Cómo organizar el mejor evento virtual
Publicado: 2022-05-07Lo guiaremos a través de la guía completa para organizar un evento virtual exitoso y cómo el software de eventos virtuales puede ayudarlo.
Planear y organizar un evento en vivo es lo suficientemente estresante, pero cuando se trata de eventos virtuales, hay factores estresantes adicionales: es posible que no sepa qué herramientas usar o cómo hacer que su evento sea emocionante para los participantes.
En este artículo, repasaremos todo lo que necesita saber sobre los eventos virtuales, que incluyen:
- Beneficios de los eventos virtuales
- Tipos de eventos virtuales
- El software de eventos virtuales que necesitas
- Cuánto tiempo debe durar su evento virtual
- Cómo comercializar su evento virtual
- Cómo hacer que su evento virtual sea divertido y atractivo para los participantes
Siga leyendo para obtener la guía completa para planificar su próximo evento virtual y asegurarse de que sea un éxito.
¿Cuáles son los beneficios de los eventos virtuales?
Uno de los beneficios de planificar un evento virtual o en línea es que no necesita reservar un espacio físico, lo que significa que también ahorra dinero. Tampoco es necesario instalar mesas, sillas y equipos de presentación difíciles de manejar (¡oye, viejo sistema A/V de principios de la década de 2000, te estoy mirando!), lo que ahorra más dinero y tiempo.
También puede aprovechar los beneficios de los datos adicionales y el seguimiento de la audiencia desde su plataforma de eventos virtuales. Con mejores análisis sobre la participación de los asistentes: ¿cuánto tiempo sintonizaron los invitados antes de dejarlos? ¿Qué sesión fue la más popular? Puede planificar mejor su próximo evento.
Otro beneficio es que tiene el potencial de extender su alcance a nuevas ubicaciones y compartir con una audiencia más amplia. Por ejemplo, su audiencia extendida puede incluir personas que no pudieron asistir de forma sincrónica (un evento sincrónico requiere que las personas estén en línea al mismo tiempo, interactuando en tiempo real), pero que les gustaría ver su contenido de forma asincrónica (las personas pueden participar en el mismo evento a su conveniencia, en su propio horario, por ejemplo, mientras se encuentran en diferentes zonas horarias).
Es fácil grabar una reunión virtual con la mayoría de las plataformas y puede ofrecer este video de seguimiento de forma gratuita a los asistentes o como un video pago a quienes no se registraron.
Decide el tipo de evento virtual
Al igual que los eventos en el mundo real, los eventos virtuales abarcan toda la gama en términos de tipo, duración y propósito. A continuación se presentan algunos de los principales tipos de eventos virtuales.
- Conferencia virtual: un evento en el que puede tener varios oradores durante unos días. Un programa normalmente tiene discursos de apertura más largos una o dos veces al día y sesiones cada hora más cortas a lo largo del día. Estas sesiones funcionan bien con la funcionalidad de seminario web de una plataforma de eventos virtuales.
- Feria comercial virtual: Estos incluyen panelistas y oradores estilo seminario web, pero también puestos de expositores. Por lo general, están orientados a una industria en particular. Con el software de eventos virtuales, puede configurar cabinas virtuales que incluyen aplicaciones interactivas o videos para que los asistentes exploren.
- Festival virtual: durante la pandemia, muchos festivales están moviendo los eventos de 2020 en línea, donde transmiten en vivo charlas o espectáculos musicales. Esto puede variar desde festivales de libros como el Festival del Libro de Texas hasta festivales de arte y cultura, como el Festival de Nueva York, e incluso festivales de música.
- Evento de networking virtual: puede ser un evento independiente o parte de otro evento, como una conferencia virtual o un evento de oratoria. Los asistentes conversan entre sí de manera informal a través de videoconferencias o mensajes, a menudo antes o después de una presentación más formal.
- Evento de oratoria virtual: Los eventos de oratoria virtual van desde lecturas de autores organizadas por librerías locales hasta reuniones de desarrollo profesional. A menudo, se realizan mediante la función de transmisión en vivo o videoconferencia del software de eventos virtuales.
- Reunión interna virtual: lo que solían ser reuniones en persona en toda la empresa o en todo el departamento ahora pueden ocurrir en un entorno virtual. Estas también se conocen como reuniones públicas donde los asistentes pueden interactuar con el orador y hacer preguntas.
Cada herramienta de eventos virtuales tiene un conjunto diferente de funciones y opciones. Siga leyendo para saber cómo elegir la que mejor se adapte a sus necesidades.
