10 señales de que es hora de actualizar el sistema telefónico de su empresa

Si está considerando actualizar su sistema telefónico, tiene algunas preguntas importantes que debe responder.
¿Es este el momento adecuado para actualizar? ¿La actualización hará una diferencia en mi negocio? ¿Valdrá la pena el esfuerzo? ¿Realmente me estoy perdiendo mucho si no actualizo?
Esta guía es para usted si está indeciso sobre cómo reemplazar su sistema telefónico heredado por uno moderno. Lo guiaremos a través de estos 10 signos de que es hora de actualizar el sistema telefónico de su empresa:

1. Su sistema telefónico cuesta demasiado
2. Su sistema telefónico se está volviendo obsoleto
3. Su sistema telefónico no puede crecer con su negocio
4. Su sistema telefónico carece de funciones importantes
5. Su sistema telefónico es vulnerable a cortes
6. Su sistema telefónico tiene vulnerabilidades de seguridad
7. La calidad y confiabilidad de sus llamadas está empeorando
8. Su sistema telefónico no puede admitir empleados remotos
9. Su empresa necesita comunicaciones unificadas
10. Su sistema telefónico es crucial para su negocio

1. Su sistema telefónico cuesta demasiado

¿Tu factura de teléfono es alta e impredecible? Si es así, actualizar su sistema telefónico a Voz sobre IP (VoIP) es una ganancia fácil y económica. El costo de los sistemas telefónicos heredados aumenta rápidamente debido al equipo en el lugar, las licencias, el mantenimiento, las nuevas líneas telefónicas, los técnicos y las llamadas internacionales.

Cambiar a un sistema telefónico en la nube puede ahorrar hasta un 60% en su factura telefónica. Te permite:

• Utilice su conexión de banda ancha existente en lugar de hardware y cableado costosos.
• Ahorre en gastos de llamadas gracias a tarifas ilimitadas de llamadas locales gratuitas e internacionales de bajo coste.
• Administre su sistema telefónico desde un tablero fácil de usar y deje que su proveedor de VoIP se encargue del resto.
• Agregue nuevas líneas telefónicas, así como ubicaciones completamente nuevas, a un costo mínimo.

Es simple, un sistema de teléfono fijo le cuesta alrededor de $50 por línea cada mes y generalmente solo incluye llamadas locales en esa tarifa. Según sus necesidades y el proveedor que elija, un sistema telefónico VoIP generalmente le costará menos de $ 25 por línea y sabrá exactamente cuál será su factura cada mes.
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2. Su sistema telefónico se está volviendo obsoleto

No solo es costoso de mantener, sino que también depende de una tecnología que eventualmente quedará obsoleta. Cada vez que falla una pieza de su equipo, le resultará más difícil encontrar piezas de repuesto y un técnico que pueda encargarse de la reparación.
También será más difícil para usted agregar nuevas soluciones tecnológicas a su pila tecnológica si su sistema telefónico está funcionando una década o más tarde. No serán compatibles y te traerá más frustraciones que beneficios.
¿Desea agregar un CRM, nuevos teléfonos de oficina con características sofisticadas o herramientas de colaboración interna a su configuración? Considere una actualización del sistema telefónico al mismo tiempo.

3. Su sistema telefónico no puede crecer con su negocio

¿Su empresa está creciendo rápidamente y/o expandiéndose a nuevas ubicaciones?
¿Es complicado y costoso para usted agregar nuevas líneas telefónicas y/o abrir nuevas oficinas?
Si respondió 'sí' a cualquiera de las preguntas anteriores, está listo para un nuevo sistema telefónico comercial. No tiene sentido aferrarse a un sistema telefónico que retrasa su crecimiento o lo impide por completo.
VoIP escala con su negocio a medida que crece y se expande. Agregar nuevas líneas telefónicas y usuarios se puede hacer con unos pocos clics. También puede agregar funciones de llamadas para adaptarse a las temporadas más ocupadas. No obtendrá esta escalabilidad y flexibilidad con los sistemas heredados.

