Comparación de categorías: videoconferencia frente a conferencia web

Si bien las reuniones virtuales ayudan a los gerentes de proyectos, dueños de negocios, educadores y muchos otros a interactuar con sus equipos, clientes y clases, la seguridad de los datos, la calidad de audio/video y las preocupaciones sobre el cifrado continúan afectando toda la experiencia de la reunión en línea. Si también está pasando por uno de estos problemas, ¿por qué no considerar la videoconferencia o una herramienta de conferencia web para resolver sus desafíos?

El software de videoconferencia y el software de conferencia web a menudo se confunden porque ambas herramientas permiten a los usuarios organizar y administrar reuniones en línea. Si bien las dos plataformas tienen mucho en común, son distintas en funcionalidad. Las herramientas de videoconferencia se usan para realizar llamadas con un número limitado de participantes, mientras que los sistemas de conferencia web pueden acomodar reuniones relativamente grandes y, por lo tanto, se usan para transmitir videos a una audiencia más grande.

A continuación, hablaremos sobre las similitudes y diferencias entre las dos categorías de software para ayudarlo a comprender cuál se adapta mejor a sus necesidades.

¿Qué es el software de videoconferencia?

El software de videoconferencia permite que los miembros del equipo se comuniquen a través de una pantalla bidireccional de audio y video. El software brinda a los usuarios varias funciones para una colaboración virtual efectiva, que incluyen compartir pantalla, chat en equipo y pizarras digitales.

Las soluciones de videoconferencia se pueden utilizar para realizar reuniones de equipo uno a uno, talleres en línea, reuniones de proveedores y clientes, seminarios, demostraciones de ventas y entrevistas de reclutamiento. La mayoría de estas herramientas también ofrecen una función de grabación que permite a los usuarios capturar audio, video y compartir pantalla.

Características clave del software de videoconferencia

Las características principales del software de videoconferencia incluyen:

• Transmisión de presentaciones : ayuda a transmitir presentaciones de diapositivas a una audiencia remota.
• Uso compartido de pantalla : permite a los presentadores compartir su pantalla con los participantes en tiempo real, lo que les ayuda a planificar, crear estrategias y generar ideas.
• Audio y video bidireccional : facilita la comunicación de audio y video punto a punto (dos asistentes) y multipunto (tres o más asistentes).
• Encuadre automático : aprovecha la inteligencia artificial para identificar a todos los asistentes a la reunión. Mantiene el sujeto principal enfocado y encuadra a todos los participantes para una vista óptima.
• Transcripción automática : Graba y transcribe automáticamente todo lo dicho durante la reunión en tiempo real.
• Acceso móvil : permite a los usuarios realizar y asistir a reuniones virtuales desde sus teléfonos móviles.
• Chat privado : admite conversaciones uno a uno entre usuarios.
• Chat en tiempo real: permite a los participantes compartir mensajes entre reuniones.
• Grabación : graba la reunión en formato MP4 y permite a los usuarios compartir la grabación para referencia futura o con personas que no participan.

Ejemplos de software de videoconferencia

Reunión de Google

4.5/5
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Flojo

4.7/5
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Reuniones Zoom

4.6/5
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TeamViewer

4.6/5
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Espacio de trabajo de Google

4.7/5
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¿Qué es el software de conferencias web?

El software de conferencias web permite a los participantes realizar o asistir a reuniones en línea con la ayuda de una conexión a Internet. El software ofrece funciones de colaboración, como compartir archivos, compartir pantalla y mensajería instantánea para facilitar las reuniones virtuales. Permite a los anfitriones presentar a una audiencia dispersa, independientemente de su ubicación.

Por lo general, se utiliza una plataforma de conferencias web para realizar reuniones de video, incluidas soluciones de transmisión web, videos tutoriales, enseñanzas en el aula y seminarios web, con múltiples participantes.

Características clave del software de conferencias web

Las características principales del software de conferencias web incluyen:

• Transmisión de presentaciones : Transmite presentaciones de diapositivas durante un evento en línea, como una conferencia web.
• Uso compartido de pantalla : permite a los usuarios compartir su pantalla completa o una ventana de aplicación en particular para facilitar la colaboración.
• Videoconferencia : permite a los usuarios conectarse con los participantes de forma remota a través de la web.
• Encuadre automático : se enfoca en el orador y encuadra automáticamente a todos los asistentes para brindar una vista óptima a los participantes.
• Transcripción automática : utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático para convertir audio en texto, lo que permite a los usuarios buscar cualquier parte particular de la conversación.
• Gestión de marca : permite a los usuarios agregar logotipos y colores personalizados a la interfaz. También ahorra tiempo y dinero al promover la flexibilidad en el lugar de trabajo y la comunicación en tiempo real entre los empleados, lo que eventualmente mejora el valor de su marca.
• Levantamiento de manos electrónico : permite a los asistentes responder preguntas, interactuar con otros o expresar inquietudes.
• Controles del anfitrión : brinda privilegios especiales al anfitrión y le permite controlar varios aspectos de una reunión en línea, como administrar participantes o establecer permisos de entrada para la reunión.
• Chat privado : permite a los participantes enviar mensajes a personas seleccionadas de toda la audiencia.
• Chat en tiempo real : Facilita la interacción durante las reuniones a través de mensajería instantánea.
• Grabación : permite a los usuarios grabar conferencias web y seminarios web para circular o reproducir más tarde.
• Audio y video bidireccional : permite que todos los asistentes se escuchen y se vean, independientemente del dispositivo que estén utilizando.

