Aplicaciones de parte de horas versus hojas de cálculo: cuál se adapta mejor a su flujo de trabajo

Las hojas de cálculo y las aplicaciones de hojas de tiempo son soluciones populares de cronometraje. Pero, ¿cuál deberías usar?

En este artículo, hablaremos sobre los pros y los contras de ingresar el tiempo de trabajo en aplicaciones de hojas de horas y de ingresar el tiempo de trabajo en hojas de cálculo, y compararemos estas dos soluciones en términos de:

• ¿Qué tan adecuados son para registrar las horas de trabajo?
• ¿Qué opciones útiles tienen para ofrecer para facilitar el proceso de cronometraje?
• ¿Qué tan rápido y preciso es ingresar el tiempo en hojas de cálculo, en comparación con las aplicaciones de hojas de tiempo?
• ¿Cuánto dinero necesitará gastar en cada una de las dos soluciones de parte de horas?

Además, hablaremos sobre si debería considerar usar aplicaciones de hojas de horas u hojas de cálculo como método para rastrear y calcular el tiempo de trabajo, en relación con el tipo de negocio en el que se encuentra y el flujo de trabajo de su equipo.

Aplicaciones de parte de horas versus hojas de cálculo: ¿idoneidad y opciones?

En esta sección, hablaremos sobre los pros y los contras de las aplicaciones de hojas de tiempo y las hojas de cálculo en términos de las opciones que ofrecen y hasta qué punto estas dos soluciones son adecuadas para realizar un seguimiento del tiempo de trabajo en primer lugar.

PROS Y CONTRAS DE LAS HOJAS DE CÁLCULO: idoneidad y opciones

Las hojas de horas de cálculo son una solución familiar de cronometraje

Las hojas de cálculo generalmente no necesitan más presentación para los empleados de hoy, ya que la mayoría de ellos ya están familiarizados con los conceptos básicos de cómo usarlas. Si usted y su equipo usan hojas de cálculo para otras tareas comerciales cotidianas, será aún más fácil comenzar a registrar el tiempo en ellas. No tendrá que gastar energía y esfuerzo adicionales en definir nuevos procesos de seguimiento de tiempo y luego explicárselos a su equipo.

Las hojas de horas de cálculo son versátiles

No importa si usa Microsoft Excel, Google Sheets o LibreOffice Calc, las hojas de cálculo ofrecen una variedad de funciones que puede probar e implementar en sus prácticas de seguimiento del tiempo. Por ejemplo, tiene todo lo que necesita para crear plantillas de hojas de tiempo simples, y también puede usar las fórmulas integradas para crear hojas de tiempo más avanzadas con fórmulas que se suman automáticamente y manipulan los datos que ingresa.

Las hojas de horas de cálculo son transparentes cuando se trata de cálculos

Si implementó fórmulas integradas en sus hojas de horas de cálculo, todos los que ingresen el tiempo podrán ver todas las fórmulas utilizadas para los cálculos. Esto traerá transparencia a la forma en que se procesa el tiempo que ingresan los empleados y probablemente mejorará la confianza y la responsabilidad dentro de su equipo.

Las hojas de horas de cálculo le permiten imprimirlas

Es probable que deba cambiar el tamaño de las hojas de tiempo que completa en hojas de cálculo para que se ajusten a su papel de impresión, pero el punto es que puede imprimirlas, si lo desea.

Las hojas de cálculo solo ofrecen entrada de tiempo manual

Ingresar el tiempo en una hoja de tiempo de hoja de cálculo equivale a ingresar el tiempo manualmente, en función de cómo percibe el tiempo que dedica a un proyecto o tarea. En otras palabras, al final de un día laboral o una semana laboral, deberá recordar en detalle en qué trabajó anteriormente, lo que puede ser un desafío. Por lo tanto, es más probable que ingrese 1 hora para una tarea, aunque haya trabajado en ella durante 1 hora y 16 minutos, porque 1 hora es un buen número entero, mientras que los 16 minutos adicionales no son tan fáciles de recordar después. .

