Cómo Clockify ayuda a Thornton & Lowe a mantener el crecimiento empresarial

Comenzar un negocio a los 20 viene con una buena cantidad de desafíos y obstáculos en el camino, principalmente debido a la falta de experiencia profesional. Además de eso, los datos de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. indican que casi el 20 % de todas las empresas nuevas fracasan en el primer año. ¡Ay!

Sin embargo, no todo es pesimismo : también hay ejemplos de buenas prácticas.

La historia de éxito de 14 años y contando de Dave Thornton es sin duda una de ellas, por lo que es un placer compartirla con usted.

Realizamos una entrevista con el hombre mismo, cuya empresa Thornton & Lowe ha estado confiando en nuestra herramienta de seguimiento de tiempo desde 2019.

En nuestra entrevista, Dave estuvo más que feliz de compartir sus pensamientos sobre los siguientes temas:

• Su viaje de subir la escalera corporativa,
• La importancia de la gestión del tiempo en los negocios,
• El papel de la tecnología en el lugar de trabajo moderno,
• Cómo su equipo usa Clockify,
• Conciliar la vida laboral y personal, ¡y mucho más!

Entonces, ¡entremos de inmediato!

Génesis de Thornton & Lowe

Realmente todo comienza con una idea, pero, ¿cómo determinar si es la idea correcta ? En el que invertir su tiempo y dinero, una idea única en la vida que vale la pena dar un salto de fe.

Según Dave Thornton, fundador y director de la compañía en Thornton & Lowe, depende de 2 cosas:

• pensamiento crítico y
• La capacidad de hacer estimaciones de trabajo precisas para sus proyectos futuros.

Armado con su maestría, Dave completó con éxito su programa de capacitación de posgrado, que lo ayudó a comprender las adquisiciones, la gestión de la cadena de suministro y más. Entonces, Dave solicitó un puesto en la oficina central de la misma empresa donde completó la capacitación.

El puesto lo ayudó a aprender un poco más sobre la industria, pero muy pronto, Dave estaba ansioso por administrar su propia operación comercial.

Ahora, regresemos a la oración introductoria y señalemos que Dave hizo realidad esa visión y comenzó Thornton & Lowe a la edad de 23 años .

Moldeo adicional de la organización Thornton & Lowe

Avance rápido hasta casi una década y media, el estudiante se convierte en el maestro, y hoy, Dave es un exitoso propietario de una empresa. Su empresa se ha especializado en licitaciones y redacción de licitaciones , al mismo tiempo que cuenta con una enorme tasa de éxito del 75% en 3 divisiones y 30 (más o menos) empleados internos.

Lo que ofrece Thornton & Lowe se puede clasificar en:

• Soporte de redacción de ofertas,
• Capacitación de ofertas, y
• Recursos de la oferta.

¿Qué podemos aprender del ejemplo de Dave?

Parece que no se trata solo de la idea, sino de la ejecución de la misma y de completar los pasos para que funcione.

Poco después de que la idea emergiera en su cabeza, Dave se concentró en la parte de la realización:

“ Rápidamente comencé a pensar en lo que necesitaba para convertir esto en un negocio adecuado. ”

Entonces, para poder poner su dinero donde estaba su boca, como cualquier otro propietario de una pequeña empresa, Dave tuvo que aprender a:

• Definir adecuadamente sus metas profesionales,
• Establecer y perseguir los objetivos SMART,
• Administrar un equipo de empleados, y
• Calcular y hacer la nómina de sus empleados.

El arte de delegar, también conocido como la clave para evitar el exceso de trabajo

Con un crecimiento constante, las funciones y responsabilidades de la persona a cargo pueden cambiar rápidamente. Al adaptarse a la nueva posición de Director, Dave tuvo que aprender a delegar tareas a su equipo, para poder concentrarse en el panorama general.

Más precisamente, para hacerlo sin estar sobrecargado de trabajo.

Trabajar fuera de nuestro horario comercial habitual no es raro, especialmente para los dueños de negocios. Entonces, lo que Dave ahora se da cuenta y admite es que no fomentó el equilibrio entre el trabajo y la vida:

“ ¡ Trabajé casi constantemente, incluidas las noches y los fines de semana, e incluso todos los días en mi luna de miel! ”

Aquí, me gustaría tomarme un momento para reconocer que Dave incluyó una disculpa a la Sra. T por las situaciones antes mencionadas, ¡así que espero que aprecie el gesto!

Entonces, volvamos al exceso de trabajo. La falta de equilibrio causada por el exceso de trabajo es un camino directo al agotamiento profesional y, en este caso, ser ambicioso no ayuda. Tales tendencias son muy probables, como en el ejemplo de Dave:

“ Un ejemplo perfecto de mala gestión del tiempo, unido a una obsesión por el negocio. ”

Tratando de lograr un equilibrio entre el trabajo y la vida, hoy en día, Dave prefiere estar obsesionado con la vida de sus hijas (¡a quienes debemos agradecer por la imagen de arriba!)

