Tasa de utilización: qué es y cómo calcularla (+ consejos para mejorarla)

¿Dirige una empresa de servicios profesionales, como una empresa de desarrollo de software, un estudio de diseño o alguna otra empresa basada en proyectos?

Si ese es el caso, para operar con éxito, debe administrar el tiempo y asignar los recursos de manera eficiente.

La gestión ineficaz del tiempo y los recursos podría provocar graves pérdidas financieras para la empresa.

Aquí es cuando la tasa de utilización entra en juego.

Examinar la tasa de utilización es una excelente manera de realizar un seguimiento del rendimiento de su empresa.

Si la tasa de utilización es nueva para usted y desea obtener más información al respecto, quédese porque, en esta publicación de blog, obtendrá las respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es la tasa de utilización?
• ¿Como lo calculas?
• ¿Cuáles son los beneficios de monitorear la tasa de utilización?
• ¿Qué es un informe de utilización mensual?
• ¿Cómo puede ayudar un informe de utilización mensual a determinar la tasa de utilización?
• ¿Qué se puede hacer para mejorar la tasa de utilización?

¿Cuál es la tasa de utilización?

La tasa de utilización representa el porcentaje del total de horas de trabajo facturables de un empleado, lo que lo convierte en uno de los indicadores de rendimiento clave para una empresa. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son un tipo de medida de rendimiento que evalúa el éxito de su negocio. Ayudan a los miembros de su equipo a concentrarse en tareas importantes y apoyan su estrategia. Por lo tanto, monitorear la tasa de utilización lo ayuda a lograr el objetivo de mejorar su negocio al medir con precisión las horas facturables y apuntar a maximizarlas.

Las horas facturables incluyen tareas directamente relacionadas con un proyecto, que puedes incluir en la factura de tu cliente. Algunas de esas tareas son:

• Planificación de proyectos,
• Investigar,
• Ejecución del proyecto,
• Comunicación con un cliente, y
• Revisión de su trabajo.

Además de las horas facturables, también hay horas no facturables, que incluyen tareas que no se pueden facturar a un cliente. Las horas no facturables incluyen tareas como llamadas y reuniones internas del equipo.

Hay pocas probabilidades de que un empleado regular complete 40 horas de trabajo facturable en una semana, debido a sus tareas no facturables. Para una tasa de utilización ideal, es esencial lograr el equilibrio correcto de horas facturables y no facturables.

Si la tasa de utilización es:

• Demasiado bajo: por lo general, significa que su equipo necesita más trabajo o
• Demasiado alto: indica que su empresa está escatimando en tareas internas cruciales y es posible que necesite empleados más dedicados.

La tasa de utilización se usa con mayor frecuencia en los servicios profesionales, aunque otras empresas pueden usarla para evaluar la productividad actual de su fuerza laboral.

Después de todo, asegurarse de que sus empleados utilicen su tiempo de manera eficiente es esencial para la productividad.

¿Cómo se calcula la tasa de utilización?

¿Qué método para calcular la tasa de utilización es el más eficiente?

La fórmula de tasa de utilización estándar es relativamente sencilla:

Total de horas facturables / Total de horas disponibles = Tasa de utilización

Por ejemplo, supongamos que un miembro del equipo tiene 30 horas facturables en una semana laboral de 40 horas. Aquí está el cálculo:

30/40 = 0,75

Por lo tanto, su tasa de utilización sería de 0,75 o 75%.

Para obtener una visión más precisa del éxito comercial y determinar la rentabilidad general de su negocio, asegúrese de medir las tasas de utilización de todos los miembros del equipo.

La tasa de utilización de sus empleados afecta el margen de beneficio general. Un margen de beneficio determina la rentabilidad de una empresa, producto o servicio. Cuanto mayor es el margen de beneficio, más exitosa es una empresa. Esto significa que la tasa de utilización y el margen de beneficio están inextricablemente vinculados.

¿Cuáles son la tasa de utilización ideal y la tasa de realización?

La tasa de utilización ideal es la tasa de utilización en la que debería estar una empresa para lograr el margen de beneficio deseado.

La tasa de utilización ideal se puede calcular dividiendo los costos (es decir, los gastos de recursos y los gastos generales) y la ganancia neta por la cantidad total de horas (es decir, la capacidad potencial) y la tasa facturable.

Aquí está la fórmula para calcular la tasa de utilización ideal:

(Costos + Beneficio) / (Capacidad potencial x Tasa facturable) x 100 = Tasa de utilización ideal

Ahora, seamos directos con esto: no es necesariamente cierto que cuanto mayor sea la tasa de utilización, mejor.

Una tasa de utilización cercana al 100% puede indicar una fuerza laboral con exceso de trabajo al borde del agotamiento.

