Seguimiento del tiempo mientras se hace la contabilidad

Ya sea que sea una empresa de contabilidad o un director financiero de una empresa o de su propia pequeña empresa, la contabilidad es una tarea enorme. El seguimiento del tiempo es solo una de las responsabilidades, y debería ser una de las que menos te estrese. Con estos sencillos consejos, controlar el tiempo mientras llevas la contabilidad puede convertirse en un hábito que comiences a hacer automáticamente. Al mismo tiempo, se combinará a la perfección con otras responsabilidades, lo que hará que su trabajo sea mucho más fluido y sencillo.

Los mayores obstáculos para los contadores (y aquellos que necesitaban convertirse en uno)

Quizás se pregunte qué es exactamente lo que necesita rastrear. O simplemente está leyendo esto para asegurarse de que tiene todos los caminos cubiertos.

Bueno, la respuesta corta es, como era de esperar: todo.

La respuesta algo más larga es que se dedica mucho trabajo a la teneduría de libros y la contabilidad en general. Hay mucho papeleo, llamadas de consulta, reuniones, incluso desplazamientos, en algunos casos. Y cuando su línea de trabajo exige este tipo de versatilidad, es lógico que desee estar al tanto de a dónde va su tiempo.

De esa forma, sabrá si hay procesos que se pueden acortar, eliminar o requerir más tiempo. El seguimiento del tiempo no solo brinda un punto de partida sólido para analizar y mejorar su flujo de trabajo, sino que también muestra si se está abrumando rápidamente.

En esta sección, veremos algunos procesos comunes de los que quizás no esté seguro si debería realizar un seguimiento.

Trabajando en varios proyectos/con varios clientes al mismo tiempo

No es raro que las empresas de contabilidad u otras empresas con una gran cantidad de clientes se encuentren manejando más de un caso por día. Trabajar en paralelo en diferentes casos significa recibir una llamada telefónica inesperada de un cliente, o una reunión de emergencia, un problema urgente que debe resolverse ahora.

Cuando se trata de este tipo de tareas, querrá realizar un seguimiento de las tareas simplemente porque brindan información invaluable sobre cómo se comporta su cerebro cuando hay un cambio en las tareas. Preparar el papeleo para una auditoría exige un tipo de enfoque, y cuando ese trabajo se interrumpe con una llamada de pánico de un cliente que acaba de recibir un correo electrónico del IRS, deberá cambiar su mente a un carril diferente. Y ese cambio por sí solo requiere mucha energía cerebral, lo creas o no. También conocido en el desarrollo ágil como cambio de contexto. Entonces, sabiendo exactamente cuánto tiempo le tomó adaptarse al nuevo tipo de tarea, intenta encontrar soluciones para casos urgentes como esos.

Pasar mucho tiempo en llamadas de consulta.

Este es un factor importante para muchos contadores. Principalmente en el sentido de que una parte de su carga de trabajo real se destina a llamadas de consulta con clientes establecidos u ocasionales que solo necesitan asesoramiento. Aún así, el seguimiento del tiempo es una buena manera de mantener a raya a las personas que llaman.

Al final del mes, puede ver quién se comunicó más con usted, por qué motivo y cuánto tiempo tomó cada llamada. Clockify, por ejemplo, puede ayudarlo a almacenar toda la información que necesita para futuros análisis. Este es el proceso en unos simples pasos:

1. Cuando el cliente llame, inicie el temporizador en su rastreador digital;
2. En la sección de notas, agregue información importante como el nombre y el motivo inicial de la llamada;
3. A medida que aparecen preguntas relacionadas, puede agregarlas como puntos con viñetas;
4. Cuando finalice la llamada, simplemente detenga el temporizador y su entrada estará completa.
5. Después de un tiempo, puede crear etiquetas para categorizar las preguntas más frecuentes para archivarlas más fácilmente.

De esta manera, los rastreadores de tiempo digitales como Clockify eliminan cualquier necesidad de programas adicionales para tomar notas o Documentos de Google que pueda perder de vista. En un espacio compacto, puede ver quién llamó, cuánto duró la llamada, qué preguntas se hicieron y cuánto puede facturar por la llamada.

“Cliente saltando”

Algunas personas simplemente trabajan mejor cuando cubren diferentes clientes a lo largo del día. Y a menos que realicen un seguimiento del tiempo dedicado a la contabilidad de cada cliente, pequeña empresa o empresa, pueden perder fácilmente la precisión en lo que respecta a la facturación de sus servicios. Esto conduce inevitablemente al redondeo de tiempo, que se basa principalmente en conjeturas.

