Los beneficios de usar un rastreador de tiempo en un equipo remoto

Una amiga me dijo una vez que, cuando su equipo trabajaba brevemente desde casa, su jefe no creía que realmente trabajaran. A pesar de que el equipo realizaba su trabajo de la misma manera que lo hacían en una oficina, su empleador desconfiaba. Por lo tanto, pronto regresaron a la oficina. Debo mencionar que no registraron el tiempo mientras trabajaban desde casa.

¿Por que importa? Bueno, cuando los empleados remotos registran sus horas, tienen pruebas de su trabajo, por lo que es más fácil generar confianza entre empleadores y trabajadores. Además de una cuestión de confianza, hay otras formas en las que el uso de un rastreador de tiempo en un equipo remoto es significativo.

En este artículo, cubriremos los beneficios del seguimiento del tiempo para los equipos remotos y le mostraremos cómo puede funcionar en la práctica el seguimiento del tiempo en un equipo remoto.

¿Cuáles son los beneficios del seguimiento del tiempo de los empleados para equipos remotos?

Antes de comenzar a explorar las razones clave por las que los empleados remotos deberían comenzar a controlar el tiempo, recordemos qué abarca el trabajo remoto. Los empleados remotos son aquellos que:

• trabajar desde casa,
• trabajar desde espacios de coworking, cafeterías u otros lugares que no sean oficinas,
• trabajan desde varios lugares, pero ocasionalmente vienen a la oficina,
• a veces tienen horarios de trabajo flexibles.

Ahora, estos son los beneficios del seguimiento del tiempo de los empleados para equipos remotos.

Facturación y nómina precisas

Cuando los empleados remotos trabajan en varios proyectos y para numerosos clientes, es importante realizar un seguimiento de cada hora que dedican a cada proyecto. Además, los trabajadores deben separar las horas facturables de las horas no facturables, lo que puede hacer con una herramienta de seguimiento de tiempo como Clockify. Este enrutamiento hará que la facturación a los clientes sea mucho más fácil.

Como puede ver a continuación, la entrada por primera vez no es facturable, mientras que otras se marcan como facturables. Aquí, la tarea denominada “Actualización de cartera” no está asignada a un proyecto en particular, lo que podría significar que no es una tarea realizada para un cliente. Por lo tanto, no es facturable.

Fuente: Cómo calcular las horas facturables

Con la ayuda de una herramienta de seguimiento de tiempo, un equipo remoto podrá realizar un seguimiento de todas las horas facturables para diferentes clientes. Como resultado, el registro de tiempo evitará errores de cálculo y garantizará que las facturas se realicen correctamente.

Además de los fines de facturación, el registro de tiempo garantiza que los empleados reciban cheques de pago precisos. Mediante el uso de un rastreador de tiempo, los trabajadores remotos anotan en qué proyectos han trabajado y durante cuánto tiempo. Al tener datos de trabajo tan precisos, los empleadores no podrán pagar de menos o de más a sus trabajadores remotos. Además, los gerentes también pueden revisar si alguien tiene horas extras.

Gestión eficaz de proyectos

Cuando se trabaja de forma remota, a los gerentes de equipo les puede resultar difícil saber quién se ocupa actualmente de qué proyecto dentro del equipo. Pero, si todos en un equipo registran sus horas e ingresan los detalles sobre las tareas y proyectos, la transparencia del trabajo será mucho más clara. Entonces, si hay algunos trabajadores abrumados, los gerentes deberían considerar asignar las tareas de manera diferente.

Además, el seguimiento del tiempo ayudará a los líderes a controlar el estado de un proyecto. Por ejemplo, supongamos que usted y su equipo estimaron que el proyecto ABC tardará 163 horas en completarse. Por ahora, sus empleados remotos han rastreado alrededor de 14 horas de trabajo. Entonces, todavía estás al principio porque tienes otras 149 horas para terminar el proyecto. O, si prefieres los porcentajes, has completado alrededor del 8% del trabajo, que puedes ver a continuación.