Elige la herramienta adecuada
La plataforma específica que necesita dependerá del tipo de evento virtual que esté organizando. Por ejemplo, dependiendo de la logística de su evento, es posible que necesite funciones de seminario web, chat o integración de sesiones de trabajo, un vestíbulo virtual o espacio para eventos para simular un entorno de feria comercial o capacidades de transmisión en vivo.
Es importante primero elaborar un plan para su evento y luego encontrar la plataforma de eventos virtuales con las funciones adecuadas para hacer el trabajo.
En general, las herramientas de software de eventos virtuales le permiten transmitir eventos en línea y colaborar con los asistentes. Otra característica clave es poder compartir información con los asistentes a través de un seminario web.
Algunos software de eventos virtuales incluso le permiten crear entornos virtuales completos con vestíbulos de eventos, cabinas virtuales y avatares de asistentes.
Consulte nuestro catálogo de software de eventos virtuales para ver comparaciones de herramientas de software populares y explorar funciones. Puede usar la herramienta de "filtros recomendados" de Capterra disponible en cada directorio de software para reducir sus opciones según las características que necesita. También puede leer reseñas de usuarios de otros propietarios de negocios sobre cómo califican cada plataforma.
Decidir sobre la longitud correcta
Quizás se pregunte cuánto tiempo debería durar un evento virtual. Nuevamente, esto dependerá del tipo de evento que esté organizando. Puede usar eventos de la vida real como guía, pero tenga en cuenta que con un entorno en línea, puede ser aún más difícil mantener a un asistente interesado. Por esta razón, es posible que desee mantener las cosas en el lado más corto.
A modo de orientación, un evento virtual de mayor perfil, como un festival virtual o una conferencia virtual, podría durar de uno a cuatro días, según la cantidad de oradores y asistentes, y la programación oficial duraría todo el día laboral. Un evento único de desarrollo profesional virtual puede durar solo de 45 minutos a una hora. También puede dejar 15 minutos al final o al comienzo de la hora programada para que los invitados se conecten a través de chat o videoconferencia.
Muchas plataformas de software vienen con funciones como chat grupal u opciones de encuestas en vivo. Estas características pueden ayudarlo a que su evento sea más atractivo si incluye minijuegos u oportunidades de networking dentro de su evento virtual.
Comercializa tu evento
Para que su evento virtual se destaque entre la multitud, debe ser creativo.
Aquí hay algunas ideas para poner en marcha su proceso de pensamiento creativo:
- Envía un divertido gif animado como invitación a un evento.
- Ofrezca a sus suscriptores de correo electrónico un descuento para asistir a su evento virtual.
- Cree camisetas, bolsos de mano o carteles personalizados para promocionar su evento (todo disponible a través de comercio electrónico en el sitio web de su evento, por supuesto).
- Dona un porcentaje de la venta de entradas a una organización sin fines de lucro relacionada con tu evento.
Algunas plataformas de software de eventos virtuales permiten una marca personalizable, por lo que puede hacer que su marketing se destaque y se coordine con la marca de su evento virtual para una experiencia consistente. Por ejemplo, puede crear páginas de destino de inscripción y registro personalizadas que tengan el mismo aspecto que la página de destino de su evento en vivo.
Hazlo divertido
Una vez que lo hayas superado promocionando tu evento, tienes que cumplir.
Tus invitados quieren aprender de ti y hacer networking, pero también quieren pasar un buen rato. Incluso si las cosas son completamente virtuales, aún puede hacer que sus eventos sean divertidos utilizando su plataforma de eventos virtuales.
- Muchas plataformas de software de eventos virtuales le permiten crear un lobby virtual para su evento. Invite a sus proveedores o oradores a instalar cabinas y deje que sus invitados exploren de forma interactiva.
- Fomente la creación de redes compartiendo una pregunta para romper el hielo y haga que los invitados participen a través del chat.
- Haga que una banda actúe virtualmente a través de una transmisión en vivo antes de comenzar su sesión principal o presentación de orador.
- Ofrezca un obsequio y haga que el presentador use un generador de nombres aleatorios para seleccionar un ganador.
- Experimente con encuestas en vivo para dividir la presentación.
Organice un evento virtual exitoso y haga que los invitados regresen por más
Aunque puede ser intimidante probar algo nuevo, su próximo evento virtual puede ser tan exitoso como un evento físico.
Tenga en cuenta que este tipo de experiencia virtual también puede ser nueva para sus invitados, por lo que tiene la oportunidad de sobresalir entre sus competidores manteniendo las cosas frescas y probando formas creativas de mantener a sus invitados comprometidos.
¿Quiere explorar el software de eventos virtuales? Consulte nuestro catálogo de software para eventos virtuales.
Nota: Las aplicaciones seleccionadas en este artículo son ejemplos para mostrar una característica en contexto y no pretenden ser respaldos o recomendaciones. Se han obtenido de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.