6 consejos para garantizar que su implementación de BI funcione sin problemas

Entonces sabe que necesita un software de inteligencia de negocios.

Necesita obtener más valor de los datos que recopila. Así que ha examinado su lista de proveedores, ha pasado por la prueba de conceptos y ha llegado a un producto adecuado para su empresa.

Sin embargo, la siguiente etapa puede hacer o deshacer su compra: la implementación de BI. La implementación es donde se actualiza el potencial de BI.

Si el lanzamiento y la implementación fallan, esa inversión en la que trabajó tan duro podría convertirse en parte de aproximadamente el 70 % de las compras de BI que fracasan.

Las licencias de software de inteligencia comercial promedian alrededor de $ 1,500 por usuario, por año, por lo que incluso un puñado de usuarios representa una gran cantidad de dinero para una pequeña o mediana empresa (PYME). Las licencias de cinco años, si no se usan correctamente, pueden significar que $ 7,500 desaparezcan en el éter.

Consulte estos consejos para conocer lo que necesita para una implementación exitosa de BI, de modo que sea el comienzo de algo bueno, en lugar del final de un proceso doloroso.

Consejo 1: Sepa lo que necesita

En el blog de la semana pasada, argumenté que cualquiera que compre software de inteligencia empresarial debería seguir el consejo de Sócrates y "conócete a ti mismo". El mismo consejo es válido para la implementación.

Para que su implementación de BI sea exitosa, necesita saber qué significa "éxito" para su negocio.

Elena Rowell de Looker sugiere que esto comience temprano: "Incluso antes de definir qué iniciativas clave de rendimiento (KPI) desea rastrear, lo primero es definir internamente cómo se ve el éxito para su herramienta de BI".

“Esto ayudará a crear un conjunto de expectativas compartidas para el producto, agilizando el proceso de implementación. Asegúrese de definir esas expectativas, así como algunos de los entregables del proyecto: por ejemplo, "cada departamento tendrá dos o tres tableros clave, o los usuarios tendrán (o no tendrán) la capacidad de hacer análisis ad-hoc, Rowell continúa. “Muchas veces, definir lo que un producto no hará es tan importante como definir lo que hará .

Otra clave para la implementación de BI es saber en qué factores específicos, o KPI, debe enfocarse para mejorar su negocio, argumenta JP Lessard de Miles Technologies. Eso podría ser la tasa de abandono, las conversiones o su margen de pérdidas y ganancias.

“Averigüe qué factores necesita observar y diga, si puedo responder estas preguntas, puedo tomar mejores decisiones”, dice Lessard.

Las respuestas a esas preguntas son los KPI que desea rastrear.

Bob Pepalis de Izenda corrobora la necesidad de que las PYMES sepan lo que quieren rastrear antes de comenzar la implementación de BI. “Las experiencias de implementación de software de inteligencia comercial más sencillas que hemos compartido con nuestros clientes han sido cuando vienen preparados”.

Una PYME está preparada cuando “sabe qué preguntas está tratando de responder y por qué necesita análisis con sus aplicaciones”, dice Pepalis.

Como ejemplo de esta preparación, Pepalis cita una empresa que quería cambiar las soluciones de análisis. El cliente potencial necesitaba un programa que pudiera proporcionar datos en tiempo real. También necesitaban “administrar recursos: personas y equipos” para varias agencias de seguridad pública. Por último, necesitaban “una solución que pudiera reunir los datos de esas diferentes agencias que tienen sus propias aplicaciones y bases de datos”.

Debido a que el cliente sabía que quería realizar un seguimiento de esas cosas específicas, la implementación fue fácil.

Pat Hennel de Silvon también está de acuerdo. “Tener todos los requisitos necesarios de las partes interesadas por adelantado ahorra mucho trabajo adicional en el futuro”.

Y es la participación de esas partes interesadas lo que también es vital para la implementación de BI.

Pista 2: Haz que todos participen

De la misma manera que necesita un conocimiento definido de los KPI que desea rastrear, también necesita un conocimiento definido de quiénes son sus defensores. Si no es el propietario de la SMB, asegúrese de que el propietario y otros líderes aboguen por la implementación.

Como sugiere Ranjit Satyanath en Computer Weekly, obtener patrocinio ejecutivo es una forma clave de asegurar el éxito.

Corey Mendelsohn de NewIntelligence también recomienda utilizar "ejecutivos de alto nivel como campeones para nivelar" su implementación de BI.

Adopte la colaboración tan fácilmente como estos alegres modelos de fotografías de archivo. ¡Son simplemente pésimos con la colaboración!

