Los 3 mejores software de gestión de documentos de recursos humanos
Publicado: 2022-09-21El software de gestión de documentos ayuda a los equipos de recursos humanos a gestionar y almacenar los documentos de los empleados.
Los profesionales de recursos humanos entrevistan a los candidatos, incorporan nuevos empleados y realizan entrevistas de salida, entre otras tareas de gestión de la fuerza laboral. Todos estos procesos involucran montones de documentos, cuyo manejo mediante un sistema manual basado en papel simplemente no es suficiente. Invertir en software de gestión de documentos de recursos humanos puede ayudar a optimizar y digitalizar el proceso.
Las soluciones de gestión de documentos ayudan a almacenar y organizar los documentos de los empleados, mantener el cumplimiento y mejorar la eficiencia administrativa de los equipos de recursos humanos. Este artículo analiza las tres mejores herramientas de administración de documentos en las que confían los usuarios reales de la industria de recursos humanos. (Lea cómo seleccionamos estos productos).
¿Qué características ofrece el software de gestión de documentos de recursos humanos?
Las características principales del software de gestión de documentos de recursos humanos son:
- Captura de documentos: Convierta documentos físicos en archivos digitales.
- Almacenamiento de documentos: almacene documentos en un repositorio centralizado para facilitar el acceso.
- Búsqueda de texto completo : revise los documentos de recursos humanos para encontrar información específica, como la dirección de un empleado.
Todos los productos enumerados en este informe incluyen las características mencionadas anteriormente.
Además de estas características principales, los sistemas de gestión de documentos de recursos humanos también suelen ofrecer:
- Controles de acceso/permisos
- Archivado y retención
- Herramientas de colaboración
- Seguimiento del cumplimiento
- Clasificación de documentos
- Conversión de archivos
- Gestión y uso compartido de archivos
- Portal de datos de empleados
- Reconocimiento óptico de caracteres
- Control de versiones
Lo que cubrimos para cada producto
Para cada producto, cubrimos lo siguiente:
¿Cómo calificaron los usuarios los productos destacados en diferentes aspectos?
Analizamos 71 revisiones en todos los productos para descubrir cómo los usuarios perciben estos productos en parámetros como la facilidad de uso, la atención al cliente, la relación calidad-precio y la funcionalidad.
¿Qué dicen los usuarios sobre los productos?
Para cada uno de los productos destacados, hemos incluido algunos extractos de reseñas del último año.
¿Cómo se cotizan los productos?
Los modelos de precios son generalmente uno de los siguientes: tarifa plana, basada en el uso, por usuario o por función. Además, la mayoría de las veces, la frecuencia de pago es única, anual o mensual.
Nota: El precio de un producto puede variar según las funciones necesarias, el soporte o la formación necesarios y las solicitudes de personalización. Cuando encuentre un producto que se ajuste a sus necesidades, hable con el proveedor para averiguar qué puede ofrecer.
¿Son los productos adecuados para su personal de recursos humanos?
Algunas herramientas están diseñadas específicamente para empresas, mientras que otras funcionan perfectamente para pequeñas o medianas empresas. Conocer la base de usuarios típica de estos productos es otro factor diferenciador para ayudar a decidir la opción adecuada para su personal de recursos humanos.
Además, los revisores provienen de diversas industrias. Si una gran parte de los revisores proviene de una industria, entonces es probable que el producto sea un nicho y que no funcione tan bien para otras industrias. Por otro lado, si los revisores se distribuyen entre industrias, entonces es probable que el producto sea adecuado para múltiples industrias.
Los 3 mejores software de gestión de documentos de recursos humanos
1. Negocio de Dropbox
4.5/5
4.0/5
4.3/5
4.4/5
Pequeñas empresas
$15 por usuario, por mes
Captura de pantalla:
Extractos de las críticas más positivas del producto:
“Es muy fácil e increíble tener un sistema de carpetas compartidas con mis compañeros de trabajo. Dropbox me facilitó el trabajo diario con mis compañeros de equipo. Anteriormente era complicado almacenar datos compartidos con mis compañeros de equipo. Pero ahora, con Dropbox es un nivel totalmente nuevo y una experiencia maravillosa”.
