¿Cómo utilizar un número de teléfono virtual para su negocio?
Publicado: 2023-12-16Con el avance tecnológico, las demandas y necesidades del mundo empresarial para agilizar su comunicación empresarial están cambiando. Por lo tanto, como enfoque flexible y asequible, ahora confían en números de teléfono virtuales, despidiéndose de sus líneas telefónicas tradicionales.
Entonces, ¿qué son los números de teléfono virtuales? Son números de teléfono basados en la nube que no están vinculados a un lugar o dispositivo. Operan a través de Internet y permiten a las empresas realizar y recibir llamadas desde cualquier lugar y dispositivo.
Los números basados en la nube aportan una serie de beneficios para las empresas; no importa qué tan grande sea la empresa o de qué tipo sea.
Si quieres conocer los beneficios de usar un número de teléfono virtual y cómo usarlo para que tu negocio obtenga los máximos beneficios, continúa leyendo este blog.
Tabla de contenido
Características de los números de teléfono virtuales
Los números de teléfono virtuales tienen una amplia gama de características que contribuyen a agilizar la comunicación y los procesos comerciales.
Algunas de las funciones más comunes que están disponibles en los números de teléfono virtuales incluyen:
1. Respuesta de voz interactiva (IVR)
IVR es una opción de autoservicio para quienes llaman. Permite a la persona que llama interactuar con el sistema telefónico automatizado/computarizado usando teclas en un teclado telefónico o comandos de voz y transferir su llamada al departamento y a la persona correctos. Es una gran herramienta para obtener respuestas sin necesidad de hablar con un agente en vivo.
2. Desvío de llamadas
Otra característica interesante de los números de teléfono virtuales es el desvío de llamadas. Ayuda a transferir llamadas telefónicas entrantes a otra línea o dispositivo. Así no volverás a perder ninguna llamada. Esta característica también garantiza que las llamadas de los clientes se transfieran a las manos adecuadas.
3. Callbox unificado
Esta función proporciona una vista unificada del historial de llamadas, mensajes y correo de voz en un único panel, lo que facilita la gestión de todas las comunicaciones.
4. Análisis de llamadas
Esta función brinda información sobre diferentes aspectos de las llamadas, como volúmenes, estados y llamadas perdidas y recibidas. Esta información ayuda a las empresas a comprender sus patrones de llamadas y planificar formas de mejorar su comunicación.
5. Gestión de llamadas
Funciones como bloqueo de llamadas, filtrado de llamadas, enrutamiento de llamadas y cola de llamadas están incluidas en la mayoría de los números virtuales. Estos ayudan a los usuarios a controlar sus llamadas entrantes y salientes sin problemas.
6. Distribución automática de llamadas (ACD)
ACD distribuye las llamadas entrantes al agente o departamento más adecuado según criterios como la disponibilidad y las habilidades del agente. ACD impulsa la gestión eficiente de llamadas y mejora el servicio al cliente.
7. Monitoreo de llamadas
El monitoreo de llamadas permite a los supervisores o administradores escuchar llamadas en vivo entre agentes y clientes con o sin que ellos lo sepan. Esto ayuda a los supervisores a brindar capacitación personalizada a su personal y comentarios sobre las áreas que necesitan mejorar. Esta característica es particularmente útil en entornos de servicio al cliente o centros de llamadas.
8. Correo de voz al correo electrónico
Esta función convierte mensajes de voz en archivos adjuntos de correo electrónico y los envía directamente a direcciones de correo electrónico designadas. De este modo, los usuarios pueden acceder fácilmente a los mensajes de correo de voz a través de sus bandejas de entrada de correo electrónico.
9. Integración con otras herramientas comerciales
Puede integrar números de teléfono virtuales con otras herramientas de comunicación empresarial existentes, como sistemas CRM, correo electrónico y plataformas de colaboración. Esto ayuda a las empresas a optimizar sus procesos de comunicación.
Beneficios de utilizar el número de teléfono virtual para su negocio
Los números de teléfono virtuales ofrecen varios beneficios para tu negocio, los cuales son los siguientes:
1. Rentable en comparación con los sistemas telefónicos tradicionales
Los números virtuales basados en la nube son relativamente más baratos que los sistemas telefónicos tradicionales. Operan a través de VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet), lo que reduce la necesidad de hardware y otros equipos costosos.
Además, realizar una llamada internacional o de larga distancia a través de un número virtual es mucho más económico que llamar a través de líneas telefónicas tradicionales. Además, el paquete de suscripción al sistema telefónico virtual es asequible.
