Comprensión y mejora del proceso Order-to-Cash (O2C)

Recibir pedidos de clientes, cumplirlos y recibir pagos son la base de la mayoría de las operaciones comerciales.

Su flujo de caja, recursos internos y servicios al cliente dependen de los procesos necesarios para ser eficientes y confiables.

Por eso es fundamental comprender y optimizar el proceso de pedido al cobro (O2C) .

¿Qué es el pedido al cobro (O2C)?

Order-to-cash (a menudo denominado O2C u OTC ) es un término comercial que se utiliza para describir los procesos relacionados con el cumplimiento de los pedidos de los clientes.

Básicamente, comienza cuando sus clientes realizan un pedido y finaliza cuando ha registrado los pedidos completados y pagados en las cuentas.

En el medio, se llevan a cabo varios pasos (ver más abajo, 'Pasos del ciclo de pedido a cobro'). Y luego, el análisis de datos y la implementación de las mejores prácticas pueden ayudarlo con la optimización continua de su proceso de pedido a cobro.

El proceso del pedido al cobro también se encuentra entre y se superpone con varios otros procesos. Por ejemplo, los procesos de marketing to lead (M2L) , procure -to-pay (P2P) y otras actividades de la parte superior del embudo de ventas.

Al igual que O2C, estos términos son utilizados por sus equipos internamente con fines informativos y de elaboración de estrategias.

¿Por qué se llama el proceso de "pedido a efectivo"?

La frase order-to-cash se usa porque resume de manera concisa el proceso desde el pedido de su cliente hasta que su empresa recibe el efectivo .

¿Cuál es la diferencia entre el proceso de pedido a cobro, de cotización a cobro (QTC) y de cliente potencial a cobro?

La principal diferencia entre los procesos order-to-cash , quote-to-cash (QTC) y lead-to-cash es que el segundo implica generar cotizaciones para los clientes antes de ingresar el pedido y el tercero involucra ventas y marketing hasta el punto. de una cotización o pedido.

El proceso de cotización a efectivo (QTC) permite a los clientes comprender mejor su compra antes de realizarla. También es útil cuando un precio predeterminado o un volumen de pedido no está disponible para un producto o servicio en particular.

Lead to cash se usa para describir un proceso más completo que QTC y O2C. Es útil para analizar el vínculo entre los primeros procesos de ventas y marketing y el proceso O2C o QTC.

Las diferencias entre cada proceso respectivo radican principalmente en el rango preciso de procesos en los que se enfocan. Cada uno puede involucrar un departamento diferente, software, pasos para la optimización, etc.

Por qué es importante el proceso del pedido al cobro

El proceso del pedido al cobro es importante para dos áreas principales de su negocio:

• Interno: está vinculado a la eficiencia de su flujo de caja, recursos internos, gestión de la cadena de suministro y análisis.
• Externo: cuanto menos fricciones haya, mejor será la experiencia del cliente. Esto ayuda con las relaciones con sus clientes y la retención a corto y largo plazo.

Muchos procesos de negocio están interrelacionados. El proceso O2C no es una excepción.

Los errores en cualquiera de las etapas involucradas (ver a continuación, 'Pasos del ciclo del pedido al efectivo') pueden tener un efecto dominó en otras funciones de su negocio.

Por ejemplo, los pagos atrasados ​​o el procesamiento lento de facturas pueden reducir su capital de trabajo. Esto, a su vez, podría impedir la compra de materiales o equipos cruciales.

Al igual que con muchos procesos comerciales, la automatización puede acelerar y reducir la cantidad de errores en el proceso desde el pedido hasta el cobro. Sin embargo, para un proceso verdaderamente óptimo, la supervisión y la participación humana también son esenciales.

¿Cuáles son las razones por las que podría querer mejorar su proceso O2C?

Es posible que desee mejorar su proceso desde el pedido hasta el cobro porque tiene un impacto negativo agudo (es decir, inmediato) o crónico (es decir, persistente ya largo plazo) en su negocio.

Las razones de ambas categorías de problemas pueden variar o incluso superponerse.

Por ejemplo, es posible que tenga una repentina falta de flujo deefectivo.Esto podría traer consecuencias negativas inmediatas, como la incapacidad de pagar al personal o cubrir otros costos esenciales.

O podría tener un efecto negativo más sutil con el tiempo al agregar incertidumbre a sus pronósticos comerciales , reducir la probabilidad de que apunte o asuma ciertos proyectos, etc.

Los 6 pasos del ciclo del pedido al cobro

Antes de que el proceso O2C haya comenzado, existen varios puntos importantes. Estos incluyen gestión de inventario, integración de sistemas POS, incorporación de clientes y más.

Una vez que estos están en su lugar, se llevan a cabo los siguientes pasos.

1. Recibes el pedido del cliente

Cuando su cliente hace un pedido, comienza oficialmente el proceso O2C.

El pedido puede hacerse en línea a través de un formulario o correo electrónico, por teléfono o incluso en persona.