“La característica más importante de Dropbox Business es que permite la colaboración dentro de su empresa. Las personas pueden cargar su trabajo en el programa y ese trabajo se puede organizar en carpetas para mantener todo limpio. El contenido se puede organizar en qué sitio se debe cargar. El sitio es muy fácil de usar y accesible, lo que lo convierte en una gran herramienta fácil de ayudar en su negocio”.
“Me encanta la sencillez de Dropbox, pero no estoy de acuerdo con sus precios y bloqueo de licencias. . . Si debo ofrecer una solución a los clientes, tiene que ser beneficiosa para todos, y otras soluciones simplemente ganan debido a las licencias”.
Lea todas las reseñas de Dropbox Business aquí.
2. Google Drive
4.7/5
4.6/5
4.9/5
4.8/5
Pequeñas empresas
$6 por usuario, por mes
Captura de pantalla:
Extractos de las críticas más positivas del producto:
“Lo que más me gusta de este software es cómo puedo guardar cualquier cosa en él. Desde imágenes a archivos PDF a documentos. Cualquier cosa se puede guardar en Google Drive. En cierto modo es como una unidad flash portátil y digital. La gran cantidad de memoria también es excelente”.
“Tiene muchas funciones y todas son realmente increíbles, pero mi característica favorita es el almacenamiento en la nube. Honestamente, me gusta el almacenamiento en la nube y creo que esta es la mejor copia de seguridad y restauración en la nube. puede transferir los datos de su teléfono antiguo a un teléfono nuevo sin necesidad de una computadora, cable de datos, que es una muy buena opción”.
“Google Drive es la elección inteligente para el almacenamiento de archivos y la copia de seguridad de documentos importantes. Se integra fácilmente con Gmail, lo que hace que compartir archivos sea súper fácil y rápido. Ser capaz de organizar documentos en diferentes carpetas y determinar quién tiene acceso a carpetas individuales es una gran herramienta”.
Lea todas las reseñas de Google Drive aquí .
3.Microsoft 365
4.6/5
4.2/5
4.7/5
4.8/5
Pequeñas empresas, negocios empresariales
$6.99 por mes
Captura de pantalla:
Extractos de las críticas más positivas del producto:
“Un buen software para la era de la nube, excelente para trabajar en la mayoría de las ubicaciones variables. Un conjunto de buenos softwares de Office que ayudan todo el tiempo en un solo lugar. Más flexibilidad y funcionalidad que otros Suits. Buena colaboración con Microsoft Softwares.”
“El espacio de 1 tb en Onedrive es simplemente fantástico. Tengo un plan familiar por lo que varias personas comparten este beneficio. La mejor aplicación para mí es Excel. Las otras aplicaciones también son muy buenas y productivas.”
“Lo que más me gusta es el hecho de que se puede navegar fácilmente y es fácil de entender. También hace que hacer el trabajo sea un poco más agradable debido a las muchas funciones”.
Lea todas las reseñas de Microsoft 365 aquí.
Cómo elegir el software de gestión de documentos de recursos humanos adecuado para su empresa
Comprar software puede ser un desafío si no sabe qué buscar. Estas son algunas recomendaciones que debe tener en cuenta al preseleccionar un software de gestión de documentos para su equipo de recursos humanos:
- Compruebe si el software ofrece restauración de documentos. Esta función le permitirá recuperar y restaurar los documentos de los empleados en caso de que se eliminen accidentalmente. Una herramienta de gestión de documentos ideal mantendrá una copia de seguridad de todos sus registros y documentos de recursos humanos para evitar la pérdida de datos.
- Busque el servicio de escaneo de documentos. Introducir manualmente los datos de un documento en papel en el software es una tarea que requiere mucho tiempo. Pero si su software elegido ofrece la funcionalidad de escaneo de documentos, puede escanear fácilmente archivos en papel para convertirlos en documentos digitales o electrónicos.
