17 sencillos consejos para ahorrar tiempo

Hace unos años vi una foto que circuló en las redes sociales que decía “Tienes la misma cantidad de horas en un día que Beyoncé”.

Si bien eso es motivador, solo es parcialmente cierto: sí, incluso las personas más exitosas del mundo tienen solo 24 horas al día, pero pasa por alto el hecho de que esas personas no tienen que gastar su tiempo en cosas como lavar la ropa o esperando un autobús.
Aunque no tenemos todo el equipo de profesionales trabajando para nosotros como ellos, hay cosas que podemos hacer para ahorrar tiempo.

En este artículo, repasaremos 17 consejos para ahorrar tiempo que lo ayudarán a gastar más de su recurso más preciado en cosas que le importan.

1. Haz un seguimiento de tu tiempo

Antes de entrar en cualquiera de los consejos de los que hablaremos, como punto de partida, es importante saber exactamente en qué está gastando su tiempo. La forma más fácil de hacerlo es hacer un seguimiento de su tiempo.

Puede hacerlo con lápiz y papel o en una hoja de cálculo, pero requiere mucho menos tiempo usar una aplicación de seguimiento del tiempo. El uso de una aplicación le permitirá ver todos los datos de manera organizada para que pueda analizar cómo pasa su tiempo.
¿Hay algo en lo que deberías dedicar más/menos tiempo? ¿Puedes organizar tu tiempo de manera más efectiva? ¿Qué cambios puede hacer en su horario para que se adapte mejor a sus necesidades?

2. Desarrollar habilidades de gestión del tiempo

Hagas lo que hagas, es importante ser bueno en la gestión del tiempo. Le ayuda a hacer más en menos tiempo, alcanzar sus metas y estar menos estresado.
Debes saber cómo establecer correctamente objetivos, priorizar, enfocar, planificar de manera efectiva y organizar tu tiempo.

No posponer las cosas es una forma sencilla de ahorrar tiempo.
Trate de comenzar a trabajar en una tarea tan pronto como pueda. Es más fácil trabajar en algo un poco todos los días que esperar el último minuto y estresarte.

Soy procrastinador por naturaleza, pero también me niego a trabajar de noche en lugar de dormir. Además, no puedo trabajar bajo demasiada presión porque no puedo manejar bien el estrés y empiezo a entrar en pánico.
La solución que se me ocurrió es engañarme a mí mismo para ser organizado. Lo hago haciendo un juego de eso. Si logro hacer una tarea en X cantidad de tiempo, me recompenso. También tengo un sistema de puntos (dependiendo de lo satisfecho que esté con mi trabajo; también obtengo puntos extra si termino antes). Cuantos más puntos obtenga, mayor será mi recompensa. La gestión del tiempo no tiene por qué ser seria y aburrida.

3. Haz una gran tarea antes del almuerzo

Nuestro enfoque no es el mismo a lo largo del día. Es mejor por la mañana cuando nuestra mente aún está fresca y bien descansada. Debes usar este tiempo para trabajar en la tarea más grande y más difícil del día: te concentrarás más fácilmente y te tomará menos tiempo terminarla.

Terminar la tarea más importante en las primeras horas de su jornada laboral le dará una sensación de logro y lo motivará a ser productivo durante el resto del día.

4. Sepa cuándo es más productivo y haga un cronograma en torno a eso

Algunas personas prefieren levantarse temprano y son las más productivas de la mañana. Otros funcionan mejor por la noche. Averigua si eres un pájaro madrugador o un ave nocturna, o tal vez una paloma diurna a la que le gusta despertarse y acostarse a una hora razonable.

Haz un horario que complemente tu ritmo natural; si es un ave nocturna, despertarse a las 5 a. m. solo lo pondrá de mal humor y menos eficiente. Del mismo modo, si eres una persona madrugadora, no podrás lograr nada a altas horas de la noche.
Asegúrese de que 1) su horario funcione para usted y 2) que esté durmiendo lo suficiente.

5. Aprovecha la tecnología

Una de las ventajas de vivir en el siglo XXI es que puedes hacer muchas cosas desde la comodidad de tu hogar, usando Internet.

Aprovecha eso. Paga tus facturas online en lugar de ir al banco oa la oficina de correos (también evitarás las colas) o incluso automatízalo.
También puede comprar y, en muchos casos, trabajar en línea. No solo ahorra tiempo, sino que también es mucho más seguro durante la situación en la que nos encontramos.

