Los 10 mejores software de cumplimiento para vendedores de comercio electrónico

Hoy en día, las organizaciones de todas las industrias y sectores están sujetas a mayores regulaciones a nivel local, nacional e internacional.

Según una encuesta, el 69% esperaba más información regulatoria durante el próximo año. El 26% de los encuestados anticipó significativamente más.

Tenían razón: desde 2016 se han realizado más de 52.000 modificaciones normativas internacionales.

El incumplimiento podría resultar en costosas multas o honorarios legales, particularmente en los sectores financiero y de salud.

• Los bancos han pagado más de $204 mil millones en multas relacionadas con el cumplimiento desde la crisis financiera de 2008.
• Los bancos pagaron $42 mil millones en cargos por incumplimiento en 2016
• El New York-Presbyterian Hospital fue multado con $2.2 millones por incumplimiento en el sector de la salud.

Las empresas ahora están invirtiendo en software de cumplimiento para garantizar que cumplan con todas las regulaciones y evitar sanciones financieras.

¿Qué es el software de cumplimiento?

El software para el cumplimiento cubre muchos procesos comerciales y requisitos normativos. Esto incluye normas y estándares específicos de la industria, como OSHA, ISO y Sarbanes-Oxley. También tiene políticas de ética corporativa, políticas de uso aceptable y políticas de socios comerciales.

Tomar como ejemplo:

• Software que ayuda a las empresas a optimizar su documentación financiera, registros de auditoría e informes centrándose en normas contables y de cumplimiento financiero, como la Ley Sarbanes-Oxley de 2002.
• El software que ayuda a las organizaciones a cumplir con los estándares ambientales se puede usar para monitorear e informar sobre emisiones, procedimientos de materiales peligrosos y políticas regulatorias.

Características clave que debe buscar en el software de cumplimiento

Estas son siete características esenciales a tener en cuenta al elegir un software de cumplimiento para su empresa:

Gestión de riesgos

La gestión de riesgos es el proceso de identificar y clasificar las funciones comerciales que están en alto riesgo. Esta clasificación permite a los usuarios administrar funciones de alto riesgo sin interrumpir las operaciones comerciales.

Gestión de políticas

La gestión de políticas le permite almacenar, acceder de forma centralizada y recuperar documentos de políticas, carteras y procedimientos. Se asegura de que todos estén actualizados y bien versados ​​en las políticas y procedimientos más recientes de la empresa.

Pista de auditoría

Una pista de auditoría puede ayudar a organizar y simplificar la colaboración y el flujo de trabajo. En lugar de enviar correos electrónicos de un lado a otro cuando colabora en un proyecto creativo, puede crear un seguimiento de auditoría para su revisión y aprobación para que todos puedan ver los comentarios, las respuestas y las anotaciones junto con el activo creativo.

Calendario de Cumplimiento

Puede realizar un seguimiento de su progreso y asignar tareas a otros utilizando un calendario de cumplimiento. Es fácil de usar a vista de pájaro. Las notificaciones se pueden configurar para que le notifiquen cuando se agreguen nuevas regulaciones.

Flujos de trabajo de cumplimiento

Los flujos de trabajo de cumplimiento le permiten asignar tareas a personas específicas y realizar un seguimiento de su progreso en tiempo real. Cada asignado debe completar su tarea a tiempo. Todos pueden ver exactamente dónde se ralentiza o falla el flujo de trabajo.

Alertas de cumplimiento

Las alertas de cumplimiento le permiten programar su sistema para enviar notificaciones en tiempo real cuando una tarea se completa, se retrasa o falla. Para alertar a los supervisores sobre posibles problemas, puede agregar alarmas de escalada. Esto les permitirá tomar las medidas correctivas apropiadas.

Informes de cumplimiento

Puede informar sobre los requisitos de cumplimiento informando sobre las reglas, los estándares y las leyes que su empresa debe cumplir. Podría enfrentarse a prisión o multas si no cumple. Al monitorear los KPI específicos de su industria, puede asegurarse de que cumple al 100 %.

