Cómo programar empleados de manera efectiva: 3 consejos para aumentar la productividad y las ventas

¿Hace malabarismos constantemente entre la dotación de personal adecuada y los presupuestos ajustados? Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a programar a los empleados de manera efectiva.

La programación de los empleados es un desafío clave no solo para la industria minorista, sino también para otras industrias de servicios como la hospitalidad, la logística, la atención médica y el servicio de alimentos. Por un lado, las empresas deben garantizar la dotación de personal adecuada para manejar la avalancha de clientes. Por otro lado, la programación volátil e impredecible causa estragos en el equilibrio entre el trabajo y la vida de los empleados.

A menudo, se requiere que los empleados de turno trabajen en turnos variables cada semana. Rara vez tienen control sobre sus horarios y, por lo general, solo aprenden sus horarios unos días antes. Si bien varias empresas usan diferentes nombres para tales prácticas de programación, son ampliamente conocidas como programación justo a tiempo o programación centrada en el cliente.

Recientemente, Lowe's adoptó un sistema de programación centrado en el cliente para garantizar que los turnos de los empleados reflejen el tráfico de la tienda. Si bien el sistema suena bien para los negocios en teoría, en realidad limita la cantidad de días libres consecutivos para los empleados, así como la visibilidad y la flexibilidad en la programación. El cambio trajo menos previsibilidad a la vida de los empleados y afectó negativamente su equilibrio entre el trabajo y la vida, lo que finalmente redujo la moral de la fuerza laboral.

Si bien la sabiduría convencional dicta que la programación inestable es la norma en los entornos empresariales ajustados de la actualidad, valores atípicos como Nando's y The Gap Inc. muestran que la programación estable no solo es factible, sino que también puede ayudar a mejorar las ventas y la productividad. Y tenemos tres consejos para ayudarte a implementarlo en tu negocio.

3 técnicas de programación de empleados que su empresa debe usar

Consejo n.° 1: Proporcione a los empleados una mejor visibilidad de sus horarios

Imagínese esto: Adam trabaja en la caja registradora de una tienda de ropa. Se acercan las vacaciones y quiere planear días libres con su familia. Sin embargo, los días festivos también son la época más ocupada del año para la tienda y no tiene idea de qué días o turnos trabajará la próxima semana. En tales situaciones, es probable que la falta de visibilidad del cronograma haga que Adam y los empleados como él se sientan un poco decepcionados, si no frustrados y/o desconectados.

Programación de arrastrar y soltar en Findmyshift (Fuente)

Para los empleadores, una forma sencilla de evitar este tipo de situaciones es preparar los turnos con anticipación, en calendarios de papel o registros de asistencia. Aún mejor, sin embargo, es usar el software de programación de empleados para crear y compartir horarios de trabajo, así como enviar recordatorios a los empleados antes de cada turno.

Consejo #2: Ofrezca a los empleados la flexibilidad de cambiar turnos

El mes pasado, la escuela de la hija de Adam tuvo una conferencia de padres y maestros un sábado por la mañana. Pero Adam tenía un turno de mañana, así que llamó a su gerente para solicitar un cambio. El gerente pasó tres horas tratando de encontrar otro empleado para intercambiar el turno con Adam y comunicar los cambios a todos los afectados.

Aprobación de reemplazo en CakeHR (CakeHR)

Esta es otra situación que se puede evitar con la ayuda del software de programación de empleados, que hace que el proceso de intercambio de turnos sea mucho más simple para los empleados. En nuestro ejemplo, Adam puede programar el turno para reemplazo directamente en el sistema de software y cualquier compañero de trabajo disponible puede reclamarlo. El cambio es inmediato y visible para todos los involucrados.

En un experimento en Gap, alrededor del 50 % de las solicitudes publicadas con uno a tres días de anticipación en una aplicación para teléfonos inteligentes de cambio de turnos encontró interesados, y el 62 % de los empleados a tiempo parcial que usaron la aplicación informaron que publicaron o aceptaron turnos. En general, el 95 % de los empleados participantes estuvo de acuerdo en que la aplicación facilitó el ajuste de los horarios de trabajo para satisfacer sus necesidades.

Consejo #3: Evalúe las necesidades de personal y evite sobrecostos

Continuando con nuestro ejemplo, digamos que para este mes, Adam está de guardia los lunes y miércoles. Esto significa que se espera que esté disponible para trabajar en el aviso de una llamada y no puede programar ningún compromiso personal para esos días. Sin embargo, si no es llamado, no se le paga ese día, a pesar de haber bloqueado su tiempo libre por la posibilidad de trabajar.

Panel de análisis en ShopKeep (Fuente)

La imprevisibilidad de la programación de guardia dificulta que los empleados confíen en un trabajo garantizado, un cierto nivel de ingresos o incluso conseguir un segundo trabajo para complementar sus ingresos. En 2016, los reguladores obligaron a Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters y algunos otros minoristas a revisar y cambiar sus prácticas de programación de turnos.

Con herramientas como el software de gestión minorista y el software de punto de venta, los empleadores pueden evaluar mejor sus necesidades de personal y evitar la necesidad de programar turnos. Las funciones de generación de informes en dichas herramientas pueden ayudar a los empleadores a analizar datos históricos e identificar los días/horas en los que se registra la mayor cantidad de tráfico de clientes.

Con este conocimiento, los empleadores pueden tomar mejores decisiones de programación y presupuesto. Pueden brindar a los empleados la confiabilidad y flexibilidad que necesitan mientras evitan los sobrecostos asociados con los turnos adicionales.

Próximos pasos: cómo encontrar el software adecuado para su empresa

Ahora que sabe cómo el software puede ayudarlo a optimizar la programación de los empleados y hacerla más eficiente y efectiva, puede comenzar a explorar las soluciones en el mercado. Sin embargo, hay ciertas consideraciones que debe tener en cuenta:

• Tenga en cuenta el tamaño y el tipo de su negocio: las necesidades de programación de un restaurante con 10 empleados serán drásticamente diferentes a las de un supermercado con 50 empleados. Primero, sepa exactamente qué quiere que el software haga por usted y cuántas personas lo usarán, y luego comience a explorar las herramientas en el mercado.
• Asigne un presupuesto para la herramienta: como propietario de un negocio o empleador, solo hay una cierta cantidad de dinero que puede gastar en una herramienta. Para una pequeña empresa, esto podría ser unos pocos cientos de dólares al mes, mientras que para una gran empresa podría ser unos pocos miles de dólares. Asigne la cantidad que se siente cómodo gastando en una herramienta de programación y busque opciones solo dentro de ese presupuesto.
• Reconsidere sus necesidades: si bien podría optar por un software de programación de empleados para satisfacer sus necesidades de programación, otras herramientas, como el software de administración minorista y el software de punto de venta, pueden ayudarlo a hacer mucho más que programar. Las empresas especializadas, como salones y tiendas de conveniencia, también pueden explorar herramientas diseñadas específicamente para su nicho.

Nota: Las aplicaciones seleccionadas en este artículo son ejemplos para mostrar una característica en contexto y no pretenden ser respaldos o recomendaciones. Se han obtenido de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.