Ahora de vuelta al negocio. Con la expansión de su equipo y base de clientes, Dave necesitaba administrar y realizar un seguimiento de múltiples proyectos de forma activa. Bueno, para evitar el exceso de trabajo, eso también significaba que tenía que aprender a dejar de estar al tanto de cada detalle.

Lo que podemos concluir del viaje de Dave es que la receta para el éxito debe incluir los siguientes ingredientes:

• Mejora continua de las habilidades de gestión del tiempo,
• La combinación correcta de herramientas y soluciones de software, y
• Miembros del equipo confiables, responsables y confiables.

Veamos qué se considera lo contrario de lo que mencionó Dave, y proporcionemos un ejemplo de buena gestión del tiempo.

La importancia de la gestión de la fuerza laboral y la gestión del tiempo para las pequeñas empresas

La gestión de cualquier tipo requiere altos niveles de inteligencia social y pensamiento crítico. Es natural que un líder tenga tales características, ¿verdad?

Después de todo, en el mundo de los negocios, el mismo término administración se define como “ el proceso de planificar y organizar los recursos y actividades de una empresa para lograr objetivos específicos de la manera más eficaz y eficiente posible ”.

Dado que Dave tenía claros sus objetivos desde el principio, explica el desarrollo futuro de Thornton & Lowe, especialmente la gestión de la fuerza laboral de la empresa:

“ La estrategia ha sido formar un equipo en el que pueda confiar, promover y recompensar. Luego necesito dejarlos hacer su trabajo, asumir la propiedad e informar. Como pequeña empresa, me complace decir que esto ahora sucede en la mayoría de las áreas: marketing, ventas, reclutamiento, operaciones y capacitación y desarrollo. ”

Dave, habiendo dominado el arte de delegar y ahora siendo muy consciente de la importancia de la gestión del tiempo, como líder inspirador que es, se aseguró de que la política de su empresa refleje y promueva dichos valores.

“ Trabajar en la gestión del tiempo es esencial para que cualquier negocio opere de manera efectiva y eficiente. Sobre todo porque no tomarse el tiempo para planificar el propio tiempo de manera efectiva inevitablemente evitará el estrés y la ansiedad por los plazos inminentes o los resultados que no se están progresando. ”

Al igual que por el bienestar de sus empleados, Dave se preocupa y tiene el máximo respeto por los plazos . Tiene sentido, dada su elección de profesión, ya que tener que ver regularmente con licitaciones implica varias operaciones sensibles al tiempo.

“ Como empresa de redacción de ofertas, trabajamos con estrictos plazos externos. Además, como consultora, tenemos nuestros propios plazos internos y de clientes antes de la presentación de la oferta. Como tal, la gestión del tiempo es esencial. ”

Thornton & Lowe descubriendo Clockify: ¿Gracias, Google?

Antes de conocer nuestra herramienta de seguimiento del tiempo, el equipo de Thornton & Lowe ya había experimentado con 2 soluciones similares. No hace falta decir que todos los intentos fueron inútiles.

Como Dave todavía estaba buscando otra herramienta que fuera la más adecuada, siguió investigando en Google y revisando las reseñas. Así fue como se topó con Clockify y decidió comprobarlo.

Una vez que el espacio de trabajo se activó, la gestión de los plazos se volvió más fácil. ¿Te preguntas cómo es eso? Dave afirma que la clave para gestionar los plazos es el análisis del tiempo .

“ En el negocio, cuando identificamos preocupaciones sobre la gestión del tiempo empezamos por revisar lo que está pasando, hacia dónde va el tiempo . No podemos hacer esto, si no monitoreamos todo ese tiempo, y Clockify es nuestra solución, por supuesto. ”

Sin mencionar ningún nombre específico, le pedimos a Dave que resuma la razón principal por la que las soluciones anteriores no funcionaron para Thornton & Lowe.

“ Esas [soluciones] proporcionaron una funcionalidad similar [como lo hace Clockify] pero no guardaron nuestro progreso a medida que avanzábamos y eran menos flexibles. Entonces, hemos estado usando Clockify desde 2019 ahora. ”

Ahora, veamos qué fue lo que hizo que el equipo de Thornton & Lowe se quedara con nuestro rastreador de equipo, qué lo hizo sobresalir entre la multitud.

Clockify presenta las características que más disfruta el equipo de Thornton & Lowe

El objetivo principal de cualquier software es facilitarnos la vida, que es exactamente lo que sucedió cuando el equipo de Dave se cambió a Clockify.

Ahora veamos por qué, ya que Dave señaló las siguientes 3 características como las más beneficiosas para el equipo de Thornton & Lowe.

