Uso de integraciones para crear un sistema ERP de QuickBooks

Con más de seis millones de clientes, QuickBooks es el software de contabilidad para pequeñas empresas más popular del mercado y atrae a empresas desde el nivel de emprendedor individual hasta grandes empresas con su amplia gama de ofertas.

Como resultado, el software debe ser lo suficientemente flexible para moverse y crecer con las empresas. No tiene sentido construir un cliente fijo solo para perderlo cuando llega a 50 empleados.

Al igual que otros proveedores de software de contabilidad, como Xero y Sage, QuickBooks ha logrado flexibilidad, en parte, a través de un sólido conjunto de integraciones.

Hoy, veremos la extensión de QuickBooks al ámbito de la planificación de recursos empresariales (ERP) a través de las ofertas del mercado de software.

Si bien hay muchas ofertas de ERP gratuitas o de código abierto en el mercado, el alcance de estas ofertas y la perspectiva de dejar la familiaridad de QuickBooks a menudo resulta lo suficientemente desalentador como para evitar que las empresas cambien a nuevas tecnologías cuando deberían.

Cualquier empresa en crecimiento que evite la implementación de ERP puede encontrar problemas de eficiencia, planificación y financieros al tratar de unir las piezas móviles de un negocio en crecimiento.

Al agregar la funcionalidad ERP a QuickBooks, puede recuperar parte de esa eficiencia sin tener que gastar una fortuna o emprender un cambio tecnológico masivo.

¿Qué es el software ERP y cómo ayuda?

Antes de sumergirnos en las opciones y caminos disponibles para las pequeñas empresas, hablemos de los ERP.

El software de planificación de recursos empresariales es un conjunto de módulos de software que combinan funciones de finanzas, planificación, fabricación, inventario y recursos humanos (entre otras) en un solo lugar. Al basarse en un conjunto compartido de definiciones de datos y conjuntos de datos, los ERP permiten que las empresas complejas obtengan una visión clara de sus operaciones.

Imagine un minorista que, al abrir, fabrique y venda un auto de juguete. Se registra la venta y el efectivo, y el mundo sigue adelante.

Ahora, imagine que el minorista es un negocio global multimillonario con un brazo de fabricación que cuenta una venta cuando se crea un producto, una operación de almacenamiento que cuenta las ventas cuando se envían los productos y una división de ventas que cuenta las ventas cuando se realiza un pedido. El departamento de contabilidad de la empresa solo cuenta las ventas después de que se liquida el cheque.

Es difícil para una empresa de este tipo responder a la pregunta: "¿Cuánto planeamos hacer en ventas el próximo trimestre?" Por lo general, el motor financiero de una empresa impulsa su adopción de ERP (o la falta de ella).

Construyendo un sistema ERP

Para construir un sistema ERP, necesitamos una base de datos y una columna vertebral financiera sólida.

Ingresa al software de contabilidad.

Además de su núcleo de datos financieros, puede superponer cualquier módulo ERP que tenga sentido para su negocio. Mientras que los sistemas ERP tradicionales (gigantes gigantescos, a menudo increíblemente caros) generalmente están repletos de módulos independientemente de la necesidad, los ERP modernos son modulares y flexibles.

Si no necesita un módulo de fabricación, no lo habrá. Construir un ERP sobre un sistema de contabilidad fundamental recrea esta modularidad, pero ofrece más proveedores para futuras adiciones que un ERP clásico de un solo proveedor, todo en busca de la verdad financiera de su negocio.

Archivos ERP.

La conexión de QuickBooks

Esto nos lleva de vuelta a QuickBooks (aunque muchos de los sistemas de contabilidad extensibles del mercado ofrecen la misma funcionalidad). Para crear su propio equivalente de ERP, debe elegir entre QuickBooks Online Plus y Desktop Enterprise. El primero se amplía y se puede acceder a él desde cualquier lugar, pero carece de algunas herramientas de inventario y fabricación.

Fundera hizo un buen resumen en línea versus empresarial sobre las diferencias entre los dos. A los efectos de este artículo, nos centraremos en Desktop Enterprise debido a su solidez en el manejo de inventario. También es el sabor de elección para las empresas más grandes.

Tienda de aplicaciones QuickBooks

QuickBooks pone todas sus aplicaciones en un solo lugar, QuickBooks App Store. Puede buscar, filtrar y encontrar exactamente qué aplicación necesita para construir su ERP.

Si bien hay algunas opciones gratuitas en la tienda, la mayoría de las aplicaciones son costos que deberá planificar. Por ejemplo: Fishbowl es una de las integraciones de fabricación mejor calificadas para QuickBooks y comienza en $ 10,095. Incluso un negocio exitoso no dejará caer esa cantidad de efectivo por capricho.

