Calculadora de presupuesto de capacitación: esto es lo que debe gastar en la capacitación de los empleados

La temporada de presupuestos está aquí: ¿cuánto ha asignado para la capacitación de los empleados?

Esa es la gran pregunta, ¿no? Como jefe de recursos humanos de una pequeña o mediana empresa (PYME), ya sabe que la capacitación de los empleados necesita mucho apoyo financiero.

Ya sabe que los trabajadores están ansiosos por recibir más capacitación de su empleador, que el aprendizaje y el desarrollo son un componente vital de la experiencia del empleado y que, históricamente, las empresas que invierten más en la capacitación de los empleados obtienen recompensas en forma de mayores ingresos y márgenes de beneficio. .

Lo que no sabes es cómo convertir esta necesidad en un número específico. Ese es el desafío.

La idea de dejar todo para escribir una propuesta de presupuesto puede ser lo suficientemente desalentadora como para convencerlo de evitar la tarea por completo. No es que un presupuesto de capacitación detallado sea obligatorio para administrar un negocio, ¿verdad?

Pero esta es la razón por la que debería hacerlo de todos modos: las PYMES que no crean un presupuesto de formación de elementos de línea solo gastarán en formación cuando tengan un superávit, lo que provocará que inviertan menos de lo que se necesita para atraer y retener a los mejores talentos.

Poner su dinero donde está su boca, por así decirlo, garantizará que su empresa se mantenga financieramente comprometida con el aprendizaje y el desarrollo de los empleados para retener a sus mejores trabajadores y aumentar su compromiso y productividad.

En este artículo, cubriremos las principales categorías de costos que debe tener en cuenta el presupuesto de capacitación de cada empleado y ofreceremos dos herramientas simples que puede usar para calcular un presupuesto de capacitación rápido y sucio ahora mismo . Terminaremos con consejos sobre cómo puede ahorrar dinero en la capacitación de los empleados.

Las 4 principales categorías de costos que todo presupuesto de capacitación debe tener en cuenta

Para las PYMES, la capacitación de los empleados ya no se trata solo de marcar las casillas de cumplimiento. Cada vez más, la capacitación se ve como una palanca estratégica que pueden utilizar no solo para desarrollar habilidades importantes e involucrar a los trabajadores en su día a día, sino también para atraer a los mejores talentos interesados ​​​​en organizaciones con un enfoque de desarrollo.

Como resultado, los costos de capacitación de los empleados se dispararon el año pasado:

Datos del Informe anual de la industria de la formación de la revista Training. La pequeña empresa se define como aquella que tiene entre 100 y 1000 empleados (Fuente)

Si es una PYME consciente de los costos, ese número puede ser sorprendente. ¿A qué se destina todo ese dinero?

Esa respuesta variará de una empresa a otra, pero, en general, estos son los cuatro tipos de costos que debe tener en cuenta en el presupuesto de capacitación de sus empleados:

1. Capacitación del personal (~50 % de su presupuesto)

Ya sea que decida subcontratar las necesidades de su personal de capacitación o contratar personas internamente, necesita que las personas sean propietarias del brazo de capacitación de empleados de su organización.

Este equipo está a cargo de desarrollar materiales de capacitación, impartir cursos a los alumnos (ya sea en persona o mediante tecnología de capacitación) e informar sobre los resultados al liderazgo.

No existe una proporción establecida de capacitador por empleado que se aplique a todas las empresas, pero tener un capacitador corporativo por cada 50 trabajadores es un buen punto de partida. Agregue cualquier personal para fines de soporte o de TI, y los costos de su personal consumirán rápidamente la mitad de su presupuesto de capacitación.

2. Herramientas y tecnologías de capacitación (~25% de su presupuesto)

¿Cómo está brindando capacitación a sus trabajadores?

Si se trata de un salón de clases, debe alquilar una instalación adecuada o crear una usted mismo con elementos como escritorios, pizarras y un proyector. Si está capacitando a trabajadores remotos, necesita algún tipo de plataforma de aula virtual. Si está entrenando a través de un curso en línea, necesita computadoras, un sistema de gestión de aprendizaje (LMS) y una herramienta de creación de cursos.

Si se encuentra entre el 42 % de las pequeñas empresas que aprovechan el aprendizaje combinado con elementos de capacitación en persona y a su propio ritmo, que ha demostrado ser el método de capacitación más efectivo, debe considerar los costos de las herramientas para respaldar ambos.

Si el próximo año es el año en que finalmente comprará un LMS, o pagará una actualización que necesita desesperadamente del sistema que tiene, hay muchas opciones asequibles creadas teniendo en cuenta los presupuestos de las pequeñas empresas. Solo asegúrese de tener en cuenta cosas como el soporte y el mantenimiento del sistema.

3. Contenido de formación (~20 % de tu presupuesto)

Un curso de capacitación sin contenido de capacitación es como un automóvil sin motor: de cualquier manera, no irá a ninguna parte.

Al presupuestar el contenido de la capacitación, debe evaluar cuidadosamente todos los temas que cubrirá el próximo año. Luego deberá decidir si es mejor crear el contenido para cada tema internamente (que es más costoso, pero también más personalizado), o comprarlo listo para usar de una fuente externa (que es más barato, pero también más genérico).

Para las capacitaciones en el aula, el contenido de la capacitación puede consistir en materiales y evaluaciones en papel, presentaciones de diapositivas, videos o conferencias de expertos externos en la materia (SME).

