Cómo no odiar el seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo puede ser un dolor absoluto y, durante mucho tiempo, sentí que mi rendimiento no importaba, siempre que tuviera los números en mi hoja de tiempo. Eso fue antes de darme cuenta de cómo el seguimiento puede salvar mi pellejo en el trabajo, ser más divertido y hacerme sentir que estoy logrando algo con mi carrera.

Pero para que eso suceda, debemos superar la desagradable y molesta sensación de tener que recordar medir el tiempo y, de hecho, hacer ese trabajo adicional. En este artículo, comparto algunos consejos que funcionaron para mí. Discutiré cosas como encontrar el motivador correcto, convertir el tiempo en un juego y simplificarlo hasta la médula.

Asegúrate de tener el motivador adecuado

Si bien la motivación en sí misma puede ser muy fugaz (si está esperando que llegue la inspiración), uno no debe descuidar el poder del motivador correcto.

El único consejo "abstracto" que daré aquí es encontrar una muy buena razón por la que necesite realizar un seguimiento del tiempo. Por ejemplo:

1. Evitaré malentendidos con mi jefe/gerente/jefe de equipo/compañeros de trabajo;
2. Habrá un "registro en papel" de mi tiempo de trabajo, para que pueda respaldarme cuando sea necesario;
3. Es probable que mis clientes sean más confiados y/o estén dispuestos a pagar más porque parezco diligente y transparente;
4. Tendré una mejor idea de dónde pierdo el tiempo y puedo hacer algo al respecto;
5. Quiero dejar de trabajar horas extras;

Una vez que tenga sus razones en papel, el seguimiento del tiempo tiene más propósito. Esto es algo que puede colocar en un tablón de anuncios, sobre su escritorio de trabajo o en un post-it en su monitor. Como cree la artista y entrenadora Katy Arrington, el motivador adecuado puede ayudarlo a superar tantos obstáculos mentales cuando trabaja en su productividad.

Lo mismo ocurre con el seguimiento del tiempo, que resulta ser uno de los elementos centrales de la productividad.

Convierta el seguimiento del tiempo en un juego

Gamificar su productividad puede traer mucho progreso.

Cuando elimine la seriedad innecesaria del seguimiento del tiempo, de repente será más entretenido iniciar su temporizador y tomar nota de cómo pasa su tiempo.

Tratar el seguimiento del tiempo como una habilidad para subir de nivel

El seguimiento del tiempo puede convertirse en un juego si lo piensas en términos de completar una barra de progreso de experiencia. Ganas experiencia poco a poco, y después de un tiempo, subes de nivel. Se puede aplicar el mismo método si trata el seguimiento del tiempo como una habilidad del juego y sus tareas como puntos de experiencia (exp).

Entonces, se verá un poco así:

• Haz una barra de progreso muy parecida a las que ves en los videojuegos;
• Asígneles valores o puntos de experiencia;
• Cada vez que realice un seguimiento exitoso del tiempo en una tarea, asigne un punto de experiencia (o más).

Puede hacer que el concepto sea tan simple como esto, o ampliarlo. Por ejemplo, cada tarea puede tener una cantidad diferente de puntos de experiencia: si lleva una hora, son 5 puntos y si son 20 minutos, son 2.

Así es como lo hice por un corto tiempo:

• Necesito alcanzar el nivel 4 en un mes de seguimiento de tiempo. El nivel 4 requiere 200 puntos de experiencia;
• Tengo cuatro semanas laborales, lo que significa que puedo ganar un máximo de 50 puntos por semana;
• Tengo 5 días de trabajo cada semana, llegando a un máximo de 10 puntos por día;
• Objetivo: ganar 10 puntos al día mientras realiza un seguimiento del tiempo.
• Si rastreaba cada tarea con éxito, obtendría los 10 puntos completos.
• Si fallaba en alguna parte, deduciría los puntos correspondientes.

Puede sonar complejo, pero era la matemática más simple, y con una barra de experiencia dibujada a mano en mi escritorio, me sentí como un personaje de videojuego subiendo de nivel.

Afortunadamente, hay muchos gráficos de progreso y plantillas en línea que puede copiar o adaptar para satisfacer sus necesidades. De cualquier manera, si eres un poco un tipo de persona que juega, esto debería funcionar bien.

Incorpore color y creatividad a sus hojas de tiempo

Allá por 2011, el exlíder técnico de Stamen , Michal Migurski, ideó una forma inteligente y divertida de realizar un seguimiento del tiempo de su equipo.