Hay muchas aplicaciones que te hacen la vida más fácil y te ayudan a ser más rápido y productivo. Independientemente de lo que necesite, probablemente haya una aplicación para eso, desde aplicaciones de tareas pendientes y calendario hasta una variedad de aplicaciones de automatización.

6. Mata dos pájaros de un tiro

Todos sabemos que la multitarea no es una idea estelar si desea ser productivo: es más efectivo cuando se enfoca en una sola tarea a la vez. Eso se aplica a cambiar de tarea o (como dice el nombre) cambiar de una tarea a otra y perder mucho enfoque en el proceso.

La multitarea no siempre es mala. Si dos tareas no exigen las mismas partes de su cerebro, es una buena forma de ahorrar tiempo. Por ejemplo, limpiar y escuchar un audiolibro.
Otro ejemplo es salir a caminar con un amigo: haces algo de ejercicio físico, te pones al día y disfrutas del buen tiempo.

Si tienes que desplazarte para ir al trabajo, tienes muchas opciones para que ese tiempo sea más útil y/o menos aburrido: si te queda cerca, puedes dar un paseo o andar en bicicleta. Si está tomando un autobús o un tren, puede leer las noticias o un libro, escuchar podcasts o responder correos electrónicos.

Si necesita más descanso, simplemente relajarse y escuchar música o incluso hacer ejercicios simples de atención plena mientras va a trabajar también son opciones perfectamente buenas.

Piensa en lo que necesitas más e intenta implementarlo en algo que ya estés haciendo.

7. Prepararse con antelación es la clave

Si se prepara con anticipación, es más probable que obtenga el mejor uso de su tiempo. Aquí hay dos ejemplos.

Preparándose para las reuniones

Si está organizando una reunión, asegúrese de que todos sepan de qué se tratará la reunión para que puedan venir preparados. Mantenga sus reuniones lo más concisas y enfocadas posible; reuniones largas e innecesarias desperdician el tiempo de todos. Si todos vienen preparados, puede ir directamente al grano y resolver un problema en mucho menos tiempo.

(Además, si la reunión puede ser un correo electrónico, debe ser un correo electrónico).

Preparación para las lecciones como estudiante

Si eres un estudiante, debes presentarte algo preparado para las lecciones. Sé que no es fácil estar al tanto de tu trabajo escolar; fui estudiante hasta hace poco. Por eso sé que esto ayuda mucho.
Hace que sea más fácil para ti aprender durante la lección, lo que significa pasar menos tiempo estudiando en casa y/o justo antes del examen. También sabrá si no entiende algo, por lo que puede preguntarle al profesor de inmediato y ahorrarse problemas en el futuro.

Ya tienes que asistir a las lecciones, aprovéchalas al máximo. Le quitan una parte importante de su día: no pierda ese tiempo.

8. Aprende a decir no

Decir que sí a todo es una forma segura de agotarse y trabajar demasiado, así como de dedicar su tiempo a cosas que no quiere o no necesita hacer.

No debe regalar porciones de su tiempo como si fueran folletos gratuitos de Costco; su tiempo y energía son un recurso valioso y limitado y debe tratarlos como tales.

No puedes decir que no en todas las circunstancias, especialmente en el trabajo, pero a menudo puedes.
¿Sabes cuando todo en ti quiere decir que no , pero terminas diciendo que sí porque te sientes mal? Aquí hay algunas cosas que podrían ayudar:

1. Sea asertivo, pero cortés y diplomático: dé una buena razón (no una excusa) de por qué necesita decir que no .
   Por ejemplo, “Gracias por pensar en mí para esto, pero ya estoy trabajando en dos grandes proyectos, así que, lamentablemente, no tengo tiempo para ningún trabajo adicional. No quiero comprometer la calidad de nada en lo que estoy trabajando”.
2. No es necesario entrar en demasiados detalles. Por ejemplo: “Lo siento, no puedo, mi hermana está en la ciudad con sus hijos y no los he visto en meses y, sinceramente, me siento muy mal por eso, especialmente porque viven a solo una hora de distancia y realmente no hay excusa. pero también siempre me demoro en arreglar mi auto y…” es demasiado.
   “Gracias por invitarme, pero no puedo, mi hermana y sus hijos están en la ciudad y voy a pasar este fin de semana con ellos” es suficiente.
3. Ofrezca una alternativa o una idea sobre cómo hacer el trabajo de otra manera (sin involucrarlo). Puede ser tan simple como "Mi agenda está repleta el jueves, pero estoy libre el domingo si eso funciona para ti".
4. Practica: cuanto más practiques, más fácil será y mejorarás.

