La guía definitiva para la etiqueta de mensajes de texto de negocios

Si está enviando mensajes de texto por negocios, no está solo. En 2004, los estadounidenses enviaron 56 mil millones de mensajes de texto, según Statista. Para 2012, esa cifra era de 2.109 millones. De hecho, los estadounidenses envían un promedio de 460 mensajes móviles al mes, y no todos son por placer.

Desde hace algunos años, las empresas han utilizado la mensajería SMS para llegar a sus clientes, y ahora es más común enviar mensajes de texto a su jefe, miembros del equipo, prospectos y colegas. Pero hay un problema.

Enviar mensajes de texto a tus amigos es un asunto casual, caracterizado por emojis y abreviaturas. Eso no funcionará en un entorno empresarial.

Si desea evitar molestar a sus contactos o causar ofensas, es importante aprender las reglas de etiqueta de los mensajes de texto comerciales. Esta guía te ayudará.

1. Evite las abreviaturas

Cuando envía un solo SMS, solo tiene 160 caracteres para transmitir su mensaje. Esa es probablemente la razón por la que la mayoría de la gente usa abreviaturas. Hay algunos problemas con esto:

• Las abreviaturas se ven casuales y no son profesionales.
• Algunos colegas (especialmente si son mucho mayores) pueden no entender las abreviaturas
• Es posible que algunas abreviaturas no crucen los límites culturales, lo cual es un problema si trabaja con un equipo multilingüe.

Sobre el mismo tema, algunas abreviaturas son definitivamente un no-no. Si no diría WTF en su totalidad en una conversación de negocios, no lo ponga en un mensaje de texto de negocios.

En la mayoría de los casos, es igual de fácil escribir la palabra completa, especialmente si está utilizando un teclado móvil con una buena función de autocompletar.

2. Evite los emoticonos

La segunda regla de etiqueta de los mensajes de texto de negocios es evitar los emoticones, que son muy, muy informales. Claro, pueden ayudar a suavizar el tono de un mensaje de texto (más sobre eso en un momento), pero no son profesionales y la gente no lo tomará en serio si los usa. A menos que esté trabajando con un grupo de personas que son adolescentes, apéguese a las palabras simples y antiguas.

3. Cuida tu tono

El problema con los mensajes escritos es que es difícil transmitir el tono. Es aún más difícil con los mensajes de texto de negocios, donde es fácil sonar cortante. Tómese su tiempo para redactar su mensaje para que diga lo que necesita decir sin ofender al destinatario.

Mientras lo hace, evite escribir en mayúsculas. Al igual que en el correo electrónico y la mensajería social, esto se percibe como un grito y solo molestará a los destinatarios. Así como no le gritarías a los contactos comerciales cara a cara, no lo hagas por mensaje de texto.

4. Verifique su idioma

Al redactar mensajes de texto para empresas, tenga cuidado con la ortografía, la gramática y la puntuación. Las palabras mal escritas y la mala puntuación crean una mala impresión.

Revise su mensaje para eliminar errores antes de presionar enviar. Preste especial atención a los errores de autocorrección y autocompletado. Preste atención a lo que está escribiendo y asegúrese de que cualquier corrección realmente diga lo que quería decir.

Del mismo modo, si está enviando mensajes de texto por voz, verifique el mensaje antes de enviarlo, ya que no hay garantía de que sea correcto.

¿La línea de fondo? Esfuércese siempre por una comunicación comercial sin errores, ya sea que esté escribiendo una carta, un correo electrónico o un mensaje de texto.

5. Verifique el destinatario

Estoy seguro de que no soy la única persona que accidentalmente envió un mensaje de texto a la persona equivocada. Esas funciones de sugerencia automática en su teléfono son excelentes, pero pueden generar confusión si los contactos tienen nombres similares. Verifique que su mensaje vaya a la persona o personas correctas antes de enviarlo. De esa manera, no perderá el tiempo ni enviará accidentalmente información privilegiada a la persona equivocada.

6. Firme sus mensajes

En una situación de mensajes de texto de negocios, no puede estar seguro de que el destinatario tenga sus datos de contacto. Si no saben quién eres, pueden ignorar el mensaje. Así que agregue su nombre o sus iniciales al final del mensaje para que quede claro quién es el remitente.