Programó una aplicación compatible con el navegador que muestra el tiempo dedicado a un proyecto, con un giro: el tiempo se rastrearía con un famoso avatar de pájaro de Angry Birds , a medida que se mueve para golpear al cerdo (también conocido como la fecha límite). Así es como se ve:

Fuente: mike.teczno.com

Como explica el mismo Migurski, su objetivo es simple, se supone que debes golpear al cerdo. Si el pájaro vuela sobre la cabeza del cerdo, está perdiendo dinero/recursos, y si el pájaro vuela más allá del cerdo, está muy atrasado en los plazos. En su sitio web, Migurski había dejado un enlace a un repositorio de Github, para ver Angry Productive Birds por ti mismo.

Hitos de seguimiento del tiempo de recompensa

Tal vez los beneficios a largo plazo del seguimiento del tiempo no sean un buen impulso para usted. Los beneficios del seguimiento del tiempo son obvios, pero no siempre un objetivo final tentador. Y eso está bien, porque un impulso motivacional a corto plazo puede ser igualmente exitoso. Al gamificar su seguimiento del tiempo, asegúrese de establecer hitos específicos y recompensas apropiadas.

Por ejemplo, si su objetivo es realizar un seguimiento del tiempo con éxito durante cinco días seguidos, la recompensa puede ser una costosa cena para llevar, comprar algo que ha deseado durante un tiempo o… simplemente una siesta libre de culpas a la mitad del día. .

Los hitos también pueden incluir el seguimiento exitoso del tiempo X veces a lo largo del día, el seguimiento de un total de cuatro horas como mínimo (dejando algo de espacio en caso de que lo olvide), etc.

Haz que el seguimiento del tiempo sea divertido con applets

If This Then That es una aplicación muy popular y útil que hemos mencionado varias veces en el blog de Clockify. El sitio web le permite crear pequeñas acciones llamadas applets, que activan ciertos comportamientos en su computadora o teléfono. Por ejemplo, cada video de YouTube que le guste se puede agregar a su lista de reproducción de Spotify , o cada vez que se enciende el lavavajillas, su roomba comenzará a limpiar la cocina. Quita las pequeñas tareas de tu plato. Como otro ejemplo, puede conectar su Trello y Clockify para que cada vez que alguien coloque una tarjeta de tarea en Trello, un subprograma ingresará esa tarjeta como una entrada de tiempo en Clockify . Todo lo que tienes que hacer es iniciar el temporizador cuando llegues a él.

Una forma más divertida de controlar el tiempo sería conectar, por ejemplo, YouTube y Clockify , donde cada vez que detienes el cronómetro, aparece un breve video de celebración. También puede hacer lo mismo con un clip de audio o un gif que le parezca divertido. Estas celebraciones automatizadas son como pequeñas recompensas que esperar cuando realiza un seguimiento del tiempo en las tareas.

Rastree el tiempo primero, categorice después

En el pasado, cada vez que pensaba en el seguimiento del tiempo, inmediatamente ponía los ojos en blanco simplemente imaginando todo el proceso de escribir cuál era la tarea, etiquetarla, decidir cuánto duraría mi Pomodoro, etc. La idea de preparación para cada intervalo de tiempo me estaba matando, le faltaba el flujo y me hacía sentir como un robot.

Entonces, arreglé el problema con algunos ajustes simples:

• Al hacer mi lista de tareas, hice previamente todas las etiquetas y proyectos;
• Tiré el temporizador Pomodoro (a excepción de las tareas sensibles al tiempo);
• Completaría solo la información básica sobre la tarea;
• La clasificación, las notas adicionales y todo lo demás se retrasó hasta el final del día.

Descubrí que eliminar estos pequeños matices técnicos hizo que el seguimiento del tiempo fuera menos molesto para mí. Como beneficio adicional, al final del día, ordenar todas las entradas de tiempo resultó ser un gran ritual de desconexión gradual. No necesitaba una tarea adicional para analizar cómo fue mi día, y revisar las entradas me recompensó con una sensación de logro y cierre.

Fuente: tutorial de Clockify: categorización del tiempo

Lo anterior es un ejemplo de cómo puede crear etiquetas para tareas recurrentes en Clockify , por lo que simplemente elige en qué está trabajando desde el menú desplegable. Si categorizar las entradas de tiempo te pone la piel de gallina, esta es la solución perfecta.

Consíguete una herramienta perfecta

Personalmente, probé innumerables aplicaciones de seguimiento del tiempo, seguimiento de hábitos y enfoque. Y aunque no he encontrado ninguno que me funcione al 100% aparte de Clockify, puedo decir con certeza que difieren mucho, cada uno atiende a un tipo diferente de persona.

