Cómo escribir un correo electrónico de solicitud de vacaciones (+ consejos y ejemplos)

Antes de reservar tus próximas vacaciones, ¡no olvides preguntarle a tu jefe!

Duh, se podría decir.

Pero algunos empleados enfrentan dificultades para solicitar formalmente días de vacaciones a sus superiores.

Por lo tanto, este artículo presenta muestras, ejemplos y consejos sobre cómo:

• Escribe un correo electrónico de solicitud de vacaciones,
• Vaya directo al grano en su correspondencia y
• Mantenga un tono profesional en su carta de licencia.

Entremos en ello.

• Un correo electrónico de solicitud de vacaciones es una solicitud escrita de permiso que los empleados dirigen a su jefe o gerente.
• Los elementos clave de una solicitud de vacaciones profesional incluyen una línea de asunto concisa, un saludo, una mención de los días de vacaciones, enviar un CC a RR.HH., indicar quién se hará cargo de su carga de trabajo mientras usted no esté y una despedida.
• Para que su correo electrónico de solicitud de vacaciones tenga más probabilidades de ser aprobado, mantenga un tono profesional, vaya directo al grano y utilice el ejemplo más apropiado de correo electrónico de solicitud de vacaciones.
• Una solicitud de vacaciones no se limita a un día o una semana. Dependiendo de las políticas de su empresa, puede solicitar medio día libre o unas vacaciones más largas que duren varios meses.

¿Qué es un correo electrónico de solicitud de vacaciones?

Un correo electrónico de solicitud de vacaciones es una solicitud de licencia formal y por escrito enviada a su jefe, supervisor o gerente a través de su correo electrónico del trabajo. Dependiendo de la política de su empresa, deberá enviar el correo electrónico de solicitud de licencia días o semanas antes de la hora en que desea despegar.

De manera similar, la política de la empresa dicta si el empleador le pedirá al empleado que mencione el motivo de sus vacaciones, como visitar a amigos o familiares, o algún otro motivo.

En las siguientes secciones, le brindaremos todos los ejemplos, ejemplos, pasos y consejos para ser convincente en su próximo correo electrónico de solicitud de tiempo libre.

Porque recuerde que es más probable que su jefe acepte su solicitud de licencia si la ha escrito de manera que sea fácil decir que sí y difícil decir que no.

¿Cuáles son los elementos clave de un correo electrónico de solicitud de vacaciones?

Los elementos clave de un correo electrónico de solicitud de vacaciones incluyen:

1. Línea de asunto concisa ,
2. Saludos dirigidos a su jefe,
3. Breve mención de los días de vacaciones,
4. Explicación de cómo se gestionará su carga de trabajo en su ausencia,
5. Información de cierre y contacto con su título, departamento, puesto, nombre, apellido u otros detalles relevantes, y
6. CC que contiene correos electrónicos laborales de RR.HH. y compañeros de trabajo relevantes.

Siempre que cubra estos aspectos, su correo electrónico de solicitud de vacaciones será acertado.

Cómo escribir un correo electrónico de solicitud de vacaciones

Escribir para solicitar tiempo libre es una habilidad que debemos dominar tarde o temprano.

Pero no todas las empresas tienen el mismo enfoque a la hora de redactar una solicitud de vacaciones.

Las próximas secciones ofrecen una guía paso a paso sobre cómo compilar su próximo correo electrónico de solicitud de vacaciones.

Paso 1: escriba una línea de asunto concisa

Quiere que su correo electrónico se destaque en la bandeja de entrada de su jefe. Por lo tanto, haga que su línea de asunto sea lo más concisa posible.

A modo de ilustración, puede probar algunos de los siguientes ejemplos:

• Solicitud de tiempo libre: [fechas de solicitud de vacaciones + su nombre],
• Solicitud de licencia anual: [fechas de solicitud de vacaciones + su nombre], o
• Solicitud de vacaciones: [fechas de solicitud de vacaciones + su nombre].

Si tiene una relación más formal con su jefe, le recomendamos insertar su nombre y apellido en la línea de asunto.

