5 consejos para planificar la reunión virtual definitiva

2020 pasará como el año en que las reuniones virtuales ocupan un lugar central. A medida que continúa la preocupación por el COVID-19, las empresas están reevaluando las grandes reuniones y, en cambio, se están reuniendo en el mundo virtual para realizar sus negocios.

Bien ejecutadas, las reuniones virtuales pueden permitir que los equipos dispersos geográficamente colaboren, resuelvan problemas y realicen el trabajo en grupo. Sin embargo, las reuniones ineficientes se convierten en una pérdida de tiempo, lo que genera empleados improductivos y poco comprometidos.

Los líderes deben considerar los desafíos únicos de la comunicación virtual para aprovechar al máximo sus equipos en cada reunión. A continuación se presentan algunas de las mejores prácticas para planificar una reunión virtual exitosa.

Consejo #1: Establezca un plan

Esto es cierto para cualquier reunión, pero es aún más pertinente cuando tiene asistentes que llaman desde varios lugares.

Para cada reunión virtual, es importante tener un plan de antemano para que los asistentes sepan qué esperar y cómo pueden contribuir a la conversación. Estas son algunas de las mejores prácticas clave:

• Comparta su agenda con anticipación: envíe la agenda a los asistentes mucho antes de la reunión, para que tengan expectativas claras de lo que deben preparar. Proporcione detalles en su invitación por correo electrónico sobre puntos de conversación clave y cualquier documento, archivo o investigación relevante a la que se referirá durante la reunión.

• Si corresponde, brinde a los asistentes la oportunidad de ver el documento o agregar comentarios antes de la reunión: Brinde a todos las mismas oportunidades para contribuir a la reunión. Puedes hacerlo a través de herramientas de gestión de documentos como Google Drive. Ya sea una presentación de diapositivas, un video o un informe anual, el uso de herramientas para compartir archivos como Dropbox y Box garantizará que todos estén informados.

• Proporcione expectativas sobre cómo se administrará el espacio virtual: asegúrese de que todos los asistentes estén en la misma página sobre cómo se llevará a cabo la reunión virtual. Por ejemplo, ¿los asistentes deberían silenciar sus videos mientras otros hablan? ¿Se espera una discusión o la reunión está dirigida principalmente por el presentador?

Consejo #2: Programe con anticipación

La coordinación de horarios para los asistentes que tienen diferentes horarios y zonas horarias puede ser un desafío. A continuación se presentan algunas recomendaciones para garantizar que todos estén en la misma página de programación:

• Elija franjas horarias que funcionen para la zona horaria de todos: por ejemplo, si espera asistentes en Nueva York y Londres, un horario ideal para programar reuniones sería a las 10 a. m. en Nueva York y a la 1 p. m. en Londres.

• Use herramientas que lo ayuden a elegir el marco de tiempo adecuado: Averiguar quién está disponible a qué hora puede ser confuso. En lugar de dejar que las zonas horarias lo superen, considere usar un software de programación de citas para ayudar con la detección automática de zonas horarias de todos los asistentes.

• Programe reuniones con anticipación: cuanto más avisos tengan los asistentes antes de las reuniones, es menos probable que tengan conflictos de programación. Si tiene que programar una reunión de última hora, asegúrese de verificar que todos los asistentes tengan bloques de tiempo abiertos.

Consejo n.° 3: Establezca la etiqueta para las reuniones virtuales

Practicar la etiqueta adecuada prepara el escenario para una reunión virtual fluida y productiva. Aquí hay algunas etiquetas útiles para que los anfitriones y participantes establezcan antes de cada reunión virtual para garantizar una experiencia de reunión fluida:

• Pruebe toda la tecnología antes de la reunión: Verifique las conexiones de su reunión con anticipación. Esto incluye sus capacidades de video, Wi-Fi y uso compartido de pantalla. Cuando sea posible, establezca la conexión unos diez minutos antes de que comience la reunión.

• Reúnase cara a cara en video: asegúrese de que todos los miembros de la reunión virtual puedan verse entre sí. El 55% de la comunicación es el lenguaje corporal, mientras que otro 38% es el tono de voz, según una investigación. Reunirse cara a cara en video es mucho más personal que reunirse con una voz incorpórea por teléfono, y también ayuda a construir una mejor relación. También permite a los participantes captar el lenguaje corporal y las señales, como cuando alguien ha terminado de hablar o si solo está haciendo una pausa.

