La guía definitiva sobre cómo iniciar su negocio de planificación de eventos

No hay mejor momento que el presente para iniciar su negocio de planificación de eventos. Pero antes de obtener su primer cliente, debe hacer un trabajo de preparación.

Tal vez comenzó en la escuela secundaria, cuando planeabas los refrigerios, la agenda y los roles de todos para las sesiones de estudio. Tal vez empezó en la universidad, cuando organizabas noches de micrófono abierto en un bar local. Todo lo que sabe es que tiene ganas: desea iniciar un negocio de planificación de eventos.

Pero, ¿cómo pasas de solo pensar en ello a dirigir un negocio?

Hay seis pasos principales que debe seguir para iniciar su negocio. Lo guiaremos a través de cada uno para que cuando termine de leer esto, esté mejor preparado para abrir una tienda.

6 pasos para iniciar tu negocio

1. Establezca su experiencia

Si desea que la gente le confíe sus eventos, debe demostrar que sabe lo que está haciendo.

Además de una licenciatura en hospitalidad, puede inscribirse en varios programas de certificación que lo ayudarán a aumentar su experiencia y le permitirán a sus clientes saber que están en manos expertas.

Sin embargo, hay tantos tipos de certificaciones que puede ser difícil saber cuál es la mejor para obtener. A continuación, veremos tres certificaciones generales (es decir, no especializadas) que puede obtener.

Hay, por supuesto, muchas otras certificaciones que puede obtener y cursos que puede tomar que son mucho más específicos para el tipo de evento. También puede ver si su colegio o universidad local ofrece algún curso o certificado que pueda ayudarlo a comenzar.

Certificación de Profesional Certificado en Reuniones (CMP)

El CMP es establecido por el Consejo de la Industria de Convenciones y el examen cubre la planificación, la gestión del sitio, el diseño de eventos, el marketing y los estándares internacionales.

El sitio web del Consejo ofrece lecturas sugeridas y materiales preparatorios y el examen se ofrece cada pocos meses. Para 2020, las fechas de prueba anunciadas son en enero, mayo y agosto.

Un titular de CMP gana alrededor de $ 10,000 más al año que sus contrapartes no certificadas, según el Consejo de Eventos.

Si existe la más mínima posibilidad de que esté considerando trabajar como profesional de eventos de atención médica, también ofrecen un CMP para esa función específicamente.

Certificación profesional certificada en eventos especiales (CSEP)

Este examen, administrado cuatro veces al año, se puede realizar de forma remota. Similar al CMP, fue establecido por un grupo de profesionales (esta vez, la Asociación Internacional de Eventos en Vivo).

Con su certificación, también obtiene boletines de la industria y una red estructurada que puede ayudarlo a desarrollar sus recursos, obtener consejos y encontrar mentores para ayudar a que su negocio crezca. Sin embargo, hay un requisito de experiencia (tres años en la industria de la planificación de eventos) antes de que pueda tomarlo.

Certificado en Gestión de Reuniones (CMM)

En lugar de simplemente realizar un examen para evaluar sus conocimientos, el CMM es un programa de capacitación completo. Toma aproximadamente 15 semanas y es más académico que práctico en su enfoque.

La desventaja es que tendrá que viajar a Indiana, por lo que si no es del área, es posible que necesite un poco más de presupuesto del que tiene disponible para obtener esta certificación.

Sin embargo, las personas con un CMM ganan alrededor de $30,000 por año más que las que no lo tienen (y $20,000 por año más que las que tienen la certificación CMP).

2. Construya un plan de negocios efectivo

Un plan de negocios esencialmente establece cuáles serán sus objetivos y estrategias comerciales.

Tener un plan de negocios no solo lo ayuda a organizar y planificar el éxito de su negocio. También puede ser una herramienta poderosa para presentar al mundo exterior, como inversores potenciales que sienten curiosidad por su estrategia.

Su plan debe incluir lo siguiente:

• Un resumen ejecutivo: ¿por qué su empresa es diferente de todas las demás empresas?
• La descripción general de la empresa: así es como se verá la empresa.
• Un análisis de la industria: nuestro nicho de la industria de eventos parece.
• Análisis de clientes: nuestros clientes se verán así.
• Un desglose de sus principales competidores: esto es a lo que nos enfrentamos.
• Sus planes de marketing, operaciones, administración y finanzas: así es como ganaremos nuestro dinero.
• Un apéndice de todos sus documentos de respaldo: arrendamientos, contratos, marcas comerciales, currículos, materiales de marketing, etc.

Score ofrece una plantilla útil que puede ayudarlo a comenzar.

Dentro de la descripción general de su empresa, debe establecer firmemente en qué tipo de eventos planea concentrarse. No es necesario que se quede con ese tipo de evento para siempre, pero es importante comenzar con un solo esfuerzo. Puede dedicar la totalidad de sus recursos y experiencia a ese objetivo, y luego construir lentamente a partir de ahí.

Centrarte en un solo tipo de evento también te dará una idea mucho más clara de quiénes serán tus clientes. Esto puede ayudar en varias secciones de su plan de negocios.