Antes de comenzar a construir, lea las ofertas de la tienda de aplicaciones y tenga una idea de lo que está disponible. QuickBooks recopila reseñas y muchas de las opciones disponibles también se han revisado en Capterra.

Construyendo su pila de ERP

Una vez que haya elegido su sabor de QuickBooks, puede sumergirse en la construcción real de ERP. Si no está seguro de por dónde empezar, no se preocupe.

Cubriré dos aplicaciones, HandiFox y Method:CRM, para ayudarlo a encaminarse hacia el éxito de ERP. Ambas aplicaciones ocupan los primeros lugares en sus categorías de QuickBooks App Store: inventario y CRM, respectivamente.

Esto le dará una idea de lo que se requiere para poner en marcha un sistema ERP en una red troncal de QuickBooks.

HandiFox: integración de la gestión de inventario con QuickBooks

HandiFox viene en dos versiones: Start y Pro. Start contiene la mayoría de las herramientas de administración de inventario por las que la marca es conocida, mientras que Pro agrega algunas opciones de clientes y facturación. Cubriremos Comenzar a continuación.

HandiFox ofrece una mejor interfaz para QuickBooks para la gestión de inventario. Si bien QuickBooks tiene cierta capacidad de seguimiento, interactuar con sus datos no es sencillo. HandiFox hace que los datos sean visualmente atractivos y accesibles de manera que respalden las tareas diarias de inventario.

Handifox en acción.

Razones para usarlo:

• HandiFox le permite escanear códigos de barras con un teléfono móvil. Si está recibiendo, enviando o transfiriendo inventario, puede hacerlo todo utilizando la interfaz móvil de HandiFox. Luego, los datos se envían a QuickBooks para actualizar sus registros financieros.
• ¿Recuerdas cuando mencioné tener una versión de la verdad como uno de los principales beneficios del ERP? Con una aplicación de gestión de inventario integrada en la parte frontal de su sistema, puede rastrear, valorar y manipular fácilmente el inventario sin crear múltiples versiones de lo que tiene a mano. Sus registros financieros luego reflejarán los registros de su sistema de administración de inventario, lo que facilitará mejores pronósticos de demanda y comprensión de activos.
• Las aplicaciones de administración de inventario como HandiFox le brindan acceso a capas adicionales de datos de inventario. Si bien QuickBooks puede almacenar valor y contar datos, no está diseñado para rastrear números de lote o ubicaciones de contenedores por sí solo. HandiFox superpone todo esto a sus datos existentes, lo que le permite realizar un mejor seguimiento y seleccionar el inventario a medida que actualiza QuickBooks con la información relevante.

Método:CRM: Integración de un CRM con QuickBooks

Method hace por las personas lo que HandiFox hace por las cosas. Si bien QuickBooks almacena cierta información de los clientes en la que puede ejecutar un puñado de informes, es una plataforma de contabilidad, ante todo.

Con una integración de CRM, pones una cara brillante en los datos de clientes de QuickBooks sin crear un conjunto de datos nuevo y ligeramente diferente como lo harías con un CRM independiente.

Razones para usarlo:

• Método:CRM sincroniza los cambios en la información de sus clientes con QuickBooks, manteniendo esa única versión de la verdad que buscamos.
• Al igual que HandiFox, Method también incorpora nuevos niveles de datos sobre contactos, historiales de compras e interacciones y rendimiento de campañas de marketing. Toma los datos subyacentes que permiten que QuickBooks funcione y agrega datos adicionales que ayudarán a que su negocio prospere.

• Método: CRM le permite agregar un portal de pago a su sitio web, crear campañas de marketing por correo electrónico utilizando sus contactos de QuickBook y realizar un seguimiento de los clientes potenciales sin enturbiar su base de datos. Esto significa que ya no tendrá que desplazarse por las páginas de los clientes que ha presentado. En cambio, estos clientes potenciales viven en Method hasta que se convierten en clientes reales y se les empuja a QuickBooks.

Mantener su QuickBooks ERP funcionando sin problemas

Si puede encontrar las integraciones adecuadas para su negocio, puede mantener su empresa girando en torno a una versión de la verdad. No más ida y vuelta sobre cuánto ha vendido, qué productos están dónde o a quién se le ha pagado cuánto.

Las integraciones que termine seleccionando deben basarse en gran medida en el tipo de negocio que está ejecutando. Creo que un CRM es una buena apuesta para cualquier persona, pero sus opciones de fabricación, almacenamiento y recursos humanos dependen todas de la industria.

Si hay otras aplicaciones de QuickBooks que usa en su negocio, infórmeles a todos en los comentarios a continuación. Si un sistema de creación propia no es ideal para su empresa, consulte el directorio ERP de Capterra, que incluye más de 400 opciones de software.