Cómo hacer un seguimiento de los proyectos y tareas de tus clientes

Cómo realizar un seguimiento del progreso de proyectos y tareas

Además de realizar un seguimiento del tiempo que pasa trabajando en el proyecto y sus tareas, también se beneficiará de la implementación de un sistema de seguimiento del progreso.

Seguimiento del progreso con aplicaciones

Para comenzar a realizar un seguimiento del progreso, puede probar un sistema basado en Kanban, como Trello o Asana .

Ambas aplicaciones se basan en un principio similar:

1. Crea un tablero que represente tu proyecto
2. Crea varias tarjetas que representen tus tareas
3. Asigne nombres a las columnas para que representen el estado de todas las tareas colocadas debajo de ellas (p. ej., "Atraso", "Diseño", "Por hacer", "En proceso", "Revisión de código", "Prueba", "Terminado").
4. Mueva las tarjetas/tareas a través de las columnas, para simbolizar su estado de progreso (p. ej., dicha tarea está en el "Atraso", relacionada con "Diseño", lista "Para hacer", actualmente "en curso", actualmente en "Revisión de código" , en "Prueba", o ya "Listo"?)

Trello también ofrece una opción para agregar "Observadores" a sus tableros/proyectos, por lo que puede agregar a sus clientes a sus respectivos tableros, quienes, a diferencia de los miembros de su equipo, solo podrán ver su progreso con tareas individuales, descargar archivos adjuntos, añadir comentarios y exportar el tablero.

En Clockify , su cliente podrá realizar un seguimiento del progreso del proyecto en términos de tiempo, a través de un informe compartido. Simplemente, comparta un informe que haya filtrado por los parámetros correctos, copie su enlace y envíe el enlace al cliente, quien luego podrá ver los cambios en tiempo real.

Facilitar el seguimiento del progreso

Además de usar una aplicación basada en Kanban para rastrear el progreso del proyecto y la tarea, también puede usar varias plantillas para acelerar dicho progreso:

1. Si la mayoría de sus proyectos siguen la misma estructura en lo que respecta a las tareas (p. ej., todos los proyectos involucran tareas de análisis, diseño, desarrollo, contenido y administración), sería prudente crear una plantilla de proyecto que lo ayude a duplicar lo mismo. conjunto de tareas para cada nuevo proyecto que emprende.
2. Para organizar mejor su tiempo (y, como resultado, acelerar el trabajo del proyecto), puede usar una plantilla de lista de tareas adecuada que sirva como recordatorio de lo que necesita hacer exactamente.
3. Para ayudarlo a ahorrar suficiente tiempo para las tareas prioritarias (y minimizar el tiempo que pierde), puede usar una plantilla de planificador de bloqueo de tiempo adecuada.

3. Elegir un enfoque de facturación y hacer un seguimiento de su eficiencia

Cómo decidir qué enfoque de facturación utilizará

Ahora que ha creado el esquema de su proyecto y ha definido sus tareas relacionadas con el proyecto, deberá decidir cómo facturará dicho proyecto y tareas:

¿Cobrará el trabajo por hora?

O, ¿cobrará una tarifa plana?

Si factura por hora , basará su factura únicamente en la cantidad de horas limpias que dedica a su trabajo.

Si cobra una tarifa fija , basará su factura en el alcance del trabajo que complete, independientemente de la cantidad de horas que le tome terminar el proyecto.

Independientemente del método de facturación que elija, necesitará una lista completa que muestre:

1. Las tareas que realizó para el proyecto.
2. El tiempo que ha dedicado a las tareas individuales y al proyecto en total.
3. Alguna indicación de si las tareas son facturables o no. De esta forma, en caso de que factures por horas, siempre obtendrás una cantidad clara que tus clientes te deben por tu trabajo.

Por otro lado, en caso de que cobres una tarifa fija, seguirás brindando a tus clientes una prueba de en qué trabajaste exactamente (y qué están pagando exactamente).

