Cómo solucionar los problemas más comunes causados ​​por una mala gestión del tiempo

¿Qué tan buenas son tus habilidades de gestión del tiempo?

No importa dónde se encuentre en la escala, ya sea que esté luchando con él o esté cerca de dominarlo (o se encuentre en algún punto intermedio), siempre hay espacio para mejorar.

En este artículo, repasaremos:

• Los signos de una mala gestión del tiempo, para que puedas reconocerlos en ti mismo y en los demás;
• Qué problemas puede causar una mala gestión del tiempo, para que podamos reconocer la importancia de una buena gestión del tiempo;
• ¿Cómo fallamos en administrar el tiempo, para que podamos mejorarlo?
• Y por último, errores comunes en la gestión del tiempo y cómo solucionarlos, porque todos los cometemos alguna vez.

Señales de una mala gestión del tiempo

Estos son los signos más comunes de una mala gestión del tiempo. Causan una serie de errores que discutiremos más adelante en el artículo (además de ofrecer soluciones, por supuesto).

Distraido facilmente

Es difícil encontrar un espacio que esté completamente libre de distracciones, pero podemos hacer todo lo posible para optimizar nuestro espacio de trabajo para que esté lo más libre posible de distracciones.

El primer paso es averiguar qué es lo que más te distrae. ¿Están esas notificaciones en tu teléfono? ¿Hablando con tus compañeros de trabajo? ¿Ruidos de la calle?

Después de descubrir qué es, será más fácil manejarlo y evitarlo.

Puntualidad pobre

Todos nos hemos quedado atrapados en el tráfico, o nuestra alarma no sonó por alguna razón. Somos humanos y los accidentes ocurren, pero llegar tarde constantemente es algo diferente. Es una falta de respeto a los demás y a su tiempo.

Como Anna Musson, la experta en etiqueta, le dijo a The Huffington Post Australia: "Hay una multitud de razones por las que [alguien llega tarde], pero la razón principal es que sugiere que en el fondo piensas que tu tiempo es más valioso que otros".

Unos pocos minutos de espera aquí y allá tienden a acumularse rápidamente, lo que resulta en una gran cantidad de tiempo perdido.

Faltan plazos

Al igual que llegar tarde, si sucede rara vez y por una buena razón, se puede archivar en "pasan cosas". Por otro lado, el incumplimiento frecuente de los plazos perjudicará gravemente su reputación profesional.

Es importante poder confiar en las personas con las que trabaja y confiar en que harán su parte, para que usted pueda hacer la suya. Si las personas no pueden confiar en usted, no querrán trabajar con usted.

Si no cumple con los plazos con frecuencia, debe tratar de averiguar por qué: las razones más comunes son la postergación, la incapacidad de organizar su tiempo de manera efectiva o porque debe delegar y subcontratar más.

siempre corriendo

¿Sientes que estás constantemente apurado? ¿Parece que nunca hay suficiente tiempo para hacer todo lo que has planeado?

Puede ser porque está esperando hasta el último minuto o porque tiene demasiadas cosas en su plato, por lo que está luchando para completar todas las tareas.

Cualquiera que sea, es estresante y afecta negativamente la calidad de su trabajo. Planifica tu día con anticipación para asegurarte de tener suficiente tiempo y energía para todo.

Puede usar una aplicación de administración del tiempo o una buena lista de tareas pendientes para ese propósito.

agotamiento

Quizás la peor señal de una mala gestión del tiempo es que su salud está en riesgo.

El agotamiento se manifiesta en una variedad de síntomas: desde físicos (dificultad para respirar, mareos, sistema inmunológico debilitado, entre otros) hasta emocionales y conductuales (agotamiento mental, pérdida de motivación, sentirse indefenso y atrapado, etc.).

La mejor manera de combatirlo es darse un respiro. Programe tiempo para descansar y disfrutar de la vida fuera del trabajo.

¿Qué problemas puede causar una mala gestión del tiempo?

