6 consejos para reducir costes a la hora de organizar un evento de empresa

Cuando se trata de la planificación de eventos corporativos, hay algunas áreas clave en las que los costos pueden acumularse rápidamente. Las tarifas de alquiler de lugares suelen ser una de las partidas más importantes del presupuesto y pueden ser un punto de conflicto importante para los planificadores de eventos. Sin embargo, hay algunas formas de solucionar este problema y aún así ofrecer una experiencia increíble para los huéspedes.

Con un poco de creatividad y pensamiento creativo, es posible realizar un evento corporativo increíble sin tener que gastar mucho dinero y aún así sorprender a sus invitados. Para que esto sea una realidad, es importante que los planificadores de eventos estén al tanto de algunas estrategias clave para ahorrar costos.

En las siguientes secciones, cubriremos algunos consejos inteligentes sobre cómo puede reducir estos gastos y al mismo tiempo ofrecer un evento de primer nivel.

Sea creativo con la selección de su lugar

Elegir un lugar que tenga sus propios equipos e instalaciones, y reducir la necesidad de alquilar o comprar uno propio es una forma de gastar menos en los costos totales del lugar. Hoy en día es posible hacerlo utilizando un software de planificación de eventos corporativos para ayudar a hacer esas comparaciones directas entre diferentes ubicaciones.

Como una opción más creativa y rentable, considere optar por una ubicación poco convencional, como un área al aire libre o un edificio antiguo. Elegir un estilo de evento menos estándar, como una cena o un picnic, a menudo se puede alquilar por una fracción del precio de un salón de banquetes o un centro de conferencias tradicional. Y, con un poco de ingenio, puede convertir estos espacios en lugares para eventos verdaderamente memorables.

Por supuesto, solo tenga en cuenta el tipo de evento que está planeando y el entorno que está tratando de fomentar. Si está considerando opciones al aire libre, vigile de cerca el clima en esa época del año también.

Aprovecha los equipos e instalaciones

Puede ahorrar dinero en su evento eligiendo un lugar que tenga sus propios equipos e instalaciones para que no tenga que alquilar o comprar un sistema de sonido, escenario e iluminación por separado. Muchos locales ya tienen estas cosas configuradas, así que asegúrese de preguntar sobre ellas cuando considere su próximo lugar.

Las empresas pueden ahorrar costos de diversas formas aprovechando los equipos y las instalaciones proporcionados por el local, como por ejemplo:

• Proyectores y pantallas disponibles para presentaciones
• Disponibilidad de Wi-Fi, para que los huéspedes puedan usar sus propios dispositivos
• Descuento por utilizar sus servicios de catering internos.
• Posibles planes de pago para mejorar el flujo de caja

Busque socios patrocinadores para ayudar a compensar los costos

Un método efectivo para reducir el costo del evento de su empresa es buscar socios patrocinadores. Pueden ayudar a cubrir los costos a cambio de promocionar su producto o marca. Esto beneficia a ambas partes porque ahorras dinero mientras ganan exposición.

Hay algunas maneras de encontrar posibles socios patrocinadores. Para promocionar su evento, considere ponerse en contacto con empresas que compartan un público objetivo similar. Por ejemplo, si está organizando una conferencia sobre energía verde, puede comunicarse con las empresas de paneles solares o los fabricantes de automóviles eléctricos.

Una vez que haya encontrado algunos socios potenciales, el siguiente paso es comunicarse con ellos y hacer un lanzamiento. Explique de qué se trata su evento y por qué su marca encajaría bien, incluida información sobre los asistentes a su evento y la cobertura de los medios. Proporcionarles un paquete de patrocinio que describa los beneficios de invertir en su evento, sin duda aumentará sus posibilidades de asegurar su apoyo.

Estos son algunos otros ejemplos de cómo los socios patrocinadores pueden ayudar a las empresas a ahorrar costos en las conferencias:

• Una empresa de computación dona computadoras portátiles para usarlas durante un seminario de capacitación
• Un minorista de ropa ofrece tarjetas de regalo para usar como premios en la puerta
• Una cadena hotelera ofrece un descuento a los invitados que asisten a un evento
• Una aerolínea ofrece viajes con descuento para los oradores en una conferencia.

Piense en una lista de posibles socios para ayudar a que su próxima aparición en la conferencia sea más impactante.

Utilice la tecnología para reducir los costos de impresión y envío

Según un estudio realizado por Environmental Paper Network , la impresión digital puede ahorrar a las empresas hasta un 25 % en sus costos generales de impresión. Además, al utilizar los servicios de envío en línea, las empresas pueden reducir sus costos hasta en un 50 % con servicios en línea como UPS y FedEx.

La tecnología también se puede utilizar para ayudar a reducir el costo del servicio de alimentos y bebidas en eventos corporativos. Al pedir alimentos y bebidas en línea, las empresas pueden aprovechar los descuentos por volumen y las ofertas de envío gratis. Con el uso de aplicaciones móviles para administrar pedidos y pagos, las empresas pueden evitar errores costosos que a menudo pueden ocurrir cuando se trata de métodos tradicionales basados ​​en papel.

Cree un tema o decore de una manera que sea única pero rentable

Dar forma a su evento corporativo en torno a un tema único y rentable puede darle un estilo único. Por ejemplo, puede seleccionar oro y blanco como sus colores y usarlos en toda la decoración; esto podría incluir el alquiler de manteles y servilletas completamente blancos con detalles dorados. Esto todavía se ve elegante y evita los costos adicionales que se pueden asociar con colores más exclusivos.

También se puede ahorrar dinero en decoraciones haciendo algunos elementos usted mismo, como centros de mesa con tarros de cristal, flores falsas y cintas. Cuando se organizan varios eventos en un año, puede resultar más económico alquilar las decoraciones en lugar de comprarlas todas a la vez.

Use las redes sociales para promocionar su evento y ahorre en costos de marketing

Al usar plataformas como Facebook, TikTok, Twitter e Instagram, puede llegar a una amplia audiencia a un costo mínimo o gratuito, lo que le brinda una ventaja al crear páginas de eventos, publicar actualizaciones e interactuar con invitados potenciales.

Cuando promueva un evento corporativo, querrá asegurarse de que sus publicaciones en las redes sociales sean profesionales y de marca. Por lo tanto, puede crear una página de eventos en el sitio web de su empresa, compartirla en sus plataformas de redes sociales y usar los hashtags correctos para llegar a un público más amplio y promocionar cualquier oferta especial o descuento que pueda ofrecer.

Finalmente, son una opción para realizar promociones y concursos. Ofrecer descuentos a los invitados que compartan la página de su evento en sus propios perfiles de redes sociales, o realizar un concurso en el que el premio sea entradas gratuitas para su evento son buenas opciones para probar al utilizar estos canales.