Cómo realizar un seguimiento de la eficiencia de su enfoque de facturación

Cuando se trata de realizar un seguimiento de la eficiencia del enfoque de facturación elegido, si tiene dudas, es mejor que juegue con las dos opciones principales que tiene.

Intente implementar primero un enfoque por hora o un enfoque de tarifa plana. Tal vez finalmente descubra que el enfoque alternativo al que eligió inicialmente se adapta mejor a su tipo de proyectos o flujo de trabajo.

O bien, puede encontrar que un tipo de sus proyectos es más adecuado para un enfoque por hora, mientras que otro tipo es más adecuado para un enfoque de tarifa fija.

4. Configuración de un enfoque de facturación y seguimiento de su precisión

Cómo abordar la facturación por horas o el cobro de una tarifa plana

Una vez que haya seleccionado el sistema de facturación ideal para usted, es hora de que decida cómo abordará exactamente el proceso de facturación.

Si factura un precio específico por hora, hay cuatro tipos eficientes de tarifas por hora que puede implementar:

Una tarifa por hora en todos los proyectos. Genial si:

• Su equipo suele trabajar en un tipo de proyecto
• Tu equipo está formado por un tipo de profesionales
• tu trabajas solo

Ejemplo: un equipo independiente de dos diseñadores ($35) que se especializa en diseño de logotipos.

Tarifas horarias específicas por miembros del equipo. Genial si:

• Su equipo suele trabajar en un tipo de proyecto
• Su equipo está formado por profesionales con diferentes habilidades, experiencia y conocimientos.

Ejemplo: un equipo independiente de un diseñador ($ 40) y tres desarrolladores ($ 65) que se especializa en crear páginas de destino para sitios web de moda.

Tarifas horarias específicas para proyectos específicos. Genial si:

• Su equipo trabaja en diferentes tipos de proyectos.
• Tu equipo está formado por un tipo de profesionales

Ejemplo: un equipo independiente de tres desarrolladores ($ 65) que crean aplicaciones personalizadas.

Tarifas por hora específicas para cada miembro del equipo que trabaja en proyectos específicos. Genial si:

• Su equipo trabaja en diferentes tipos de proyectos.
• Su equipo está formado por profesionales que poseen diferentes habilidades, experiencia, conocimientos

Ejemplo: un equipo independiente de dos artistas ($ 50), cuatro desarrolladores ($ 70), dos diseñadores ($ 55), un especialista en audio ($ 45) y dos productores de videojuegos ($ 35) que crean juegos de estrategia y rompecabezas.

Alternativamente, si está cobrando una tarifa fija, es probable que desee basar sus precios en el alcance de proyectos individuales, que pueden girar en torno a tareas específicas o conjuntos de tareas.

Ejemplo : un equipo independiente de un diseñador, dos desarrolladores y un redactor que crea sitios web ve cada elemento del proyecto como una tarea separada con su propia tarifa:

• Instalación: $170
• Diseño y construcción $3,500
• Creación de contenido: $550
• Capacitación de clientes: $700
• Mantenimiento del sitio web: $600

Cómo realizar un seguimiento de la precisión de su enfoque de facturación

Cuando se trata de rastrear la precisión de su proceso de facturación, una factura completa con una lista limpia de tareas completadas siempre es clave. Ayudará al cliente a comprender mejor el valor (y, posteriormente, el precio exacto) de su trabajo.

Por supuesto, también deberá asegurarse de que sus precios sean precisos en sí mismos:

• Si cobra una tarifa fija, asegúrese de que los precios que ofrece al cliente coincidan con los que ha enumerado en su sitio web o que ha utilizado para clientes anteriores.
• Si trabaja por una tarifa por hora, asegúrese de que sus cálculos sean correctos. Si realiza un seguimiento del tiempo en Clockify , sus ganancias por proyecto se calcularán automáticamente por cada minuto que realice el seguimiento, en función de las tarifas por hora que haya ingresado previamente.