Característica #1: Informes

Ahora, nos preguntábamos qué aspectos de su negocio mejoraron específicamente, y aquí están los 2 centavos de Dave:

“ Nuestra capacidad para generar informes impactantes que muestren cómo se ha invertido nuestro tiempo en los proyectos, si vamos por buen camino y/o dónde podemos hacer que nuestro proceso sea más eficiente para el beneficio de nuestro personal y clientes. ”

Estos informes le brindan todos los datos necesarios con solo unos pocos clics, lo que Dave agradece enormemente. Además de poder revisar cómo pasan el tiempo los miembros de su equipo, puede filtrar fácilmente los datos por:

• El proyecto,
• Período, o
• Un empleado específico.

Esto le permite a Dave verificar si hay margen de mejora y, de ser así, señalar dónde.

Característica #2: Hojas de tiempo

Además, Dave vuelve a enfatizar la importancia de la responsabilidad, ya que hemos establecido que la microgestión no es su taza de té. Explica cómo Clockify es fundamental para su desarrollo y desempeño profesional:

“ Configuramos una entrada en la hoja de tiempo para cada proyecto y hemos establecido tareas para cada proyecto que están alineadas con nuestro proceso. Esto permite el autocontrol del progreso de cada consultor en relación con el presupuesto y brinda visibilidad para nuestro tiempo de gestión”.

Dave explica además que, cuando el trabajo lleva más tiempo de lo esperado, esto también les permite identificar si, dónde y cómo deberían ajustar sus cotizaciones para proyectos futuros.

“ Esto impulsa la rendición de cuentas sobre cómo las personas pasan su tiempo, debido a la transparencia que proporciona. Pero también permite a las personas trabajar con sus gerentes para identificar dónde podrían ser más eficientes. ”

Entonces, otra característica que resultó ser una mina de oro para el equipo de Thornton & Lowe fue Timesheets. Cada uno de los empleados de Dave conoce las posibilidades que vienen con las funciones de Clockify, por lo que obtienen todos los beneficios al:

• Configuración y uso de proyectos y etiquetas,
• Agregar descripciones a las tareas, y
• Alteración del estado de las horas facturables y no facturables.

Un desglose tan transparente del trabajo de todos es la forma en que el equipo de Dave logra mantenerse en la misma página y actualizado en todo momento.

Característica #3: vista de calendario

Cuando se trata de mejorar la productividad y la eficiencia del equipo, esta es una sugerencia que funciona para Dave: “ Revise y vuelva a establecer prioridades con regularidad. ”

La vida es agitada, impredecible, llena de distracciones y, a menudo, en movimiento, por lo que no debe castigarse si no logra borrar su lista de tareas pendientes para el día.

El enfoque de Dave para el problema es la priorización, y la vista Calendario de Clockify facilita establecer y reorganizar objetivos y prioridades para el día:

“ Personalmente, sé lo que quiero lograr en un día específico y qué tareas se requieren para lograrlo. Sé su prioridad y lo que se puede mover si es necesario. Todo lo demás es 'agradable de hacer' y encajo cuando puedo. ”

Muchas cosas pueden cambiar en el período de 24 horas, así que trate de seguir el ejemplo de Dave: siempre divida sus proyectos en tareas y, cada día, identifique cuáles son sus objetivos prioritarios. Todo lo demás que logres completar se convierte en un bono y algo que no debes incluir en tu lista de mañana.

Beneficios de usar Clockify para operaciones de pequeñas empresas

Los números y las estadísticas no son para todos, pero aún así, todos tenemos que admitir que algunos de esos números tienen el poder de cambiarlo todo. Hay una buena razón por la cual los datos han estado en medio del comercio y la economía global desde hace un tiempo.

En pocas palabras, tener información sobre esos números y analizarlos más a fondo crea oportunidades para aprender de nuestros errores (en lugar de simplemente sentirnos frustrados por la demora, o incluso por un fracaso).

El seguimiento de la asignación de su tiempo lo ayuda a identificar las pérdidas de tiempo, lo que le permite alcanzar sus objetivos y metas diarias más fácilmente.

Por lo tanto, la ventaja clave de usar Clockify, según Dave, combina las 3 funciones que mencionamos en la sección anterior (Informes, Hojas de tiempo y Vista de calendario) y se traduce en el uso de los datos para su ventaja .

Repasemos rápidamente los 3 principales beneficios de hacerlo, o como dice Dave, de:

“ Monitorear el progreso contra el plan y marcar cualquier problema temprano. ”

Beneficio #1: Empleados satisfechos

Una vez que esquivas la bala del estado de agotamiento, los síntomas se vuelven claros y detectables. Va tanto para ti, como para otros también.