Las hojas de horas de cálculo carecen de las opciones típicas de las hojas de horas

Aparte de la falta de seguimiento de tiempo en tiempo real, las hojas de cálculo tampoco ofrecen las opciones que normalmente encontraría en las aplicaciones de hojas de tiempo, como:

• definición de tarifas por hora
• categorizar el tiempo de trabajo por tareas, etiquetas y estado de facturación
• generar informes completos de tiempo de trabajo

Dado que las hojas de cálculo son versátiles, es posible que pueda imitar estas funciones hasta cierto punto (como agregar manualmente columnas para tareas, etiquetas o estado de facturación), pero esto requerirá más tiempo y esfuerzo.

Las hojas de horas de cálculo pueden ser abrumadoras para los usuarios intensivos de hojas de cálculo

Si ya tiene demasiadas tareas comerciales que realiza en hojas de cálculo, agregar el seguimiento del tiempo a la lista puede generar más confusión. Teniendo en cuenta que la mayoría de los archivos en los que trabaja están en formato Excel, Hojas de cálculo de Google o LibreOffice Calc, a veces puede ser abrumador encontrar su hoja de cálculo de cronometraje cuando la necesita o saltar entre diferentes hojas de cálculo para realizar diferentes tareas.

Las hojas de horas de cálculo carecen de atractivo profesional

Teniendo en cuenta que las hojas de cálculo se pueden usar para una gran variedad de tareas, es posible que no sean la mejor solución si está buscando crear y enviar informes de aspecto profesional de lo que trabajó a sus clientes.

PROS Y CONTRAS DE LAS APLICACIONES TIMESHEET: idoneidad y opciones

Las aplicaciones de parte de horas están diseñadas para el seguimiento del tiempo

A diferencia de las hojas de cálculo, que están diseñadas para ayudarlo con muchas tareas muy diferentes, las aplicaciones de hojas de tiempo son aplicaciones dedicadas , diseñadas especialmente para ayudarlo a registrar, almacenar y analizar el tiempo de trabajo. Además, los sistemas de hojas de horas también ofrecen otras ventajas adicionales que están integradas para ayudarlo a rastrear e ingresar su tiempo aún más fácilmente. La opción para definir proyectos y tareas basadas en proyectos en las que realizará un seguimiento del tiempo, las etiquetas que utilizará para categorizar el tiempo de trabajo y las tarifas por hora que el sistema de hojas de tiempo utilizará para calcular sus ganancias son solo algunas de las características que puede esperar.

Las aplicaciones de parte de horas también permiten el seguimiento del tiempo con un temporizador

Además de la entrada manual de horas a través de una hoja de horas, las aplicaciones de hojas de horas generalmente también ofrecen un seguimiento del tiempo en tiempo real mientras trabaja, con un temporizador, dentro de sus páginas de seguimiento de tiempo: puede iniciar un temporizador cuando comienza a trabajar en una tarea y luego detener el temporizador una vez que haya terminado. Además, también puede ver en qué están trabajando actualmente sus compañeros de equipo, mirando un panel que muestra para qué están usando un temporizador actualmente.

Las aplicaciones de parte de horas lo ayudan a analizar su tiempo

Con una aplicación de parte de horas, no solo obtiene un lugar para almacenar sus horas de trabajo, también obtiene un lugar donde puede generar informes basados ​​en su tiempo registrado, para analizar su uso del tiempo y niveles de productividad.

¿Cuánto tiempo dedicaste a ese proyecto?

¿Fue rentable el proyecto, en relación con el tiempo que le dedicó?

¿A qué tareas dedicaste más tiempo?

¿Cuánto tiempo desperdiciaste en tareas secundarias o terciarias, en lugar de trabajar en tus prioridades?

Una buena aplicación de registro de horas le ayudará a comprender todo esto.

Las aplicaciones de parte de horas le permiten exportar informes en PDF, CVS y Excel

En caso de que esté ansioso por ver el tiempo de su parte de horas en formato de hoja de cálculo, lo más probable es que pueda hacerlo dentro de una aplicación de parte de horas.

La diferencia entre una hoja de horas que ha exportado desde una aplicación de hojas de horas y la hoja de horas de cálculo que ha creado usted mismo es la precisión : al exportar una hoja de horas a través de una aplicación, estará seguro de que sus datos son precisos.

Además de exportar datos como archivos XLS, la mayoría de las aplicaciones de hojas de tiempo también deberían ofrecerle la opción de generar archivos SCV y PDF.

Exportar datos a PDF es una excelente solución si desea enviar a su cliente una prueba del trabajo que ha realizado en su proyecto hasta el momento.