Un ejemplo del estado del proyecto en Clockify

Esta es la manera perfecta de saber si habrá posibles retrasos y prevenir estos problemas si es posible. Además, puede realizar un seguimiento del progreso de cada equipo remoto que trabaja en un proyecto. En el ejemplo anterior, podemos ver que los equipos de diseño y control de calidad han sido bastante efectivos hasta ahora.

Confianza en el lugar de trabajo remoto

¿Cómo pueden saber los superiores que sus empleados remotos están trabajando? El elemento más crucial aquí es la confianza, y estamos hablando de confianza y respeto mutuos entre trabajadores y gerentes o empleadores. El seguimiento del tiempo juega un papel vital en la generación de confianza en un lugar de trabajo remoto.

Piense en el rastreador de tiempo como un pegamento que conecta a empleados y superiores. Los trabajadores tienen la responsabilidad de registrar sus horas diarias y demostrar que son confiables. Por otro lado, los empleadores y gerentes deben confiar y aceptar los datos de las hojas de horas de los empleados como prueba de su trabajo remoto.

Libertad de elegir un estilo de vida de trabajo remoto

Algunos empleados tienen el hábito del trabajo remoto de cambiar su ubicación de trabajo. Además de su oficina en casa, los trabajadores remotos también realizan sus tareas desde espacios de coworking, cafeterías o bibliotecas. Esa es la libertad que viene con el trabajo remoto.

Digamos que hoy comenzó su jornada laboral en casa, pero después de dos horas, necesitaba un cambio de aires. Fuiste a una biblioteca y te quedaste allí tres horas más. Ahora, para realizar un seguimiento de todas las tareas que ha realizado en casa y en la biblioteca, debe comenzar a registrar el tiempo. Algunas herramientas de seguimiento del tiempo, como Clockify, tienen la opción de sincronizar los datos en varios dispositivos, como teléfonos móviles, computadoras portátiles, etc.

Fuente: Software gratuito de trabajo remoto y equipo

Si es más conveniente para usted, puede realizar un seguimiento de sus horas de biblioteca en su teléfono, pero las horas de su oficina en casa en su computadora portátil. Un rastreador de tiempo garantizará que todas las horas registradas se guarden y sincronicen, independientemente de la ubicación de trabajo y los dispositivos que utilice.

Mejor comunicación y colaboración

Un rastreador de tiempo puede facilitar la comunicación y la colaboración en equipos remotos. Así es como: los empleados que trabajan a distancia registran su entrada al comienzo de su jornada laboral, lo que les muestra a sus colegas que están trabajando actualmente. Por lo tanto, es más fácil aclarar quién está disponible para reuniones o chats. En la captura de pantalla a continuación, podemos ver que Austin y Karen están trabajando en este momento porque su tiempo registrado está "En progreso".

Esto es especialmente práctico para equipos cuyos miembros provienen de diferentes continentes o incluso de varias zonas horarias. Cuando los empleados saben quién está actualmente en el reloj, pueden comunicarse con esos trabajadores si tienen un problema o necesitan ayuda.

Hablando de zonas horarias, Clockify le permite realizar un seguimiento del tiempo independientemente de su zona horaria. Por ejemplo, trabaja desde París (UTC/GMT +2 horas) y su jefe está en Sídney (UTC/GMT +10 horas). Aunque se encuentre en diferentes zonas horarias, cuando su superior evalúe sus hojas de tiempo, verá estos informes en la zona horaria de Sydney.

Tener una mejor comprensión de la disponibilidad de los empleados mejora tanto la comunicación remota como la colaboración.

Mejora de la productividad y el rendimiento de los empleados

Los miembros remotos del equipo no comparten el mismo espacio físico. Por lo tanto, medir la eficacia de los trabajadores puede ser una parte complicada. La forma práctica en que los gerentes pueden revisar el desempeño y la productividad de los empleados es analizar las horas registradas de los empleados, así como otros detalles, como descripciones de tareas y la cantidad de tiempo dedicado a un proyecto. Por lo tanto, el seguimiento del tiempo puede ayudar a garantizar que todo funcione sin problemas y que los empleados remotos puedan terminar los proyectos a tiempo.