Si una empresa tiene una tasa de utilización superior al 100%, normalmente es una señal de preparación insuficiente o demasiado trabajo fuera del alcance del proyecto.

Otro concepto importante que debemos mencionar es la tasa de realización . Representa la relación entre las horas facturables y el monto total cobrado a los clientes.

Así es como se calcula la tasa de realización:

(Total de horas facturadas) / (Total de horas facturables) = Tasa de realización

Una variación significativa entre las tasas de utilización y realización indica que su equipo está dedicando demasiado tiempo a actividades no facturables o que debe haber más trabajo en proceso.

¿Cuáles son los beneficios de monitorear la tasa de utilización?

Supervisar su tasa de utilización permite realizar un seguimiento de un proyecto en tiempo real.

Como resultado, es mucho menos probable que pierda información crucial sobre sus proyectos y se vuelve más proactivo para detectar errores antes de que se conviertan en problemas graves.

Los siguientes son algunos de los beneficios más importantes del seguimiento de la tasa de utilización :

• Controla los costos de los recursos,
• Ajusta el margen de beneficio,
• Apoya el crecimiento del negocio y
• Mejora la planificación de proyectos.

Beneficio n.° 1: controla los costos de los recursos

Calcular la tasa de utilización ayuda a asegurarse de que no está utilizando demasiado ni infrautilizando los recursos mientras se mantiene dentro del presupuesto, ya que está realizando un seguimiento de cuándo y dónde se ha gastado una determinada cantidad de fondos.

Para realizar un mejor seguimiento de los costos de los recursos, puede hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Se están utilizando recursos adicionales, por ejemplo, en tareas no facturables?
• ¿Se están rastreando y registrando regularmente todas las horas facturables?

Beneficio #2: Ajusta el margen de beneficio

Para aumentar su margen de beneficio y ganar más dinero, los cálculos correctos de la tasa de utilización garantizan que su empresa facture a los clientes por la cantidad adecuada de horas facturables.

Puede suceder que su tasa de utilización sea alta, pero su margen de beneficio sea bajo. Si ese es el caso, analice la productividad de los empleados para averiguar cómo los empleados pasan su tiempo y en qué están trabajando en este momento. Además, debe analizar opex, es decir, sus gastos operativos, necesarios para operar el negocio.

Beneficio #3: Mejora el crecimiento del negocio

Las tasas de utilización también pueden mostrar qué productos o servicios son más rentables. Esto podría ayudar a la gerencia a determinar las áreas de crecimiento potencial y los lugares donde podrían agregar personal.

Las altas tasas de utilización demuestran con frecuencia qué servicios contribuyen más y están más correlacionados con la rentabilidad.

Los expertos en desarrollo comercial y de ventas pueden encontrar esta información beneficiosa. Podría ayudarlos a dedicar tiempo a clientes potenciales relacionados con proyectos que se prevé que sean más rentables.

Beneficio n.º 4: mejora la planificación de proyectos

Monitorear las tasas de utilización también puede ayudarlo a optimizar la planificación de proyectos y la distribución de recursos.

Por ejemplo, un proyecto de desarrollo de software con seis personas tendría una tasa de utilización baja si solo usaran el 50% de su tiempo de trabajo asignado. Tal situación puede indicar que demasiados empleados están trabajando en el mismo proyecto, o que otras cosas están acaparando su atención.

¿Qué es un informe de utilización?

Al monitorear la tasa de utilización, hay una cosa que definitivamente será útil: el informe de utilización.

Un informe de utilización ayuda a determinar exactamente cuánto del tiempo asignado a un equipo es:

• Programado,
• Disponible, y
• Utilizado efectivamente.

Un informe de utilización se compone de varios criterios diferentes que demuestran las tasas de utilización:

• Utilización facturable : la proporción de la capacidad de una persona utilizada para las horas de trabajo facturables, y
• Utilización no facturable : la proporción de la capacidad de una persona en trabajo no facturable (reuniones de equipo, desarrollo/capacitación del personal, trabajo en red y asistencia a conferencias, etc.).

Las habilidades de pronóstico son útiles cuando se crean informes de utilización. Para mejorar sus habilidades de pronóstico, que lo ayudan a considerar las cargas de trabajo presentes y futuras al distribuir proyectos a sus empleados, un gerente podría comparar la carga de trabajo de los miembros de su equipo durante el período de tiempo dado en días, semanas o meses para evaluar cuánto trabajo. Ha sido programado.

En lugar de hacer dichos horarios manualmente, los gerentes pueden optar por una aplicación de programación de equipos, como Clockify, para distribuir la carga de trabajo de su equipo de manera más efectiva.

Eso es todo lo que necesita saber cuando se trata de los conceptos básicos de un informe de utilización.

