Uso de Excel para la contabilidad de pequeñas empresas
Publicado: 2022-05-07Descubra cómo Excel puede ayudarlo a transformar la contabilidad de su pequeña empresa.
Después de las calculadoras, las hojas de cálculo son el mejor amigo de un contador cuando se trata de administrar tareas contables básicas (piense en libros mayores y balances). Pero, ¿Microsoft Excel todavía está a la altura de las expectativas en esta era de tecnologías innovadoras como la IA y la cadena de bloques?
Sí, dependiendo de cuáles sean sus requisitos contables y financieros.
Si necesita ayuda para estandarizar sus procesos y acelerar sus tareas, Excel es la herramienta para usted.
Excel puede ayudar con la mayoría de las funciones básicas (por ejemplo, contabilidad, administración de facturas), pero si está buscando ayuda con funciones de contabilidad avanzadas, como el flujo de caja y la administración de impuestos, es posible que desee considerar un software de contabilidad.
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En este artículo, veremos algunas tendencias clave de uso de Excel, beneficios y características, plantillas gratuitas de Excel y cuándo debería considerar Excel para la contabilidad de su pequeña empresa.
Tendencias de uso de Excel para la contabilidad de pequeñas empresas
Antes de sumergirnos en las características y beneficios de Excel, es importante comprender cómo ha cambiado el uso de Excel para la contabilidad de pequeñas empresas en los últimos años.
Excel continúa siendo una de las herramientas de contabilidad más populares utilizadas por los gerentes de finanzas de pequeñas empresas. Las empresas más pequeñas tienden a tener y utilizar menos datos financieros en comparación con las empresas, y Excel permite que estas empresas se concentren en las tareas contables básicas, como la planificación presupuestaria y la previsión.
Aquí hay un desglose de las herramientas de contabilidad utilizadas por las empresas estadounidenses:
Desglose de las herramientas de contabilidad utilizadas por las empresas de EE. UU. (Fuente)
A pesar de la popularidad de Excel, su uso en contabilidad está disminuyendo progresivamente entre empresas de todos los tamaños, como se muestra en el gráfico a continuación.
Una posible razón de esta disminución es la disminución del precio del software ERP y las herramientas de contabilidad basadas en la nube que se enfocan específicamente en funciones básicas como la gestión de facturas.
El uso de Excel para la contabilidad empresarial ha disminuido desde 2017(Fuente)
Beneficios de usar Excel para la contabilidad de pequeñas empresas
- Comparar conjuntos de datos : ayuda a comparar conjuntos de datos financieros, como el total de cuentas por pagar frente a las cuentas por cobrar, para calcular el volumen de flujo de efectivo dentro de un período determinado. Puede realizar un seguimiento de los costos recurrentes para obtener una imagen más clara de a dónde va su dinero y (si corresponde) dividir a los clientes en grupos según el tamaño, la ubicación o la compra para ver qué grupos generan la mayor cantidad de ingresos para su negocio.
- Genere informes personalizables: cree informes basados en plantillas (que incluyen tablas y gráficos) que se pueden reutilizar para tareas como la gestión de facturas y la estimación de volúmenes de flujo de caja. Estos informes se pueden personalizar según sea necesario para agregar más puntos de datos (como tasas de impuestos sobre las ventas estatales múltiples/diferentes) sin tener que crear una nueva plantilla desde cero.
- Automatice la entrada de datos: las macros de Excel ayudan a automatizar tareas repetitivas de entrada de datos financieros (p. ej., copiar datos de fuentes primarias a una hoja de Excel). Por ejemplo, puede crear una macro para exportar datos relacionados con facturas desde un archivo CSV y completar la plantilla de gestión de facturas correspondiente en su hoja de Excel.
Funciones clave de Excel que se pueden usar para la contabilidad de pequeñas empresas
Tablas dinámicas: Ubicadas en el menú "Insertar" de Excel, las tablas dinámicas son un formato de tabla avanzado que resumen conjuntos de datos complejos basados en un rango de celdas seleccionado. Desde allí, los usuarios pueden filtrar los datos seleccionados en una ventana separada.