• Deje de lado todas las distracciones: hasta el 83% de los asistentes dicen que revisaron su correo electrónico en una reunión o presentación en persona, y eso es con otros invitados en la sala para hacerlos responsables. Recuerde a los asistentes que presten toda su atención a los participantes y reduzca las distracciones como el correo electrónico y los mensajes de texto durante la reunión.

Consejo #4: Mantenga a los participantes interesados

Toda la programación y la planificación son en vano si su audiencia no está comprometida. Estas son nuestras recomendaciones para mantener a su equipo presente y comprometido en una reunión virtual:

• Dé espacio para conversaciones informales: no se apresure a sofocar las conversaciones triviales que ocurren naturalmente al comienzo de una reunión. Brinda a los equipos remotos la oportunidad de conectarse a nivel personal antes de comenzar a trabajar, al igual que lo harían en persona.

• Introduzca métodos para impulsar la participación: Anime a todos a actuar como si estuvieran en la primera fila creando oportunidades para la participación. Por ejemplo, los participantes pueden tener la oportunidad de enviar preguntas mucho antes del inicio de la reunión virtual. Si es necesario, también puede implementar una encuesta o alentar más preguntas a través del chat en vivo.

• Haga preguntas con frecuencia: regístrese constantemente durante la reunión para darles a los participantes la oportunidad de compartir y asegurarse de que los estén siguiendo. En lugar de hacer preguntas abiertas, sea explícito en lo que pregunta. Por ejemplo, en lugar de “¿Qué opinas de esta herramienta?” en su lugar, debe optar por: "¿Cree que esta herramienta ayudará con la productividad?"

Consejo #5: Seguimiento

Al igual que una reunión en la oficina, la discusión que sigue en el enfriador de agua puede ser tan reveladora como la sesión misma. Esto es lo que puede hacer para asegurarse de que la comunicación sea clara y no haya confusión:

• Concluya con una conversación sobre un enfriador de agua: entre cinco y diez minutos antes de que finalice la reunión, pregunte a su equipo si tienen más preguntas o inquietudes. Aquí es cuando los participantes están abiertos a compartir sus reservas o dudas. Resuma e informe a su equipo después: puede hacerlo con un correo electrónico de seguimiento tanto sobre lo que se trató en la reunión, qué decisiones clave se tomaron y qué acciones se están tomando. requerido de su equipo.

• Pregunte cómo podría haber sido mejor la reunión: Haga un balance usted mismo. ¿Qué funcionó? ¿Qué se quedó corto? No tiene que aplicar todos los principios anteriores en estas sesiones menos formales, pero tomarse el tiempo para escuchar, evaluar y revisar honestamente garantizará las reuniones más exitosas en el futuro.

Elija el software adecuado para su reunión virtual

Ya sea un software de conferencia web o un software de gestión de proyectos, existe una amplia selección de herramientas tecnológicas que pueden ayudarlo a realizar reuniones virtuales productivas y eficientes.

La clave es determinar cuál de estas herramientas es la adecuada para su equipo. Al elegir herramientas, pregúntese:

• ¿Cuál es la funcionalidad clave que necesita mi reunión virtual para tener éxito? Por ejemplo, ¿necesita que todos trabajen en colaboración en un documento al mismo tiempo? Entonces Google Docs es la solución probable. ¿Necesita miembros del equipo para ver una demostración en tiempo real? Entonces el software para compartir pantalla es para ti.

• ¿Cuál es el promedio de participantes en su reunión virtual? El software de reuniones que necesitará para una reunión virtual uno a uno puede diferir ampliamente de uno que le permita organizar una reunión con más de 15 empleados. Asegúrese de que la conferencia web o la conferencia de reunión que está considerando brinde esa flexibilidad.

¿Cuál es su estrategia de reunión virtual?

Cuéntanos sobre tu estrategia de reunión virtual. ¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas que puede compartir para realizar reuniones virtuales exitosas? ¿Cuál es la mejor manera de conectar a los asistentes en diferentes salas o diferentes continentes? Comparte en los comentarios abajo.