Ejemplos de software de conferencias web

Reunión de Google

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Reuniones Zoom

4.6/5
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Equipos de Microsoft

4.4/5
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Flojo

4.7/5
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Hangouts de Google

4.3/5
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¿Qué tienen en común?

Tanto las soluciones de videoconferencia como las de conferencia web se utilizan para facilitar la colaboración y la comunicación entre las partes interesadas. Ambas herramientas:

• se utilizan para conectarse con la audiencia virtualmente a través de reuniones de video en vivo.
• Ofrece funcionalidades para controlar los componentes audiovisuales asociados, administrar reuniones y participantes, y transmitir y grabar videos.
• permitir a los usuarios compartir pantallas y realizar presentaciones en línea.

¿Qué herramienta es adecuada para su negocio?

La respuesta más simple a esto es elegir el sistema de software que mejor se adapte a los requisitos de su empresa. Por ejemplo, si tiene una gran cantidad de participantes que asisten a sus reuniones, es posible que desee considerar una solución de conferencia web, ya que puede atender a un conjunto más grande de participantes. Las herramientas de videoconferencia, por otro lado, ofrecen una capacidad limitada de participantes. Según la cantidad de participantes que las herramientas pueden admitir, la videoconferencia es ideal para realizar reuniones conversacionales e interactivas, mientras que la conferencia web se puede usar para transmitir un solo mensaje o discurso, como presentar un tema a la audiencia.

Del mismo modo, si desea realizar reuniones importantes la mayoría de las veces, invertir en una solución de videoconferencia sería la decisión correcta, ya que estas herramientas ofrecen calidad de audio y video de alta definición en comparación con las herramientas de conferencia web. Las soluciones de videoconferencia también permiten a los anfitriones recopilar comentarios de la audiencia en los modos de audio/video, a diferencia de las herramientas de conferencia web que solo permiten el chat como una opción para recopilar comentarios.

Una vez que haya decidido qué software usar, diríjase a nuestras páginas de categoría de software de videoconferencia y software de conferencia web, donde puede encontrar una lista clasificable de productos y reseñas de software de usuarios verificados.

Si desea acotar su búsqueda a las soluciones más populares y mejor calificadas, visite los informes de la lista de seleccionados de Capterra para conocer el software de videoconferencia y las soluciones de software de conferencia web más importantes: nuestros informes se basan en un análisis de miles de reseñas de usuarios.

Cómo elegir la herramienta de conferencias adecuada para su empresa

Las herramientas de videoconferencia y conferencia web permiten a las empresas reunir a equipos, clientes y clientes remotos. Aquí hay algunos factores que puede considerar antes de finalizar el mejor sistema de software para su negocio.

• Evalúe las funciones que podría necesitar: antes de invertir en una solución de conferencias, asegúrese de comprender los requisitos de su reunión y las funciones que no desea comprometer. Por ejemplo, es posible que desee amplias opciones de colaboración que le permitan comunicarse con los miembros del equipo en tiempo real o que necesariamente desee una opción de grabación automática para todas sus reuniones. Algunas de las funciones populares que puede buscar en una solución de conferencia incluyen múltiples capacidades de cámara web, funciones de chat, grabaciones ilimitadas, uso compartido de pantalla y funciones de presentación dinámica. Aparte de estos, también puede buscar funciones adicionales, como reducción de ruido y fondos virtuales.
• Mire la cantidad de participantes admitidos: algunas herramientas de conferencia le permiten incluir una gran cantidad de participantes en una llamada, mientras que otras solo pueden acomodar a un puñado de miembros. Antes de preseleccionar una solución para su negocio, evalúe si desea tener interacciones con un grupo completo o grupos pequeños y enfocados. En general, si desea realizar seminarios y capacitaciones con frecuencia, una solución de conferencia web podría ser la herramienta para usted.
• Considere el precio del software: por lo general, el costo de una herramienta de conferencia depende de varios factores, como las tarifas de instalación, los servicios de soporte avanzados y las opciones de colaboración. Si bien los proveedores de estos productos ofrecen múltiples modelos de precios, incluidas suscripciones mensuales y tarifas de licencia únicas, las soluciones de videoconferencia tienden a ser un poco más caras en comparación con las herramientas de conferencia web, ya que ofrecen una mejor calidad de audio y video que las últimas. Varias soluciones de software también ofrecen una versión gratuita para usuarios con funcionalidades limitadas. En función de su presupuesto, puede decidir la solución que mejor se adapte a sus necesidades.

Preguntas comunes para hacer al seleccionar una herramienta de conferencia para su negocio

Es importante seleccionar el sistema de videoconferencia o conferencia web adecuado para su negocio, y hacer las preguntas correctas puede ser de gran ayuda. Aquí hay una lista de algunas de las preguntas comunes que puede hacer a los proveedores antes de invertir en una herramienta.