Control de versiones: no dejes que tus versiones se salgan de control

Perder el control de los cambios en un archivo es una pesadilla. Conoce el trato: crea una copia astutamente, la envía para que la revisen sus compañeros y luego todos comienzan a enviar archivos separados con sus comentarios. Si acepta sus comentarios, comienza a implementar los cambios en uno de los documentos, su 'maestro', a medida que continúa incorporando comentarios y ediciones adicionales de otras personas. Pero si el ciclo de retroalimentación es largo y estás distraído, puede ser terriblemente fácil perder la noción de qué documento es el maestro.

Estoy seguro de que ha vivido la pesadilla de sobrescribir cambios importantes o cambiar el nombre de un archivo incorrectamente, solo para darse cuenta del error muchas rondas de revisión más tarde. Yo sí, y es una locura. Por favor, vea mis otros comentarios/ediciones, dice un colega. Juré que hice esos cambios , creo.

Peor aún: la cosa se imprime o publica antes de que la atrapes; solo te das cuenta más tarde de que era una versión no final. Horror.

El control de versiones, o la falta del mismo, puede acabar con cualquier organización de marketing bien intencionada. Perder la noción de en qué ronda estás, cuál es la versión de trabajo y dónde se realizaron los cambios, es enloquecedor, frustrante e ineficiente.

Entonces, ¿cómo arrebatarle el control a esta bestia? Hablemos de cómo realizar un seguimiento de sus versiones... dónde almacenarlas, cómo nombrar archivos, cómo seguir los cambios, etc.

Establecer convenciones de nomenclatura de archivos

Un primer paso simple pero tremendamente efectivo es establecer convenciones de nomenclatura de archivos en toda su organización.

Si no quita nada más de este artículo, preste atención a esto: Establezca un sistema de nombres simple pero consistente para sus archivos y apéguese a él. Esto puede incluir una combinación de números, iniciales o fechas. Y debes usarlo militantemente, con todas y cada una de las revisiones.

Personalmente, uso diferentes métodos dependiendo de cuántas personas estén involucradas en un proyecto. Si solo estoy trabajando en un archivo, como el borrador de este blog, mantengo una estrategia simple de nombres de archivos. Etiqueto todo con el número de versión solamente: "v1", "v2", etc.

Pero una vez que más personas se involucran, me vuelvo más granular. Cuando varias personas están revisando, me resulta útil agregar un nombre de archivo con iniciales para poder ver fácilmente con qué revisión estoy trabajando o escanear mi escritorio para ver quién ya ha ingresado. También me gusta agregar una fecha al nombre del archivo, como FILENAME_060717. (Cierto, la mayoría de los programas de procesamiento de texto brindan un historial de revisiones en los detalles del archivo, pero eso no se aplica si luego vuelve a abrir un archivo y realiza un pequeño cambio. El reloj se reinicia). ediciones: ingresar varios cambios en un día; me gusta marcar el nombre del archivo real con "revisión de la mañana", "revisión de la tarde" o incluso "revisión de las 2 pm", etc., para mantenerlo todo en orden.

Configure un flujo de trabajo creativo claro

Otro paso para obtener el control de la bestia es establecer una estrategia de quién revisa qué y en qué etapa. Tener algún tipo de plan que esté documentado, sofisticado o complejo, puede ayudarlo a mantener el control de los archivos. Estas son las características de un flujo de trabajo creativo, que es otro proceso que defiendo. De hecho, es posible que pueda casar los dos en un solo proceso, una caída en picado eficiente. Pero nuevamente, al igual que la convención de nomenclatura, realmente necesita ceñirse al plan y hacerlo cumplir.

Pon a todos en la misma página

Así que tienes un sistema de nombres de archivos y un plan. Eso es genial, para ti. Pero si necesita involucrar a otros en ese plan, es fundamental que todos trabajen en la misma página proverbial. Esto significa implementar reglas y procesos, no solo para usted, sino para toda la organización.

Establezca un flujo de trabajo multifuncional eficiente y haga que alguien use el sombrero Tipo A. Esta persona puede documentar el proceso, enviar instrucciones a los colegas sobre cómo nombrar y etiquetar sus archivos, realizar mini sesiones de capacitación y realizar comprobaciones puntuales para garantizar y hacer cumplir el proceso. Hacer la rutina de ser estricto con los detalles no es muy divertido, pero ahorrará tiempo a largo plazo.

Una “Palabra” sobre los cambios de pista

No hay nada que provoque más ira en mí que recibir un archivo limpio de un colaborador. Pienso: "Oye, wow, no tuvieron cambios"... solo para comenzar a leer y darme cuenta, con horror, de que han hecho legiones de ediciones sin anotarlas. Es cuando estoy en la maleza, leyendo línea por línea para comparar lo viejo y lo nuevo para detectar cambios, que sale humo de mis oídos.

