Cómo completar los informes de tiempo para el trabajo

Los informes de tiempo son un recurso inmensamente útil. Si bien a muchas personas no les gusta completarlos debido a la naturaleza a veces tediosa del proceso, una hoja de tiempo adecuada puede salvar su piel, ahorrarle dinero y mantenerlo productivo. Siga leyendo para descubrir cómo llenar los informes de tiempo con la menor molestia y dolor de cabeza, con la ayuda de un rastreador de tiempo digital.

Decida qué parte de horas necesita

La forma en que organice sus proyectos y cómo trabaje día a día determinará qué parte de horas sería la más adecuada para usted. Hay varios tipos, pero los más utilizados son:

1. Diario: más comúnmente utilizado por empleados y autónomos pagados por hora para realizar un seguimiento de las horas facturables y mejorar la productividad
2. Semanal: se utiliza para realizar un seguimiento de la progresión semanal, así como para los pagos semanales.
3. Cada dos semanas: utilizado por empleadores y trabajadores a quienes generalmente se les paga cada dos semanas
4. Mensualmente: normalmente lo usan los empleadores que pagan a los empleados una vez al mes, simplemente para registrar las horas de inicio y finalización de los días laborales.

Para aquellos menos inclinados a lo digital, todas las plantillas de parte de horas mencionadas anteriormente (y más) están disponibles en línea. Simplemente imprímalos y comience a realizar un seguimiento de sus horas de trabajo.

Hoja de tiempo semanal en Clockify

Crear etiquetas y categorías

Las etiquetas y categorías existen para hacer que su seguimiento del tiempo sea mucho más fácil. Verá que, una vez que los tenga en su lugar, completar las entradas de tiempo individuales se convierte en una brisa. No hay necesidad de entradas manuales cada vez, o recordar detalles.

Las etiquetas que cree deben basarse en su trabajo. Por ejemplo, puedes tener:

• Etiquetas relacionadas con el proyecto;
• Etiquetas generales;
• etiquetas relacionadas con el cliente;

Las etiquetas y categorías son especialmente útiles cuando se formulan informes de final de proyecto o de cliente. Puede filtrar los datos en función de estas etiquetas y proporcionar informes más personalizados.

Un ejemplo de un informe en Clockify

Establezca tarifas por hora y realice un seguimiento de sus horas facturables

Naturalmente, cuando le pagan por hora y desea tener un informe limpio y presentable para sus clientes, establecerá una tarifa específica. Simplemente configure una moneda en su rastreador de tiempo, así como la tarifa predeterminada (o por proyecto o cliente, sin importar cuán detallado desee ser), y puede comenzar a completar sus entradas de tiempo con tranquilidad.

Configurar una tarifa personalizada en Clockify

Un hecho divertido: querrá decidir qué horas no facturables también estará rastreando. Lo crea o no, a veces son tan importantes como las horas facturables.

¿Por qué realizar un seguimiento de las horas no facturables?

Estas horas incluyen marketing, facturación, redacción de informes y preparación de reuniones, por ejemplo.

Si bien debe tener más horas facturables que no facturables para cubrir los costos, el seguimiento del tiempo en este último tiene sus propios méritos:

• Aprende cuánto tiempo toman los no facturables y cómo mejorarlos;
• Puedes ver qué clientes o proyectos tienen más o menos horas no facturables;
• Mejore su flujo de trabajo y gestión de proyectos.

Y estos son solo la punta del iceberg. Para obtener más información sobre el seguimiento de las horas facturables y no facturables, hemos escrito una guía que seguramente ayudará a cualquier empleado que pague por hora.

Seguimiento del tiempo

Dos formas de rastrear el tiempo: ingresar horas manualmente y rastrear automáticamente. Puede usar uno o ambos métodos, incluso basar su elección en el tipo de jornada laboral que tenga.

Cómo rastrear el tiempo manualmente

El seguimiento manual del tiempo es bueno para aquellos que prefieren agregar tiempo después del hecho, al final del día, generalmente porque solo hay unas pocas tareas que ocupan la mayor parte de su tiempo.

También hay personas que planifican su tiempo meticulosamente. Sus timeboxes para el día ya están planificados en una lista de tareas pendientes o un calendario. Y así pueden completar los informes de tiempo por adelantado o al final del día, viendo cómo planean cumplir con su horario lo más estrictamente posible.

Además, el seguimiento manual del tiempo les permite editar las entradas de tiempo en las que sobreestimaron o subestimaron sus tiempos de trabajo.

Arriba hay un ejemplo de cómo Clockify le permite simplemente ingresar el tiempo que planea pasar (o ha pasado) trabajando y agregarlo a su informe de tiempo con un solo clic. También puede marcar si las horas son facturables o no, y etiquetarlas apropiadamente.