Los 10 mejores software de cumplimiento en 2021

1. ProcessGen GRC

ProcessGene GRC desarrolla soluciones de software GRC/BPM con visión de futuro para organizaciones multisubsidiarias. Facilita los flujos de trabajo automatizados, reduce el tiempo y los costos asociados con el trabajo manual y mantiene hojas de cálculo para la organización. Proporciona un conjunto completo e integral de funciones y herramientas para aumentar la visibilidad y la responsabilidad. Facilita fusiones y adquisiciones e implementa soluciones de software empresarial.

El cumplimiento de ProcessGene GRC incluye archivado y retención, seguimiento de auditoría y pruebas de controles. Cumplimiento ambiental, Cumplimiento FDA. Cumplimiento de HIPAA. Cumplimiento de normas ISO. Cumplimiento OSHA. Alertas de riesgo. Cumplimiento de Sarbanes-Oxley. Control de versiones.

2. Escritorio

Wdesk, una herramienta de cumplimiento basada en la nube, permite que los equipos hagan su mejor trabajo con transparencia y eficiencia. También mejora la productividad. Puede ser utilizado por departamentos pequeños y grandes para brindar control sobre el flujo de trabajo y permitir un enfoque paso a paso configurable para asignar, responder e informar sobre datos, documentos y tableros. Permitirá la gestión de equipos, la gestión de datos y la gestión de proyectos.

Funciones de cumplimiento de Wdesk Archivado y retención, registros de auditoría, pruebas de controles. Cumplimiento ambiental. Cumplimiento de Sarbanes-Oxley. Control de versiones.

3. Punto de costo de Deltek

Deltek Costpoint es uno de los software de cumplimiento más populares. Tiene procesos simples como facturación, reconocimiento de ingresos y otros para aumentar la eficiencia y aumentar el flujo de caja. Integra todos los procesos de recursos humanos y los automatiza. Esta solución de cumplimiento es útil para contratistas e industrias manufactureras. Esta solución ayuda a contratistas, industrias manufactureras, etc., a aumentar su visibilidad y rentabilidad y mejorar la eficiencia. También cuenta con un entorno de desarrollo integrado y una sólida arquitectura de servicios web.

Funciones de cumplimiento de Deltek Costpoint: alertas de riesgo y cumplimiento de Sarbanes-Oxley

4. MyEasyISO

MyEasyISO, una solución de cumplimiento local y basada en la nube, tiene un conjunto completo de herramientas que se pueden usar para implementar y mantener los estándares ISO 9001, 14001 y OHSAS 18001. Es un software de cumplimiento de primera categoría y se puede adaptar para cumplir con los requisitos de cualquier empresa o negocio. Es una solución simple, efectiva y colaborativa que a los empleados les encanta.

El cumplimiento de MyEasyISO presenta archivado y retención, registros de auditoría, pruebas de controles. Cumplimiento ambiental. Cumplimiento OSHA. Alertas de riesgo. Control de versiones.

5. ManageEngine ADAudit Plus

ManageEngine ADAudit Plus permite auditorías, informes y alertas de Active Directory en toda la empresa. Los administradores de TI tienen la capacidad de agregar extensiones comerciales para ayudarlos a ejecutar un paso de administración de cambios. Tiene las mejores funciones de directorios de auditoría activos, servidores de archivos y datos del servidor de Windows. Los usuarios también pueden iniciar y cerrar sesión. Proporciona informes en tiempo real sobre el cumplimiento de las normas de TI.

El cumplimiento de ADAudit Plus incluye archivado y almacenamiento, seguimiento de auditoría y pruebas de controles. Cumplimiento de HIPAA. Cumplimiento de normas ISO. Alertas de riesgo. Cumplimiento de Sarbanes-Oxley. Control de versiones.