Para las capacitaciones en línea, los cursos de eLearning deben crearse internamente desde cero o comprarse a un proveedor externo.

Aquí también es donde debe tener en cuenta los costos del contenido y las evaluaciones necesarias para mantenerse al tanto de las certificaciones de la industria.

4. Varios (~5% de su presupuesto)

Este último grupo de presupuesto cubre cosas que pueden surgir a lo largo del año, tales como:

• Gastos de viaje y viáticos para talleres y conferencias.
• Reembolsos de matrícula
• Tarifa de consulta

También puede tener costos de traducción o localización si tiene una empresa multinacional. Sin embargo, esa es la belleza de una categoría miscelánea: puede personalizar las líneas de pedido aquí para la situación única de su empresa.

2 métodos para calcular un presupuesto de formación rápido y sucio

Ahora que conoce los diferentes costos que debe tener en cuenta en su presupuesto de capacitación, es hora de calcular los números.

Si su empresa ha preparado presupuestos de capacitación en el pasado, ya tiene una excelente plantilla para trabajar. Simplemente compare los costos del año hasta la fecha con el presupuesto predeterminado y ajuste hacia arriba o hacia abajo para el próximo año según corresponda.

Pero, ¿y si empiezas completamente desde cero? No te preocupes. Estamos analizando dos métodos que puede usar para calcular un presupuesto de capacitación rápido y sucio en este momento.*

*Estas herramientas están destinadas a proporcionar números de referencia. Cualquier estimación debe ajustarse a sus circunstancias y necesidades únicas.

Método 1: Usar el salario total

Una buena regla general es que las empresas deberían gastar entre el 1 y el 5 % del costo total de su salario en capacitación, dependiendo de cuánto quieran enfatizar la capacitación en su organización.

Entonces, si tiene una estimación aproximada de cuál será el costo total de su salario el próximo año, puede obtener una estimación de buena fe para su presupuesto de capacitación.

PROS CON ESTE MÉTODO: Vincular su presupuesto de capacitación a sus costos salariales asegurará que no gaste más en capacitación en relación con la nómina. Este método también le brinda más flexibilidad para destinar presupuesto a grupos que necesitan más capacitación que otros.

CONTRAS CON ESTE MÉTODO: cuando el costo total de su salario es de millones, la diferencia entre invertir el 1% y el 5% en capacitación puede ser enorme. En tiempos de gran rotación, puede ser difícil pronosticar el costo total del salario.

Utilice nuestra herramienta de calculadora para probar este método ahora:

Método #2: Usando el número de empleados

Con el Informe anual de la industria de la capacitación de Training Magazine, puede ver el costo promedio de capacitación por alumno del año pasado para el tamaño de su empresa y multiplicarlo por la cantidad de empleados que espera capacitar el próximo año para llegar a un número de presupuesto total.

En 2017, las pequeñas empresas gastaron $1886 por alumno en capacitación.

PROS CON ESTE MÉTODO: si desea asegurarse de que ningún alumno se quede atrás, este método vincula efectivamente una cantidad específica en dólares a cada empleado. A diferencia del salario total, puede estimar su plantilla para el próximo año con bastante confianza.

CONTRAS DE ESTE MÉTODO: Este método supone que todos los empleados deben invertir por igual, lo cual no es el caso (por ejemplo, se debe destinar más dinero a las nuevas contrataciones oa aquellos que reciben capacitación para habilidades especializadas). El costo por alumno también disminuye a medida que las empresas crecen, por lo que esta estimación será más alta de lo necesario para las empresas más grandes.

Utilice nuestra herramienta de calculadora para probar este método ahora:

Cómo ahorrar dinero en la formación de los empleados

A pesar de sus mejores esfuerzos y sus argumentos apasionados, ya sabe lo que probablemente sucederá a continuación: su director financiero echará un vistazo a su propuesta de presupuesto de capacitación y le dirá que es demasiado alto y que necesita hacer algunos recortes.

Incluso si el C-suite aprueba milagrosamente su presupuesto a la primera, es importante identificar áreas en su presupuesto para posibles ahorros de costos y ganancias de eficiencia. Esto le dará flexibilidad en el futuro cuando surjan otras necesidades o prioridades.

Con eso en mente, veamos algunas oportunidades en las que potencialmente puede ahorrar en la capacitación de los empleados:

• Aproveche el contenido generado por el usuario (UGC). Sus propios empleados cuentan con una gran cantidad de conocimientos que pueden beneficiar a toda su organización. Aprovechar lo que saben para los cursos de capacitación reutilizables no solo empoderará a sus mejores trabajadores, sino que también le ahorrará dinero en costos de creación de contenido. Aprende más aquí.

• Poner en marcha un programa de tutoría. El auge de los programas de tutoría en empresas grandes y pequeñas no es solo una historia para sentirse bien. Las tutorías proporcionan un medio para brindar capacitación informal rentable y desarrollar importantes habilidades de liderazgo al mismo tiempo.

• Entrenamiento, ahora en iPhone. Según Gartner, para 2022, más del 75 % de los teléfonos inteligentes utilizados en las empresas serán propiedad de los empleados (investigación completa disponible para los clientes de Gartner). Aproveche al crear capacitación teniendo en cuenta los dispositivos móviles para que los trabajadores puedan capacitarse en casa y usted pueda ahorrar dinero en costos de tecnología.