¿Cómo el seguimiento del tiempo de trabajo ahorra dinero?

Todos hemos escuchado la expresión “El tiempo es dinero”, pero ¿de cuánto dinero estamos hablando exactamente?
En esta publicación de blog, hablaremos sobre cuánto dinero puede ahorrarle el seguimiento del tiempo según la investigación, y cómo le ahorra dinero exactamente . También proporcionaremos consejos para controlar el tiempo de la manera más efectiva posible.

¿Cuánto dinero puede ahorrarle el seguimiento del tiempo?

Según un estudio realizado por AffinityLive, publicado en Harvard Business Review, trabajar de manera ineficaz le cuesta a la economía estadounidense más de 50 millones de horas perdidas, lo que significa perder alrededor de 7.400 millones de dólares por día .
También establece que "pasar de actualizaciones semanales (o peores) de hojas de tiempo a diarias (o mejores) recuperaría $52,000 por profesional, por año en tiempo facturable".

Para poner las cosas en perspectiva, esto es lo que podrías comprar con los $52,000 adicionales (si no se los hubiera llevado el viento):

• 50 iPhone 12 Pros
• Una estancia de 2 noches en una Suite Real en el hotel Burj Al Arab en Dubai
• Un diamante de 3 quilates
• Una casa o un apartamento (el tamaño depende de la ubicación)
• Tasas de matrícula de un año en la Universidad de Harvard

Y después de comprar algo de esta lista, aún le quedan un par de miles de sobra.
Creo que todos podemos estar de acuerdo en que es mucho dinero, que no debe desperdiciarse así como así.

Cómo el seguimiento del tiempo le ahorra dinero

El software de seguimiento del tiempo le ahorra dinero de varias maneras, especialmente si elige una aplicación de alta calidad y completamente gratuita, como Clockify. Así es cómo:

• Tienes datos reales frente a ti, en lugar de estimaciones. No es una idea estelar confiar en conjeturas cuando se trata de negocios.
  Cuando realiza un seguimiento del tiempo, tiene una idea de todo lo que está sucediendo, incluidas todas las tareas y el tiempo dedicado a completar esas tareas. Incluso si tiene que hacer una estimación (para un gran proyecto futuro, por ejemplo), tendrá una gran cantidad de datos en los que confiar y hacer una conjetura lo más precisa posible.
  También podrá saber si hay un proyecto en particular que desperdicia los recursos de la empresa: cuando realiza un seguimiento del tiempo, puede ver exactamente a dónde va su dinero. Esto nos lleva al siguiente punto…
• Facilita datos precisos de facturación y procesamiento de nóminas y facturas ya que se tiene un registro de todas las horas facturables y no facturables.
• Evita problemas legales. Hablando de datos de nómina: en 2013, el IRS emitió 4.500 millones de dólares en multas relacionadas con los impuestos sobre la nómina. El seguimiento del tiempo disminuirá el riesgo de ser parte de una estadística similar.
• Aumenta la productividad. Ayuda a concentrarse y mantener las prioridades en orden, así como a minimizar el trabajo inactivo.
  También evita el exceso de trabajo. Y cuando alguien está bien descansado, es mucho más probable que se desempeñe bien y sea más eficiente.
• Ahorra tiempo , en comparación con los sistemas de asistencia obsoletos. En comparación entre los dos, también hay menos espacio para el error humano.
• El seguimiento digital del tiempo significa no desperdiciar recursos ambientales como el papel ni dinero adicional para reabastecerlos una vez que se hayan usado todos. ¿Sabías que, según la Universidad del Sur de Indiana, cada año en los EE. UU. se tiran aproximadamente mil millones de árboles de papel? El uso de un software de seguimiento del tiempo significa ahorrar no solo su dinero, sino también los árboles.

Consejos para un seguimiento del tiempo eficaz

Aquí hay algunos consejos para controlar el tiempo de manera efectiva y, en consecuencia, ahorrar dinero:

Seguimiento del tiempo todos los días

El estudio de AffinityLive afirma que “según la curva de olvido de Ebbinghaus, los humanos solo retienen el 23 por ciento de lo que aprenden después de seis días. Esto significa que es imposible ser completamente preciso con su hoja de tiempo si solo la completa una vez por semana”.

Por eso es mejor hacer un seguimiento del tiempo todos los días, ya que una mayor frecuencia da como resultado una mayor precisión.

Se consistente

Es tan importante hacer un seguimiento del tiempo de manera constante durante un período más largo, como lo es hacerlo con regularidad. ¡Tienes que apegarte a él para que sea efectivo!

Además, asegúrese de que haya consistencia en términos de que todos controlen el tiempo en la misma plataforma, para que pueda tener todos los datos en un solo lugar.

Haga que el seguimiento del tiempo sea rápido y fácil

“Como era de esperar, descubrimos que la razón principal por la que los profesionales tienen malos hábitos de seguimiento del tiempo es que es engorroso”, dice el estudio de AffinityLive.
Una regla general es que cuanto más complicado es, es menos probable que la gente lo haga.

Es por eso que debe optar por un software de seguimiento del tiempo que no le quite mucho tiempo del día y no requiera mucho esfuerzo.

El seguimiento automático es una excelente opción: lo único que debe hacer es hacer clic en un botón para comenzar a grabar. Incluso puede configurar un recordatorio para asegurarse de que no se olvidará de iniciar el seguimiento.

También puede usar hojas de tiempo donde agrega tareas manualmente (generalmente al final de la jornada laboral) si se adapta mejor a las necesidades de su empresa. Tienen una interfaz fácil de usar e intuitiva y también son fáciles de usar.

Dar instrucciones claras

Siguiendo con lo que acabamos de decir, es muy importante proporcionar instrucciones claras y sencillas al introducir un nuevo software. De lo contrario, puede ser estresante, especialmente para las personas menos expertas en tecnología.
También se deben discutir las expectativas, por ejemplo, la carga de trabajo diaria esperada o si hay una cierta forma en que se deben organizar las tareas.

Alrededor del tiempo

Si bien es importante realizar un seguimiento preciso de su tiempo, a menudo no es necesario un nivel de precisión extremadamente alto; preocuparse por controlar cada minuto al pie de la letra puede causar estrés innecesario y hacer más daño que bien. El tiempo generalmente se redondea a los 5, 10 o 15 minutos más cercanos.
Tampoco necesita realizar un seguimiento de cosas como ir al baño o ir a la cocina a tomar un refrigerio.

Si se pregunta si el redondeo de tiempo es legal, sí lo es, siempre y cuando se haga correctamente.

Conclusión

No podemos decirle las cifras exactas que su empresa puede ahorrar, ya que depende de muchos factores, como su tamaño y la cantidad de empleados. Sin embargo, con todo lo que hemos mencionado en mente, puede ser más fácil calcular cómo puede reducir los costos y/o hacer ajustes a su presupuesto y hacer que su empresa sea más rentable.
Para que el seguimiento del tiempo sea eficaz, lo mejor es hacerlo a diario y de forma constante y elegir el software adecuado que se ajuste perfectamente a las necesidades de su empresa.