9. Si te toma menos de 5 minutos, hazlo de inmediato

Las tareas pequeñas pueden acumularse rápidamente, especialmente si tendemos a posponer las cosas. Puede evitarlo adquiriendo el hábito de hacer las tareas de inmediato si toman menos de 5 minutos.
Lavar su taza de café o un plato solo toma un minuto, tal vez dos; si espera hasta que su fregadero esté sobrecargado con platos sucios, le llevará mucho más tiempo (y arruinarán su estado de ánimo cada vez que los mire).

Al principio, es difícil dejar el hábito de decir “Lo haré en 10 minutos… Sé que también lo dije hace 10 minutos, pero esta vez de verdad”.
Lo que me ayudó es la regla de los 5 segundos de Mel Robbins: cuando tienes el instinto de hacer algo, reacciona en 5 segundos o tu cerebro te convencerá de que lo haces en 5 minutos... o 10... o 110.

Tal vez no sienta el instinto de pagar una factura, pero cuando lo recuerde, hágalo de inmediato.

Sí, esto también se aplica a levantarse de la cama. No pospongas la alarma. Según los expertos, presionar repetidamente el botón de repetición puede provocar períodos prolongados de inercia del sueño (sensación de aturdimiento después de despertarse). También interfiere con tus ciclos de sueño, lo cual es malo tanto para tu mente como para tu cuerpo.

10. Prepara la noche anterior

Las mañanas pueden ser agitadas: para evitar estrés adicional y ahorrar una cantidad significativa de tiempo, prepare todo la noche anterior.

• Escribe una lista de cosas por hacer para que cuando te despiertes ya sepas lo que tienes que hacer.
• Prepara lo que te vas a poner la noche anterior y plánchalo si es necesario. No hay nada más frustrante que tener prisa y darte cuenta de que lo que querías ponerte está arrugado o manchado.
• Incluso puede preparar su desayuno la noche anterior, por ejemplo, avena o muffins.
• Si te gusta cambiar tus carteras para que combinen con tus atuendos, asegúrate de empacar todo lo que necesitas para el día. También puedes comprar varias cosas pequeñas que siempre llevas contigo (pañuelos de papel, chicles, máscaras, protector labial, etc.) y ponerlas en cada bolsa.

Por la mañana, nos enfrentamos a muchas decisiones que tomar, y solo podemos tomar una cantidad limitada antes de llegar a la fatiga de la decisión. Además de eso, es más difícil pensar cuando todavía estás medio dormido. Es por eso que las mañanas son mucho más suaves y rápidas cuando preparas todo la noche anterior.

11. Limita el número de decisiones que tomas

Hablando de la fatiga de la decisión, otra forma de ahorrar tiempo y energía mental es simplemente limitar sus opciones.

Cuando le preguntaron a Mark Zuckerberg por qué usa lo mismo todos los días, dijo: "Realmente quiero limpiar mi vida para que tenga que tomar la menor cantidad de decisiones posible sobre cualquier cosa, excepto sobre cómo servir mejor a esta comunidad".

No estoy diciendo que debas empezar a usar lo mismo todos los días también. Sin embargo, sería una buena idea limitar la cantidad de decisiones que debe tomar haciendo lo siguiente:

• Cree rutinas para que no tenga que devanarse los sesos decidiendo cuándo despertará, qué productos para el cuidado de la piel usará o qué ejercicios debería hacer.
• Puedes 1) hacer un guardarropa cápsula con piezas que te gusten y con las que te sientas bien. Asegúrate de que todas combinen para que, sin importar cómo las combines, tengas un conjunto completo, o
  2) si te gusta la moda y te gusta tener mucha ropa, trata de hacer atuendos con ella con anticipación, para que tengas opciones cuando tengas prisa.
• Tenga una lista de verificación para los alimentos que siempre compra en lugar de escribir una nueva lista cada vez y preguntarse si olvidó agregar algo.
• Tenga una lista de opciones saludables, abundantes y rápidas para cada comida. Me encanta experimentar y probar comida nueva, pero cuando tengo poco tiempo, es más fácil elegir entre 3 o 4 opciones que tengo para el almuerzo según mi estado de ánimo, en lugar de elegir entre todo lo que he comido.

12. Cocinar a granel

Otro consejo para ahorrar tiempo relacionado con la comida es cocinar a granel.
Pasará la misma cantidad de tiempo cocinando ya sea que haga una o 5 porciones, pero al hacer la mayor cantidad de comida y guardarla para más tarde, reducirá el tiempo de cocción durante los próximos días.

13. Reduce tu consumo de redes sociales

El desplazamiento interminable suele ser el culpable de la mayor parte del tiempo que perdemos.