Cuando opta por un rastreador de tiempo digital, realmente no hay mucho esfuerzo de su parte. Especialmente uno que se integra fácilmente con el software que ya usa, como Trello, Zoho, Quickbooks e incluso como una extensión del navegador. Su seguimiento del tiempo comienza y termina con un clic. Y a cambio, no hay más adivinanzas.

Cambiar entre clientes y proyectos puede volverse mucho más fácil.

Un ejemplo de cómo Clockify integra su temporizador con tarjetas Trello

Dedicar tiempo a la entrega de papeleo, notarización, etc.

Si bien hoy en día se han digitalizado muchos procesos, no podemos perder de vista aquellos países que aún entregan sus trámites en persona. La mayoría de las firmas de contabilidad tendrán empleados cuyas responsabilidades incluyen ir a oficinas públicas y notarios para varios contratos de trabajo.

Por lo tanto, mientras una persona realiza un seguimiento del tiempo mientras prepara los documentos para su aprobación o procesamiento, la otra deberá realizar un seguimiento del tiempo de entrega. Esto incluye el tiempo que se pasa viajando, potencialmente esperando en las filas e incluso estando atrapado en el tráfico. Los rastreadores de dientes con opciones de GPS también funcionan muy bien en estos casos, ya que eliminan el paso adicional de ingresar ubicaciones y nombres manualmente.

Seguimiento de la contabilidad con Clockify

En la segunda sección, nos gustaría desglosar cómo un rastreador de tiempo puede ayudarlo con todos los aspectos enumerados anteriormente.

Tratar cada trabajo del cliente como un "proyecto"

Con un rastreador de tiempo digital como Clockify, tiene la opción de configurar un proyecto para cada cliente. Y dado que el software tiene como objetivo adaptarse a grandes empresas, autónomos y pequeñas empresas de diversas industrias, tiene una amplia gama de características. Esto por sí solo brinda una gran libertad y flexibilidad sobre cómo puede abordar el seguimiento del tiempo. Por ejemplo:

• Puede abrir un nuevo proyecto para cada cliente y luego agregar el cliente a la página del proyecto;
• Puede crear plantillas para proyectos repetidos, especialmente para clientes recurrentes;
• Cada proyecto se puede dividir en tareas con sus propios plazos;
• Las hojas de tiempo aseguran que el progreso diario sea visible para todos;
• Las etiquetas personalizadas ayudan a categorizar las tareas en cada proyecto para facilitar la elaboración de informes más adelante.

Establezca estimaciones de proyectos, plazos y realice un seguimiento del estado del proyecto

El segundo gran aspecto de un rastreador de tiempo de calidad es la capacidad de establecer estimaciones y realizar un seguimiento del progreso general del proyecto.

Las estimaciones de proyectos son una excelente manera de ver cómo le va a su productividad con tareas específicas. Si desea utilizar un rastreador de tiempo para mejorar su flujo de trabajo, esta es una excelente opción. Además, puede usar los datos para ver si está cobrando lo suficiente por sus servicios o si está vendiendo menos.

Clockify puede mostrarte cuánto tiempo has dedicado a un proyecto, cuánto has ganado hasta el momento, así como el presupuesto estimado. Para una mejor cotización, estos informes se pueden exportar como archivos PDF y entregar a los clientes como una muestra clara de su tiempo.

Si hay más personas por cada cliente

Cuando eres una firma de contabilidad, esencialmente tendrás personas a tu cargo con diversas responsabilidades. Naturalmente, no podrá monitorear cada una de las tareas ni leer todos los informes al final del día que se le presenten.

Por esa razón, las hojas de tiempo pueden ser una bendición disfrazada. Clockify tiene un sistema establecido basado en la confianza que no supervisa la actividad de la pantalla, sino que permite que los usuarios sean responsables de sus propias entradas de tiempo. Sin embargo, crea transparencia y respalda la responsabilidad, porque los administradores del proyecto pueden configurar las hojas de tiempo para que sean visibles para todos en el proyecto.

Esto significa que los compañeros de trabajo en el mismo proyecto pueden ver las tareas de los demás y cuánto tiempo han dedicado a ellas.

Al controlarse mutuamente, se alivia en gran medida la presión de monitorear todo para garantizar que las tareas se entreguen a tiempo.

Tarifas por hora y facturación

Diferentes proyectos, diferentes equipos, pueden requerir diferentes formas de facturación. Clockify da la opción de elegir no solo tu tasa de facturación, sino también cómo facturarás para cada cliente/proyecto. Porque no todos los proyectos o tareas tienen el mismo precio por hora, ni todos los empleados trabajan por el mismo salario.