El proveedor de BI Matillion sugiere que busque defensores entre los "expertos en el dominio que entienden los requisitos de generación de informes en el negocio". En muchos casos, estos expertos son las personas que han estado "elaborando manualmente informes de gestión utilizando Excel".

Como tal, es probable que estos defensores sepan qué datos tiene la empresa y cómo obtener valor de ellos. Estos defensores pueden comenzar como misioneros de BI y, a medida que avanza la implementación, ayudar a otros a aprender a usar el nuevo software.

Otra forma de garantizar que los nuevos usuarios sigan siendo usuarios es asegurarse de que la implementación y el uso sean lo más simples posible.

Consejo 3: mantenlo simple

No importa cuán brillante sea algo: si no es fácil de entender, no obtendrá el apoyo popular.

Estoy saliendo con esta referencia, pero este es el principio de "Fantasía": puede tener un producto pensado y bien diseñado, pero si es tan complicado que el cliente no puede entender lo que está pasando, el producto será ignorado. “Fantasía” de Disney es una película atractiva y hermosa, pero el público no sabía qué hacer con ella. ¿El resultado? Flopburger financiero.

Artísticamente influyentes, claro, pero tenga en cuenta que les tomó varias décadas antes de hacer una secuela.

Hay varias formas de simplificar su proceso de implementación de BI.

Primero, asegúrese de comprar un programa que sea fácil de usar. Las características como una interfaz visual de arrastrar y soltar, como la de Alteryx, o la búsqueda de procesamiento de lenguaje natural, como la de AnswerRocket, alentarán a los empleados indecisos a usar el programa.

De hecho, la facilidad de uso es el criterio número uno que buscan las empresas más grandes cuando compran software de BI, según la gente de Gartner (contenido disponible solo para clientes de Gartner, pero vale la pena).

El analista de Gartner, James Laurence Richardson, sugiere que la facilidad de uso sea una prioridad, ya que "los problemas encontrados con la facilidad de uso de las plataformas BI&A (inteligencia empresarial y análisis) son los más perjudiciales para el beneficio comercial obtenido".

Matillion sugiere que elegir un programa con "una interfaz fácil de usar, sin términos técnicos, nombres de tablas y sintaxis SQL, es fundamental para garantizar una implementación exitosa de inteligencia empresarial".

Una vez que haya seleccionado el programa correcto, haga que la experiencia de aprender a usar el programa sea lo más simple posible.

Un medio de simplificación que recomienda Matillion es proporcionar un "glosario de campos, medidas y términos usando la nomenclatura familiar que el usuario ya entiende".

Lessard apoya esta idea y señala que "muchos programas de software de BI le permitirán configurar sus KPI y definirlos" dentro del programa.

Con ese glosario disponible, un programa extraño se sentirá más como parte de los negocios habituales, en lugar de algo completamente nuevo y diferente.

Lessard también sugiere una orientación básica para el software: “No es necesario que realice una capacitación en profundidad, pero sí debe orientar a sus usuarios y hacer que la gente se familiarice y se sienta cómoda con el programa. Si no lo son, no van a jugar con eso”.

Del mismo modo, Rowell sugiere otras soluciones, desde "horarios de oficina" continuos ofrecidos por analistas de datos más avanzados hasta tutoriales en línea y sesiones de capacitación semanales con analistas. “Los datos pueden ser intimidantes”, dice, “y no quieres que la gente deje de intentarlo”.

Considere aprender a usar el software de inteligencia comercial como algo similar a aprender una materia en la escuela secundaria: si tuvo problemas con una materia difícil, probablemente buscó ayuda extra después de la escuela. La misma estrategia lo ayudará a implementar su software.

Es esa voluntad de jugar y experimentar lo que hace que los empleados realicen el tipo de consultas ad hoc en el corazón de la BI de autoservicio.

Pista 4: Comience con victorias rápidas

Su implementación de BI no debe abarcar toda la empresa desde el principio.

En su lugar, implemente el programa en un departamento y registre algunas ganancias rápidas. Esas victorias serán el mejor argumento para lograr que otros empleados utilicen el software. El viejo cliché es cierto: nada tiene tanto éxito como el éxito, especialmente cuando está tratando de cambiar su negocio de sus viejas formas a un enfoque basado en datos y potenciado por BI.

“En lugar de intentar obligar a toda la empresa a realizar un cambio de paradigma completo a la vez, implementar la aplicación de BI en departamentos individuales... le permite concentrar sus recursos poco a poco”, argumenta Hennel.

Rowell agrega, "las victorias rápidas tienden a ayudar a que BI se propague orgánicamente: la gente lo ve y se emociona, y también lo quiere".