3. Capital inicial seguro

Solo se necesitan entre $ 2,000 y $ 5,000 para que su negocio despegue. Más allá de eso, habrá costos recurrentes que deberá tener en cuenta en su presupuesto, ya que no será rentable de inmediato.

Hay algunas maneras de asegurar ese dinero:

• autofinanciamiento
• Bancos (es decir, líneas de crédito, préstamos para pequeñas empresas o financiación empresarial 401(k))
• Amigos y familia

Pero, ¿y si no tienes dinero para empezar?

Si no puede autofinanciarse, no se preocupe, su plan de negocios está aquí para ayudarlo.

Ya sea que lo esté incorporando en una presentación para un banco o utilizando una plataforma de financiación colectiva como AngelList, CrowdFunder o Fundable, su plan de negocios demostrará exactamente a dónde va el dinero de sus inversores y cómo planea recuperarlo. a ellos.

4. Invierta en el software que necesita para administrar su negocio de manera efectiva

Existe una cantidad abrumadora de tipos de software que puede utilizar para su empresa. Algunos de ellos los encontrará útiles de inmediato, y otros los encontrará útiles más adelante.

Aquí hay una lista de los principales tipos de software y por qué es posible que desee invertir en ellos:

• Para ayudar a gestionar proyectos, tareas y flujos de trabajo: gestión de eventos o software de gestión de proyectos.
• Para ayudarlo a interactuar con sus clientes actuales y futuros: gestión de relaciones con clientes, gestión de clientes potenciales, marketing por correo electrónico, marketing en redes sociales, software de automatización de marketing.
• Para ayudar a mantener su información segura: seguridad de correo electrónico, seguridad en la nube, seguridad de red y/o software SIEM.
• Para que su oficina funcione sin problemas: presupuesto, facturación y software de colaboración.
• Para mejorar la experiencia de los asistentes a sus eventos: conferencias (asegúrese de obtener una con capacidad de registro), administración de lugares y aplicaciones de eventos móviles.

Es posible que pueda encontrar algunas opciones gratuitas (como en este artículo sobre software de gestión de eventos gratuito y de código abierto). Solo asegúrese de revisar las reseñas de los usuarios de su compra potencial para asegurarse de que no sea más problemático de lo que vale. El directorio de software de Capterra tiene reseñas de usuarios para todos los productos enumerados anteriormente.

5. Averigüe lo que necesita para operar legalmente su negocio de planificación de eventos

Esforzarse ahora para asegurarse de que su negocio de planificación de eventos esté en regla y protegido significa mucho menos papeleo (y mucho menos en términos de posibles honorarios legales) más adelante.

El primer gran paso es registrar su negocio con los gobiernos estatal y federal. El IRS ofrece consejos prácticos sobre cómo hacerlo exactamente.

También deberá averiguar qué licencias y permisos necesita. Muchos de estos dependerán del tipo de planificación de eventos que pretenda realizar, pero Brand Name USA tiene una buena guía para comenzar.

Finalmente, debe asegurarse de estar cubierto en caso de cualquier accidente, para usted, su empresa o sus empleados. Deberá obtener una póliza de compensación para trabajadores, así como una variedad de diferentes tipos de seguros.

6. Establezca una campaña de marketing y desarrolle su red

Para que su negocio tenga verdadero éxito, necesita clientes y socios.

Comercialización de su negocio a los clientes

Usted sabe exactamente quiénes son sus clientes objetivo, gracias a la investigación que se realizó en su plan de negocios. Es hora de llegar a esos clientes potenciales. Utilice cualquier canal que tenga a su disposición: campañas de marketing por correo electrónico, llamadas en frío a empresas o redes sociales, por ejemplo.

Asegúrese de centrarse en los canales que tienen un gran impacto para su público objetivo. Puede hacer esto probando en un amplio grupo de canales y viendo cuál obtiene la mayor participación de su red. También puede emplear la segmentación de redes sociales que puede ayudar a agilizar un poco este proceso.

Por ejemplo, si desea planificar experiencias de alimentos emergentes, Instagram, Twitter y Facebook son excelentes canales. Si desea planificar exhibiciones de software, LinkedIn y el marketing por correo electrónico podrían ser una mejor opción.

Cree la estrategia de marketing más impactante posible y captará esos clientes potenciales en un abrir y cerrar de ojos.

Comercialización de su negocio a socios potenciales

Debe desarrollar su red de proveedores, lugares y otros expertos de la industria cuyos servicios pueda necesitar.

Ya has establecido en qué tipo de evento quieres enfocar tu negocio. Piense en cada faceta de un evento posible. Consulte nuestra guía sobre cómo planificar un evento. Mire la lista de proveedores allí y encuentre proveedores locales que atiendan a cada una de esas categorías. Ya sea que se trate de equipos de catering, seguridad o A/V, necesitará saber a quién puede acudir para los eventos.

Comuníquese con ellos y establezca una conexión para que cuando tenga un evento y necesite sus servicios, tenga una relación existente con la que pueda trabajar.

Lectura importante antes de comenzar su negocio de planificación de eventos

Esta guía debería brindarle una sólida comprensión de lo que debe hacer para comenzar su negocio de planificación de eventos.