Ahora, mencionaremos los beneficios de tener un informe de utilización mensual.

¿Qué puede hacer un informe de utilización mensual por una empresa?

Un informe de utilización mensual muestra las tasas de utilización en tiempo real de los recursos de toda la empresa. Habiendo dicho eso, un informe de utilización mensual es beneficioso para tomar decisiones en el momento, como durante un contratiempo o cuello de botella imprevisto.

La planificación de próximos proyectos y otros trabajos se facilita al saber cuánta capacidad tienen los miembros del equipo con anticipación.

Tener una idea clara de cuánta capacidad tienen los miembros del equipo también ayuda a los gerentes a distribuir las cargas de trabajo dentro del equipo. De esa forma, los empleados serán más productivos y no se verán abrumados por el trabajo.

Después de interpretar los resultados de los informes de utilización, es hora de mejorar la tasa de utilización de los empleados.

Consejos para mejorar la tasa de utilización de los empleados

Los gerentes deben encontrar formas de mejorar la productividad de los empleados y, en consecuencia, mejorar la tasa de utilización de los empleados.

Si no está seguro de cómo hacerlo, los siguientes consejos pueden ayudarlo.

Sugerencia n.º 1: compare regularmente el tiempo facturable con el tiempo no facturable

Debe darse cuenta de cómo se distribuye el tiempo de su equipo para poder distinguir entre el tiempo facturable y el no facturable.

Para saber si sus empleados pasan suficiente tiempo haciendo un trabajo que se puede facturar a un cliente y generar ganancias, es fundamental establecer el equilibrio adecuado entre el trabajo facturable y el no facturable. Hacerlo es importante para el cálculo inicial de la tasa de utilización de los empleados.

En general, aunque solo las horas facturables generan ganancias, las horas no facturables son igualmente importantes. Por ejemplo, no puedes cobrar a tus clientes por tareas de administración o capacitación de empleados, pero estas tareas no facturables son cruciales porque mejoran la calidad de tu negocio.

La proporción de tiempo facturable y no facturable puede variar significativamente entre proyectos y a medida que su empresa y equipo se expanden.

Para tener una mejor visión general de las horas facturables y no facturables dentro del equipo, debe crear informes de utilización regulares y examinar cada período de tiempo.

Consejo #2: Monitoree el tiempo real y estimado

Es simple suponer que sabe cuánto tiempo necesitará alguien para completar una tarea. Pero, una vez que comience a comparar el tiempo real y el esperado para todo lo que hace su equipo, probablemente cambie de opinión.

Puede sobrestimar o subestimar la cantidad real de tiempo que su equipo dedica a las tareas, y ambos son perjudiciales:

• La subestimación puede resultar en problemas del proyecto no detectados y facturación inexacta, y
• La sobreestimación puede resultar en una baja productividad y una lenta expansión corporativa.

El seguimiento estimado frente al tiempo real puede resaltar la pérdida innecesaria de algunos minutos aquí y allá, lo que se suma a las horas cruciales en cada paso del trabajo del cliente y en cada nivel de responsabilidad del equipo.

Las estimaciones de tareas pueden ser útiles cuando intenta determinar si cobra lo suficiente por las tareas. Las estimaciones también pueden ayudarlo a mejorar sus habilidades de estimación para los próximos proyectos.

Puede usar una herramienta como Clockify, para estimaciones de proyectos. En Clockify, puede medir qué tan bien le está yendo a su equipo al:

• Estimar el tiempo necesario para completar un proyecto,
• Seguimiento del progreso, y
• Comparar el tiempo esperado y el real.

Consejo #3: Defina claramente las responsabilidades del trabajo

Puede ser un desafío lograr una utilización óptima si su personal tiene problemas para comprender sus roles (incluidos los objetivos y responsabilidades del trabajo).

Para ayudarlos a evitar cualquier confusión y comprometerse a terminar su trabajo, un gerente debe proporcionar detalles explícitos sobre las tareas y una explicación inequívoca de las funciones laborales.

Los roles y tareas bien definidos también pueden ayudarlo a determinar si tiene un problema de utilización o si es hora de agregar un nuevo miembro del equipo para cubrir un vacío cuando su carga de trabajo se vuelve demasiado.

Consejo n.º 4: recopile los comentarios de los empleados

Aunque los datos son cruciales, hay momentos en los que ninguna cantidad de informes podrá revelar si su personal está utilizando su tiempo de manera productiva.

Aunque podría parecer que los empleados están administrando bien sus tareas y la tasa de utilización está aumentando, esto puede ser propenso a cambiar debido a diversas circunstancias. Por ejemplo, un cambio en las funciones de un equipo puede haber causado un cuello de botella para otro equipo, pero el efecto aún no se ha visto en los informes.