7. Obtener permiso

Solo el 4% de los profesionales de negocios prefieren los mensajes de texto a otras formas de comunicación, así que asegúrese de enviar mensajes de texto comerciales a sus contactos. Solo pida permiso y envíe solo a aquellos que estén felices de usar textos para la comunicación comercial. (Sugerencia: si envía mensajes de texto a los contactos y responden por correo electrónico, entonces eso es una señal de que no les gusta enviar mensajes de texto por negocios, así que deje de enviarles mensajes de texto).

Esto también se aplica a los textos de grupo. La mensajería grupal puede volverse ruidosa y molesta rápidamente, así que asegúrese de tener permiso para agregar personas a un grupo de contactos ANTES de enviar el primer mensaje de texto. Esta guía para mensajes de texto grupales en Huffington Post tiene otras pautas útiles.

8. Envía los mensajes correctos...

Por mucho que nos guste enviar mensajes de texto, no siempre es la forma correcta de transmitir información. Especialmente para los negocios, utilice el método de comunicación más apropiado. Si un problema en particular requiere un correo electrónico, envíe un correo electrónico, lo que le dará un registro permanente de su interacción. Y si es mejor hacer una llamada telefónica, entonces haz la llamada.

También hay algunos tipos de mensajes que no debes enviar por texto. No romperías con tu pareja por mensaje de texto (sí, sé que la gente lo hace, pero es bastante grosero), así que no hagas lo mismo en los negocios.

Evite usar mensajes de texto para renunciar a su trabajo, despedir a alguien, proporcionar una revisión de desempeño o cualquier cosa negativa. Ese tipo de retroalimentación se da mejor cara a cara.

Business Insider sugiere que evite usar mensajes de texto para cambiar los horarios o lugares de las reuniones. Esos cambios son fáciles de pasar por alto, especialmente cuando algunos colegas no revisan sus teléfonos con frecuencia.

Dicho esto, hay momentos en que un mensaje de texto es la forma perfecta de comunicación. Si hay una emergencia y esa es la mejor manera de comunicarse con las personas, envíe un mensaje de texto.

9. … en el momento adecuado

¿Alguna vez recibió un correo electrónico de trabajo cuando estaba disfrutando de su noche o fin de semana? ¿Te hizo perder el equilibrio? Si respondiste que sí, no estás solo. Por eso es importante mantener los mensajes de texto de negocios en horario de oficina.

Créame, si sus notificaciones llegan en medio de la noche, no pasará mucho tiempo hasta que su contacto bloquee su número.

Eso no ayudará a su relación comercial.

10. Una vez es suficiente

Cuando hayas enviado un mensaje de texto, no lo sigas enviando si la persona no responde de inmediato. Simplemente significa que esa persona no ha revisado su teléfono. Eso sucederá, y es otra razón para evitar cambiar los horarios de las reuniones por mensaje de texto. Dale al destinatario el tiempo suficiente para recoger el mensaje antes de que empieces a preocuparte. Y si esto sucede regularmente, consulte la regla 7: tal vez enviar mensajes de texto no sea el método de comunicación adecuado para este colega en particular.

11. No envíe mensajes de texto durante las reuniones

No envíes mensajes de texto cuando se supone que debes prestar atención a lo que sucede en la habitación. Ya sea que esté en una reunión, discutiendo negocios cara a cara o mirando una presentación, inclinarse sobre su teléfono para enviar un mensaje de texto encubierto es simplemente grosero. Te ofenderías si la gente lo hiciera mientras estabas presentando, así que no se lo hagas a nadie más.

12. Medidas de Emergencia

A veces necesitas revisar tus mensajes: la vida pasa, ¿verdad? En ese caso, informe a las personas si hay una emergencia que requiere que revise su teléfono durante una ocasión de negocios. La advertencia anticipada generalmente suaviza las plumas erizadas y evita que las personas se sorprendan con la fuerte vibración de su teléfono.

Siga estas reglas y tendrá una ventaja en la etiqueta de mensajes de texto de negocios. ¿Qué te molesta de los mensajes de texto de negocios? ¿Qué consejos agregarías?