Es por eso que Dave también usa Clockify para tener una visión general de las horas de todos. Le gusta asegurarse de que los miembros de su equipo no sufran horas extraordinarias excesivas:

“ Al asegurarnos de que se realiza un seguimiento de todo el tiempo, también usamos Clockify para monitorear las horas extra y el bienestar del personal. Llevamos a cabo controles regulares de bienestar y hemos identificado dónde se debe organizar el tiempo libre en lugar de un plazo/proyecto particularmente desafiante (¡que cualquiera en el mundo de las ofertas seguramente habrá experimentado!) ”

Beneficio #2: Clientes satisfechos

Empleados comprometidos y satisfechos significan una mayor productividad y un mejor rendimiento general; es así de simple. Cuando su equipo funciona como una máquina bien engrasada, cada obstáculo se puede revertir y convertir en una oportunidad.

Esto se debe a que los empleados satisfechos son más proactivos, motivados y atentos a sus tareas, así como a la comunicación con los clientes. El resultado es: un mayor nivel de satisfacción del cliente.

Aprovechar el poder de la tecnología nunca puede hacer daño en el proceso, por lo que Dave agrega que sus clientes también se benefician de Clockify:

“ Para los clientes contratados, normalmente cotizaremos nuestro tiempo con la oferta de que si dedicamos menos tiempo del cotizado, solo cobraremos por el tiempo realmente utilizado. Esto nos ha permitido devolver los ahorros directamente a nuestros clientes y mejorar la relación calidad-precio del servicio. Sin seguimiento de tiempo formal, esto no sería posible para nosotros ofrecer. ”

Beneficio #3: Crecimiento del negocio

Como puede concluir de todo lo anterior, una ecuación que incluya empleados y clientes satisfechos en un lado debe dar como resultado un valor positivo en el otro lado.

Empleados satisfechos + Clientes satisfechos = Crecimiento empresarial

Entonces, en general, para Thornton & Lowe, Clockify es una herramienta que acelera ese crecimiento.

“ Esto [Clockify] ha mejorado la profesionalidad de nuestro negocio y nos ha permitido capturar y, lo que es más importante, utilizar datos sobre cómo nuestro equipo pasa su tiempo a un nivel que antes no era posible. ”

¿A quién recomendaría Dave Clockify y por qué?

Antes de compartir nuestros pensamientos finales, pensamos que podría estar interesado en saber a quién recomendaría Dave Clockify y por qué. Estaba más que dispuesto a expresar su opinión:

“Cualquier negocio de servicios profesionales, como Clockify es realmente flexible, ofrece una buena relación calidad-precio frente a los sistemas de la competencia y proporciona un medio estructurado y fácil de usar para realizar un seguimiento del tiempo de su equipo. ”

Es decir, básicamente todos los que se esfuerzan por ser la mejor versión de sí mismos en el mundo de los negocios pueden beneficiarse del uso de Clockify . Agrega que el uso es completamente libre de problemas , a diferencia de sus experiencias anteriores, que es otra razón para la recomendación:

“ Basado únicamente en las frustraciones de los sistemas anteriores, la interfaz de usuario es muy fácil de usar — no requiere mucho entrenamiento porque simplemente tiene sentido . El hecho de que las entradas se guarden en tiempo real también contribuye en gran medida a una experiencia de usuario positiva”.

Ampliando el tema de la experiencia del usuario, le preguntamos a Dave sobre la experiencia de su equipo con nuestra atención al cliente.

Ya sea que haya un problema por resolver o una consulta sobre una nueva función, la recomendación de Dave tiene otra capa y profundidad significativa: como él lo explica, valoran Clockify por el apoyo y la honestidad cuando hablaron sobre la renovación:

“ Fuimos guiados hacia el paquete que realmente cumplía con nuestros requisitos y realmente valoramos el tiempo dedicado a comprometernos con nosotros para discutir opciones y comprender nuestras necesidades. Cada vez que, en raras ocasiones, hemos necesitado atención al cliente , hemos encontrado que esto es rápido y simple . ”

Resumiendo: ¡La única forma de subir es a través!

Esperamos que la inspiradora historia de Dave le haya recordado que a veces debemos dar un salto de fe y apostar por nosotros mismos. Es cierto que no hay garantías de éxito y los desafíos son inevitables, pero... eso es lo que sucede en la vida real.

La forma en que elegimos asignar nuestro tiempo es lo que marca la diferencia : da forma a nuestros hábitos, rutinas, personalidades y, finalmente, nuestra forma de vida.

Todos podemos aprender un par de cosas del admirable viaje de Dave, principalmente para comenzar a tomar el asunto en nuestras propias manos. ¡Solo ten en cuenta que Roma no se construyó en un día!

Además, tenemos acceso a algo que los antiguos romanos no tenían: tecnología moderna y soluciones de software. Como puede concluir del artículo, Dave lo entiende completamente, pero la pregunta más importante es: ¿lo hace usted?

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