En cualquier caso, una solicitud de permiso vaga o con muchas palabras puede hacer que su jefe se la salte, ¡así que tenga cuidado!

Paso #2: Saluda apropiadamente a tu jefe

Tan pronto como termines tu línea de asunto concisa, debes saludar a tu jefe con respeto.

En este caso, sea formal o informal, pero hágalo simple, como en los siguientes ejemplos:

• “Estimado [nombre del gerente]” : para un saludo más profesional, o
• “Hola [nombre del gerente]” : para un saludo más informal.

De todos modos, no te detengas demasiado en esta parte. ¡Siempre que sepas el nombre de tu manager, tendrás un gran comienzo!

Después de eso, puedes expresar cortesía común en unas pocas palabras, como:

• “Espero que estés muy bien”
• "Espero que este correo electronico te encuentre bien,"
• "¿Cómo estás?",
• “Buenas tardes” o expresiones similares.

Sin embargo, la redacción de esta parte de cómo estás depende de tu tipo de correo electrónico (más sobre eso en un momento).

Paso #3: Menciona tus días de vacaciones

Para mantener informado a su empleador, mencione sus días de vacaciones en la siguiente oración de su correo electrónico de solicitud de vacaciones después de la parte del saludo.

Aquí hay algunos ejemplos probados y comprobados:

• "Me gustaría eliminar [las fechas de solicitud de vacaciones]".
• "Quiero tener mis vacaciones anuales en [fechas de solicitud de vacaciones]".
• “Me gustaría solicitar licencia para las siguientes fechas: [Fechas de solicitud de vacaciones]”.

Siempre que su correo electrónico profesional contenga las fechas reales que desea tomar, se acerca el final de su correo electrónico de solicitud de vacaciones.

Paso 4: indica quién se hará cargo de tu carga de trabajo mientras estás fuera

Para correos electrónicos de solicitud de vacaciones más largos o urgentes, debes explicar en una o dos frases cómo se gestionará tu carga de trabajo en tu ausencia. Esto demuestra que está comprometido con su trabajo y desea que todo funcione sin problemas.

Aquí hay algunos ejemplos de cómo hacer precisamente eso:

• "Me gustaría informarles que [nombre y apellido del compañero de trabajo] ocupará una parte de mi carga de trabajo mientras estoy fuera, para que nuestros clientes no sientan una disminución en los servicios".
• "Le informamos que todas mis tareas actuales han sido reprogramadas hasta que finalice mi licencia y continuaré trabajando en ellas una vez que regrese al trabajo".
• "[Nombre y apellido del compañero de trabajo] se encargará de algunas de mis tareas mientras esté de licencia".

Por lo general, no se le pedirá que explique el motivo de su tiempo libre. Sin embargo, si solicita las vacaciones con solo uno o dos días de anticipación, es posible que desee informarle a su gerente el motivo, ya que podría afectar la aprobación de su solicitud.

Paso #5: Cerrar sesión profesionalmente

Como ocurre con todo lo relacionado con el trabajo, sea respetuoso con su jefe cuando envíe el correo electrónico de solicitud de vacaciones.

Aquí hay algunas maneras en que puede finalizar su correo electrónico:

• “Gracias por considerar mi solicitud. [Su nombre, apellido y número de teléfono]” – para un correo electrónico más formal, o
• “Hablamos pronto [Su nombre y número de teléfono]” : para un correo electrónico menos formal.

Siempre debe dejar su número de teléfono en caso de que su gerente quiera comunicarse con usted directamente con respecto al correo electrónico de solicitud de vacaciones.

Paso #6: Poner a RR.HH. (y a otros compañeros de trabajo relevantes) en CC

Por último, pero no menos importante, haga las cosas lo más transparentes posible informando a su departamento de recursos humanos sobre su solicitud. De esa manera, incluso si su jefe pierde su correo electrónico o si algo sale mal, aún tendrá el correo electrónico para demostrar que solicitó su licencia a tiempo .

Recomendamos enviar un CC a su especialista de recursos humanos de mayor rango u otro personal relevante que debe mantener informado durante sus vacaciones.