- Asegúrese de que el software tenga un portal de autoservicio para empleados. Seleccione una solución de administración de documentos que ofrezca un portal de autoservicio donde sus empleados puedan actualizar y acceder a sus documentos, como W-2 e I-9. Esta funcionalidad ayudará no solo a reducir la carga de su departamento de recursos humanos, sino también a mejorar la experiencia de los empleados.
Preguntas comunes para hacer a los proveedores al comprar un software de gestión de documentos de recursos humanos
¿Su software ofrece búsqueda de texto para documentos?
Una herramienta de gestión de documentos ideal debería permitirle buscar documentos específicos, como registros de nómina o contratos de empleados, utilizando una función de búsqueda de texto para que procesos como entrevistas de incorporación y salida sean más eficientes.
¿Puedo almacenar documentos en varias categorías y controlar el acceso de los usuarios?
Será más fácil buscar información si su sistema de administración de documentos digitales le permite almacenar documentos en múltiples subcategorías, como datos de empleados e información comercial, y compartirlos con personas específicas dentro de su organización. Al preseleccionar opciones de software, pregunte a los proveedores si su producto le permite segmentar tipos de documentos y restringir el acceso de los usuarios a ellos.
¿Su software se integra con plataformas de administración de archivos de terceros?
El software que compre debe poder integrarse con aplicaciones de terceros para que pueda migrar y transferir fácilmente datos y documentos importantes de los empleados. Asegúrese de preguntar a los proveedores si su producto tiene tales capacidades de integración.
¿Cómo elegimos estos productos? nosotros no, tú lo hiciste
Para encontrar su software ideal, necesita información en la que pueda confiar, para que pueda ahorrar tiempo, mantenerse dentro del presupuesto y concentrar más energía en hacer crecer su negocio. Es por eso que examinamos y verificamos todas las reseñas de nuestros usuarios y solo recomendamos las herramientas respaldadas por personas como usted.
En otras palabras, nuestras recomendaciones de productos nunca se compran ni venden, ni se basan en la opinión de una sola persona: son elegidas por sus pares, lo que refleja las opiniones y experiencias de nuestra base independiente de revisores de software.
Las herramientas de administración de documentos de recursos humanos que se presentan en este artículo son las más recomendadas según las reseñas verificadas de los usuarios. Sin embargo, si no cumplen con los requisitos de gestión de documentos de su equipo de recursos humanos, puede consultar nuestro directorio de software de gestión de documentos para encontrar la solución más adecuada.
Para ser considerados para esta lista, los productos tenían que:
- Tener al menos 20 reseñas de productos únicas de usuarios de la industria de recursos humanos, publicadas en Capterra entre el 2020 y el 22 de septiembre. Seleccionamos los tres productos con las calificaciones más altas para presentarlos en este artículo.
- Conoce nuestra definición de mercado de software de gestión de documentos al ofrecer las siguientes características principales: captura de documentos, almacenamiento de documentos, búsqueda de texto completo.
Para determinar el tamaño de las empresas que "utilizan comúnmente" cada producto, verificamos si al menos el 20% de los revisores provienen de un tamaño de empresa en particular, y solo luego clasificamos el producto como teniendo clientes de ese tamaño de empresa.
Los extractos de reseñas son pasajes extraídos de reseñas más extensas escritas por revisores verificados. Obtenemos estos extractos aplicando un algoritmo que considera factores que incluyen, entre otros, el número de palabras y la cobertura del tema. Los extractos se evalúan por sentimiento positivo y reciben una puntuación de sentimiento.
Los extractos representan la opinión del usuario y no representan los puntos de vista ni constituyen un respaldo por parte de Capterra o sus afiliados. Los extractos no se editan por motivos de claridad o gramática. Es posible que se hayan agregado nuevas revisiones desde la publicación de este artículo, por lo que es posible que los datos de las revisiones en este artículo no reflejen las condiciones actuales. Capterra no garantiza que las reseñas permanecerán publicadas durante todo el período en que este informe esté activo.