Exportar datos a CSV es excelente para calcular la nómina, ya que podrá ver todo el tiempo registrado en formato decimal.

Las aplicaciones de parte de horas le permiten realizar un seguimiento del costo y la rentabilidad del proyecto

Algunas aplicaciones de hojas de horas también ofrecen costos laborales y cálculos de ganancias. Lo ayudan a trabajar para minimizar los costos del proyecto en el futuro para que pueda maximizar el tiempo que dedica a las tareas prioritarias y minimizar el tiempo que pierde. El informe de ganancias también puede ayudarlo a comprender si necesita aumentar sus tarifas por hora para garantizar que sus ingresos sean mayores que los costos del proyecto.

Las aplicaciones de hojas de horas lo ayudan a imprimir hojas de horas "más bonitas", más fácilmente

En caso de que desee almacenar los datos de la hoja de tiempo en papel, tanto las hojas de cálculo como las aplicaciones dedicadas son una solución adecuada. Pero, aunque el proceso de impresión de las hojas de tiempo que ha creado en una hoja de cálculo generalmente requiere un cambio de tamaño adicional de sus tablas de tiempo, las aplicaciones de hojas de tiempo ya proporcionan hojas listas para imprimir.

Las aplicaciones de parte de horas pueden tardar un tiempo en acostumbrarse

Sí, las aplicaciones de registro de horas están diseñadas para facilitar el cronometraje. Sin embargo, algunos de sus empleados pueden desconfiar de ellos al principio, especialmente si no han usado tales aplicaciones antes.

A menos que haga que el proceso de cronometraje y las expectativas en su empresa sean claros y concisos, puede abrumar a los empleados.

Por lo tanto, la mejor práctica es explicar sus expectativas en términos de ingresar el tiempo en la aplicación, para ayudar a los empleados a sentirse más cómodos desde el principio.

️ VEREDICTO DE IDONEIDAD Y OPCIONES:

Cuando se trata de su idoneidad para el cronometraje y las opciones que tienen para ofrecer, las hojas de cálculo son un enfoque fácil y atractivo para registrar el tiempo de trabajo, pero aún carecen de funciones cruciales de hojas de tiempo. Por el contrario, las aplicaciones de hojas de horas tienen la ventaja de tener opciones de hojas de horas dedicadas y, como tales, emergen como la mejor solución, a pesar del tiempo relativamente más largo que algunos empleados pueden necesitar para acostumbrarse a ellas.

Aplicaciones de parte de horas versus hojas de cálculo: ¿velocidad y precisión?

En esta sección, hablaremos sobre los pros y los contras de las aplicaciones y hojas de cálculo de hojas de tiempo, en términos de cuánto tiempo necesitan los empleados, gerentes, tenedores de libros y todos los demás involucrados en el proceso de registro de horas para administrar las hojas de horas. También arrojaremos luz sobre los pros y los contras de estos dos métodos de cronometraje en términos de precisión.

PROS Y CONTRAS DE LAS HOJAS DE CÁLCULO: velocidad y precisión

Agregar tiempo a una hoja de tiempo puede ser rápido y fácil

Siempre que los datos que los empleados necesitan agregar se mantengan a una escala más pequeña y que el gerente a cargo de crear las hojas de tiempo haya definido las fórmulas correctamente, los empleados no deberían tener muchos problemas para ingresar el tiempo en las hojas de tiempo de la hoja de cálculo.

Las hojas de horas de cálculo suelen consumir mucho tiempo para todos los involucrados

Para los gerentes , lleva más tiempo crear tablas de hojas de horas en una hoja de cálculo, así como aprobar o rechazar más tarde las hojas de horas completas de los empleados. La creación de hojas de horas de cálculo lleva aún más tiempo si el gerente ha decidido hacer que el proceso sea algo automático, agregando fórmulas integradas para sumar el tiempo de trabajo.

Para los empleados , lleva demasiado tiempo agregar, calcular y verificar todo el tiempo que ingresan para verificar la precisión, todos los días, semanas o meses.

Teniendo en cuenta que las hojas de cálculo no brindan notificaciones automáticas cuando alguien completa sus hojas de tiempo, el contador tendrá que abrir todas las hojas de tiempo manualmente para verificar si todos han actualizado su tiempo de trabajo. Además, el tenedor de libros deberá recordar personalmente a todos los que no hayan ingresado su tiempo como se esperaba, que lo hagan. En algunos casos, esto puede suceder varias veces por cada período de pago.

