El software incorrecto es peor que ningún software: consejos para elegir bien

Antes de tomar su decisión final de compra, siga estos consejos para evitar terminar con el software inadecuado para sus necesidades.

Después de meses de interminables reuniones, investigaciones y demostraciones, usted y su equipo finalmente han reducido las posibilidades del nuevo sistema de software de su empresa a solo un puñado de opciones. Todo lo que queda es tomar una decisión y finalizar su compra. Esta es la parte fácil del proceso, ¿verdad?

Bueno, no del todo. Cuando preguntamos a 1,000 tomadores de decisiones de pequeñas empresas en la encuesta Great Software Match* de Capterra sobre su compra de software más reciente, descubrimos que obtuvieron un Great Match, una compra que cumple o supera las expectativas sin compromisos, solo el 27% de las veces.

Las probabilidades de tomar la decisión equivocada en esta etapa son sorprendentemente altas. Esto podría generar algunos dolores de cabeza frustrantes si tiene suerte (p. ej., funciones que faltan, soluciones adicionales) o, si no tiene suerte, una situación peor que si no tuviera ningún software (p. ej., usuarios frustrados, datos corrompidos).

Para asegurarse de que está tomando la mejor decisión para su negocio, aquí hay algunos consejos para seleccionar el software adecuado para comprar en esta etapa final.

Consejo #1: Vuelva a su problema original

Albert Einstein dijo una vez: “Si tuviera una hora para resolver un problema, pasaría 55 minutos pensando en el problema y cinco minutos pensando en soluciones”. Si tiene problemas para decidir entre algunas opciones de software diferentes, es una señal de que debe volver atrás y analizar el problema original que está tratando de resolver con el software en primer lugar.

¿Quién es el usuario final principal de este software? ¿Cuáles son los puntos débiles con nuestros métodos actuales que estamos tratando de solucionar? ¿Cómo estamos midiendo el éxito con esta compra de software? Revisar las respuestas de su equipo a estas preguntas podría brindarle el momento "ajá" que necesita para realizar una compra.

Consejo #2: Separa tus deseos de tus necesidades

Te encuentras con un anuncio de un sistema de software que es elegante, rico en funciones y, francamente, realmente genial. Menos impresionado por otras ofertas, toma la decisión de comprarlo solo para descubrir seis meses después que su empresa está pagando un precio superior para usar solo la mitad de las funciones del sistema. En última instancia, se toma la decisión de cancelar la suscripción e ir con algo más asequible.

Vemos que este escenario se desarrolla todo el tiempo, y sucede porque las empresas se encaprichan demasiado con un sistema que ofrece características más allá de lo que realmente necesitan. Por muy tentador que sea optar por esa oferta premium, a veces la mejor decisión es retirarse. Recuerde: siempre puede escalar a un producto más completo en el futuro cuando esté listo.

Consejo n.º 3: a veces, todo en uno no es la mejor opción

Si tiene muchas necesidades con su próxima compra de software, una suite de software todo en uno que marque todas sus casillas es una opción atractiva. Una solución, un contrato, una interfaz para aprender a usar: ¿qué no es amar?

Sin embargo, el hecho de que un sistema de software haga muchas cosas no significa que las haga todas bien . En lugar de conformarse con un sistema que sea "suficientemente bueno" para todas sus necesidades, es mejor que su empresa compre e integre dos o tres soluciones con sus propias fortalezas únicas. Todo eso para decir, no se asuste de más software si más software es lo que realmente necesita.

Consejo n.º 4: Considere su pila de tecnología existente

El software no existe en una burbuja. Es más que probable que su nuevo sistema deba combinarse bien con algo que ya tiene, ya sea un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) si es un sistema orientado al cliente, un sistema de información de recursos humanos (HRIS) si es un sistema interno, o incluso una herramienta de inteligencia comercial si desea extraer datos de su nueva compra para un análisis profundo.

Las interfaces de programación de aplicaciones (API) se han vuelto tan sofisticadas que integrar dos sistemas juntos ya no es la tarea casi imposible que solía ser. Aún así, es una buena idea preguntarle a su proveedor si tiene algún problema conocido al integrarse con alguno de sus sistemas. Mejor aún, puede enterarse de que un proveedor que está considerando tiene una asociación especial con uno de sus proveedores existentes que podría ofrecerle un descuento o funciones adicionales. De cualquier manera, podría inclinar su decisión hacia un producto sobre los demás.

Consejo #5: Usa la usabilidad como el desempate

Tienes dos opciones de software. Tienen las mismas características, ambos tienen buenas críticas y tienen aproximadamente el mismo precio. ¿Con cuál vas?

Si realmente está muerto, incluso entre dos opciones, elija la que usted y su equipo consideren más fácil de usar. Idealmente, utilizará este sistema durante los próximos años, y cualquier falla en la experiencia del usuario, en una computadora o teléfono, se desgastará rápidamente en su empresa.

¿Estás listo para tomar una decisión?

A veces, resolver un problema puede crear problemas completamente nuevos. Ese es el riesgo que corre al comprar el software equivocado.

Los consejos que hemos cubierto aquí deberían ayudarlo a evitar este escenario, pero si aún no está decidido sobre qué software es el adecuado para usted en esta etapa, aquí hay algunos consejos finales:

• Resista agregar a su lista de favoritos a menos que sea absolutamente necesario: por muy tentador que pueda ser regresar después de crear su lista de favoritos y considerar opciones de software adicionales, nuestra investigación muestra que esto generalmente resulta en una compra de menor calidad. Confía en el trabajo que has hecho hasta ahora y evita inflar tu lista con productos que ya descartaste.
• Encuentre reseñas de usuarios como usted: Incluso si un producto de software tiene reseñas estelares, puede ser difícil saber si esas reseñas provienen de empresas similares a la suya. Afortunadamente, si va a la página de cualquier producto en Capterra, puede filtrar las reseñas por tamaño de la empresa, duración del uso, frecuencia de uso e incluso qué papel desempeña el revisor para tener una mejor idea.
• Solicite otra demostración: si, después de una demostración inicial y un período de prueba gratuito, todavía tiene preguntas o inquietudes sobre un determinado producto, solicite al proveedor de software que realice otra demostración. Pueden mostrar algo nuevo que no había visto antes, lo que podría influir en su decisión de compra.

Si todavía está indeciso acerca de su próxima compra de software, consulte recursos adicionales en nuestro blog Consejos para comprar software. Y si has tomado una decisión, ¡felicidades! Dirígete a nuestra página de inicio y encuentra el producto que estás listo para comprar para los próximos pasos.

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Metodología de la encuesta

*La Encuesta Capterra Great Software Match 2020 se llevó a cabo en octubre de 2020. Encuestamos a 1,000 trabajadores en empresas de EE. UU. con entre dos y 500 empleados y $1 a $250 millones en ingresos anuales que: 1) tienen una influencia significativa en las compras de tecnología para su organización, y 2) han realizado una compra de software para su organización con un costo de al menos $500/año en los últimos 24 meses. Redactamos las preguntas para asegurarnos de que cada encuestado entendiera completamente el significado y el tema en cuestión.