Cómo rastrear el tiempo automáticamente

Configurar su rastreador de tiempo para registrar automáticamente sus horas es útil cuando no quiere lidiar con la configuración de cajas de tiempo o listas de tareas pendientes. Si está particularmente lleno de trabajo algunos días, es más fácil simplemente iniciar la aplicación y seguir con su negocio.

Los rastreadores como Clockify lo seguirán sin importar cuántas veces cambie entre diferentes programas. Una vez que finaliza la jornada laboral, puede pasar 15 minutos para refrescarse revisando las entradas de tiempo y ordenándolas, etiquetándolas o revisándolas en la hoja de tiempo.

Una captura de pantalla del rastreador automático de Clockify

Contabilización de pago adicional

El pago adicional incluye casos como horas extra, tiempo compensatorio, tarifas de vacaciones, situaciones de guardia/emergencia. Echemos un breve vistazo a cada tipo.

1. Registro de horas extras

Todos estamos familiarizados con las horas extra: son las horas adicionales que se pasan en el trabajo. Las horas extra pueden ocurrir por una multitud de razones, desde plazos forzados hasta problemas de productividad personal.

Legalmente, cualquier cosa que supere la semana laboral habitual de 40 horas puede considerarse horas extras. Y dependiendo del día de la semana y de cuántas horas haya trabajado, un empleador (o cliente) puede pagarle tarifas diferentes.

Naturalmente, cuánto gana cuando trabaja horas extras dependerá en gran medida del país de donde sea.

• Ley de seguimiento del tiempo de la UE
• ley de horas extras de california
• Ley de normas laborales justas y regulación del tiempo de trabajo

Estas leyes laborales se establecieron para proteger tanto a los empleadores como a los empleados, por lo que alentamos a todos a informarse lo mejor que puedan.

2. Registro del tiempo compensatorio

El tiempo compensatorio es el tiempo libre otorgado a los empleados en lugar del pago de horas extras. También depende de más factores: si está en el sector público o privado, si está asalariado o le pagan por hora y qué tan alto es su salario.

Averigüe si es o no elegible para el tiempo compensatorio aquí.

3. Registro de tarifas de vacaciones

Durante los días festivos nacionales, es especialmente importante realizar un seguimiento de las horas de trabajo, ya que las tarifas de los días festivos pueden ser diferentes de las de las horas extra regulares (nuevamente, dependiendo de las leyes laborales de su país).

Al realizar un seguimiento del tiempo en casos como estos, preste especial atención a la actualización de las tarifas por horas facturables. Al final, simplemente genere un informe y deje que el rastreador de tiempo calcule su pago de horas extras.

4. Grabación para el trabajo de guardia

Estar de guardia significa estar disponible para trabajar siempre que el empleador lo necesite. Los ejemplos más comunes incluyen enfermeras, técnicos de TI y mantenimiento.

El trabajo de guardia puede ser parte de un plan de empleo regular, pero también algo ocasional, por ejemplo, cuando una empresa lanza su nuevo software un viernes y necesita que sus desarrolladores estén listos el sábado en caso de que surja algún problema grave.

Es importante mencionar las horas de guardia a su empleador y recordarle las reglamentaciones apropiadas de la FLSA. Acuerde cómo hará un seguimiento del tiempo, facturará e informará las horas trabajadas para garantizar que sus hojas de tiempo sean precisas y no dejen lugar a malentendidos.

Estos casos de horas extras son solo algunos de los más comunes. Para completar correctamente los informes de tiempo, es esencial que se familiarice con el tipo de tiempo extra que probablemente hará y cuándo.

tiempo de redondeo

Al completar sus informes de tiempo, lo más probable es que se encuentre con el concepto de redondeo de tiempo . Es la práctica de redondear las horas a los incrementos más cercanos.

Ejemplo: llegas al trabajo a las 8:45 a. m. y te vas a las 4:49 p. m. Cuando se calcula, eso es 8 horas y 4 minutos. Luego, los 4 minutos se pueden redondear a 8 horas y 5, 10 o 15 minutos, para facilitar el cálculo de la nómina.

En general, hay tres reglas al redondear el tiempo:

1. Entrada de tiempo de redondeo al incremento de tiempo más cercano (desde 7 h 59 min trabajados hasta 8 h trabajados)
2. Redondeo de la hora a favor del empleado y de la salida a favor del empleador (redondeo a la baja de ambas entradas de tiempo)
3. Redondear el reloj de entrada y salida a favor del empleado

Así es como se ven estas reglas en la práctica (y el orden de la lista):

El redondeo de tiempo es necesario para que el cálculo de la nómina sea sencillo y para ayudar a los empleadores a obtener una visión transparente de las horas trabajadas y a los empleados pagados de manera justa.