Para que este paso sea lo más eficiente posible, es esencial monitorear los canales de pedidos y responder rápidamente, o incluso automatizar, las confirmaciones de los pedidos.

La atención al detalle contribuye a la satisfacción del cliente en esta etapa. Por ejemplo, no se debe enviar una confirmación inicial si el inventario no está en stock, solo debe seguirse con una cancelación del pedido.

Un sistema de gestión de pedidos ayuda a optimizar esta y las siguientes etapas del proceso O2C.

Esta etapa también podría implicar el descuento de facturas o el factoraje de facturas en muchas industrias.

2. Cumples con el pedido del cliente

Cumplir con un pedido implica procesarlo (incluida la verificación de las especificaciones del pedido, los controles de inventario y la delegación) y organizar su entrega o envío .

Más información sobre los tiempos de entrega estimados podría ser útil aquí, especialmente si es probable que se produzca un retraso.

Tener datos de seguimiento en tiempo real del proceso de cumplimiento ayuda a garantizar que todo su equipo esté en la misma página. Esto reduce las posibilidades de pedidos atrasados, perdidos o repetidos.

3. Se envía su producto o se brinda servicio al cliente

El envío es la frase que se usa para describir los productos que salen de su almacén y viajan hacia su cliente. No tiene que involucrar barcos reales, pero a menudo lo hace para pedidos internacionales.

Para los servicios, este paso implica brindar un servicio físico o otorgar acceso a un software o plataforma. También es importante que los servicios se presten o estén disponibles de forma rápida y sencilla.

4. Emites una factura al cliente

Emitir puntualmente una factura a sus clientes aumenta sus posibilidades de que le paguen a tiempo.

Debe asegurarse de que los detalles de su factura sean correctos. Esto incluye valor, número de factura, detalles del pedido, condiciones de pago, etc.

Tener su sistema de gestión de pedidos integrado con un CRM actualizado ayudará a garantizar que la factura y los recordatorios posteriores se envíen a la persona adecuada.

5. Tú cobras el pago del cliente

Los cobros de pagos son una gran parte de la gestión del crédito, que es una parte esencial de la salud de cada negocio.

Los pagos atrasados ​​son comunes en muchas industrias. 1 de cada 6 pequeñas empresas informa que se le paga tarde, por ejemplo.

La posibilidad de que le paguen a tiempo mejora al implementar las mejores prácticas para las cobranzas. Esto puede incluir la optimización o la automatización de prácticas como la reclamación o el uso de herramientas especializadas para la gestión de cuentas por cobrar.

6. Registras el pago

Una vez que se ha entregado y pagado un pedido, registrar los pagos en el libro mayor con precisión lo ayuda a mantenerse al día con la contabilidad y la gestión de datos.

Los errores en los informes en esta etapa pueden crear problemas para diferentes partes en su negocio, como los departamentos de ventas, cuentas por cobrar y contabilidad.

El software de administración de facturas puede ayudarlo a mantener un registro contable completo y actualizado. También le ayuda con la gestión de datos.

La próxima generación de sistemas y tecnología order-to-cash

Los datos y la tecnología son innovaciones líderes en el proceso O2C.

La integración con tecnología de terceros puede ayudar al externalizar las ofertas de suscripción y financiación.

Por ejemplo, utilizar un software de gestión de facturas puede mejorar su proceso de facturación. La integración con su CRM también ayuda a mantener a todos los departamentos involucrados en el proceso O2C en la misma página.

Como explicamos en nuestro libro blanco 'El libro de estrategias innovador de Order to Cash: Poner a los fabricantes y distribuidores en control de sus flujos de efectivo':

[Los productos O2C] junto con los servicios de CRM pueden ofrecer a los fabricantes la información que necesitan para identificar oportunidades de crecimiento adicionales y llegar a bases de clientes más amplias, lo que significa que las integraciones adecuadas pueden ayudarlos a concentrarse realmente en sus esfuerzos de expansión.

Conclusión

El ciclo del pedido al cobro involucra varios procesos interconectados.

Comienza con la recepción de los pedidos de los clientes y finaliza con el cobro del pago. En el medio, su proceso de gestión de pedidos debe delegar y registrar varios pasos, incluido el cumplimiento de pedidos, el envío y la emisión de facturas.

El primer paso de un proceso O2C es recibir un pedido . Responder con rapidez y precisión a esta solicitud requiere monitorear los canales de comunicación y la gestión del inventario.

Este proceso también puede incluir opciones de financiación, como financiación de facturas o crédito comercial.

A continuación, debe realizarse el cumplimiento del pedido. Esto se hace más efectivo mediante la comunicación interna y con el cliente.

Una vez que haya enviado un pedido, prestado un servicio o accedido a un servicio, debe emitir una factura .

Una vez que se cobra un pago , debe registrarlo en el libro mayor.

La optimización de cada parte del proceso O2C ayudará a mejorar su flujo de efectivo, el rendimiento de sus recursos y la satisfacción del cliente.