1. estrés La mala gestión del tiempo hace que estemos siempre apurados, lo que genera mucho estrés adicional. Ya sea que sepa que tiene que hacer algo pero no lo está haciendo, que se acerquen los plazos y no esté ni cerca de terminarlo, o que tenga que exprimir el trabajo de 2 semanas en uno o dos días, todo puede ser evitará organizando mejor su tiempo.
2. Siempre llegando tarde . La mala puntualidad es uno de los problemas más frecuentes causados ​​por una mala gestión del tiempo. El tiempo se escapa con facilidad, pero llegar tarde hace que las personas te perciban como poco confiable.
3. Arruinando su reputación profesional . El compañero de trabajo ideal de nadie es alguien que siempre llega tarde y no respeta los plazos. La mayoría de la gente entiende si sucede una vez y tienes una buena razón, pero si no tienes ningún concepto de puntualidad, serás etiquetado como poco profesional.
4. Baja productividad y mala calidad del trabajo . Cuando dejas todo para última hora, no es muy probable que tu trabajo sea de gran calidad, ya que te apresurarás a terminarlo. Esto afecta negativamente su desempeño y sus resultados.
   Comience a tiempo y no tendrá que sacrificar la calidad por la velocidad.
5. Tener demasiado en su plato . Si no tiene una idea clara de 1) el tiempo que necesita para completar algo y 2) el tiempo que tiene disponible, corre el peligro de extenderse demasiado. Solo acepte proyectos que esté completamente seguro de que podrá completar con éxito.
6. Mal equilibrio entre la vida laboral y personal . Si no tiene un horario establecido, probablemente siempre esté trabajando, pero rara vez se involucra en un trabajo profundo. Esto da como resultado un equilibrio deficiente entre el trabajo y la vida personal, lo que puede afectar su salud mental.

¿Cómo fallamos en administrar el tiempo?

Por lo general, fallamos en administrar el tiempo al no planificar con anticipación, no establecer prioridades, no tener objetivos claros y procrastinar.

Malas habilidades de planificación.

Como dijo Benjamin Franklin: “Si fallas en planificar, planeas fallar”.

No puedes lograr mucho sin tener un buen plan (créeme, lo intenté).

Estas son algunas de las habilidades en las que debes trabajar si quieres ser excelente en la planificación:

• Atención a los detalles,
• Pensamiento crítico,
• Gestión de proyectos,
• Buena capacidad de comunicación,
• buena organización,
• Pensando en el futuro y viendo el panorama general.

No establecer prioridades

Todas las tareas son iguales, pero algunas tareas son más iguales que otras.

No priorizar es una forma segura de sentirse abrumado o perder el tiempo haciendo tareas aleatorias a expensas de otras más importantes y/o urgentes.

La matriz de Eisenhower es una gran herramienta que te ayudará a dividir las cosas importantes de las que no lo son. Todo lo que necesitas es una hoja de papel que dividirás en cuatro partes:

1) Tareas importantes y urgentes: deben realizarse primero.

2) Importantes pero no urgentes – programe para hacerlos más tarde.

3) Urgentes pero no importantes, es decir, no eres tú quien debe hacerlos, delégalos.

4) Los que no sean urgentes ni importantes pueden ser eliminados de la lista.

No tener metas claras

Imagina participar en una carrera, pero no saber dónde está la línea de meta. ¿Cómo sabrás a dónde correr? ¿Cómo sabrás qué tan cerca estás de terminar la carrera?

Así es, no puedes.

Lo mismo ocurre con el establecimiento de objetivos: no puede esperar alcanzarlos si no sabe exactamente cuáles son sus objetivos. Para establecer objetivos correctamente, asegúrese de que sean INTELIGENTES : específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo.

Por ejemplo, “hacerse rico ” no es un objetivo inteligente. Rico significa algo diferente para todos. Tratar de lograr el objetivo de “hacerse rico” significa correr sin rumbo fijo sin una línea de meta a la vista.

Intente algo como esto en su lugar: "tener X cantidad de dinero en mi cuenta bancaria para fin de año" o "comenzar a ganar (X cantidad) mensualmente para (una fecha determinada)".

Cuando tenga los números exactos en mente, también será más fácil hacer un plan sobre cómo llegar allí.