5. Configuración y seguimiento de tareas facturables y no facturables

Cómo distinguir entre tareas facturables y no facturables

Ahora es el momento de decidir qué tareas facturará directamente. Y, ¿qué tareas dejarás fuera de la factura?

Definitivamente querrá marcar las tareas primarias específicas del proyecto como facturables y agregarlas a su factura. Por ejemplo, los desarrolladores de software facturarán todas las tareas relacionadas con el desarrollo.

Pero el desarrollo de software es un proceso complejo que también requiere ciertas tareas secundarias y recurrentes. Es probable que deba realizar reuniones de equipo y cliente, comunicarse con el cliente y los miembros del equipo por correo electrónico o chat, así como manipular datos relacionados con el proyecto de forma regular.

Aunque estas tareas son cruciales para el proyecto de desarrollo, probablemente debería abstenerse de marcarlas como facturables y agregar 20 elementos separados de "Reunión diaria" en su factura oficial.

En su lugar, puede hacer que el tiempo que dedica a las reuniones, a los correos electrónicos ya la manipulación de datos se refleje en la tarifa por hora que usará para las tareas de desarrollo, es decir, hacer que sus tarifas por hora sean más altas.

Cómo realizar un seguimiento de las tareas facturables y no facturables

Al realizar un seguimiento del tiempo en Clockify , puede especificar si las actividades (o incluso proyectos completos) son facturables o no facturables.

Si marcó una tarea como facturable, su monto se agregará al monto total de ese proyecto.

Alternativamente, al marcar una tarea como no facturable, la excluye de sus ganancias directas.

La clave aquí es maximizar el tiempo que dedica a las tareas facturables, para aumentar el valor que obtendrá personalmente del proyecto. Por lo tanto, considere si está perdiendo el tiempo en algunas tareas y, en cambio, debe asignar este tiempo a tareas más importantes (y más rentables) en el futuro.

Ejemplo: Eres un equipo independiente de 5 personas que descubren que dedican 1 hora a las reuniones diarias, pero que podrían reducir este tiempo a la mitad; de esta manera, podrías estar ahorrando 2,5 horas por día, o 12,5 por semana, en total. .

6. Configuración y seguimiento de estimaciones para tareas y proyectos

Cómo definir estimaciones para tareas y proyectos

Algunas de las preguntas más importantes que deberá responder para su cliente son las siguientes:

• ¿Cuándo estará terminado el proyecto?
• ¿Cuanto costara?

Si cobra una tarifa fija, puede basar su precio estimado en su lista de precios preparada. Luego puede basar sus estimaciones de tiempo en la experiencia con proyectos similares que haya completado en el pasado.

Sin embargo, si establece el precio por hora, las estimaciones de tiempo claras le darán cifras claras sobre cuánto puede esperar pagar su cliente.

Ejemplo 1: el equipo independiente de dos diseñadores ($ 35) que se especializa en el diseño de logotipos puede cotizar un precio estimado de $ 700 por un tiempo estimado de 20 horas.

Ejemplo 2: el equipo independiente de un diseñador ($40) y tres desarrolladores ($65) que se especializan en la creación de páginas de destino para sitios web de moda puede cotizar un precio estimado de $4450 para un tiempo estimado de 80 horas (por ejemplo, $40 x 30 + $65 x 50)

Ejemplo 3: el equipo independiente de tres desarrolladores ($ 65) que crean aplicaciones personalizadas puede cotizar un precio estimado de $ 31,200 por un tiempo estimado de 480 horas.