6. Interfaz

Interfacing es un software de gestión integrado que proporciona una gama completa de análisis, mejora y cumplimiento. Enterprise Process Center(r) (EPC) le permite evaluar, documentar y auditar sus procesos comerciales para cumplir con las regulaciones. La herramienta de Interfacing le brinda una manera de monitorear su cumplimiento y ejecutar la administración de sus procesos comerciales subyacentes.

Interfaz de funciones de cumplimiento, archivado y retención, seguimiento de auditoría y pruebas de controles. Cumplimiento ambiental: Cumplimiento FDA. Cumplimiento de HIPAA. Cumplimiento de normas ISO. Cumplimiento OSHA. Alertas de riesgo. Cumplimiento de Sarbanes-Oxley. Control de versiones.

7. Medir

MeazureUp, un software de gestión de cumplimiento basado en la web que agiliza la evaluación de la calidad y garantiza la coherencia en organizaciones de varias unidades utilizando datos en tiempo real. Ayuda a escalar el crecimiento de los negocios de la cadena y garantiza la coherencia operativa mediante el uso de análisis y datos. Ayuda a las organizaciones a recopilar datos más rápidamente y con mayor detalle, lo que aumenta la eficiencia. Es altamente confiable y tiene una excelente integración de panel, gestión de cumplimiento y funciones de gestión de problemas.

Funciones de cumplimiento de MeazureUp: archivado, seguimiento de auditoría, cumplimiento de la FDA, alertas de riesgo

8. Cetec ERP

Cetec ERP es un software de cumplimiento todo en uno basado en la nube que es asequible para las pequeñas y medianas empresas. Las características principales del software incluyen administración de documentos, control de inventario, programación, administración de relaciones con los clientes (CRM), control de calidad, almacenamiento móvil y más. Este software está construido con las herramientas de base de datos más avanzadas y puede usarse para administrar pequeñas y medianas empresas.

Características de cumplimiento de Cetec ERP: seguimiento de auditoría, cumplimiento de FDA, cumplimiento de HIPAA, cumplimiento de ISO

9. ProCalV5

El sistema de gestión de cumplimiento profesional, ProCalV5, es un recurso extenso con amplios conocimientos sobre los requisitos de cumplimiento de calibración de instrumentos. También refina continuamente los productos. Automatiza el flujo de trabajo y supervisa el rendimiento de todo un departamento o empresa. Esta solución tiene muchas funciones principales, incluido el historial de fechas de vencimiento, la gestión de calibres y cumplimiento, los informes de datos estadísticos, así como la impresión de etiquetas, las lecturas de medidas y la impresión de etiquetas. Con sólidas funciones de análisis e informes, las organizaciones pueden obtener una visión detallada y precisa de sus operaciones.

Funciones de cumplimiento de ProCalV5 Archivado y retención, pistas de auditoría, pruebas de controles. Cumplimiento Ambiental, Cumplimiento FDA Cumplimiento ISO, Alertas de Riesgo. Control de versiones

10. HIPAA Uno

HIPAA One es el proveedor líder mundial de software de cumplimiento. Ofrece soluciones de análisis de riesgos, cumplimiento y automatización de la gestión. HIPAA One está disponible para pequeñas y grandes empresas. Proporciona información sobre el cumplimiento de las políticas de los organismos reguladores y lo mantiene informado sobre cualquier cambio en la legislación empresarial. Esta solución tiene muchas características principales, incluida la gestión de contratos de proveedores, PHI electrónica segura, cumplimiento de privacidad guiado y protección contra ataques cibernéticos. También se incluye la identificación de amenazas. Envía informes mensuales sobre la seguridad de la red.

Registro de auditoría de funciones de cumplimiento de HIPAAOne. Pruebas de controles. Cumplimiento de HIPAA. Alertas de riesgo.

Los beneficios de una herramienta de software de cumplimiento

Reducir y gestionar el riesgo

Para reducir el riesgo, puede usar el software de cumplimiento para ayudar a suavizar los flujos de trabajo y los procesos. El software de cumplimiento puede ayudarlo a administrar y reducir el riesgo. También se puede utilizar para crear organigramas y diagramas de entidad. Esto se puede utilizar para visualizar toda la estructura y resaltar cualquier problema. También puede presentar informes directamente a las agencias reguladoras. Las notificaciones y los tableros se pueden usar para señalar problemas potenciales antes de que se vuelvan serios. Además, una sola fuente reduce la posibilidad de que se utilicen datos de entidad incorrectos o duplicados en la toma de decisiones.