Dilación

La procrastinación parece ser el enemigo de la productividad favorito de todos.

Para ser justos, algunas personas (incluyéndome a mí) necesitan sentir cierta presión al acercarse a los plazos para dar rienda suelta a su productividad y creatividad. Si alguna vez te encontraste con algo divertido o ingenioso en mis artículos, es muy probable que haya escrito esa parte el día que necesitaba terminar el texto. O tal vez el día anterior.

El truco consiste en encontrar el equilibrio adecuado entre la ausencia de presión y la presión que te hace entrar en pánico: el punto óptimo de la presión motivadora , por así decirlo.

Errores comunes en la gestión del tiempo y cómo solucionarlos

La gestión del tiempo de nadie es perfecta; dado que consta de tantos aspectos diferentes, la mayoría de nosotros tenemos dificultades con al menos uno de ellos. Estos son algunos de los errores de gestión del tiempo más comunes que tendemos a cometer y cómo solucionarlos:

No tener un plan

¿Quieres ser productivo, pero te sientes un poco perdido? ¿Estás desmotivado? ¿A menudo tienes la sensación de que has olvidado algo?

Si respondió que sí más de una vez, generalmente sucede cuando no tiene un plan y simplemente sigue la corriente y es reactivo.

Solución : comience por ser proactivo y hacer planes a corto y largo plazo. Siéntate y piensa en las cosas que quieres hacer y las metas que quieres alcanzar.
Luego escribe cómo llegar allí, paso a paso.

Las metas a largo plazo lo ayudarán a determinar las metas a corto plazo y las metas a corto plazo lo ayudarán a escribir buenas listas de cosas por hacer.

Debes determinar tus objetivos personales y profesionales para que tu agenda esté bien equilibrada y se ajuste a todo lo que te importa.

Ser malo estimando el tiempo.

Este solía ser uno de mis mayores problemas. No tenía idea de cuánto tiempo necesitaba para prepararme o cuánto me tomaría exactamente ir del punto A al punto B. Mis suposiciones a menudo estaban un poco equivocadas, lo que a veces resultaba en llegar tarde.

Solución : cuando me di cuenta de que tengo una tendencia a subestimar la cantidad de tiempo que necesito para hacer algo, comencé a medirlo.
Simplemente puede usar un cronómetro o, si desea hacerlo de una manera más organizada, una aplicación de seguimiento del tiempo.

Hacer un seguimiento de su tiempo lo ayudará a estimar el tiempo con mucha más precisión, ya que tendrá una gran cantidad de datos en los que confiar y hacer una suposición informada. También facilitará la planificación, ya que tendrás una visión clara de a qué dedicas tu tiempo y qué deberías estar haciendo más o menos.

estar abrumado

En primer lugar, tomar una respiración profunda.

No puedes hacer todo. Está completamente bien. Nadie puede.

Tener una agenda apretada puede afectarte, por lo que debes ser amable contigo mismo y aceptar que no eres un superhumano. Además, buenas noticias: hay una solución para esto.

Solución : Es importante aprender a priorizar.

Elija hasta 3 tareas que absolutamente necesita hacer para el día y concéntrese en ellas. Intenta hacerlos en la primera mitad del día: primero el más grande/difícil, y luego el resto, en orden de prioridad. Si logra hacer algo fuera de sus 3 tareas principales, genial, pero si no, está completamente bien.

Además, asegúrese de dejar un búfer entre las cosas que programó para asegurarse de que terminará una tarea antes de que comience la siguiente y que su agenda no se arruine.

Distracciones

¿Sabes lo que más te distrae? Si no lo hace, realice esta breve evaluación publicada por Harvard Business Review para averiguar cuál de los seis tipos de distracciones más comunes interfieren con su productividad y capacidad de concentración.