2. Mejora el profesionalismo con números gratuitos, personalizados y locales
Puede obtener un número de teléfono virtual de EE. UU. de KrispCall . Además de esto, puede obtener números virtuales personalizados, gratuitos y locales, que ayudan a crear la imagen profesional de su empresa. Puede personalizar su número personalizado incluyendo el nombre de su marca en el número, por ejemplo, 1-800-DOMINOS, lo que facilita que los clientes lo recuerden.
Del mismo modo, obtener un número gratuito permite a sus clientes potenciales llamar a su empresa de forma gratuita sin preocuparse por pagar los cargos de llamada. Esto crea entre los clientes la impresión de que usted le da mucha importancia al soporte personalizado y está dispuesto a escuchar sus problemas y consultas, creando una imagen profesional.
De manera similar, puede obtener un número local con un código de área si sus clientes están dispersos geográficamente. Los clientes se sentirán más cómodos al llamar a un número local porque creen que están tratando con una empresa local.
3. Mejora la accesibilidad para los clientes internacionales.
Los números de teléfono virtuales desempeñan un papel fundamental a la hora de establecer confianza, familiaridad y comunicación eficaz con una base de clientes internacional. Un número virtual local ayuda a crear una presencia local en un área determinada, animando a los clientes a ponerse en contacto con una empresa. Además, un número gratuito permite a los clientes llamarlo sin pagar los cargos de llamada.
Además de esto, la disponibilidad 24 horas al día, 7 días a la semana de los sistemas telefónicos virtuales garantiza que los clientes puedan comunicarse con una empresa en cualquier momento que deseen. Los números virtuales tienen funciones como desvío de llamadas a cualquier ubicación y soporte en varios idiomas. Estos contribuyen a una experiencia del cliente mejor y sin problemas.
4. Proporciona conectividad 24 horas al día, 7 días a la semana con los clientes.
Las empresas pueden ponerse en contacto con sus clientes las 24 horas del día, los 7 días de la semana a través de un sistema telefónico virtual. Se puede acceder a los números de teléfono virtuales desde cualquier parte del mundo una vez que tenga una conexión a Internet. Por tanto, no importa dónde estés; Siempre estará ahí para sus clientes las 24 horas del día. Además, funciones como el desvío de llamadas y el correo de voz garantizan que nunca se pierdan llamadas o mensajes importantes, incluso fuera del horario comercial.
5. Mantiene su vida empresarial y personal.
Una de las ventajas de los números de teléfono es que ayudan a mantener una línea clara entre la comunicación personal y empresarial. Tener un número comercial exclusivo separado de su número personal le permite administrar las llamadas relacionadas con el trabajo de forma independiente, logrando un equilibrio entre su vida profesional y personal.
6. Trabaja desde cualquier lugar con wifi.
Los números de teléfono virtuales permiten a los empleados trabajar en línea desde cualquier lugar, eliminando la necesidad de estar atados a una ubicación específica. Garantiza que los empleados permanezcan conectados incluso cuando no estén físicamente presentes en la oficina. Esta flexibilidad es beneficiosa para las empresas que tienen empleados dispersos geográficamente.
¿Cómo utilizar números de teléfono virtuales para tu negocio?
Los números de teléfono virtuales son beneficiosos para su empresa, ya que brindan una serie de beneficios que van desde ahorro de costos hasta flexibilidad para el trabajo remoto. Sin embargo, para aprovechar plenamente sus beneficios, las empresas deben tener en cuenta varias consideraciones estratégicas.
A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo utilizar los números de teléfono virtuales de su empresa para diferentes objetivos comerciales:
1. Establecer una apariencia profesional en las Empresas
Debe utilizar un número de teléfono virtual para establecer una imagen empresarial profesional en diferentes regiones geográficas. Para ello, necesita obtener un número de teléfono virtual local con un código de área o un número gratuito.
Un número de teléfono local ayuda a crear una presencia local para su empresa, incluso si su empresa no está ubicada físicamente allí. Al mismo tiempo, un número gratuito presenta a su empresa como confiable y establecida.
2. Dirigirse a regiones específicas sin presencia física
Como ya se mencionó, un número de teléfono local ayuda a crear una presencia local para su empresa en una región específica, incluso si su empresa no tiene una ubicación física allí. Es beneficioso para las empresas que planean apuntar a mercados y clientes internacionales.