Para el asistente de recursos humanos , se necesita más tiempo para encontrar los datos necesarios, como el tiempo que los empleados han pasado en vacaciones, licencia por enfermedad o licencia no remunerada.

Cada nuevo parámetro que agrega a la mezcla se acumula con los demás y le quita más tiempo, sin importar si usted es el gerente que crea las hojas de tiempo, el empleado que ingresa el tiempo, el contable que calcula la nómina o el asistente de recursos humanos que calcula el tiempo pagado. apagado.

Las hojas de horas de cálculo suelen ser propensas a errores para todos los involucrados

Para los gerentes , será más fácil cometer un error al crear tablas en hojas de cálculo o definir fórmulas para hojas de tiempo automáticas. Por ejemplo, si comete un error al definir dichas fórmulas de hoja de cálculo, todos los datos que alguien agregue se calcularán incorrectamente, y es posible que ni siquiera lo note hasta que sea demasiado tarde.

Para los empleados , será más fácil cometer un error al agregar datos o calcular las horas de trabajo (si los empleados se encargan de calcular su propio tiempo). Es más fácil ingresar menos tiempo del que realmente trabajó, lo que significará que facturará a sus clientes menos de lo que debería. También será más complicado realizar los cálculos correctamente si hay más datos con los que trabajar. Además, si agrega los números incorrectos a las columnas incorrectas, obtendrá hojas de tiempo erróneas, incluso si las fórmulas están bien definidas, para empezar.

Es probable que los tenedores de libros y los gerentes de recursos humanos necesiten extraer los datos ingresados ​​​​por los empleados para separar las hojas de cálculo y las aplicaciones, lo que significa una probabilidad aún mayor de más errores de cálculo y pérdida de datos.

Lo que es peor, cualquiera puede eliminar accidentalmente una celda, una línea dentro de una celda, una fórmula o una hoja de cálculo completa. Y necesitará más tiempo para restaurar lo que ha eliminado, incluso si se da cuenta de que ha eliminado algo en primer lugar.

Las hojas de horas de cálculo requieren una doble verificación manual

Esto significa que el tenedor de libros a cargo de la nómina, así como quienquiera que esté a cargo de hacer las facturas de los clientes, probablemente necesitará:

• revisa todo
• resaltar todas las entradas de tiempo sospechosas manualmente
• contactar a las personas que los ingresaron, para aclaraciones.

Esto significará una gran cantidad de tiempo dedicado a enviar correos electrónicos y recálculos, y aún no hay garantía de que evitará todos los errores.

Las hojas de horas de cálculo implican posibles problemas de cumplimiento

Es fácil extraviar las hojas de tiempo impresas: todo lo que necesita hacer es extraviar una para causar problemas a su empresa. Los errores y las hojas de tiempo que faltan traen problemas con la nómina, lo que provoca errores con el pago de los empleados. Lo que, a su vez, puede traerte problemas con el gobierno.

Las hojas de horas de cálculo son una solución deficiente para un negocio en crecimiento

Cuantas más personas tenga en su equipo, más difícil será almacenar, mantener y examinar las hojas de tiempo de la hoja de cálculo, y es más probable que cometa un error.

PROS Y CONTRAS DE LAS APLICACIONES TIMESHEET: velocidad y precisión

Agregar tiempo en una aplicación de parte de horas siempre es rápido y fácil

Usted agrega sus horas y define sus tarifas por hora, y observa cómo la aplicación realiza los cálculos automáticamente, en función de fórmulas probadas con precisión y 100 % precisas. Esto incluye los cálculos básicos de horas de trabajo, pero también sus ganancias y el tiempo total agregado por período de tiempo personalizado.

Las aplicaciones de parte de horas aseguran que cometas menos errores

A menos que usted mismo agregue las horas incorrectas (o la tarifa por hora incorrecta), no tendrá que preocuparse de que sus horas de trabajo totales o sus ganancias se calculen incorrectamente, ya que el sistema de hojas de horas se encargará de todo por usted. Esto significa menos estrés para los gerentes, empleados, tenedores de libros y personal de recursos humanos.