Las herramientas de seguimiento de cambios, como la de Word o Google Docs, proporcionan una manera fácil de anotar, editar y marcar. Esto me ayuda a ver rápidamente quién hizo qué cambio y cuándo.

No solo hago un seguimiento de los cambios cuando trabajo con otros. Enciendo la función mientras hago mi propio trabajo para controlar lo que estoy haciendo. Me encanta que el programa mantenga un registro de mis cambios y me permita probar y revertir fácilmente si mis ediciones no son tan estelares después de todo.

Una prima del control de cambios es la herramienta de comentarios, que me encanta igualmente. Uso los comentarios para recordarme el estado, las cosas que necesito volver y completar, o el proceso de pensamiento. También uso comentarios para explicar a los demás por qué estoy haciendo ciertos cambios de redacción, por qué reescribí un pasaje para el tono, etc.

Sé lo que has escuchado en el pasado sobre los cambios de pista, y es verdad. Es una bestia visualmente abrumadora para discutir. Pero los programas han evolucionado de una manera que lo hace manejable. Ahora es posible marcar los cambios pero ocultarlos a medida que avanza, para que su página se mantenga limpia y fácil de leer y pueda concentrarse solo en el flujo y el aspecto de la copia.

Precaución: no lo marque como "final" hasta que realmente lo sea

Hay algo mágico, y no en el buen sentido, que parece suceder cuando agrego un nombre de archivo con la palabra "final". Es como una señal para la Ley de Murphy: en el momento en que proclamo que un archivo está terminado, inevitablemente se filtran una gran cantidad de ediciones y cambios adicionales.

Para engañarme a mí mismo (y a Murphy), he aprendido a no usar la palabra "final" en mis archivos hasta que la cosa haya sido enviada, lanzada y abandonada el proverbial edificio. En cambio, sigo manteniendo las convenciones de nomenclatura anteriores para saber qué versión es la más reciente. Solo más tarde, una vez que todo está hecho, vuelvo y hago una copia de One That Went To Press y lo renombro como "Final".

¿Cómo llegar a la etapa “final”? Proporcione una ventana para la revisión interna del cliente. Y luego, cuando está cerrado, está cerrado. A menos que se trate de un problema legal, envía cuando lo digas y cúmplelo. Tus clientes se alinearán.

crear un archivo

Archivar, en su escritorio o en una unidad en la nube, es otra excelente manera de realizar un seguimiento de las versiones.

Mientras trabajo en varios archivos, los guardo en una carpeta de mi escritorio llamada "Versiones anteriores". De esta manera, cuando abro mi carpeta de trabajo principal, solo veo lo último. Me ayuda a evitar sentirme abrumado o escanear y tomar el archivo equivocado. También es un buen archivo. Cuando trabajo de esta manera, creo una carpeta que captura todas las ediciones y revisiones en el camino. Entonces, si alguna vez necesito volver a una iteración anterior, es fácil de encontrar.

Cuando todo esté dicho y hecho, es posible que tenga tres o 300 versiones de archivos revisados. Al igual que los registros de impuestos, me gusta guardarlos por un tiempo... al menos hasta que mis archivos salgan por la puerta. De esta manera, tengo un archivo claro de todos los cambios que se han realizado a lo largo del proceso de revisión, algo a lo que mirar hacia atrás si necesito volver a una iteración anterior, ver dónde se introdujo un cambio extraño o una edición desconocida, etc.

También me encanta trabajar con unidades en la nube, como Google Drive, SharePoint o Dropbox. De hecho, actualmente trabajo casi exclusivamente con archivos de estos sistemas. De esa manera, sé que siempre estoy trabajando en la última versión de un archivo y que puedo hacer mi trabajo desde cualquier computadora, en lugar de tener que enviarme copias de los archivos por correo electrónico. Varias personas pueden contribuir, editar o revisar simultáneamente. Y mantiene un archivo automático.

Pensamientos de despedida: Esté alerta al hacer sus ediciones

Un último consejo: en la medida de lo posible, trate de limitar sus distracciones cuando trabaje en archivos y cambios. Cierra la puerta, bebe un poco de café y apaga la música (o enciéndela, si eso te ayuda a concentrarte). No hay nada peor que hacer una gran cantidad de cambios excelentes, solo para darse cuenta más tarde de que los hizo en la versión incorrecta de un archivo y necesita rehacer su trabajo. O bien, ha guardado los cambios en un lugar extraño y ahora el archivo se ha perdido. Así que presta atención.

Y eso es definitivo.

¿Cuál es tu forma favorita de mantener el control de versiones? ¿O qué historia de terror relacionada con archivos tienes para compartir?