Aumente la eficiencia

También ayuda a mejorar la eficiencia. Esto significa que es menos probable que dos personas creen versiones diferentes del mismo archivo. También significa que se está utilizando una fuente de datos para impulsar el negocio. Se mejora la colaboración entre equipos, se rompen los silos y se aumenta la eficiencia. El software de cumplimiento basado en la nube puede aumentar la eficiencia al permitir que terceros y partes interesadas accedan al sistema. Sin embargo, debe administrarse cuidadosamente con permisos de usuario. Las firmas electrónicas aceleran los deberes de firma y, a veces, ahorran días. Si bien la automatización puede permitir que la secretaria corporativa sea más estratégica sobre su rol, también es posible automatizar.

Reducir costos

Estas eficiencias dan como resultado costos más bajos y una fuerza laboral más eficiente que hace un mejor uso de los recursos disponibles. El software de cumplimiento basado en la nube ayuda a reducir el espacio de oficina y los costos de almacenamiento. Todo se almacena digitalmente, por lo que no necesita tener archivadores o actualizar su servidor local para mantener la seguridad.

Operaciones más seguras

El software de cumplimiento moderno se diseñó teniendo en cuenta la seguridad. Los líderes del mercado de tecnología legal basada en la nube utilizan los mejores protocolos de seguridad. Además, se pueden usar permisos de usuario mejorados para ayudar a proteger el registro corporativo contra miradas indiscretas.

Aumentar la flexibilidad

Este depósito central, la única fuente de verdad, permite la acción rápida y el pensamiento rápido. Los directores de cumplimiento y la empresa en su conjunto pueden estar seguros de que tienen toda la información que necesitan. También pueden usar diagramas de entidades para la planificación de escenarios para visualizar lo que podría suceder si hubiera un cambio.

Mejorar el rendimiento

Los equipos de operaciones legales pueden trabajar con una herramienta de cumplimiento para mejorar la colaboración, la eficiencia y la flexibilidad. Esto les permite unir áreas que antes estaban aisladas, como contabilidad, finanzas y cumplimiento. También garantiza una mejor comunicación y mejores datos. Esto puede conducir a un mejor desempeño y mayor crecimiento, o racionalización, dependiendo del objetivo final.

Sea más estratégico prestando atención a los detalles.

Es fácil pasar por alto los detalles cuando el secretario corporativo o el equipo de operaciones legales se encuentran entre los más ocupados de una organización. Esto es especialmente cierto si la empresa tiene presencia global. Pueden olvidarse de firmar un documento importante de la junta o renovar una fecha límite para cumplir. Las organizaciones pueden usar una herramienta de software de cumplimiento para aumentar la flexibilidad y la eficiencia a través de la automatización para liberar al personal para que se concentre en los detalles importantes del día.

Sea más obediente

Todo esto se traduce en un mejor cumplimiento general. Estas herramientas de software pueden ayudar a las organizaciones a ser más eficientes, más productivas, utilizar los recursos de manera más eficaz y mejorar aspectos esenciales como la flexibilidad, la eficiencia y el rendimiento. También pueden facilitar que la organización cumpla con todas las leyes. Las integraciones con las agencias reguladoras reducen la necesidad de presentaciones periódicas. Además, los informes basados ​​en datos actuales y completos de la entidad se basan en la mejor información disponible. Esto permite un enfoque más eficiente de la gobernanza y el cumplimiento.

Conclusión

Estas son las 10 mejores soluciones de software de cumplimiento para vendedores de Amazon. Su negocio de Amazon estará sujeto a más regulaciones. Asegúrese de tener el software adecuado para cumplir y evitar costosas multas.

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