Cómo configurar un sistema telefónico virtual en 5 sencillos pasos

Publicado: 2023-11-13

Ya sea que cambies de un teléfono fijo tradicional o PBX a un sistema telefónico virtual, necesitas un proceso simple y sin dolores de cabeza.

La buena noticia es que puedes configurar un servicio telefónico virtual para tu empresa en minutos. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet confiable.

Lo guiaremos a través de cinco sencillos pasos para configurar su sistema telefónico virtual con Nextiva.

¿Qué es un sistema telefónico virtual?

Un sistema telefónico virtual maneja sus llamadas telefónicas comerciales entrantes y salientes a través de una conexión a Internet. Este sistema basado en la nube se puede utilizar en una computadora de escritorio, portátil o dispositivo móvil.

Tom de Nextiva explica los sistemas telefónicos virtuales con mayor profundidad a continuación:

Consejo: lea nuestra guía detallada sobre sistemas telefónicos virtuales para profundizar en sus beneficios y funciones principales.

Ahora, veamos cómo configurar un sistema telefónico virtual.

Cómo configurar el software del sistema telefónico virtual

1) Elija un plan telefónico comercial

Capturas de pantalla de la aplicación Nextiva para computadoras de escritorio y teléfonos móviles.

La mayoría de las empresas no son iguales para todos. Su servicio telefónico debe adaptarse a las necesidades de su negocio.

Incluimos una gran cantidad de funciones en todos nuestros planes telefónicos comerciales . Puede elegir entre planes esenciales, profesionales y empresariales según su tamaño y necesidades de comunicación empresarial.

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Obtenga su teléfono comercial, mensajes, videoconferencias, administración de contactos y notas, integrados en UNA poderosa aplicación.

Empezar

Tenga en cuenta que con Nextiva, obtiene un número gratuito y un número de teléfono virtual (números que no están vinculados a una ubicación fija) en cualquier código de área. Habla todo lo que quieras con llamadas ilimitadas a todo el país . También puedes transferir tus números de teléfono existentes más adelante.

Si no está seguro de qué plan comprar, regístrese para una prueba gratuita para configurar su cuenta y comenzar con Nextiva. Elija el plan que se adapte a su negocio y lo guiaremos en la selección de los números de teléfono virtuales para su sistema telefónico.

2) Asignar extensiones de teléfono

Ahora está listo para asignar extensiones a los miembros de su equipo.

Las extensiones de teléfono son la forma en que los usuarios se marcan entre sí y usted puede enrutarles las llamadas. Estos números virtuales están pensados para usarse internamente, por lo que no tienes que preocuparte por ellos.

Inicie sesión en el Portal de voz de Nextiva . En el menú Usuarios, seleccione Configuración de voz para configurar la extensión para que cada usuario reciba llamadas telefónicas entrantes.

Aquí te dejamos un vídeo para que veas el paso a paso.

Puedes cambiar tu configuración en cualquier momento, como el desvío de llamadas, el correo de voz y el identificador de llamadas .

A continuación, configurará cómo su sistema telefónico dirige las llamadas a estas extensiones. Su equipo puede responder llamadas comerciales desde su computadora, teléfono de escritorio, teléfono celular o cualquier dispositivo móvil.

3) Graba el saludo de tu teléfono

Cuando alguien llame a su número comercial, escuchará un saludo. Esto también se conoce como asistente automático .

En Nextiva Voice Portal, en Configuración de voz, seleccione Flujos de llamadas . Desde allí, puede administrar el enrutamiento de llamadas de su empresa en un solo lugar.

Después de seleccionar su número de teléfono entrante principal, puede grabar o cargar saludos personalizados para su empresa.

Cómo gestionar tu saludo desde tu navegador

En Nextiva Voice Portal , coloque el cursor sobre Enrutamiento avanzado y seleccione Operadoras automáticas . Desde allí, puede administrar el enrutamiento de llamadas de su empresa en un solo lugar.

Después de crear su primer operador automático, puede cargar saludos personalizados grabados para su empresa.

Configurar un flujo de llamadas es fácil con Nextiva. Aquí te dejamos un vídeo para ayudarte con los pasos.

4) Comience a realizar y responder llamadas

Una imagen que ilustra la conexión de llamadas con un sistema telefónico empresarial.

Ahora puede comenzar a utilizar su nuevo sistema telefónico. Realiza tantas llamadas como necesites y recibe llamadas entrantes desde tu línea comercial.

Disfrute de la libertad de llamar a cualquier persona que tenga su computadora usando la aplicación gratuita de teléfono empresarial . Incluso puede completar llamadas usando su teléfono inteligente iOS o Android usando la aplicación móvil NextivaONE.

Si necesita alejarse, simplemente desvíe las llamadas a cualquier número que desee, incluido su teléfono celular personal.

5) Capacite a su equipo para un cambio perfecto

Una vez que haya configurado su sistema telefónico virtual, capacite a su equipo sobre cómo usarlo para aprovecharlo al máximo. El servicio telefónico de su empresa debe proporcionar recursos útiles, materiales de capacitación y soporte para facilitar su uso y mejorar su adopción.

Con Nextiva, no te preocupas por las cosas pequeñas. Nuestro Centro de soporte ofrece un portal de capacitación en línea a su propio ritmo con una variedad de cursos interactivos sobre el uso del servicio telefónico virtual Nextiva para diferentes roles de usuario.

Nextiva también ofrece seminarios web en vivo con regularidad sobre cómo comenzar, incluida la configuración de flujos de llamadas y el uso de las herramientas de análisis de Nextiva.

Si no encuentra el material de formación adecuado para su equipo o necesita una formación especializada más profunda, puede personalizar sus programas de formación según demanda.

Elegir el mejor servicio telefónico empresarial

Los proveedores de sistemas telefónicos comerciales vienen en todos los tamaños y precios. No querrás quedarte atrapado con una plataforma de comunicaciones que no se adapta a tus necesidades, no ofrece la funcionalidad adecuada o no te quema la billetera.

Los sistemas telefónicos tradicionales, aunque todavía están en uso, no ofrecen la misma funcionalidad de llamadas que los proveedores de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP).

Un servicio telefónico empresarial confiable es solo el comienzo. Desde videoconferencias avanzadas, transcripción de mensajes de voz, IVR y grabación de llamadas hasta mensajes de texto, Nextiva lo tiene cubierto con un potente servicio telefónico virtual con un tiempo de actividad del 99,999 % .

A medida que su empresa crece, simplemente agregue números locales, gratuitos o de fax. Proporcione a los miembros de su equipo teléfonos de escritorio VoIP confiables o pídales que descarguen la aplicación Nextiva en sus teléfonos móviles para obtener una mejor funcionalidad.

Si alguna vez está atascado o desea una segunda opinión, siempre puede comunicarse con nuestro servicio de atención al cliente en vivo. Nuestro amigable equipo de soporte puede manejar prácticamente cualquier pregunta sobre el sistema telefónico de su empresa, desde resolución de problemas y capacitación hasta problemas más complejos.

Los propietarios de pequeñas empresas, en particular, se benefician de un proveedor de servicios VoIP como Nextiva, que está ahí para ayudarles en cada situación empresarial.