Las aplicaciones de parte de horas ofrecen recordatorios y objetivos

Con las aplicaciones de hojas de horas, es mucho menos probable que alguien se olvide de completar una hoja de horas a tiempo, considerando que puede definir objetivos diarios y semanales para el equipo. Cuando alguien no cumple con un objetivo, recibe recordatorios por correo electrónico de que no ha registrado suficiente tiempo en el período de tiempo prescrito.

Las aplicaciones de hojas de tiempo no requieren hojas de cálculo adicionales para la nómina y el PTO

Con una aplicación de parte de horas, el personal de recursos humanos puede crear proyectos separados para licencia no remunerada, licencia por enfermedad y vacaciones, e instruir a los empleados para que agreguen tiempo a estos proyectos cada vez que toman una licencia no remunerada, una licencia por enfermedad o se van de vacaciones. Más adelante, si el personal de recursos humanos necesita datos sobre la baja por enfermedad de un determinado empleado, puede seleccionar el proyecto y el empleado correctos y generar un informe.

Los tenedores de libros podrán calcular la nómina con un par de clics, simplemente seleccionando el rango de tiempo (por ejemplo, semana, mes o un período personalizado) y filtrando el tiempo dedicado a las licencias no pagadas y las pausas para el almuerzo. Luego, el software obtendrá automáticamente el total de horas trabajadas para cada empleado individual y calculará cuánto debe pagarles.

Las aplicaciones de parte de horas aseguran un mejor cumplimiento

Como resultado de tener una aplicación segura para realizar un seguimiento y almacenar las horas de trabajo, estará seguro de que su empresa siempre cumple con las reglas y regulaciones comerciales, como la Regulación de tiempo de trabajo de la FLSA.

Las aplicaciones de parte de horas lo salvan de los procesos repetitivos

Las hojas de horas de cálculo requieren que los empleados ingresen sus nombres, títulos de trabajo, gerentes, proyectos y tareas para cada nueva hoja de horas que completen.

Sin embargo, las cuentas de empleados creadas en las aplicaciones de hojas de tiempo almacenan sus nombres y permiten a los administradores del espacio de trabajo:

• agregue empleados a grupos según los títulos de trabajo (por ejemplo, desarrolladores, especialistas en marketing, diseñadores, etc.)
• asignar gerentes responsables del tiempo de trabajo de los empleados

Luego, los empleados pueden seleccionar sus proyectos y tareas al realizar un seguimiento del tiempo, y estas hojas de tiempo se asocian automáticamente con sus nombres, grupos según los títulos de trabajo y gerentes a cargo de aprobar dichas hojas de tiempo. Y todo eso con solo un par de clics.

Las aplicaciones de hojas de horas hacen que el proceso de aprobación de las hojas de horas sea más rápido

Las aplicaciones de hojas de tiempo ayudan a los administradores a hacer que el proceso de aprobación de las hojas de tiempo sea más rápido y fácil, considerando que no requieren firmas personales en cada hoja de tiempo individual y ofrecen otras ventajas adicionales.

Los gerentes primero pueden configurar las hojas de tiempo para que se bloqueen automáticamente después de un cierto período de tiempo (por ejemplo, al final de cada mes) o bloquearlas manualmente antes de una fecha determinada, para evitar que los empleados agreguen entradas retroactivas.

Más tarde, los gerentes pueden revisar y aprobar las hojas de tiempo para fines de facturación y nómina de clientes.

Las aplicaciones de parte de horas permiten que todo el equipo almacene de forma segura sus partes de horas en un solo lugar

Con las hojas de cálculo, cada empleado envía sus propias hojas de tiempo completas y se almacenan en una carpeta, pero si tiene 50 empleados, eso significa 50 hojas diferentes para cada período de pago. Por el contrario, las aplicaciones de hojas de horas permiten que sus empleados completen todas sus hojas de horas en un espacio de trabajo seguro, de fácil acceso. Luego puede buscar semanas y semanas de hojas de tiempo anteriores, desde esta semana, hasta la semana en que creó la cuenta por primera vez. La mayoría de las aplicaciones de hojas de tiempo también le permiten ver y agregar datos en todos los dispositivos.