Aparte de los líderes, el seguimiento del tiempo también es útil para los trabajadores. Los empleados pueden averiguar cómo pasan su tiempo durante el día, qué tan productivos son y qué aplicaciones usan más.

Este es un ejemplo de la línea de tiempo de productividad, una opción útil que ofrece Clockify, que le muestra cuánto tiempo pasa trabajando en diferentes aplicaciones. Para probar esta función, deberá usar un rastreador de tiempo automático. Asegúrese de que esta línea de tiempo muestre solo actividades de más de 10 minutos. Como puede ver en la captura de pantalla, este usuario ha rastreado tres horas en Google Docs. Si el usuario es un escritor de contenido, entonces este es un buen puntaje porque muestra que ha estado escribiendo durante tres horas (supongamos que no hubo molestias al mirar una página vacía). El signo más en el lado derecho de la página le permite agregar las entradas de tiempo que desee. Por ejemplo, aquí se han agregado todas las entradas de tiempo, excepto Excel.

Rendición de cuentas mejorada

¿Cómo ayuda el seguimiento del tiempo a los empleados a hacerse responsables de su desempeño? Bueno, saber que necesitan registrar sus horas hace que los trabajadores se den cuenta de que el reloj corre. Por lo tanto, es más probable que los empleados hagan todo lo posible para completar sus tareas antes de la fecha límite. Como resultado, los trabajadores demostrarán cuán responsables son. Una vez que todos los miembros del equipo demuestren su responsabilidad, también se creará una relación de confianza entre los trabajadores.

¿Cómo pueden los gerentes monitorear a los empleados remotos?

Los líderes remotos no deberían actuar como Gran Hermano, vigilando a los trabajadores y analizando cada paso que dan durante las horas de trabajo. Al hacerlo, los gerentes están borrando todo rastro de confianza entre ellos y sus empleados.

En cambio, los líderes y los empleadores deben encontrar el enfoque adecuado para realizar un seguimiento del tiempo que los empleados dedican a realizar sus tareas de forma remota. Aquí hay algunos pasos importantes que los superiores pueden tomar para monitorear a los trabajadores remotos.

Paso 1: Cree una guía de seguimiento del tiempo

Para garantizar que los trabajadores remotos realicen un seguimiento de su tiempo de manera adecuada, los empleadores o gerentes deben crear una guía de seguimiento del tiempo. Incluso si su empresa utiliza una aplicación de seguimiento de tiempo simple, considere hacer un manual de este tipo para registrar el tiempo. Esto es lo que debe cubrir una guía:

• ¿Qué tareas o proyectos tienen que seguir los empleados?
• ¿Deberían los empleados categorizar sus entradas de tiempo?
• ¿Cómo deben los empleados realizar un seguimiento de su tiempo (manualmente, con un temporizador, ingresando las horas en una hoja de tiempo)? Si todas las opciones están disponibles, infórmeselo a los trabajadores.
• ¿Con qué frecuencia necesitan los empleados registrar su tiempo (todos los días o una vez por semana)?

Además, es importante aclarar cuán detalladas deben ser estas entradas de tiempo. Por ejemplo, si está bien si los empleados describen sus tareas como "Publicación de blog" o "Escribir la publicación de blog 'Cómo administrar equipos remotos'".

Tener una directriz de este tipo no deja lugar a malentendidos. Los empleados sabrán exactamente cómo registrar sus horas, con qué frecuencia y qué tan detallados deben ser. Además, no sentirán que su privacidad es invadida durante las horas de trabajo.

Paso 2: Solicite actualizaciones a su equipo

Como ya mencionamos, mantener una comunicación efectiva entre los miembros del equipo es crucial cuando se trabaja de forma remota. Para mantenerse en contacto con los empleados remotos, los gerentes deben organizar reuniones periódicas y solicitar actualizaciones a los miembros de su equipo.

Obtener actualizaciones de todos los trabajadores ayudará a los líderes a saber en qué está trabajando cada miembro del equipo y si hay algún problema con los proyectos. Entonces, los gerentes podrán hacer estimaciones realistas del proyecto.