Las tablas dinámicas son excelentes para resumir datos contables sin procesar y clasificarlos en diferentes categorías. Digamos que tiene que ordenar los itinerarios para la gestión de gastos. Puede usar una tabla dinámica para filtrar conjuntos de datos complejos y resumir los gastos por categoría.
Análisis hipotético: ubicado en el menú "Datos" de Excel, el análisis hipotético lo ayuda a pronosticar resultados cambiando los conjuntos de datos en una fórmula. En otras palabras, esta función permite a los usuarios probar nuevos resultados modificando los datos sin eliminar ni cambiar el conjunto de datos principal.
Esta función es ideal para la gestión del flujo de caja y los procesos generales de previsión y presupuesto. La función permite a los usuarios probar varias estimaciones presupuestarias en un formato gráfico (línea de tendencia o gráfico de barras) y cambiar el pronóstico de estas estimaciones en función de la modificación que el usuario realiza en los datos del presupuesto.
Hojas de pronóstico: esta función se encuentra en el mismo menú que el "análisis hipotético" y ayuda a los usuarios a pronosticar tendencias de datos en función de valores históricos. Esta función predice tendencias en un formato gráfico en lugar de simplemente cambiar los valores de datos en una celda.
Esta característica solo es relevante si tiene datos históricos que abarcan varios años. Por ejemplo, si tiene datos de flujo de efectivo de años anteriores, puede incluir esos datos en una tabla y usar esta función para crear una nueva hoja de cálculo con un gráfico que pronostique las tendencias futuras en su volumen de flujo de efectivo.
Plantillas de contabilidad de Excel gratuitas
Excel viene con plantillas listas para usar para todo tipo de funciones contables, como facturas, presupuestos y más.
Puede obtener hojas de conciliación bancaria, libros mayores, plantillas de facturación y rastreadores de finanzas personales directamente desde Microsoft. A partir de ahí, hay una gran cantidad de recursos en línea para ayudarlo a configurar sus plantillas de contabilidad de Excel gratuitas, como videos de YouTube que guían a los espectadores a través de varias plantillas, incluido el formato y las fórmulas, junto con consejos sobre la mejor manera de usar este tipo de hoja una vez que lo he configurado.
4 recomendaciones para usar Excel para la contabilidad de pequeñas empresas
Aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta si está usando (o considerando usar) Excel para la contabilidad en su pequeña empresa.
- Asegúrese de que el programa que desea sea realmente Excel . Si este artículo parece demasiado para aprender o no es exactamente lo que está buscando, no olvide que puede explorar otras opciones de software de contabilidad y hojas de cálculo. Aquí está nuestra lista de las mejores opciones de software de contabilidad de código abierto y gratuito para comenzar.
- Familiarícese con las plantillas que ofrece Microsoft . Busque plantillas de contabilidad y teneduría de libros en línea para determinar si lo que ofrece Microsoft satisface sus necesidades. Haga clic aquí para ver hojas de Excel personalizadas por Microsoft. Una vez que se haya familiarizado con una plantilla, puede personalizarla según sus requisitos únicos (p. ej., estimar su presupuesto mensual frente a trimestral, agregar tablas dinámicas, incluido su logotipo).
- Recorra el proceso de creación de plantillas utilizando recursos en línea . Busque artículos o videos en línea que lo guíen a través de la creación y/o el uso de una plantilla de principio a fin. Esto lo ayudará a comprender la interfaz de Excel, le presentará funciones adicionales que tal vez quiera usar y le dará práctica antes de usar sus propios datos.
- Concéntrese en aprender de conjuntos de datos precargados. La práctica hace la perfección. Esto es válido para el uso de Excel para cualquier tarea de contabilidad, como la gestión del flujo de caja. Una vez que finalice una plantilla, puede practicar su uso con conjuntos de datos precargados para asegurarse de que comprende cómo usarla antes de ingresar sus propios datos.
Próximos pasos y recursos contables adicionales
Si ya está usando Excel y está listo para actualizar, consulte nuestro directorio de software de contabilidad donde puede filtrar por las características deseadas para crear una lista de favoritos.
Estos son algunos recursos adicionales de Capterra para ayudarlo a satisfacer las necesidades contables de su empresa:
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