Rowell señala que así es como Looker a menudo ve su software distribuido en implementaciones exitosas.

De la misma manera, la implementación debe comenzar con un departamento, debe comenzar con un conjunto de datos. “Empiece con aquello sobre lo que tiene más información: esa es su caja de arena”, dice JP Lessard.

Busque convertir esa gran cantidad de datos en una ganancia rápida antes de expandir el programa al resto de la empresa.

Los propietarios de PYMES tienen un “instinto” acerca de qué datos son importantes, y es con esos datos importantes con los que deben comenzar. “Aprenda a usar BI con esos datos, y de esa manera, cuando pase a otros datos a los que no está tan acostumbrado, estará más preparado para usar la herramienta”, aconseja Lessard.

El analista de Gartner, Neil Chandler, hace una recomendación similar (contenido disponible para los suscriptores de Gartner), diciendo que es una buena idea "llevar a cabo al menos una nueva iniciativa de 'ganancia rápida' de BI y análisis para validar su estrategia de análisis" durante los primeros 100 días de un BI. implementación del programa.

Sugerencia 5: asegúrese de que los datos estén limpios

Si los datos que importa al programa no están limpios, no obtendrá los resultados que busca. Y eso puede costarle a su implementación una gran cantidad de apoyo de los empleados. “El viejo principio de basura dentro, basura fuera es muy importante”, argumenta Lessard.

Si los datos que ingresan a su programa de BI están sucios e inconsistentes, el enfoque de la implementación será limpiar esos datos.

¿Terminará alguna vez la tendencia “Keep Calm and”? Probablemente no.

Afortunadamente, garantizar datos limpios no requiere que sepa codificar. Aunque la frase suena técnica, datos limpios simplemente significa que su información se ingresa de una manera que el programa BI podrá entender.

¿Por ejemplo? “La gente pondrá texto en un campo de fecha en su software de CRM, en lugar de la fecha real. Escribirán 'el próximo martes' y la herramienta de BI lo ignorará”, dice Lessard.

Otras formas de datos "sucios" son errores de ingreso de datos (olvidar el período en un monto en dólares, por ejemplo) o inconsistencias, como valores similares con nombres diferentes (por ejemplo, una hoja de cálculo que etiqueta el pago del empleado como "pago", donde otro llama es “nómina” o “salario”).

Y si la herramienta de BI lo ignora, esos datos no se cargarán correctamente. Los datos limpios, en muchos casos, significan una entrada de datos adecuada. “Asegurarse de que sus vendedores estén usando su CRM de manera consistente es mucho más fácil que tratar de limpiar los datos más tarde en la herramienta de BI”, dice Lessard.

Pista 6: La implementación está en curso

La implementación del software se parece mucho a la Navidad: estresante, exigente y requiere mucho tiempo, pero al final vale la pena cuando ves las caras de las personas.

También como la Navidad, el evento real es técnicamente algo único, pero el espíritu detrás de él puede (y debe) durar todo el año. En el caso del espíritu navideño, esto significa encontrar formas de ser generoso durante todo el año, como dejar que alguien entre en tu carril en medio del tráfico o no emplear un gesto creativo con la mano cuando alguien no te deja entrar en el suyo.

En el caso de la implementación de software, significa ser ágil y estar abierto al cambio. De la misma manera que el evento real de implementación requiere que esté organizado y dispuesto a hacer las cosas de una manera nueva, basada en datos, ese mismo espíritu puede (y debe) influir en su trabajo diario.

Uno de los beneficios de la agilidad de una pyme es que transmitir una idea a alguien no requiere formularios de solicitud por triplicado. Entonces, si hay una métrica que cree que su negocio debería estar rastreando, siga el consejo de Billy Joel y "dígaselo [a su supervisor]".

Cuando no tiene que pasar por una burocracia para obtener una respuesta, ya está un paso por delante de las empresas.

La agilidad es especialmente importante para una PYME, dice Elena Rowell. “Con la forma en que los datos de una pequeña empresa cambian constantemente, las métricas que son importantes para usted hoy no son necesariamente las mismas que serán importantes para usted dentro de seis meses”.

Como tal, la mayoría de las PYMES se encuentran en situaciones en las que la agilidad no solo es beneficiosa, es necesaria.

En última instancia, la inteligencia comercial no es tanto un conjunto de herramientas o productos que compra como una mentalidad y la voluntad de mejorar continuamente.

¿Cuáles son sus consejos para una implementación exitosa de BI?

¿Está funcionando su programa de software de inteligencia de negocios? Si es así, ¿hay algún consejo que tenga para los compradores potenciales? ¡Hágales saber a otros lectores en los comentarios a continuación!

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