Pero no olvides incluir sus correos electrónicos laborales, no personales. Es posible que conozcas personalmente a algunos de ellos, por lo que podrías mezclar fácilmente sus direcciones de correo electrónico personales y laborales.

En última instancia, enviar CC es la mejor práctica cuando su correo electrónico concierne a otras personas.

Ejemplos y ejemplos de correos electrónicos de solicitud de vacaciones

Para unir toda esta información, veremos 9 ejemplos y muestras de solicitudes de vacaciones profesionales, junto con nuevos consejos de expertos.

Ejemplo n.º 1: correo electrónico de solicitud de vacaciones simple

Un simple correo electrónico de solicitud de vacaciones es exactamente lo que parece. Transmite su solicitud de forma rápida y sencilla, en no más de 4 frases.

A continuación se muestra un ejemplo de este tipo de correo electrónico:

La directora de Recursos Humanos del grupo de empresas TemPositions, Sally Ahmed, describe la piedra angular de un simple correo electrónico de solicitud de vacaciones, incluido el título, el saludo y el razonamiento:

“Salude a su gerente como lo haría normalmente y proporcione las fechas que solicita. También es importante tener en cuenta qué preparativos profesionales has hecho antes del viaje y quién más en tu equipo está disponible para ayudarte en tu ausencia”.

Ejemplo n.º 2: correo electrónico informal de solicitud de vacaciones

Si usted y su jefe son cercanos porque han trabajado juntos durante años, un correo electrónico informal de solicitud de vacaciones podría funcionar mejor.

A continuación se muestra un ejemplo de un correo electrónico informal de este tipo:

El director ejecutivo de Z Branding, Kraig Kleeman, dice que debes tener un tono relajado en tus correos electrónicos informales de solicitud de vacaciones:

“Inyecta algo de personalidad en tu solicitud. Comparta brevemente sus planes, haciéndolo como una conversación informal con un amigo. No olvides tirar los dátiles, manteniendo un tono relajado y amigable”.

° 3: correo electrónico de solicitud de vacaciones formal

Si no conoce bien a su jefe o si su empresa fomenta los correos electrónicos formales, escriba un correo electrónico formal de solicitud de vacaciones.

A continuación se muestra un ejemplo de este tipo de correo electrónico:

Sally Ahmed cree que un correo electrónico formal de solicitud de vacaciones debería ser más oficial que otros tipos:

“Mantenga un tono profesional que vaya directo al grano cuando describa los días solicitados. Incluya una despedida respetuosa e invite a su gerente a hacer un seguimiento con cualquier pregunta adicional".

Ejemplo n.º 4: correo electrónico de solicitud de vacaciones

El correo electrónico de solicitud de vacaciones combina los dos tipos de solicitudes anteriores: informal y formal.

Así es como podrías hacerlo:

Línea de asunto: Solicitud de licencia de vacaciones — [fechas de solicitud de vacaciones y su nombre]

Hola, [nombre del gerente],

Estoy planeando reservar unas vacaciones fuera de la ciudad, así que me preguntaba si podrían aprobar [fechas de solicitud de vacaciones] como días libres para mí.

Espero que apruebes mi solicitud para poder reservar mis vacaciones pronto.

Hablamos pronto,

[Su nombre y número de teléfono]

Regla general: el tono de su carta de solicitud de licencia depende de la accesibilidad de su jefe y de qué tan bien se llevan, así que recuerde tenerlo en cuenta al redactar su correo electrónico.

Ejemplo #5: correo electrónico de solicitud de PTO

PTO y vacaciones no son lo mismo, por lo que es posible que desee escribir un correo electrónico de solicitud de PTO en lugar de un correo electrónico de solicitud de vacaciones en algún momento. En resumen, PTO significa tiempo libre remunerado , una licencia pagada por el empleador. Por el contrario, las vacaciones a veces pueden no ser remuneradas.