Ahora bien, la frecuencia de estas reuniones depende del trabajo que esté realizando tu equipo. A veces, necesitará actualizaciones una o dos veces al día, otras veces estará bien con una reunión semanal.

Paso 3: Establecer plazos

Además de las actualizaciones que recibe del equipo, otra forma de asegurarse de que todos estén en la misma página es establecer fechas límite para todas las tareas. Nos guste o no, los plazos aportan estructura a una rutina de trabajo remoto. Por supuesto, vale la pena señalar que estos plazos deben ser realistas.

Una vez que los empleados obtengan nuevas asignaciones, seguidas de las horas de inicio y finalización, podrán organizar su trabajo en consecuencia. Además, cuando los trabajadores de teletrabajo han establecido plazos, es más probable que se hagan responsables de estas tareas. Además, tener suficiente tiempo para una tarea ayuda a que los trabajadores estén menos estresados ​​y sean más productivos.

¿Cómo pueden los trabajadores remotos realizar un seguimiento de sus horas?

Explicamos cómo los líderes remotos pueden rastrear a sus empleados, pero aquí hay algunos consejos para los trabajadores de teletrabajo.

Realice un seguimiento de las horas de trabajo y las distracciones

Como mencionamos, los empleados remotos deben seguir una guía de seguimiento del tiempo al realizar un seguimiento del tiempo que trabajan de forma remota. Pero, además de registrar las horas que pasa trabajando en las tareas, también puede realizar un seguimiento de las distracciones. Esto es especialmente importante para aquellos de ustedes que trabajan desde casa, ya que las distracciones son uno de los desafíos más comunes de los trabajadores remotos.

Entonces, cada vez que alguien te interrumpa, asegúrate de anotar el tiempo que has perdido en esa distracción. Al final del día, tendrás una mejor idea de cuánto tiempo dedicaste a tus tareas y cuánto tiempo desperdiciaste en distracciones. Además, también puede anotar el tiempo que pasó en las reuniones, si tiene reuniones frecuentes.

Realice un seguimiento del tiempo para descubrir cómo las diferentes ubicaciones afectan su trabajo

Ahora, si eres uno de esos trabajadores que aprovechan un estilo de vida remoto cambiando de lugar de trabajo, este consejo es para ti. El seguimiento del tiempo puede ayudarlo a descubrir qué ubicaciones se adaptan a determinados tipos de tareas.

Así es como funciona. Digamos que su tarea es escribir un esquema de blog. Por lo tanto, realice un seguimiento del tiempo que necesita para terminar esta tarea cuando trabaja desde casa. Además, mida cuánto tiempo le lleva completar esta tarea en la oficina. Luego, simplemente compare los resultados. Si eres más productivo con esta tarea en casa, asegúrate de no dejar esta tarea para el día que estés en la oficina.

Al anotar las entradas de tiempo para cada tarea durante el día o la semana, pronto se dará cuenta de la carga de trabajo que puede hacer en casa en comparación con la oficina o los cafés. Por lo tanto, podrá elaborar un horario de trabajo remoto que mejor se adapte a sus necesidades.

Conclusión

El seguimiento del tiempo cuando se trabaja de forma remota garantizará que todo encaje en su lugar. Con un rastreador de tiempo, los equipos remotos administrarán sus proyectos de manera más efectiva y cobrarán a sus clientes de manera adecuada. Además de los proyectos, el registro del tiempo también ayudará a los empleados a comunicarse y colaborar entre sí fácilmente porque los trabajadores les avisarán a los demás cuando estén trabajando. Trabajar en un entorno de este tipo tendrá un impacto positivo en la generación de confianza dentro de un equipo remoto.

Para monitorear a los empleados remotos, los gerentes deben crear una guía de seguimiento del tiempo para todos los trabajadores. Además, los líderes siempre deben solicitar actualizaciones periódicas a sus equipos y establecer fechas límite para todas las tareas.

En cuanto a los trabajadores que teletrabajan, un rastreador de tiempo no solo les mostrará cómo pasan sus horas de trabajo, sino también con qué frecuencia se distraen. Además, al monitorear el tiempo, los empleados remotos aprenderán cómo varias ubicaciones influyen en sus niveles de productividad.