4. Su sistema telefónico carece de funciones importantes

Es posible que esté perfectamente satisfecho con las funcionalidades de su sistema telefónico actual. Después de todo, se trata de hacer y recibir llamadas telefónicas, y eso funciona bien, ¿verdad?
Piensa otra vez.
Las características que vienen con la telefonía en la nube pueden llevar la productividad de todos al siguiente nivel. No se trata solo de las llamadas telefónicas en sí, sino también de todo lo que sucede a su alrededor.
Aquí hay algunas preguntas que puede hacerse sobre sus procesos de comunicación empresarial actuales:

• ¿Quién contesta las llamadas de los clientes? ¿Las llamadas se enrutan según el tipo de cliente, el problema y el propósito, o terminan con cualquier agente disponible?
• ¿Tus clientes tienen que hacer largas colas antes de hablar con un agente?
• ¿Puede monitorear la calidad de su llamada?
• ¿Sus empleados necesitan transcribir manualmente los mensajes de voz que reciben?

Si estas preguntas le mostraron que podría tener flujos de trabajo mucho más eficientes, necesita nuevas funciones. Actualizar su sistema telefónico le dará acceso al enrutamiento de llamadas, asistente automático, grabación de llamadas, correo de voz a texto y muchas otras características que transformarán la forma en que se comunica.

5. Su sistema telefónico es vulnerable a interrupciones

Si su sistema telefónico no funciona, ¿puede seguir trabajando? ¿Sus clientes aún pueden obtener lo que necesitan de usted fácilmente?
Si su respuesta es 'no', significa que cada interrupción del sistema telefónico crea frustración para sus clientes y detiene sus ventas (y flujo de efectivo).
Los desastres naturales como inundaciones, huracanes y terremotos, la infraestructura obsoleta y el equipo obsoleto pueden hacer que su sistema telefónico tradicional quede fuera del juego. Las interrupciones son costosas no solo para repararlas físicamente, sino también porque pueden provocar pérdidas de ventas e incluso dañar su reputación a largo plazo.
Cuando actualiza su sistema telefónico, así es como está protegido contra estos riesgos:

• Las líneas telefónicas se ejecutan a través de Internet, por lo que factores como el mal tiempo no interrumpirán su servicio.
• Si hay una interrupción en el servicio, sus llamadas entrantes se pueden desviar automáticamente a un número diferente, como un dispositivo móvil
• Si ocurre un problema, su proveedor de servicios puede solucionarlo y solucionarlo de forma remota

VoIP ofrece un nivel de capacidades de recuperación ante desastres que un sistema telefónico heredado no puede igualar. Y con un proveedor como Nextiva, tendrá un tiempo de actividad del 99,999 % gracias a nuestros múltiples centros de datos, generadores de respaldo y monitoreo las 24 horas, los 7 días de la semana.

6. Su sistema telefónico tiene vulnerabilidades de seguridad

Ya sea que se trate de una pequeña empresa o de una gran empresa, la seguridad nunca es trivial.
Si está utilizando un sistema telefónico tradicional, también conocido como el sistema telefónico tradicional (POTS), sus llamadas se transmiten mediante señales de audio que los atacantes pueden interceptar fácilmente, un riesgo demasiado grande para correr.
Los sistemas telefónicos VoIP, por otro lado, ofrecen mayor seguridad, confiabilidad y privacidad a las empresas. Los proveedores de VoIP respetados invierten en seguridad de grado militar mediante el uso de controladores de borde de sesión (SBC). Los SBC actúan como cortafuegos que mantienen el rendimiento y el enrutamiento lógico de llamadas, por lo que sus datos nunca terminan en las manos equivocadas.
Dependiendo de su industria, es posible que también deba buscar estas acreditaciones en su proveedor de VoIP:

• Cumplimiento de HIPAA si es un proveedor de servicios de atención médica
• Cumplimiento de PCI si acepta pagos con tarjeta de crédito
• ISO/IEC 20071 como estándar global para evaluar las amenazas a la seguridad
• Cumplimiento de SOC 2 en privacidad, seguridad, disponibilidad e integridad de datos

Los sistemas de telefonía en la nube cumplen con los más estrictos estándares de seguridad. No haga la seguridad de su sistema telefónico y no espere hasta que sea demasiado tarde.
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7. La calidad y confiabilidad de sus llamadas está empeorando

Una de las formas más rápidas de parecer poco profesional frente a un cliente es a través de una llamada que se corta o se entrecorta.
La mala calidad de audio lo obligará a repetir lo que dijo, o le pedirá a la persona que llama que lo haga, lidiará con el ruido de fondo y llevará a cabo reuniones telefónicas de conferencia ineficientes.
Si esta es su realidad actual, es hora de actualizarse a una solución de VoIP.
Las llamadas de alta calidad son posibles en VoIP gracias a los códecs de voz HD que comprimen y descomprimen el audio para una transmisión rápida a través de Internet. Esta tecnología funciona sin problemas a través de teléfonos VoIP y aplicaciones de softphone.
Los avances en la calidad de voz en VoIP te harán sentir como si estuvieras en la misma habitación que la persona que llama.
¿La mejor parte? Una vez que tenga un sistema de telefonía en la nube, un teléfono de escritorio VoIP compatible o una aplicación de teléfono móvil, y suficiente ancho de banda, no tendrá que hacer nada para experimentar la voz HD. Simplemente solicite a su proveedor de servicios telefónicos que se asegure de que la voz HD esté habilitada para su cuenta.