Ejemplo 4: el equipo independiente de dos artistas ($ 50), cuatro desarrolladores ($ 70), dos diseñadores ($ 55), un especialista en audio ($ 45) y dos productores de videojuegos ($ 35) que crean juegos de estrategia y rompecabezas pueden cotizar $ 54,100 estimación de precio para una estimación de tiempo de 1.000 horas. (por ejemplo, $50 x 200 + $70 x 300 + $55 x 200 + $45 x 160 + $35 x 140)

Cómo realizar un seguimiento de las estimaciones de tareas y proyectos

Si está realizando un seguimiento del tiempo en Clockify , podrá configurar estimaciones de tiempo para proyectos y tareas, y luego realizar un seguimiento de sus resultados en tiempo real.

A medida que avanza con el proyecto, verá que se llenan las barras de estimación para el proyecto y las tareas. Por lo tanto, podrá saber cuándo está peligrosamente cerca de romper sus estimaciones de tiempo e, indirectamente, su presupuesto.

7. Configuración y seguimiento de plazos de proyectos y tareas

Cómo definir plazos de proyectos y tareas

En relación con otros proyectos en los que está trabajando, los recursos que utilizará para este proyecto, así como la cantidad de tareas que tendrá, debe establecer algunos plazos claros para el proyecto y la tarea.

Los plazos de las tareas se relacionarán directamente con el plazo del proyecto y todos ellos se relacionarán con las estimaciones del proyecto que acaba de establecer.

Por ejemplo, si definió una estimación de 480 horas para la finalización del proyecto por cada tres desarrolladores, eso significa que necesitará alrededor de un mes para completarlo (si los tres trabajarán en el proyecto durante 40 horas por semana).

Sin embargo, su equipo puede trabajar en dos proyectos que se estima que toman 480 horas al mismo tiempo, lo que significa que un desarrollador probablemente solo podrá trabajar 20 horas por semana en el primer proyecto. En tal caso, un plazo de dos meses puede ser la primera fecha realista que puede cotizar al cliente.

En este ejemplo, hicimos que los tres miembros del equipo de desarrolladores independientes comenzaran a trabajar en el proyecto al mismo tiempo.

Pero, en realidad, rara vez es tan simple, debido a algo llamado dependencias de tareas .

Las dependencias de las tareas dictan en qué orden puede trabajar en las tareas. Y, una tarea puede depender de la otra de tal manera que necesite:

1. Terminar la Tarea A antes de poder comenzar la Tarea B
2. Inicie la Tarea B al mismo tiempo que la Tarea C
3. Termina la Tarea C antes de que puedas terminar la Tarea D
4. Comience la Tarea D antes de poder terminar la Tarea B

Ahora, las tareas enumeradas pueden sumar 480 horas de trabajo juntas. Pero, el tipo de dependencia de su tarea (así como quién está asignado a ellos) también influirá en la fecha de finalización realista que puede cotizar a su cliente.

Cómo realizar un seguimiento del proyecto final y los plazos de las tareas

Si realiza un seguimiento del progreso de su proyecto y tarea en Trello , puede definir plazos separados para cada tarjeta/tarea que haya planificado.

Estos plazos de tareas individuales lo ayudarán a determinar si el plazo del proyecto es realista. Ahora, si sigues sin cumplir con los plazos de las tareas, es una apuesta segura que finalmente también deberías negociar una extensión del plazo para el proyecto.

Terminando

Los proyectos y tareas son nociones aparentemente complejas con varios elementos importantes que debe considerar y rastrear.

Con los esquemas de proyectos, es fundamental que realice un seguimiento de las metas, los hitos, los indicadores clave de rendimiento, los objetivos y los resultados clave del proyecto.

Con los proyectos en general, es vital que los divida en tareas cuyo tiempo y progreso pueda rastrear fácilmente. Además, debe definir estimaciones de precio y tiempo, así como plazos claros.

Cuando se trata de su enfoque de facturación, debe realizar un seguimiento de su precisión, eficiencia, así como distinguir entre tareas facturables y no facturables.

Al final, el seguimiento de los diversos aspectos de los proyectos y tareas puede parecer un proceso complejo, pero es bastante simple una vez que ha definido y organizado todo lo que necesita.