️ VEREDICTO DE VELOCIDAD Y PRECISIÓN:

Cuando se trata de velocidad y precisión, el proceso de cronometraje de ingresar, calcular y analizar el tiempo de trabajo ingresado en una hoja de cálculo tiene algunos inconvenientes importantes para todos los involucrados: es fácil cometer una gran cantidad de errores al administrar dichas hojas de tiempo y consumen mucho tiempo. tiempo que se podría gastar de manera más productiva. Por el contrario, las aplicaciones de hojas de tiempo ofrecen una mejor solución en este sentido, considerando que su sistema automatizado erradica la mayoría de las posibilidades de errores, y es más fácil y rápido encontrar y analizar los datos de tiempo que necesita.

Aplicaciones de parte de horas versus hojas de cálculo: ¿precio?

En la sección final de esta comparación, arrojaremos luz sobre los pros y los contras de las aplicaciones de hojas de tiempo y el uso de hojas de cálculo para ingresar el tiempo, en términos de cuán costosas son estas soluciones de cronometraje.

PROS Y CONTRAS DE LAS HOJAS DE CÁLCULO: precio

excel es caro

Es posible que los usuarios de Windows se hayan acostumbrado a Excel hasta tal punto que a veces es fácil olvidar que este programa tiene un precio elevado. Según Capterra, el precio del programa Excel comienza en $8.25 por mes, por computadora. Por lo tanto, si tiene 50 empleados, deberá pagar un poco menos de $ 415 por mes solo para que todos puedan realizar un seguimiento del tiempo en hojas de horas de Excel desde sus propios dispositivos.

Hojas de cálculo de Google y LibreOffice Calc son gratuitos

Excel puede ser la solución de hoja de cálculo más conocida, pero existen alternativas gratuitas que puede considerar, como las Hojas de cálculo de Google y LibreOffice Calc mencionadas anteriormente.

Los posibles inconvenientes de Google Sheet en comparación con Excel incluyen una velocidad de procesamiento más baja y la falta de una barra de herramientas de acceso rápido, pero obtienes guardado automático y colaboración en tiempo real. Los posibles inconvenientes de LibreOffice Calc en comparación con Excel incluyen 15 veces menos columnas y algunas limitaciones de fórmula cruciales, pero puede usarlo en otros sistemas, además de Windows y macOS.

Gasta más dinero administrando hojas de horas de cálculo en general

El tiempo es dinero, y administrar el tiempo de los empleados en hojas de cálculo lleva más tiempo y cuesta mucho más, incluso si decide utilizar una solución de hoja de cálculo gratuita. Además, tal vez incluso necesite contratar a un asistente para su tenedor de libros, solo para tener ayuda adicional en la administración de las hojas de horas de cálculo completas y prepararlas para la nómina.

APLICACIONES TIMESHEET PROS Y CONTRAS: precio

Las aplicaciones de parte de horas pueden ser gratuitas

Las aplicaciones de parte de horas varían mucho en lo que respecta a sus precios. Pero, si se suscribe a una aplicación gratuita de registro de horas, como Clockify, podrá utilizar todas las funciones esenciales de seguimiento del tiempo de forma gratuita, lo que incluye agregar una cantidad ilimitada de usuarios y realizar un seguimiento del tiempo en una cantidad ilimitada de proyectos.

Las aplicaciones de parte de horas reducen los costos de su negocio en general

Ya establecimos que el tiempo es dinero, y cualquiera puede controlar el tiempo con una aplicación con solo un par de clics. Además, no solo ahorrará dinero a través de la entrada rápida de tiempo, sino que tampoco tendrá que contratar personal adicional para compilar dichas hojas de tiempo para todos sus proyectos y tareas, ya que tendrá todos los datos almacenados de forma segura en un solo lugar desde el conseguir ir.

️ VEREDICTO DE PRECIO:

Cuando se trata del precio, las hojas de cálculo surgen como una solución más costosa. Por otro lado, si elige la aplicación de hoja de tiempo correcta, podrá disfrutar de las funciones básicas de hoja de tiempo de forma gratuita.

Aplicaciones de hojas de tiempo vs hojas de cálculo: ¿qué solución de cronometraje elegir?

Ahora que hemos discutido los pros y los contras de las hojas de cálculo y las aplicaciones de hojas de tiempo en términos de idoneidad, opciones, velocidad, precisión y precio, veamos cuándo debería considerar usar cada solución de cronometraje.

¿Para qué son mejores las hojas de horas de cálculo?