Así es como se ve este correo electrónico de solicitud de tiempo libre en acción:

Kraig Kleeman habla de la importancia de seguir las políticas organizacionales cuando se trata de correos electrónicos de solicitud de PTO:

“Navegue sin problemas por las políticas de PTO de la empresa. Exprese claramente su solicitud de PTO, incluidas las fechas y cualquier detalle pertinente. El cumplimiento es crucial aquí, ya que garantiza que su tiempo libre se alinee con las pautas organizacionales”.

Ejemplo n.º 6: correo electrónico de solicitud de día libre

A veces, solo necesitas un día para relajarte, hacer algunos recados o atender una emergencia. En otras palabras, algunas empresas permiten días personales , pero consulte con su departamento de recursos humanos o con su gerente por si acaso.

En muchos casos, sin embargo, la mejor opción es solicitar un día libre por correo electrónico.

A continuación se muestra un ejemplo de un correo electrónico de solicitud de día libre:

En cualquier caso, consulta la política de tu empresa para ver con cuántos días de antelación necesitas solicitar el permiso. Por ejemplo, algunas organizaciones no permiten solicitudes de último momento.

Ejemplo #7: Correo electrónico de solicitud de vacaciones más largas

En otras ocasiones, un día o una semana libre no es suficiente. Aquí es donde un correo electrónico de solicitud de vacaciones más largo puede resultar útil.

Cuando solicita unas vacaciones prolongadas, es útil proporcionar los motivos de su solicitud para aumentar las posibilidades de que se aprueben sus vacaciones.

He aquí cómo hacerlo:

Los correos electrónicos de solicitud de vacaciones más largos son raros pero a veces necesarios. Kraig Kleeman dice que deberías abordar si tus días de vacaciones pueden afectar tu trabajo y cómo facilitar las cosas para todos los involucrados:

“Mejore su comunicación para un descanso prolongado. Comparta la emoción con un itinerario detallado, resalte fechas extendidas y analice de manera transparente cualquier posible impacto laboral. Asegure a su equipo una transición sin problemas, fomentando la comprensión y la colaboración”.

Ejemplo 8: correo electrónico de recordatorio de vacaciones

El correo electrónico de recordatorio de vacaciones sirve para recordarle a su supervisor las vacaciones que ya aprobó.

A continuación se muestra un ejemplo de un correo electrónico de recordatorio de vacaciones:

Dependiendo de lo ocupados que estén, su gerente puede olvidar que aprobó su tiempo libre. Solo para estar seguro, envíe un recordatorio de vacaciones unos días antes de que comiencen las vacaciones aprobadas.

Ejemplo #9: Solicitud de días de vacaciones transferidos

Algunos empleadores permiten a sus empleados transferir los días de vacaciones no utilizados del año en curso al año siguiente.

En este caso, deberá escribir una solicitud de días de vacaciones transferidos, y aquí hay un ejemplo simple que puede usar:

Correos electrónicos solicitando reprogramar unas vacaciones aprobadas

Los planes no siempre salen como nos gustaría.

Por eso, a veces necesitarás reprogramar tus vacaciones, y este segmento te enseñará cómo hacerlo con ejemplos que puedes usar ahora.

Solicitar una reprogramación debido a un cambio de planes personales

Si sus planes han cambiado por motivos personales, puede utilizar este ejemplo de correo electrónico de solicitud de tiempo libre para reprogramar sus vacaciones:

Solicitar reprogramación por compromiso laboral urgente

Si surge un asunto de trabajo urgente mientras reserva ese vuelo de vacaciones, es una buena idea comunicárselo a su supervisor de inmediato.

A continuación se muestra un ejemplo de dicha solicitud de reprogramación:

Solicitar una reprogramación debido a una emergencia

Su apartamento se inunda debido a una tubería oxidada o con una fuga, o su hijo se enferma; existen infinitas emergencias que podrían obligarlo a reprogramar sus vacaciones aprobadas.

Para que esto funcione sin problemas, utilice el siguiente ejemplo de correo electrónico de reprogramación:

Consejos para solicitar tiempo de vacaciones

Algunas personas prefieren hablar con su jefe cara a cara cuando solicitan unas vacaciones. Sin embargo, su gerente puede olvidarse de su solicitud verbal de licencia, lo que le creará problemas sin querer.