Además, una gran cantidad de software de seguimiento de tiempo, como Clockify , le brinda la opción de redondear sus entradas de tiempo con un simple interruptor de encendido y apagado en la propia aplicación. Así no tienes que calcular tú mismo ni preocuparte si lo has hecho todo bien.

Activar el redondeo de tiempo para calcular la nómina en Clockify

Sin embargo, si desea hacer las cosas a la "vieja escuela", siempre puede hacer los cálculos de redondeo de tiempo usted mismo. Para aquellos que deseen aprender a completar una hoja de tiempo teniendo en cuenta el redondeo de tiempo, hemos hecho un desglose detallado de las prácticas de redondeo de tiempo. Enumera todas las reglas que necesitará para dominarlo y facilitar los informes de tiempo.

Revise su hoja de tiempo

Una vez que haya completado las entradas de tiempo para el día (o la semana), es mejor reservar unos minutos al final del día para revisarlas. Esto se hace mejor mirando su día en una hoja de tiempo.

Los rastreadores de tiempo tienen la opción de presentar su día laboral a través de una hoja de tiempo y, además, le permiten editar cualquier entrada que haya realizado.

Vista de parte de horas en Clockify

Haga un acuerdo con su empleador o cliente sobre lo que podrá editar en la hoja de horas. Puede agregar o eliminar entradas, editar descripciones, etiquetas y nombres de proyectos o clientes, y mucho más. La hoja de tiempo es un reflejo de sus prácticas comerciales y debe refinarse para que coincida con ellas.

No hace falta decir que, dado que la confianza es un factor importante en las buenas relaciones comerciales, siempre justifique sus cambios de entrada de tiempo para evitar malentendidos o conflictos.

Sugerencias adicionales de seguimiento del tiempo

Por último, pero no menos importante, dado que Clockify existe desde hace bastante tiempo, hemos visto y escuchado muchos comentarios de nuestros usuarios. Nos ayuda a comprender en qué acertijos de seguimiento de tiempo se encuentran y cómo podemos ayudarlos a hacer el mejor uso de nuestra aplicación.

Con eso, aquí hay una breve lista de consejos que creemos que todos necesitan.

• Enumere todas las razones por las que realiza un seguimiento del tiempo

En momentos en los que sentimos que completar los informes de tiempo es la peor tarea que existe, recordarnos por qué lo hacemos puede dar un impulso significativo. Ya sea que se trate de una disputa con un cliente, la recopilación de datos para discutir un aumento de sueldo o simplemente querer ver en qué está perdiendo el tiempo.

Mantenga una nota de esas razones en algún lugar visible, como un mantra relacionado con el trabajo.

• No es necesario rastrear absolutamente todo

Tomar un descanso para preparar una taza de café o responder una llamada personal de menos de 10 minutos no es tiempo que valga la pena registrar.

Si cada pequeña cosa que hace a lo largo de su jornada laboral requiriera una entrada de tiempo, pasarían varias cosas:

• Comenzarías a odiar el seguimiento del tiempo;
• Perderías el tiempo en detalles menores;
• Tu cerebro se quemaría por estar tan concentrado en el tiempo;
• Su enfoque de trabajo sufriría.

Registre solo aquellas entradas de tiempo que contengan datos importantes, para saber cuánto debe cobrar, cuándo es más/menos productivo, etc.

• El seguimiento del tiempo no te convierte en un robot

Como mencionamos en el punto anterior, solo el seguimiento de cada aspecto de su jornada laboral es una vía rápida para convertirse más en una IA que en un ser humano.

Los informes de tiempo aportan algo de orden y estructura a nuestra jornada laboral y aseguran que tengamos algún "rastro en papel" de lo que hemos hecho y cómo lo hemos hecho.

• No siempre la entrada necesita una descripción

A veces, "responder a correos electrónicos" es solo eso. No es necesario especificar a qué clientes o empresas has respondido. A menos que nuestras tareas necesiten absolutamente un historial de tales detalles, las descripciones de tareas menores son una molestia adicional en la que no debe desperdiciar energía.

En conclusión

El seguimiento del tiempo puede tener muchos componentes, muchas partes móviles. Pero eso no significa necesariamente que tenga que ser complicado. Cuando se configura correctamente, su rastreador de tiempo puede hacer todo el trabajo pesado, mientras que usted solo registra las horas. Al usar etiquetas, descripciones, categorizar correctamente y crear plantillas para cada nuevo proyecto, está creando un asistente de informes de tiempo que vale una fortuna.