️ Pequeñas empresas

Las empresas con menos de 15 a 20 empleados pueden recurrir a las hojas de cálculo como una solución de cronometraje, teniendo en cuenta que las demandas de administración y análisis para un número tan pequeño de empleados aún son manejables a través de hojas de cálculo.

️ Equipos pequeños que trabajan en un número menor de proyectos

Si su equipo solo trabaja en uno o dos proyectos a la vez, será menos complicado ingresar, copiar con precisión y analizar los datos necesarios para la facturación del cliente.

️ Equipos que no requieren funciones adicionales

Si solo desea ingresar las horas de trabajo de forma regular, sin implementar funciones como bloquear las hojas de horas después de un cierto período de tiempo o realizar un seguimiento del tiempo en tiempo real, las hojas de horas de cálculo son una opción adecuada.

¿Para qué son mejores las aplicaciones de parte de horas?

️ Cualquier tamaño de negocio

Ingresar el tiempo en hojas de horas creadas en una hoja de cálculo puede ser manejable para empresas más pequeñas, pero las aplicaciones de hojas de horas son adecuadas para cualquier tipo de negocio, incluidas las más pequeñas. Si la cantidad de empleados comienza a aumentar, así como la cantidad de proyectos que acepta o los elementos que desea rastrear, podrá escalar fácilmente.

️Equipos más pequeños o más grandes que trabajan en cualquier cantidad de proyectos

Las aplicaciones de parte de horas le permiten agregar tantos empleados como necesite y realizar un seguimiento del tiempo en tantos proyectos como necesite.

La mayoría de las aplicaciones de parte de horas ofrecen estas comodidades dentro de sus planes de pago, pero Clockify ofrece seguimiento de tiempo para múltiples usuarios y en múltiples proyectos, de forma gratuita.

️ Equipos que prefieren realizar un seguimiento del tiempo de trabajo en tiempo real

Una aplicación de parte de horas con un modo de temporizador es su mejor opción si desea:

• seguimiento del tiempo mientras trabaja, para una mayor precisión
• tener una visión general clara del tiempo exacto que dedica a los proyectos de los clientes
• vigile en qué están trabajando actualmente sus compañeros de equipo (es decir, para qué están usando el temporizador actualmente)

️Negocios empresariales

Las aplicaciones de hojas de horas son adecuadas para empresas, ya que suelen ofrecer al menos algunas características empresariales, como el costo de la mano de obra y las ganancias, la aprobación de las hojas de horas y el inicio de sesión único, para mayor seguridad de los datos.

️ Equipos que buscan rastrear y analizar su productividad

Las funciones de informes de las aplicaciones de hojas de horas le permiten ingresar el tiempo para múltiples proyectos, por lo que incluso puede crear proyectos para descansos, correos electrónicos, reuniones, tiempo de procrastinación o cualquier otra cosa que desee, para comprender qué tan productivo es realmente en el trabajo.

Conclusión

En general, las hojas de horas de cálculo se quedan cortas en términos de idoneidad, velocidad, precisión, precio y las opciones relacionadas con las hojas de horas que tienen para ofrecer, lo que puede no ser un problema crucial si es un equipo pequeño que trabaja en uno o dos proyectos que tiene más tiempo para dedicarlo a administrar las hojas de tiempo. Sin embargo, si está buscando escalar, la cantidad y la gravedad de los problemas crecerán junto con su negocio: una mayor cantidad de proyectos y empleados significará una mayor cantidad de hojas de tiempo, y una mayor cantidad de hojas de tiempo siempre significará un mayor posibilidad de errores y más tiempo y más personas necesarias para gestionar el proceso de cronometraje.

Por otro lado, las aplicaciones de hojas de horas emergen como la alternativa mejor y más adecuada a las hojas de horas creadas en hojas de cálculo; para empezar, son una solución más rápida y menos costosa para almacenar sus horas de trabajo. Ofrecen otras funciones adicionales centradas en hojas de tiempo en las que puede confiar, sin importar el tamaño de su empresa y el tipo de flujo de trabajo.

También son más precisos y más sistemáticos porque tendrá todos sus datos calculados automáticamente de acuerdo con fórmulas probadas y luego almacenados en un lugar seguro.

En conclusión, aunque más tiempo, paciencia y recursos pueden hacer que las hojas de cálculo sean una solución de control de tiempo adecuada, no puede equivocarse con una aplicación de hoja de tiempo.