Ya sea que desee un rastreador solo de aplicaciones, uno que sea multidispositivo, seguimiento automático o entrada manual, informes o no, facturación, integraciones de calendario, lo que sea, lo tienen.

Mi mejor consejo sería pasar unas semanas probándolos para ver el tamaño. Clockify tiene el sistema de funciones más sólido para su plan gratuito, por lo que, en mi opinión, es un buen punto de partida. Puedes ver lo que te gusta y necesitas, y trabajar desde allí.

No luches por la perfección

Una de las razones por las que odiaba el seguimiento del tiempo era porque cada falla en documentar mi tiempo se sentía muy personal. Como si fuera perezoso, desatento, incapaz de hacer una tarea tan pequeña, y otras opiniones muy... desagradables.

Y fue esa mentalidad negativa desde el principio lo que me impidió hacer esto durante mucho tiempo. ¿Por qué incluso intentar el seguimiento del tiempo cuando saca lo peor de mí?

Por lo tanto, para combatir las suposiciones negativas que probablemente tendrá, intente fomentar opiniones diferentes.

“Está bien fallar de vez en cuando”

Las cosas a veces se interpondrán en el camino.

Estarás distraído.

Tendrás un mal día.

Aprende a perdonarte por dejar caer la pelota de vez en cuando. Mientras superes esos sentimientos desagradables y sigas intentándolo, esas pequeñas derrotas no importan. Y esta es la mentalidad más saludable para estar, especialmente si recién está comenzando a controlar su tiempo.

“No necesito rastrear todo”

Los descansos para ir al baño, los descansos para preparar café o escribir un correo electrónico de seguimiento que simplemente apareció como una tarea realmente no necesitan su propio intervalo de tiempo ni seguimiento. Las actividades de cinco y diez minutos probablemente no sean importantes a largo plazo (a menos que sean descansos de entretenimiento que se suman), y no le brindan ninguna información útil sobre sus hábitos.

Son especialmente poco importantes para su informe de cliente/gerente.

No se sobrecargue, y no odiará tanto el seguimiento del tiempo.

“El seguimiento del tiempo es como comer brócoli”

El seguimiento del tiempo puede hacernos sentir como un robot que necesita completar una cuota específica para su ingeniero. Y duele un poco ver que los números parecen obtener un valor mayor que nuestra calidad o producción.

Pero la verdad es que los buenos hábitos no surgen naturalmente. Al igual que un niño que necesita adquirir el sabor del brócoli porque es bueno para su salud, nosotros también debemos pasar por la molestia de recordar controlar el tiempo para ser más productivos en todos los aspectos de la vida.

Así que sí, supongo que estoy comparando el seguimiento del tiempo con el brócoli.

“El seguimiento del tiempo me mantiene a salvo”

Una de las mejores razones por las que debería estar a bordo con el seguimiento del tiempo es que es una prueba irrefutable de cómo ha pasado sus horas de trabajo.

El lugar de trabajo moderno puede estar plagado de dudas, plazos incumplidos, clientes desconfiados e incluso estafadores. Cuando sabe que ha hecho su parte para hacer un informe justo sobre las horas trabajadas y cuánto se le debe, se quita mucho estrés del pecho.

También obtiene evidencia escrita en caso de que un cliente intente evadir el pago, o una disputa de oficina entre compañeros de trabajo se desmorone.

“Da cierta apariencia de control”

Hoy en día, hay demasiados factores que influyen en nuestro trabajo diario, así como en nuestras carreras. Entonces, cuando se le presenta la oportunidad de tener un aspecto minúsculo de control total sobre sus recursos y tiempo, ¿por qué no lo tomaría?

El seguimiento del tiempo es una acción tan pequeña y, sin embargo, tiene un gran impacto en la forma en que trabaja y se presenta ante los demás. Sin mencionar que, con la evolución de los rastreadores de tiempo digitales como Clockify, se han perfeccionado en una experiencia discreta para cualquiera que odie el seguimiento del tiempo.

Para concluir

El seguimiento del tiempo viene con mucha prensa negativa. No nos gusta porque parece convertir nuestro rendimiento en números, y creemos erróneamente que nosotros, como humanos, comenzamos a ser valorados a través de nuestras hojas de tiempo. Esto no podría estar más lejos de la verdad. El seguimiento del tiempo puede darnos control sobre el comportamiento distraído dañino, mantenernos a salvo de malas prácticas tanto en la oficina como en el trabajo independiente, y ser un gran camino hacia la construcción de hábitos de trabajo más saludables.