8. Su sistema telefónico no puede admitir empleados remotos

Más del 38% de las empresas hoy en día tienen empleados remotos. ¿Tu empresa es una de ellas? Si no, ¿qué te detiene? Lo más probable es que la respuesta sea similar a "Simplemente no sabemos cómo hacer que suceda con nuestro sistema telefónico actual".

Si sus empleados hacen y reciben muchas llamadas y colaboran con frecuencia, este es un desafío razonable. Si desea agregar una línea telefónica que no está conectada a un teléfono de oficina, su sistema telefónico heredado lo detendrá. Si un empleado se muda de ubicación, no puede simplemente mover su número de teléfono con él.
Con VoIP, sus empleados pueden ser más móviles y flexibles.
Cuando traslada su sistema telefónico a la nube, sus empleados no necesitan estar conectados a la misma red de líneas telefónicas físicas. Pueden llevarse a casa su número de teléfono y todas las funciones de su teléfono a través de un softphone o un teléfono de escritorio VoIP.
Esta actualización mantendrá a toda su fuerza de trabajo conectada mientras aloja todas sus comunicaciones en un solo sistema telefónico que es fácil de administrar. Sus equipos remotos pueden mantenerse organizados, enfocados y flexibles en su jornada laboral.

9. Tu negocio necesita comunicaciones unificadas

Otra desventaja de un sistema telefónico tradicional es que existe fuera de sus otros sistemas de comunicación comercial. Si usa algo más que llamadas telefónicas y correo de voz, incluidos correo electrónico, chat, mensajes de texto y llamadas de conferencia web, de audio y video, no puede integrar sus teléfonos con el resto.
Las comunicaciones unificadas reúnen todos sus canales de comunicación. Agiliza tanto su comunicación interna como externa.
Unified Communications as a Service (UCaaS) es un modelo de comunicaciones unificadas que le permite ejecutar todos sus sistemas y herramientas desde la misma solución de software.
UCaaS para su comunicación interna significa que está reuniendo sus reuniones, llamadas, intercambio de archivos, chat, tareas y toda la colaboración interna en un solo lugar y accesible desde cualquier lugar.
También impulsa la retención y la lealtad de los clientes porque les permite elegir el canal a través del cual pueden contactarlo para que pueda brindarles un mejor servicio. Si alguien se pone en contacto con usted por correo electrónico, teléfono o chat en el sitio web, UCaaS permite realizar un seguimiento de todas estas interacciones en un solo lugar.
¿El final resulto? Máxima conectividad. Podrá trabajar con equipos hiperenfocados y brindar un servicio al cliente excepcional a sus clientes, todo desde un solo lugar.
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10. Su sistema telefónico es crucial para su negocio

Aquí hay una pregunta final para usted: en una escala del 1 al 10, ¿qué tan importante es su sistema telefónico para el éxito de su negocio? Si lo usa para brindar servicio al cliente, deleitar a sus clientes, hablar con prospectos, cerrar ventas y colaborar con compañeros de trabajo, está bastante cerca de 10.
En otras palabras, su sistema telefónico es lo que hace o deshace su productividad, la lealtad de sus clientes y su oportunidad de generar nuevos ingresos.
Si no puede trabajar sin su sistema telefónico, necesita uno en el que pueda confiar en todas las circunstancias. Y si el que tienes actualmente no te da eso, es hora de una actualización.

Te mereces un mejor sistema telefónico comercial

Es hora de obtener un nuevo sistema telefónico, uno que le brinde la flexibilidad, la escalabilidad, el precio, las funciones y la confiabilidad para respaldar sus necesidades y su crecimiento.
Eso es exactamente lo que obtendrá con el sistema VoIP para pequeñas empresas de Nextiva. Le permite trabajar desde cualquier lugar, ajustar su servicio telefónico a medida que cambia su negocio y mantenerse conectado con sus clientes, empleados y socios.
Una vez que actualice su sistema telefónico, nunca mirará hacia atrás.