Una opción más segura es escribir un correo electrónico de solicitud de vacaciones. A continuación se ofrecen algunos consejos probados por expertos para elaborar su solicitud por correo electrónico:

• Mantenga un tono profesional pase lo que pase,
• Evite el uso de lenguaje informal (a menos que conozca a su jefe desde hace mucho, mucho tiempo),
• Utilice el correo electrónico de solicitud de licencia más adecuado para su situación particular (por ejemplo, solicitud de día libre, solicitud de PTO, solicitud de vacaciones transferidas).
• Vaya directo al grano: no haga una introducción demasiado larga.
• Escriba una línea de asunto concisa que indique de qué se trata el correo electrónico y
• Utilice su correo electrónico del trabajo cuando envíe su solicitud de licencia en lugar de su correo electrónico personal.

La directora de recursos humanos, Sally Ahmed, dice que el acuerdo no es tan crítico siempre y cuando seas considerado con los demás mientras lo escribes:

"Independientemente del formato, lo principal es ser claro, conciso y considerado acerca de su carga de trabajo mientras está fuera, lo que hace que sea muy fácil para su gerente desearle lo mejor mientras está fuera".

Preguntas frecuentes sobre cómo solicitar vacaciones

Esta sección cubre algunas de las preguntas más comunes sobre cómo solicitar tiempo libre.

¿Por qué es importante escribir un correo electrónico de solicitud de vacaciones?

Escribir un correo electrónico de solicitud de vacaciones es fundamental porque deja un rastro. En pocas palabras, usted, su jefe y el equipo de recursos humanos sabrán acerca de su licencia de vacaciones por escrito, sin dejar lugar a malas interpretaciones sobre si solicitó tiempo libre.

¿Con cuánta anticipación debo enviar mi correo electrónico de solicitud de vacaciones?

Una buena regla general es consultar la política de su empresa para determinar con cuántos días de anticipación necesita solicitar tiempo libre. Pero supongamos que planeas tomarte una semana libre. En ese caso, es una buena idea enviar su solicitud de vacaciones 2 o 3 semanas antes de las vacaciones planificadas.

¿Puedo enviar un correo electrónico de solicitud de vacaciones por medio día libre?

Depende de las políticas de tiempo libre de su empresa. Algunas empresas permiten tomarse medio día libre, mientras que otras no. Por lo tanto, una buena idea es consultar con RR.HH. o con su jefe.

¿Qué pasa si se rechaza el correo electrónico de mi solicitud de vacaciones?

Su jefe puede negarle días de vacaciones debido a períodos de mucho trabajo. Si cree que su jefe le ha hecho daño, puede trasladar el problema a Recursos Humanos. Pero si no recibió el correo electrónico de solicitud de vacaciones a tiempo, tal vez sea culpa suya que su gerente no haya aceptado su solicitud. En el caso de este último, simplemente espere otra oportunidad de vacaciones y envíelo a tiempo.

Cómo hacer una solicitud de vacaciones con Clockify

Para animarse durante las vacaciones y asegurarse de que su tiempo libre transcurra según lo planeado, puede utilizar un PTO y un rastreador de vacaciones como Clockify.

Para solicitar licencia en Clockify, sólo necesitas:

• Marque si está tomando licencia por enfermedad, vacaciones, feriados o tiempo libre ganado.
• Seleccione el período en el que planea despegar,
• Agregue una nota a su gerente (opcional) y
• Presione Enviar.

Su supervisor recibirá instantáneamente un correo electrónico para aprobar su solicitud de vacaciones.

Recibirá una notificación con los detalles tan pronto como su gerente decida si aprueba su solicitud de tiempo libre.

De esta manera, usted y su empresa se ahorran una gran cantidad de ida y vuelta en el envío de correos electrónicos. Además, la función de tiempo libre en Clockify le permite tener todos los días de vacaciones usados ​​y no utilizados en un solo lugar.

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