La única forma de combatirlo es limitar el tiempo que pasamos en las redes sociales. Así es cómo:

1. Revisa tu tiempo frente a la pantalla y cuánto de ese tiempo pasas en las redes sociales. Advertencia: los números pueden no ser fáciles de enfrentar.
2. Desactivar las notificaciones. No solo tendrá menos distracciones, sino que también evitará el escenario "Desbloqueé mi teléfono solo para responder el mensaje y una hora después todavía estoy en las redes sociales".
3. Establece reglas para ti mismo sobre cuándo puedes y no puedes revisar tu teléfono. Por ejemplo, "No puedo acceder a las redes sociales antes de hacer mi rutina matutina" o "No puedo acceder a Instagram cuando estoy trabajando excepto durante la hora del almuerzo".
4. Fuera de la vista, fuera de la mente: si puede, no deje su teléfono a su lado. Póngalo en otra habitación o en su bolso.

14. Dedique menos tiempo a los correos electrónicos

De manera similar a tener un marco de tiempo limitado para las redes sociales, debe establecer la hora en que responde los correos electrónicos. Puede ser una, dos o cuatro veces al día, según la cantidad de correos electrónicos que reciba normalmente. Elija esos momentos sabiamente: no desperdicie el período de su mejor enfoque en los correos electrónicos, sino en una tarea más importante y/o más difícil.
Otras formas de pasar menos tiempo en los correos electrónicos son:

1. Usa plantillas. Si te encuentras respondiendo lo mismo una y otra vez, crea una plantilla en lugar de escribir siempre lo mismo.
2. Tenga en cuenta que es más fácil encontrar el correo electrónico que desea mediante la barra de búsqueda que organizar manualmente los correos electrónicos en carpetas.
3. No contestes si no es necesario. Suena obvio, pero a veces necesitamos un recordatorio.
4. Darse de baja de la newsletter que ya no le interesa.

15. Agrupa tareas similares en lotes

Si tiene que imprimir varias cosas, imprímalas al mismo tiempo. Si tiene que hacer varias llamadas telefónicas, hágalas todas en una sola sesión. Si tiene que comprar varias cosas, cómprelas en un solo viaje de compras. Si tiene que crear el contenido de una semana para las redes sociales, elija un día y hágalo todo a la vez.

No solo lo hará de manera más eficiente porque estará en el espacio mental correcto, sino que también ahorrará mucho tiempo en cosas aparentemente pequeñas que de otro modo se sumarían. ¿Por qué iría a la impresora y volvería a su escritorio, iniciaría y cerraría sesión, se prepararía, conduciría hasta el centro comercial, etc. 5 veces cuando puede hacerlo una vez?

16. Tener un espacio de trabajo designado

Si estás trabajando desde casa, no trabajes desde tu cama. Encuentra un lugar específico para el trabajo, preferiblemente un escritorio. De esa manera, cuando se siente en su escritorio, su cerebro sabrá que habla en serio y se pondrá en modo de trabajo más rápido. Trabajar desde la cama también puede disminuir la calidad del sueño: su cerebro debe asociar la cama con el sueño y el descanso, no con la vigilia, la concentración y el trabajo.

Mantén tu espacio de trabajo limpio y organizado. Solo debe contener las cosas que necesita para el trabajo, sin elementos innecesarios para evitar distracciones.

Lo mismo ocurre si eres estudiante: si quieres estudiar de manera efectiva, estudia en tu escritorio, no acostado en tu cama.

17. Contrata a alguien

Debería considerar contratar a alguien para que lo ayude si está en una posición financiera para hacerlo. Ya sea alguien a largo plazo (asistente virtual, ama de llaves, asesor financiero) o solo ocasionalmente (reparador o servicio de catering), el tiempo que ahorra vale el dinero que gasta.

Esto se aplica especialmente a los propietarios de pequeñas empresas. Cuando recién comienza, tiene que hacer casi todo por sí mismo, pero a medida que su negocio crece, intente delegar más y más cosas a los profesionales.

Conclusión

Aunque nuestras vidas suelen ser agitadas, hay formas de dedicar menos tiempo a cosas innecesarias y más tiempo a las que valoramos. Lo más importante es trabajar en nuestras habilidades de gestión del tiempo, desde aprender a decir que no hasta asegurarnos de estar siempre preparados. Puede parecer imposible a veces, pero todo lo que se necesita es una buena organización y disciplina.
(Al menos hasta que seamos lo suficientemente ricos como para contratar gente para hacer todo lo que no queremos).