Los gerentes podrían evitar fácilmente tales situaciones al tener reuniones individuales frecuentes entre el personal y el liderazgo. De esta manera, los empleados pueden sentirse más cómodos y alentados por los registros casuales. También podría ayudarlos a mantener un horario de trabajo constante.

Estas discusiones también son una excelente manera de detectar problemas antes de que comiencen a socavar la rentabilidad de una empresa.

Consejo #5: Fomente los descansos y el tiempo libre regular

A pesar de lo que pueda parecer contradictorio, la investigación ha demostrado que los descansos regulares aumentan la productividad.

Los empleados no deben gastar sus descansos en tareas sin rumbo, como navegar por las redes sociales, sino usar ese tiempo para descansar y cargar baterías. De esta manera, una vez que regresen al trabajo después del descanso, podrán concentrarse más y serán más eficientes para completar sus tareas.

Si los empleados toman descansos regulares, serán más productivos, lo que a su vez resulta en una mayor tasa de utilización.

Además, usar el tiempo libre hace que los empleados estén menos estresados ​​y sean mucho más efectivos en el trabajo, lo que también aumenta la tasa de utilización.

Consejo #6: Deshazte de las tareas mundanas o hazlas más significativas

Cuando sea posible, evite asignar tareas pequeñas y mundanas a su equipo cuando intentan concentrarse en un objetivo más importante. Examine el cronograma diario del equipo para determinar las actividades que puede eliminar para liberar el tiempo de los miembros del personal para trabajar en tareas más críticas.

Por ejemplo, no todo el mundo debe ser invitado a todas las reuniones. Por lo tanto, acostúmbrese a invitar solo a los asistentes necesarios a los diferentes tipos de reuniones de su organización. Después de todo, aunque sus reuniones diarias centradas en relaciones públicas pueden ser interesantes para su equipo de desarrollo, por lo general no son cruciales para el trabajo de los desarrolladores, por lo que es mejor si no están obligados a asistir a ellas.

En general, cada trabajo tiene algunas tareas repetitivas que pueden parecer poco importantes e innecesarias. Sin embargo, algunas de esas tareas están ahí por una razón: cumplirlas conduce a lograr una meta de mayor nivel. Los gerentes deben promover el encuadre superior: el concepto explicado en un estudio de HBR, que promueve la idea de aclarar el contexto de las tareas mundanas, para hacerlas más significativas y agradables para los empleados.

En lugar de dedicar demasiado tiempo a tareas que son solo trámites, debe concentrarse en asignaciones que beneficien al negocio.

Consejo n.º 7: haga coincidir las habilidades de los empleados con los roles laborales

Comprender las habilidades, la personalidad en el lugar de trabajo y las preferencias de comportamiento de su personal es crucial para obtener información sobre la forma en que funcionan mejor y, como resultado, mejorar la productividad.

Por ejemplo, una persona extrovertida, imaginativa y creativa es definitivamente una excelente opción para presentar ideas a los clientes. Por otro lado, si a estos empleados se les asigna una tarea más intensiva en reglas y más orientada a los detalles, es posible que tengan problemas para realizarla.

Pedirle a su personal que sobresalga en todo es ineficaz y contraproducente. Considere cada tarea cuidadosamente y determine si el empleado es la opción correcta para realizarla o no. De lo contrario, busque a alguien con características que se alineen mejor con los requisitos de la tarea.

Consejo # 8: Adopte el trabajo desde casa

A primera vista, puede parecer ineficiente permitir que su personal trabaje desde casa, ya que no hay forma de garantizar su productividad continua mientras nadie está mirando.

Pero, la verdad es justo lo contrario. Lo crea o no, los estudios muestran que los empleados remotos son más productivos que los empleados de oficina. Entonces, si el tipo de trabajo lo permite, los gerentes deberían permitir que sus empleados trabajen desde casa.

Conclusión: la rentabilidad a largo plazo aumentará a medida que aumente la utilización de los empleados

Si decide realizar un seguimiento de la tasa de utilización de sus empleados, podrá:

• Supervisar los costos de los recursos,
• Afinar el margen de beneficio,
• Ayude a su negocio a expandirse y crecer, y
• Mejorar la planificación de proyectos.

Cuanto más controle la tasa de utilización de los empleados, más fácil será encontrar problemas, soluciones y oportunidades de progreso.

El seguimiento de la tasa de utilización aumentará la productividad de los empleados y mejorará la eficiencia general de su negocio.

️ ¿Supervisa la tasa de utilización de sus empleados? ¿Tiene algún otro consejo para mejorar las tasas de utilización? Escríbanos a [email protected] para tener la oportunidad de aparecer en este o en uno de nuestros artículos futuros. Además, si te ha gustado este artículo, compártelo con alguien más que sepas que le resultará útil.