluidas llamadas nacionales ilimitadas, videoconferencias, grabación de llamadas, un número gratuito, aplicaciones móviles/de escritorio, SMS/MMS, transcripción de correo de voz y varias integraciones de aplicaciones. Además, no es necesario instalar nada: simplemente ajuste algunas configuraciones en línea y listo.

Por otro lado, si opta por la ruta PBX tradicional, necesitará invertir por adelantado en tecnología y dedicar una cantidad de tiempo no trivial a configurarla.

• Costos únicos de PBX (por usuario):
• Teléfonos de escritorio: $100
• Auriculares: $25
• Servidor/alojamiento PBX: por determinar
• Instalación: por determinar
  
• Costos mensuales de PBX (por usuario):
• Servicio de videoconferencia: $15
• Mensajería de equipo: $12.50
• Servicio de enlace troncal SIP: $14
  
• Total de PBX basado en 100 empleados:
• Costos únicos: $12,500
• Costos recurrentes: $4,150 ($49,800 al año)

En total, un PBX le costará más de $62,000 en su primer año, sin incluir la experiencia en TI necesaria para configurarlo y mantenerlo.

Rápidamente queda claro que una solución VoIP completa como Nextiva es mucho más rentable que un sistema telefónico tradicional. En el ejemplo anterior, Nextiva le ahorra más del 60% , sin incluir impuestos/tarifas.

Además del ahorro de costos, hay otras áreas en las que se ven las ventajas de VoIP.

Productividad del equipo mejorada

La integración de su sistema telefónico y otras aplicaciones comerciales agiliza el flujo de trabajo, lo que mejora la productividad del equipo.

Además, VoIP admite el trabajo remoto con funciones avanzadas, lo que la convierte en una herramienta indispensable en el entorno de trabajo moderno y flexible actual (en el que más de 4,7 millones de personas trabajan de forma remota).

Mejor experiencia del cliente

La calidad de las llamadas de alta definición y el enrutamiento de llamadas flexible son características distintivas de VoIP, que dan como resultado una mejor experiencia para el cliente.

La integración perfecta con su software CRM y otras plataformas clave de datos de clientes enriquece la interacción con el cliente, haciendo que cada comunicación sea más reveladora y efectiva.

Del mismo modo, si los clientes o socios llaman a un empleado y no está disponible o es fuera del horario de atención, las llamadas se pueden desviar a un destino preferido, incluso a su teléfono celular.

Mayor continuidad del negocio

Ante cortes inesperados, las capacidades de redireccionamiento rápido de VoIP garantizan que la comunicación empresarial permanezca ininterrumpida. Un alto tiempo de actividad suele ser parte de los acuerdos de nivel de servicio con los proveedores de VoIP, lo que afirma una columna vertebral de comunicación confiable para las empresas.

Nextiva tiene ocho centros de datos redundantes ubicados en Norteamérica. Esto significa que su equipo tiene confiabilidad y accesibilidad ultra altas, así como una calidad de llamada superior. Además, la red se monitorea activamente para garantizar que nada se interponga en su conversación con sus clientes.

Más flexibilidad operativa

VoIP no solo respalda el trabajo remoto sino que también facilita la expansión global al unificar la comunicación a través de fronteras geográficas.

Y si decide prescindir del edificio de oficinas, no es necesario realizar una gran tarea para mantener una comunicación confiable. Las aplicaciones de escritorio, móviles y web mantienen a todos conectados.

La grabación digital de llamadas, el almacenamiento y el fácil acceso a los registros de llamadas brindan la flexibilidad operativa que las empresas modernas necesitan para escalar de manera efectiva.

Vea el costo "exterior" de VoIP

Cambiar a un sistema telefónico VoIP es un paso inteligente para actualizar las comunicaciones de su empresa para satisfacer las necesidades digitales actuales. Es a la vez una inversión y un costo.

El precio de VoIP no tiene por qué ser complicado. Piense en sus necesidades actuales y hacia dónde se dirige su empresa.

¿Cómo imagina la mejor manera para que su equipo se comunique?

…Probablemente no esté utilizando un mosaico de varias herramientas.

En su lugar, opte por una solución de comunicaciones unificadas como Nextiva y concéntrese en atender a sus clientes.

Puede seguir nuestra guía de precios teórica o descubrir los costes reales usted mismo.

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Un experto en VoIP trabajará con usted para sugerirle el plan y los dispositivos adecuados que se adapten a su forma de trabajar. Y sabrá el “precio de venta al público”, incluidos impuestos, tarifas y todo lo demás que se aplique a sus necesidades específicas.