Solución : si terminó el primer paso de descubrir cuáles son sus peores distracciones, es hora de lidiar con ellas. Aquí hay algunas sugerencias:

1. Trabajar en un ambiente productivo. Cuando era estudiante, solía ir a la biblioteca a estudiar: todos a mi alrededor estaban haciendo su trabajo, así que era natural que yo también lo hiciera. Me sentí mal al estar en mi teléfono.
2. Divide las tareas en partes para que parezcan más factibles y menos intimidantes.
3. Apague las notificaciones o ponga su teléfono en modo no molestar .
4. Tenga un tiempo establecido para revisar los correos electrónicos: no los lea ni responda durante todo el día, ya que interrumpen su concentración.
5. Si trabaja en un entorno ruidoso, invierta en buenos auriculares con cancelación de ruido.

procrastinando

¿Qué causa la procrastinación? No se trata de “solo ser perezoso”, a menudo hay una razón mayor, generalmente el perfeccionismo y/o el miedo al fracaso.

Solución : Hay varias formas de abordar la procrastinación, dependiendo de la causa de la misma.

1. La primera sería aceptar que hecho es mejor que perfecto . Sé que es probablemente más fácil decirlo que hacerlo. Sin embargo, nada de lo que hagamos será perfecto, así que es mejor aceptarlo cuanto antes.
   Eso no significa que debamos dejar de esforzarnos en nuestro trabajo. Significa que debemos dejar de arreglarlo sin cesar, estresarnos por cada pequeño detalle, o ni siquiera comenzar porque tenemos miedo de que no salga exactamente como lo imaginamos.
2. A veces posponemos las cosas porque estamos abrumados. Aplazamos el inicio porque parece demasiado trabajo.
   La solución a eso sería dividir los grandes proyectos en pequeños pasos. Parecen mucho más factibles. Concéntrese solo en su próximo paso y no será tan aterrador.
3. ¿Procrastinas porque no estás seguro de poder completar el proyecto con éxito o si eres lo suficientemente hábil para hacerlo?
   Pídele comentarios a tu gerente o a una persona de confianza de tu equipo de vez en cuando para asegurarte de que vas en la dirección correcta. Esté abierto a los consejos y críticas y utilícelos como una oportunidad de aprendizaje.

Pensar ocupado y productivo es lo mismo

¿Es lo mismo estar ocupado con ser productivo? ¿Pasa mucho tiempo trabajando para hacer muchas cosas? ¿Trabajar duro con un trabajo inteligente?

Contrariamente a la creencia popular, esas cosas en realidad no son lo mismo. ¿Te ha pasado alguna vez que trabajaste todo el día, pero finalmente te diste cuenta de que no habías logrado nada significativo?

Solución : tenga en cuenta sus objetivos. Cuando esté escribiendo su lista de cosas por hacer, pregúntese: ¿Esto me acercará más a mis objetivos? ¿Es esto importante para mí? ¿Puedo delegar esto?

Si tiene algunas tareas menores que hacer, 1) hágalas hacia el final de su jornada laboral. No desperdicie el mejor tiempo de su cerebro con ellos: utilícelo sabiamente para tareas más importantes.
2) Agrúpelos, para que no pierda mucho el enfoque cuando cambie de una tarea a otra.

No tomar descansos y tiempo libre en el trabajo.

Trabajar todo el tiempo en realidad no lo hará más productivo, solo lo llevará al agotamiento.

Su mente necesita estar bien descansada y fresca para que pueda concentrarse y ser eficiente. Haces mejor tu trabajo cuando no estás exhausto y sin dormir, lo creas o no.

Solución : La solución a esto es bastante obvia: toma descansos y relájate.

Evita trabajar fuera de tu horario laboral y pensar en el trabajo cuando en realidad no estás trabajando. Hay más en la vida que la productividad y ganar dinero.

Conclusión

Desarrollar habilidades de gestión del tiempo requiere tiempo y esfuerzo. Es un proceso, pero vale la pena, ya que tu vida se volverá más fácil a medida que aprendas a administrar mejor tu tiempo.

Asegúrese de planificar su tiempo, establecer metas claras, establecer prioridades y minimizar la procrastinación. También debe hacer todo lo posible para evitar distracciones, ausentarse del trabajo, estimar con precisión su tiempo y concentrarse en ser eficiente en lugar de estar ocupado.