Es por eso que en Clockify puedes elegir cómo facturas cada proyecto, cada miembro del equipo e incluso establecer diferentes tarifas para el costo de la mano de obra.

Por último, le brinda la opción de alternar tareas como facturables o no facturables, lo que ayuda a generar informes posteriores, facturación y presupuestos más precisos.

Para saber más, puedes echar un vistazo a la sección Costo de mano de obra y beneficio o Tarifas por hora en nuestro sitio web.

Informes

Por último, pero no menos importante, tenemos informes.

Una relación saludable con los clientes dependerá menos de la accesibilidad y el encanto de uno, y más de su profesionalismo. Una gran parte de eso es garantizar que obtengan informes limpios y detallados sobre los servicios que pagaron.

Los informes también son un excelente material para reuniones si solicitan un desglose más detallado del costo, o si desea informarles sobre los detalles de ciertas tareas para futuras referencias. Hoy en día encontrará pocos rastreadores de tiempo que no tengan esta opción en su lista de funciones.

Con Clockify, puede elegir exportar informes resumidos o detallados.

Los informes resumidos muestran todas las entradas de tiempo, agrupándolas por proyecto, usuario o cliente e incluso por etiquetas específicas. Todo depende de en qué aspecto de trasiego de tiempo desee centrarse.

Los informes detallados son básicamente informes resumidos con marcas de tiempo incluidas. Esto es especialmente útil para los análisis internos.

Cómo ayuda el seguimiento del tiempo con la contabilidad: informes de profesionales

Como palabra final, hemos decidido incluir algunos de los comentarios recibidos de nuestros usuarios que se especializan en contabilidad. Esto es lo que dijeron sobre el seguimiento del tiempo y cómo les ayuda.

“ Soy propietario de una pequeña empresa de contabilidad de nicho con un empleado a tres zonas horarias de distancia. Y aunque la mayoría de mis tarifas son fijas, a menudo nos encargamos de "proyectos" por los que facturamos por hora. Clockify me permite rastrear nuestras horas hasta cualquier "subnivel" que necesite. También es perfecto para mí hacer un seguimiento de mi tiempo de administrador, por lo que sé cuándo se acerca la necesidad de contratar a una persona adicional. Es perfecto para lo que necesito. ”

– Michael A, Conciliación de contabilidad y soluciones comerciales

“ Muchas personas no se dan cuenta de lo eficientes (o mejor dicho, ineficientes) que son en el trabajo; perdemos mucho tiempo en reuniones innecesarias o asumiendo tareas irrelevantes. Utilizo la herramienta para delinear en qué tareas dedico más tiempo, lo que me ha llevado a obtener información procesable: por ejemplo, "dedique menos tiempo a trabajos sin importancia", "asigne más tiempo a trabajos menos urgentes pero extremadamente importantes", etc. una gran herramienta si te preocupas por tu productividad y quieres controlar agresivamente tu propio horario. ”

– Heather A, pasante de Pre-MBA en Finanzas

“ Poder ver informes detallados que me dicen quién trabajó en qué cliente durante cuánto tiempo durante una semana en particular. Facilita el cálculo de los pagos a los contratistas, ya que a las personas se les paga por el tiempo que dedican si así lo desean. Puede determinar cuánto tiempo lleva trabajar en tareas recurrentes, lo cual es bueno para estimar cuánto tiempo tomarían los proyectos "

– Tina H, Negocios en soluciones de equilibrio

“ Trabajé como freelance durante un tiempo. Utilicé este software para realizar un seguimiento de mi trabajo y poder realizar facturaciones precisas. También me ayudó mucho a comprender dónde pasaba mi tiempo y a alinearme mejor con las actividades generadoras de ingresos. ”

– Arwa N, Asociada de Impuestos

“ Trabajo a tiempo parcial para un cliente como su asistente ejecutivo y su tenedor de libros. Me estaba metiendo en un lío simplemente usando una hoja de tiempo creada en MS Excel y cuando descubrí Clockify estaba en la luna de alegría. Mantengo Clockify abierto en segundo plano y cambio de proyecto cuando empiezo el trabajo y cuando termino el trabajo. Solía ​​facturar menos de mi tiempo y perder ingresos, pero ahora puedo facturar cada segundo que trabajo en sus proyectos. Además, tiene una excelente función de informes y puede imprimir o guardar como PDF o Excel, etc. Así que no solo le facturo a mi cliente, sino que también tengo datos exactos del tiempo que realizo cada una de sus tareas. (Proyectos) .”

– Ruth M, asistente ejecutiva y contadora