3. Gestionar un gran volumen de llamadas.
Los sistemas telefónicos virtuales constan de funciones como distribución automática de llamadas (ACD), respuesta de voz interactiva (IVR), enrutamiento de llamadas, etc., que ayudan a gestionar un gran volumen de llamadas telefónicas de manera eficiente sin intervención humana. Por lo tanto, utilice plenamente estas funciones en su horario comercial diario.
4. Ahorre el coste de la telefonía.
Los números de teléfono virtuales son una excelente herramienta para ahorrar costes de telefonía. En primer lugar, funcionan a través de una conexión a Internet, lo que elimina el gasto de mucho dinero en cables telefónicos. En segundo lugar, los proveedores de servicios VoIP le permiten personalizar los planes de precios según las necesidades y el presupuesto de su negocio. Y por último, realizar una llamada internacional con un número virtual es más económico que a los fijos tradicionales. En la mayoría de los casos, realizar una llamada internacional con un número virtual es gratis.
5. Flexibilizar el seguimiento y análisis de llamadas de trabajo
Los sistemas telefónicos virtuales ofrecen herramientas integrales de análisis y seguimiento de llamadas que brindan información sobre los volúmenes de llamadas, las interacciones con los clientes y el desempeño del equipo. Al aprovechar esta información, las empresas pueden optimizar sus estrategias de manejo de llamadas, mejorar las relaciones de servicio al cliente e identificar áreas de crecimiento.
6. Escalabilidad y expansión
A medida que su negocio se expande, los sistemas telefónicos virtuales se adaptan perfectamente para satisfacer sus necesidades cambiantes. Puede eliminar números fácilmente, ajustar las reglas de desvío de llamadas y modificar su plan para dar cabida a nuevos miembros del equipo u oficinas adicionales. Esta flexibilidad garantiza que su sistema telefónico siga siendo escalable para crecer.
7. Integración con CRM
Puede integrar sus números de teléfono virtuales con su software CRM (gestión de relaciones con el cliente) existente como HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Microsoft Dynamics, etc. Esto le permite administrar y ver todas las interacciones con los clientes y los historiales pasados desde un único panel sin tener que cambiar. entre aplicaciones y sistemas.
Conclusión
En conclusión, los números de teléfono virtuales ofrecen beneficios para las empresas. Ayudan a establecer una imagen profesional con una gran base de clientes, gestionar de manera eficiente grandes volúmenes de llamadas, reducir costos y permitir que los empleados trabajen desde cualquier lugar utilizando cualquier dispositivo.
Sin embargo, para maximizar las ventajas de los números de manera efectiva, es crucial considerar estrategias clave. Por ejemplo, el uso de un número local puede crear una presencia local en un área específica y dirigirse a clientes de esas ubicaciones. De manera similar, utilizar un número de pago permite a los clientes comunicarse con usted sin incurrir en cargos por llamadas.
Preguntas frecuentes
- ¿Se pueden rastrear los números virtuales?
Sí, se pueden rastrear los números virtuales. Aunque los números virtuales son independientes de direcciones físicas y dispositivos específicos, algunas personas y tecnologías pueden rastrearlos, como las agencias de aplicación de la ley y las investigaciones de Open-Source Intelligence (OSINT). - ¿Cómo obtengo un número virtual para WhatsApp?
Para obtener un número virtual para WhatsApp de KrispCall, sigue estos pasos:
● Cree una cuenta si es nuevo en la plataforma.
● Inicie sesión con las credenciales correctas.
● Elija el país y el número de teléfono de la lista.
● Elija un plan de precios y realice el pago.
● Presentar documentos si es necesario. - ¿Cómo saber si es un número virtual?
Hay varias características de un número virtual que le ayudarán a distinguir un número virtual de un número tradicional. Algunas de esas características son las siguientes:
● No es necesario insertar una tarjeta SIM en su dispositivo.
● Los números virtuales funcionan a través de una conexión a Internet.
● Puede operarlo desde cualquier lugar siempre que su dispositivo esté conectado a Internet.
● Son independientes de la dirección física y del dispositivo. - ¿Por qué utilizar un número virtual?
Debe usar un número virtual porque existen varios beneficios al usarlo, como ahorro de costos, creación de una imagen profesional, orientación a regiones específicas, mejora del servicio al cliente, flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar, conectividad 24 horas al día, 7 días a la semana, escalabilidad y más. . - ¿Quién usa números virtuales?
Empresas de todos los tamaños y tipos, e incluso particulares, utilizan números virtuales.